Ký hợp đồng dịch 1 vụ với khách hàng Quyết tốn tiền cho khách hàng (1) (5) Nhận và kiểm (2)
tra thơng tin
2 về lô hàng Giao hàng (4 cho khách hàng Khai hải quan hàng nhập (3) Tổ chức nhận hàng tại sân bay
Tóm tắt các bước trong quy trình:
Bước 1: Công ty NSX sẽ kí hợp đồng dịch vụ với công ty TNHH Indochine
Wellness sau khi đã thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng và được sự đồng ý từ hai bên.
Bước 2: Công ty NSX sẽ nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng thông qua các
chứng từ:
- Hợp đồng thương mại
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Vận đơn đường hàng không (air way bill) - Thông báo hàng đến (Arrival notice) - Phiếu đóng gói (Packing list)
- Giấy giới thiệu của công ty Indochine Wellness. - Một sỗ chứng từ liên quan khác.
16
Bước 3: Công ty NSX khai hải quan hàng nhập trên hệ thống VINACCS/VCI
Bước 4: Nhân viên giao nhận công ty TNHH NSX đến cảng hàng không để nộp
thuế và sau đó làm thủ tục Hải quan bao gồm: nộp hồ sơ, tiếp nhận kiểm hóa và thanh lý cổng.
Bước 5: Sau khi nhận hàng, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng cho công ty
Indochine Wellness theo địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ.
Bước 6: Nhân viên kế tốn của cơng ty TNHH NSX tiến hành kê khai các chi phí
của lơ hàng này và tiến hành quyết tốn phí dịch vụ đồng thời bàn giao lại hồ sơ cho khách hàng ở đây là công ty TNHH Indochine Wellness.
2.3 Phân tích quy trình tổ chức và thực hiện giao nhận hàng nhập mặt hàngchân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền bằng đường hàng khơng chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền bằng đường hàng không tại công ty TNHH NSX.
2.3.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty TNHH Indochine Wellness gửi thông tin lô hàng cho NSX qua fax, mail đề nghị ký hợp đồng dịch vụ là NSX sẽ thay mặt công ty TNHH Indochine Wellness tiến hành, hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng, sau khi xem xét thấy lô hàng phù hợp với khả năng, công ty NSX sẽ thỏa thuận về giá và các điều khoản trong hợp đồng sao cho có lợi cho hai bên. Cơng ty NSX sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận gửi cho công ty Indochine Wellness tham khảo và hợp đồng sẽ được ký khi có sự chấp thuận từ hai bên. Với hợp đồng này, cơng ty TNHH NSX có nhiệm vụ thay mặt cơng ty TNHH Indochine Wellness tiến hành, hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để nhận được hàng và phải giao hàng theo đúng qui định như trong hợp đồng dịch vụ đã ký cho công ty Indochine Wellness.
2.3.2 Nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng
2.3.2.1 Nhận thông tin lô hàng thông qua bộ chứng do khách hàng cung cấp.
Nhân viên giao nhận của công ty NSX sẽ tới công ty Indochine Wellness nhận bộ chứng từ và các giấy tờ liên quan về lô hàng hóa để tiến hành làm thủ tục nhận hàng theo hợp đồng. Bộ chứng từ mà bên công ty Indochine Wellness giao cho NSX gồm:
- Hợp đồng mua bán – Sale contract (01 sao y bản chính) - Phiếu đóng gói – Packing List (01sao y bản chính)
- Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice (01sao y bản chính) - Vận đơn hàng khơng – Airwaybill (01 sao y chính).
- Thư báo nhận hàng do bên công ty do công ty TNHH DV- HH Tân Sơn Nhất (01 sao y bản chính).
- Giấy giới thiệu từ cơng ty Indochine Wellness: 3 bản có dấu mộc - Một số giấy tờ liên quan khác…
17
2.3.2.2 Kiểm tra thông tin lô hàng, chứng từ.
Sau khi nhận được bộ chừng từ do công ty Indochine Wellness cung cấp lúc này nhân viên giao nhận của công ty NSX tiến hành kiểm tra các chứng từ như sau:
Hợp đồng mua bán – Sale Contract.
Với hợp đồng thương mại, các nội dung cần xem xét:
- Thông tin hợp đồng: Hợp đồng số 1002566, ngày ký hợp đồng 20/3/2017 - Bên nhà xuất khẩu: Người xuất khẩu: CONCEPT2, INC. Địa chỉ: 105
Industrial Park Drive Morrisville, VT 05661 USA.Sđt: + 802.888.6333- 3028. Đại diện nhà xuất khẩu: Ms. Kathy Gruber- Sales Manager
- Bên nhà nhập khẩu: INDOCHINE WELLNESS COMPANY LIMITED. Địa chỉ: 4F1, Crescent Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Phú Mỹ Hưng, phường Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam. Sđt: +84 8 5413 59973. Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal-giám đốc điều hành.
- Thơng tin hàng hóa, lơ hàng: chân đế và tay đỡ màn hình cho máy tập chèo thuyền; CONCEPT II MODEL E PM5 INDOOR ROWER (BLACK
COLOR). Đối với mặt hàng này, thì khơng cần xin giấy phép nhập khẩu vì khơng nằm trong danh mục hàng hóa “nhạy cảm”, có thể tìm hiều ở Nghị định 187/2013/NĐ –CP. Việc xem xét có xin giấy phép nhập khẩu là rất quan trọng vì sẽ ảnh hương trực tiếp đến thời giao nhận hàng và có thể bị xử phạt trong nghị định 127/2013/NĐ-CP.
- Số lượng, nguồn gốc, tiêu chuẩn chất lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng: số lượng 5 chiếc (pcs), nguồn gốc: Mỹ, tiêu chuẩn chất lượng: theo tiêu chuẩn xuất khẩu- hàng mới 100%, đơn giá: 1050,00 USD; tổng giá trị lơ hàng: 5250,00 USD; tổng giá trị tính theo điều kiện CIF: 6336,00 USD (bao gồm phí bảo hiểm: 13,66 USD, 1072,34 USD).
- Qui cách đóng gói: phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu.
- Đối với hợp đồng này là thanh toán theo phương thức TT trả 100% giá trị hợp đồng trước khi giao hàng nên cần phải chú ý đến thời hạn thanh toán và ngày hết hạn hợp đồng.
- Giao hàng: Thời gian giao hàng trong vòng 3 tháng sau khi nhận được thanh toán. Cảng chuyển tải: cho phép. Giao hàng từng phần: cho phép. Phương thức: đường hàng không. POL: USA. POD: cảng hàng khơng Tân Sơn Nhất (TCS).
- Ngồi ra phải đối chiếu các chứng từ hợp đồng, phiếu đóng gói, hóa đơn, vận tải đơn trên cơ sở những nội dung như số hợp đồng, ngày ký, tên hàng, ngày giao hàng… nếu không hợp lệ, nhân viên chứng từ cần yêu cầu nhà nhập khẩu bổ sung, chỉnh sửa.
Phiếu đóng gói (Packing List)/ Hóa đơn thương mại (Commercial
Invoice)
Cần phải đối chiếu các thơng tin trên phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại so với hợp đồng có trùng khớp khơng. Để khơng gây khó khăn hay khơng lấy được
18
hàng. Nếu có sai ảnh hưởng tới việc nhận hàng thì u cầu bên nhà xuất khẩu sửa chữa kịp thời.
Với phiếu đóng gói (Packing List), hóa đơn thương mại (commercial invoice) nội dung cần đối chiếu, so sánh so với hợp đồng:
- Nhà nhập khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax). - Nhà xuất khẩu (thông tin về tên, địa chỉ, số điện thoại, fax).
- Mơ tả hàng hóa (các thơng tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối luợng, kiểu cách đóng gói)
Bảng 2.1: Bảng so sánh, đối chiếu các thơng tin trên phiếu đóng gói/hóa đơn
thương mại với hợp đồng.
Chứng từ
Phiếu đóng gói/ Hóa Hợp đồng
đơn thương mại Thông tin
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH Công ty TNHH Indochine
Indochine Wellness. Wellness.
Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà Địa chỉ: 4F1, Crescent Crescent Plaza, 105 Tôn Plaza, 105 Tôn Dat Tien, Dật Tiến, Phú Mỹ Hưng, Phú Mỹ Hưng, phường Tân phường Tân Phú, quận Phú, quận 7, Tphcm, Việt 7, Tphcm, Việt Nam. Nam.
Sđt: +84 8 5413 59973. Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal-giám đốc điều hành.
Nhà xuất khẩu Công ty CONCEPT2, Công ty CONCEPT2, INC.
INC. Địa chỉ: 105 Industrial
Địa chỉ: 105 Industrial Park Drive Morrisville, VT Park Drive Morrisville, 05661 USA.
VT 05661 USA. Sđt: + 802.888.6333- 3028. Sđt: + 802.888.6333- Đại diện nhà xuất khẩu: 3028, fax: (802)888- Ms. Kathy Gruber- Sales
4791. Manager
Email:
19
Mơ tả hàng hóa CONCEPT II MODEL
E PM5 INDOOR ROWER (BLACK COLOR).
Mã hàng: 2761 Số lượng: 5 cái (PC) Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 USD Phí vận chuyển: 1072.34 USD. Phí bảo hiểm: 13,66 USD Tổng giá CIF HCMC: 6.336,00 USD
Hàng hóa được đóng gói trong 10 kiện khối lượng tịnh193 kg CONCEPT II MODEL E PM5 INDOOR ROWER (BLACK COLOR). Mã hàng: 2761 Số lượng: 5 cái (PC) Đơn giá: 1050,00 USD Tổng số tiền: 5.250,00 USD
Phí vận chuyển: 1072.34 USD.
Phí bảo hiểm: 13,66 USD Tổng giá CIF HCMC:
6.336,00 USD
Số tiền bằng chữ: sáu nghìn ba trăm ba mươi sáu đơla mỹ
Đóng gói theo tiêu chuẩn xuất khẩu
Phiếu đóng gói phải là sao y bản chính và có chữ ký cùng dấu mộc của cơng ty TNHH Indochine Wellness.
Sau khi so sánh, đối chiếu các thông tin trên packing list (phiếu đóng gói), commercial invoice (hóa đơn thương mại) với hợp đồng là hợp lệ, trùng khớp. Vận đơn hàng không (Airway bill).
Với vận đơn hàng không, các nội dung cần đối chiếu với hợp đồng, phiếu gói hàng/hóa đơn thương mại, thơng báo hàng đến như sau:
Hợp đồng.
Cần kiểm tra các thơng tin trên vận đơn hàng khơng có trùng khớp với các thông tin trên hợp đồng. Để xem xét có sai sót gì khơng, để sớm sửa chữa nhằm có thể lấy được hàng và đúng thời hạn. Các nội dung cần kiểm tra, đối chiếu:
- Thông tin nhà nhập khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp khơng.
- Thông tin nhà xuất khẩu (tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax) có trùng khớp khơng.
- Sân bay đến, sân bay đi có hợp lý, trùng khớp khơng. Sân bay chuyển tải có được cho phép.
20
- Mơ tả hàng hóa (các thơng tin về sản phẩm, mã hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, các loại phí, khối luợng, kiểu cách đóng gói) có phù hợp, giống nhau.
Bảng 2.2: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng không với hợp
đồng.
Chứng từ
Vận đơn hàng không Hợp đồng Thông tin
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH Cơng ty TNHH
Indochine Wellness. Địa Indochine Wellness. chỉ: lầu 4, tịa nhà Địa chỉ: 4F1,
Crescent Plaza, 105 Tôn Crescent Plaza, 105 Dật Tiên, Phú Mỹ Hưng, Tôn Dat Tien, Phú phường Tân Phú, quận 7, Mỹ Hưng, phường Tphcm, Việt Nam. Tân Phú, quận 7,
Tphcm, Việt Nam. Sđt: +84 8 5413 59973. Đại diện: Mr, Ganesh s/o Thanapal- giám đốc điều hành.
Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC. Công ty CONCEPT2,
Địa chỉ: 105 Industrial INC.
park drive morrisville, vt Địa chỉ: 105
05661- 8532, USA Industrial Park Drive Morrisville, VT 05661 USA.
Sđt: + 802.888.6333- 3028.
Đại diện nhà xuất khẩu: Ms. Kathy Gruber- Sales Manager
21
Đóng gói Số kiện, trọng lượng: 10 Hàng hóa được đóng
kiện - 193 kg. gói trong 10 kiện khối Tỉ lệ tính phí (đơn giá): lượng tịnh193 kg 4,60 USD
Tổng giá trị hàng: 887,80 USD.
Chi phí khác của đại lý: 148,69 USD
Tổng giá trị trả trước: 1.036,49 USD.
Vận chuyển và giao hàng Sân bay đi: BOSTON, Sân bay đi: USA USA.
Sân bay đến: TÂN SƠN Sân bay đến: HỒ CHÍ NHẤT, HỒ CHÍ MINH. MINH, VIỆT NAM. Sân bay chuyển tải: TPE Sân bay chuyển tải:
cho phép.
Phương tiện: máy bay. Phương tiện: máy bay Thời gian đến: Thời gian giao hàng: 04/04/2017. trong vòng 3 tháng kể Chuyến bay số CI0781. từ ngày nhận được
tiền thanh tốn.
Trong hợp đồng này có ghi rõ điều kiện giao hàng là CIF, đồng nghĩa với việc nhà xuất khẩu trả trước cuớc phí vận chuyển, phí bảo hiểm, các chi phí liên quan tới hàng hóa cho đến khi hàng được giao và các chi phí thủ tục hải quan cần thiết để xuất khẩu (Incorterms 2010). Ở đây công ty CONCEPT 2, INC là nhà xuất khẩu nên phải trả trước các cước, phí cho tới khi hàng được giao.
Sau khi đối chiếu, so sánh các thông tin trên vận đơn hàng khơng với hợp đồng thì các thơng tin đều hợp lệ, trùng khớp.
Phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại.
Cần kiểm tra các thông tin trên vận đơn hàng khơng có trùng khớp với các thơng tin trên phiếu đóng gói/ hóa đơn thương mại. Để xem xét có sai sót gì khơng, để sớm sửa chữa nhằm có thể lấy được hàng và đúng thời hạn. Các thông tin cần kiểm tra:
- Thông tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại có trùng khớp khơng. - Thơng tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại có trùng khớp khơng. - Đóng gói có giống nhau, phù hợp với nhau khơng.
22
Bảng 2.3: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng khơng với phiếu
đóng gói/ hóa đơn thương mại.
Chứng từ
Vận đơn hàng khơng Phiếu đóng gói
( hóa đơn thương mại) Thông tin
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH Công ty TNHH Indochine
Indochine Wellness. Wellness.
Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà Địa chỉ : lầu 4, tòa nhà Crescent Plaza, 105 Crescent Plaza, 105 Tôn Tôn Dật Tiên, Phú Dật Tiến, Phú Mỹ Hưng, Mỹ Hưng, phường phường Tân Phú, quận 7, Tân Phú, quận 7, Tphcm, Việt Nam.
Tphcm, Việt Nam.
Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC. Công ty CONCEPT2,
Địa chỉ: 105 INC.
Industrial park drive Địa chỉ: 105 Industrial morrisville, vt 05661- Park Drive Morrisville,
8532, USA VT 05661 USA.
Sđt: + 802.888.6333- 3028, fax: (802)888-4791. Email:
Kathyg@concept2.com
Đóng gói Số kiện, trọng lượng: Hàng hóa được đóng gói 10 kiện - 193 kg. trong 10 kiện khối lượng
tịnh193 kg
Sau khi đối chiếu, so sánh các thơng tin trên vận đơn hàng khơng với phiếu đóng gói/ hó đơn thương mại thì các thơng tin đều hợp lệ, trùng khớp.
Lưu ý: Các chứng từ trên có các nội dung liên quan trùng khớp với nhau, việc
kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong tổ chức thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng khơng. Phải kiểm tra thật chính xác nội dung nếu
23
có bất kì sai sót nào thì việc nhận hàng sẽ gặp rắc rối, nếu các thủ tục không được đồng nhất, làm mất nhiều thời gian cho việc sửa sai.
Thông báo nhận hàng
Cần kiểm tra các thông tin trên vận đơn hàng khơng có trùng khớp, liên quan với các thông tin trên thông báo nhận hàng. Nhằm lấy hàng đúng thời gian, địa điểm. Các thông tin cần kiểm tra, đối chiếu có hợp lệ, trùng khớp khơng:
- Thơng tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax. - Thông tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax. - Thời gian đến của máy bay.
- Số chuyến bay
- Sân bay đến. - Số vận đơn.
- Số lượng, trọng lượng hàng hóa.
- Loại hàng.
Bảng 2.4: Bảng so sánh, đối chiếu các thông tin trên vận đơn hàng khơng
với hợp đồng, phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại, thơng báo nhận hàng
Chứng từ
Vận đơn hàng không Thông báo nhận hàng
Thông tin
Nhà nhập khẩu Công ty TNHH Công ty TNHH Indochine
Indochine Wellness. Wellness. Địa chỉ: lầu 4, Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà tòa nhà Crescent Plaza, Crescent Plaza, 105 105 Tôn Dật Tiên, Phú Mỹ Tôn Dật Tiên, Phú Hưng, phường Tân Phú, Mỹ Hưng, phường quận 7, Tphcm, Việt Nam. Tân Phú, quận 7,
Tphcm, Việt Nam.
Nhà xuất khẩu CONCEPT 2, INC. Khơng có
Địa chỉ: 105
Industrial park drive morrisville, vt 05661- 8532, USA
24
Đóng gói, số lượng, trọng Số kiện, trọng lượng: Số kiện: 10/10
lượng hàng hóa. 10 kiện - 193 kg. Trọng lượng: 193.00kg Loại hàng: indoor rowers Tình trạng lơ hàng: đủ điều kiện nhận hàng.
Loại hàng Indoor rowers a Indoor rower a
Sân bay đến Hồ chí minh, việt Tân sơn nhất, hồ chí minh. nam.
Chuyến bay CI0781 CI0781
Số vận đơn 29759624386 29759624386
Sau khi kiểm tra, xem xét đối chứng các thông tin, số liệu trên vận đơn hàng không với thông báo nhận hàng đều là hợp lệ và trùng khớp.
Thông báo nhận hàng (Arrival Notice).
Sau khi CHINA AIRLINES tới sân bay Tân Sơn Nhất lô hàng được vận chuyển và về tới cảng đích kho hàng hóa Sân Bay Tân Sơn Nhất (TCS) , cơng ty TNHH DV- HH TÂN SƠN NHẤT sẽ fax hoặc email thông báo hàng đến cho cơng ty Indochine Wellness, sau đó cơng ty Indochine Wellness sẽ gửi lại thông báo hàng đến cho công ty NSX. Nhân viên giao nhận sẽ tiếp nhận các thông tin trên giấy báo hàng đến và làm thủ tục hải quan và nhận hàng nhận hàng.
Các thông tin trên thông báo nhận hàng cần kiểm tra và xem xét:
- Người nhận hàng: Công ty TNHH Indochine Wellness. Địa chỉ: lầu 4, tòa nhà