2. Thực trạng công tác đảm bảo vật tư cho thi công xây dựng tại Xí nghiệp Xây dựng Viglacera
2.3. Khâu cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu
Công tác cấp phát nguyên vật liệu ở Xí nghiệp Xây dựng Viglacera được tiến hành cấp phát theo hạn mức kết hợp với theo nhu cầu. Bởi khi thi công thực tế một công trình xây dựng sẽ có lúc cần bổ sung, thay đổi thiết kế công trình cho phù hợp với điều kiện địa hình, tài nguyên, điều kiện nguyên vật liệu, nhu cầu kiến trúc, nhu cầu thẩm mỹ, nhu cầu thay đổi của khách hàng,… trong khi các dự toán xây dựng công trình thường là được lập từ trước khi thi công khoảng vài năm. Do đó khi xác định nhu cầu vật tư cần đưa vào thi công và lập kế hoạch cấp phát vật tư ở Xí nghiệp thường kết hợp hàì hoà giữa phương thức cấp phát theo hạn mức (dựa vào dự toán) và phương thức cấp phát theo nhu cầu (dựa vào thực tế thi công). Tức là, căn cứ vào dự toán, tiến độ thi công, kế hoạch thi công các công trình đã được lập, đội trưởng hoặc kỹ thuật công trình có giấy yêu cầu lĩnh vật tư để thi công đã được Ban kế toán – kế hoạch xác nhận theo biểu mẫu BM 15.06 – mẫu giấy đề nghị xin lĩnh vật tư (Xem phụ lục 09). Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra cân đối lượng vật tư còn trong kho và chuẩn bị các thủ tục để xuất kho. Khi đội trưởng, cán bộ kỹ thuật công trường trực tiếp đến lấy hoặc cử người đến lấy vật tư, thủ kho căn cứ vào giấy đề nghị lĩnh vật tư đã được Ban kế hoạch – kế toán xác nhận gửi lên sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư có sự chứng kiến của đội trưởng thi công,
người lĩnh vật tư theo mẫu BM15.05-VT (phụ lục 10) để đảm bảo vật tư đưa vào thi công đủ tiêu chuẩn theo thiết kế yêu cầu; sau đó sẽ xuất vật tư cho bộ phận sử dụng và làm phiếu xuất kho theo mẫu BM15.02-VT (phụ lục 11) quy định của Bộ Tài chính. Người nhận vật tư trực tiếp phải ký xác nhận nhận hàng và hoàn toàn chịu trách nhiệm về số vật tư đã nhận. Sau khi thủ kho đã tiến hành làm phiếu xuất kho và xuất xong hàng cho bộ phận sử dụng, thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số liệu vào sổ kho. Khi vật tư được xuất kho ra công trường buộc phải có sự giám sát của ba bên: Cán bộ kỹ thuật của Ban quản lý dự án – Cán bộ đoàn tư vấn giám sát – Cán bộ kỹ thuật của Xí nghiệp Xây dựng Viglacera về chất lượng, chủng loại, khối lượng vật tư phục vụ thi công theo đúng thiết kế phê duyệt.
Trong lúc thi công, cán bộ kỹ thuật của xí nghiệp sẽ là người hướng dẫn, chỉ đạo, theo dõi trực tiếp nhân công làm việc để đảm bảo chất lượng công trình, đảm bảo tiến độ thi công, đảm bảo sử dụng vật tư đúng nơi, đúng lúc, đúng định mức kỹ thuật nhằm tránh gây thất thoát, lãng phí vật tư do thi công sai, hỏng. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật tư trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho xí nghiệp. Sau khi đã thi công xong một hạng mục sẽ phải tiến hành nghiệm thu hạng mục xây dựng với sự đồng ý của ba bên như trên. Hạng mục trước được ba bên đồng ý nghiệm thu, đơn vị thi công mới được quyền tiếp tục triển khai thi công hạng mục tiếp theo. Quy trình nghiệm thu ba bên này giúp chấn chỉnh ngay lập tức những sai lầm khi thi công, đảm bảo chất lượng cho công trình và đảm bảo sử dụng hợp lý vật tư từ những hạng mục nhỏ nhất, cơ bản nhất cho đến khi hoàn thành xong công trình. Cuối ngày, nếu vật tư đã đưa ra công trường nhưng không sử dụng hết thì cán bộ kỹ thuật xí nghiệp cùng nhân công tiến hành nhập kho cho thủ kho. Và thủ kho có trách nhiệm kiểm tra, tiến hành nhập kho, vào số liệu sổ kho.
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy tình hình sử dụng nguyên vật liệu của xí nghiệp trong tổng sáu công trình xây dựng chỉ có 04 loại nguyên liệu gồm: gạch chỉ, gỗ các loại, thép D<= 18mm, thép tròn D>18mm là bị vượt mức kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu, trong đó gạch chỉ có tỉ lệ sử dụng bị vượt nhiều nhất với 14,19% tương ứng 48.100 viên, nếu nhân với đơn giá 1.560 đồng thì sử dụng vượt giá trị là 75.036.000 đồng; ba vật liệu còn lại tỉ lệ không đáng kể.
Bảng 6: Tình hình sử dụng nguyên vật liệu của các công trình
(Nguồn: Phòng kĩ thuật Xí nghiệp Xây dựng Viglacera)
Trong số các nguyên vật liệu sử dụng tiết kiệm hơn so với kế hoạch có dây thép sử dụng ít nhất với tỉ lệ là 33,43%, kế đến là que hàn với tỉ lệ 29,67%, đinh với tỉ lệ 17,04%....