2. Thực trạng công tác đảm bảo vật tư cho thi công xây dựng tại Xí nghiệp Xây dựng Viglacera
2.1) Khâu thu mua
Đây là khâu quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Việc mua bán là một quá trình gồm nhiều khâu nhỏ.
Sơ đồ 4: Quy trình thu mua nguyên vật liệu
Khâu thu mua vật tư tuân theo quy trình 15 – quy trình mua vật tư và nhập xuất vật tư phục vụ công tác xây lắp trong hệ thống tiêu chuẩn của Công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Viglacera ban hành ngày 08/09/2003 (ứng với yêu cầu 7.4 của tiêu chuẩn ISO 9001:2000).
Công tác hoạch định chương trình mua sẽ được cán bộ kỹ thuật căn cứ vào hợp đồng giao khoán nội bộ, bản vẽ thiết kế và dự toán xây dựng để xác định cần những loại vật tư gì, khối lượng từng loại bao nhiêu, chủng loại từng vật tư. Sau đó, cán bộ kỹ thuật sẽ lựa chọn nhà cung cấp thông qua chào hàng cạnh tranh của ít nhất 03 nhà cung cấp trên thị trường. Việc xem xét lựa chọn nhà cung cấp sẽ được đánh giá phân tích qua một số chỉ tiêu như: Chất lượng vật tư, đơn giá, chủng loại, tiến độ cấp hàng, hình thức thanh toán và tác phong làm việc. Khi có đủ thông tin của các nhà cung cấp, cán bộ kỹ thuật sẽ trình Phó giám đốc xí nghiệp duyệt chọn nhà cung cấp. Đối với các loại vật
Hoạch định chương trình mua Tìm và chọn nhà cung ứng Thương lượng và đặt hàng Tổ chức thực hiện thoả thuận
tư chính vì có số lượng lớn và cường độ sử dụng thường xuyên, liên tục nên xí nghiệp hợp tác với nhà cung cấp thông qua hợp đồng kinh tế để ràng buộc về thời gian cấp hàng, khối lượng, chủng loại vật tư và cách thức thanh toán. Có một điều cần lưu ý là đơn giá thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế không chỉ căn cứ vào đơn giá chào hàng của ít nhất ba nhà cung cấp mà còn được xem xét dựa trên thông báo giá vật liệu xây dựng của Thông báo giá thành phố Hà Nội do Sở Xây dựng ban hành hoặc thông báo của Liên Sở Tỉnh Bắc Ninh tuỳ theo địa điểm xây dựng tại thời điểm ký hợp đồng. Để thực hiện thỏa thuận, xí nghiệp sẽ gửi đơn đặt hàng theo mẫu trước thời điểm cần vật tư cho bên đối tác (Mẫu đơn đặt hàng xem phụ lục 03).
Để xác định khối lượng đơn đặt hàng, cán bộ kỹ thuật xí nghiệp sẽ xác định nhu cầu vật tư dùng cho thi công xây dựng căn cứ vào: Bản vẽ thiết kế và dự toán xây dựng công trình. Đối với nhu cầu vật tư cho từng giai đoạn thi công còn phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch tổ chức thi công.
* Bản vẽ thiết kế (Thiết kế kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật thi công): là bản vẽ biểu diễn hình dáng, cấu tạo, mô hình của công trình phục vụ cho việc thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị cho công trình. Bản vẽ thể hiện hình dáng, kích thước, tính năng, kỹ thuật, chủng loại vật liệu cấu tạo nên bộ phận công trình và công trình, thể hiện hình dáng tổng thể của công trình.
Vai trò của bản vẽ thiết kế khác nhau đối với từng đối tượng khác nhau: + Người lập dự toán sử dụng bản vẽ để xác định khối lượng của các công việc thi công xây dựng công trình, từ đó áp giá (Đơn giá xây dựng công trình) để xác định ra giá trị dự toán xây dựng công trình.
+ Người làm công tác kế hoạch có thể dựa vào bản vẽ thiết kế để tính toán và dự trù các nguồn lực phục vụ kế hoạch thi công xây dựng công trình.
dụng các phương tiện kỹ thuật, công nghệ và nhân lực, vật lực để biến thiết kế trên bản vẽ thành công trình trong thực tế.
+ Người làm công tác kiểm tra khối lượng, chi phí (kế toán, kiểm toán, thanh tra, nhân viên ngân hàng, kho bạc) dựa vào bản vẽ để kiểm tra, kiểm soát khối lượng trong hồ sơ thanh quyết toán.
* Dự toán xây dựng công trình: được lập cho từng công trình trong dự án theo khối lượng của hồ sơ thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công, đơn giá và định mức tương ứng. Dự toán công trình được lập là căn cứ để lập kế hoạch và quản lý vốn đầu tư xây dựng công trình, là cơ sở để xác định giá trị để giao nhận thầu xây lắp.
* Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh là các hoạt động xác định các mục tiêu, các bước thực hiện của các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, các đơn vị nhằm mục đích:
+ Làm cơ sở cho các hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Kiểm soát, điều chỉnh các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh phải tuân theo quy trình 11 ban hành ngày 08/09/2003 trong hệ thống chất lượng của công ty (ứng với yêu cầu 7.1 của tiêu chuẩn ISO 9001-2000); gồm lập kế hoạch tuần, kế hoạch tháng, kế hoạch quý, kế hoạch 06 tháng và kế hoạch năm.
* Lập kế hoạch tổ chức thi công: Kế hoạch tổ chức thi công là đưa ra biện pháp thi công tối ưu nhất phù hợp với từng công trình để xác định được thời gian, tiến độ và đảm bảo an toàn cũng như chất lượng công trình.
Lập kế hoạch tổ chức thi công tuân theo quy trình 14 ban hành ngày 08/09/2003 của Công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Viglacera (ứng với yêu cầu 7.1 của ISO 9001-2000).
Nhu cầu vật tư thực tế cho thi công được tính theo công thức sau:
Nhu Tổng Tồn Hao Dự
cầu = nhu - kho + hụt + trữ
thực tế cầu đầu kỳ xây dựng cuối kỳ
- Tổng nhu cầu vật tư để thi công do cán bộ kỹ thuật tính toán ra theo trình tự: Dựa vào kế hoạch sản xuất tháng công ty giao cho xí nghiệp, kế hoạch sản xuất theo tuần của xí nghiệp, kết hợp với tiến độ thi công sẽ dự tính được trong tuần làm việc kế tiếp, xí nghiệp sẽ phải triển khai những đầu mục công việc gì, khối lượng công việc là bao nhiêu. Từ đó cán bộ kỹ thuật sẽ nhìn vào bản vẽ thiết kế và dự toán xây dựng công trình để bóc tách sẽ cần bao nhiêu khối lượng từng loại vật tư. Đồng thời từ số liệu khối lượng vật tư cần dùng kết hợp với bảng kế hoạch vật tư sẽ xác định được thời điểm cần đặt hàng.
Ví dụ: Nhìn vào phụ lục 02 - bản vẽ thiết kế “Mặt bằng mái” hạng mục Dán mái ngói, công trình Xây thô, hoàn thiện ngoài này mẫu biệt thự C nơ 09 Khu Đô thị mới Đặng Xá – Gia Lâm – Hà Nội. Bằng các kiến thức hình học, ta chia mặt bằng mái cần dán ngói thành các hình vuông, hình tam giác, hình chữ nhật… để tính ra diện tích cần dán ngói là 121,632m2. Từ số liệu này ta tiến hành chạy phần mềm dự toán xây dựng để ra được bảng dự toán (xem tại phụ lục 03). Trong bảng dự toán này cho ta biết để dán được 121,632 m2 ngói loại 22 viên/m2 sẽ hết chi phí gốc là 7.562.956 đồng chi phí vật liệu (Đơn giá gốc là 62.179 đồng/m2 dán ngói) và 3.324.081 đồng chi phí nhân công (Đơn giá gốc là 27.329 đồng công/m2). Ngoài ra, để dán ngói còn sử dụng đến 23,66m ngói bò loại 3 viên/m2 với chi phí vật liệu là 1.171.170 đồng (Đơn giá 49.500 đồng /m). Từ đây lại chạy phần mềm dự toán sẽ ra được “Bảng chênh lệch vật tư” (phụ lục 04), bảng này sẽ tổng hợp toàn bộ nhu cầu vật tư cho hạng mục Dán ngói mẫu C, cụ thể là để hoàn thành thi công phần Dán ngói cần: 3,193m3 cát mịn loại 0,7-1,4
2.809,699 viên ngói máy loại 22 viên/m2 với chủng loại ngói Cotto 790,608 lít nước
1.094,810 kg xi măng loại PC30
Tuy nhiên có một số đầu mục công việc, khối lượng vật tư cần dùng đã được thống kế trên bản vẽ nên ta chỉ cần liệt kê ra mà thôi. Ví dụ, sau các bản vẽ mặt bằng thép sàn tầng 2, mặt bằng thép sàn tầng 3, mặt bằng cốt thép mái có một bảng thống kê cốt thép cho từng tầng (Phụ lục 05). Nhìn vào bảng thống kê, để thi công cốt thép sàn tầng 2 cần:
Thép Φ 10mm là: (187,4 + 79,4 + 56,7 + 114,7 + 83,7 + 138,6 + 54,3 + 40,8) = 755,6 Kg Thép Φ 8mm là: (16,9 + 22,0 +3 9,7 + 31,0 + 15,4 + 10,5 + 15,1 + 10,8 + 7,6 + 7,4 + 7,5 + 7,2 + 44,1 + 14,6 + 5,2 + 15,3 + 22,5 ) = 293 Kg Thép Φ 6mm là: 102,8 Kg
Hoặc các bản vẽ thiết bị điện, nước, thiết bị vệ sinh, hệ thống cửa gỗ, cửa kính, cây xanh… cũng tương tự (xem thêm phụ lục 06, phụ lục 07)
- Tồn kho đầu kỳ: bao gồm khối lượng những loại vật tư hiện có tại kho hoặc những vật tư có thể tái sử dụng của các công việc đã xây dựng trước đó như gỗ, cốp pha, bạt, gạch xây… Xác định khối lượng của những vật tư dự trữ đầu kỳ này bằng cách đo, đếm trực tiếp tại kho, tại công trường hoặc dựa vào sổ kho, thẻ kho.
- Hao hụt xây dựng: Là lượng vật tư bị mất đi không mong muốn, không xác định được chính xác do các nguyên nhân sau:
+ Hao hụt công nghệ: là hao hụt buộc phải có khi thi công một cấu kiện hay hạng mục xây dựng; khi áp dụng công nghệ sản xuất hay sử dụng thiết bị máy móc. Ví dụ như khi chế tạo ống cống, cần phải chế tạo thêm khoảng 05 – 10cm phần cống loe ra để có thể khớp nối các đoạn ống cống với nhau thành
đường cống. Hay khi chế tạo trụ cốt thép bê tông cột nhà phải để thừa ra khoảng 20-50cm thép chờ để có thể ghép nối tiếp khi lên cột bê tông các tầng trên. Khi pha chế sơn cũng cần một lượng nhỏ để pha chế và quét thử màu sơn cho đúng màu với thiết kế phê duyệt….
+ Thi công sai thiết kế
+ Hao hụt trong quá trình vận chuyển, cấp phát.
+ Ý thức sử dụng tiết kiệm hợp lý vật tư, vật liệu của công nhân. + Do các yếu tố khách quan như thời tiết, tai nạn,….
- Dự trữ cuối kỳ: Lượng nguyên vật liệu dự trữ ( hay còn gọi định mức dự trữ nguyên liệu) là lượng nguyên liệu tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình thi công xây dựng được diễn ra liên tục và bình thường. Đồng thời, khi xí nghiệp xác định lượng nguyên liệu dự trữ hợp lý thì không bị ứ động vốn, không ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sử dụng vốn. Hàng dự trữ nói chung (gồm cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bán thànhphẩm và hàng hoá) thường chiếm tỉ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp, thường là 40 – 50%. Nên, việc quản lý, kiểm soát tốt hàng dự trữ có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Thứ nhất, công tác dự trữ nguyên vật liệu đảm bảo sự gắn bó, liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn của quá trình thi công xây dựng; giúp xí nghiệp khắc phục được những gián đoạn của quá trình thi công, khắc phục được tính thời vụ của nguyên vật liệu. Thứ hai, dự trữ nguyên liệu giúp giảm một số loại chi phí như: chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng, chi phí thiết lập quan hệ với người cung ứng, ..Thứ ba, dự trữ nguyên liệu cũng giúp xí nghiệp hạn chế ảnh hưởng xấu của thị trường nguyên nhiên vật liệu như khan hiếm, tăng giá, đình công.
Ngoài nguồn cung vật tư do xí nghiệp tự tìm kiếm, lựa chọn thì từ ngày 28 tháng 11 năm 2008, Ban quản lý dự án Khu đô thị Đặng Xá – Công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Viglacera đã ra thông báo yêu cầu các đơn vị thi công
khi nhập vật tư, vật liệu phải sử dụng các sản phẩm của các đơn vị sản xuất là thành viên Tổng công ty Thủy tinh và Gốm xây dựng Viglacera và chủng loại vật tư, vật liệu là loại A1. Yêu cầu này nằm trong khuôn khổ nâng cao chất lượng công trình xây dựng, nâng cao sự hợp tác, liên kết giữa các lĩnh vực hoạt động khác nhau của Tổng công ty. Đồng thời tăng sự đoàn kết giữa các thành viên trong Tổng công ty góp phần vào sự phát triển bền vững cho toàn công ty. Khi sử dụng vật tư, vật liệu của các công ty thành viên, xí nghiệp sẽ được hưởng lợi thế về giá; ưu đãi chi phí vận chuyển, chế độ thanh toán; và yên tâm tuyệt đối về chất lượng sản phẩm. Hiện tại, xí nghiệp đang hợp tác với 12 nhà cung cấp có quy mô cả lớn và nhỏ.
1, Công ty Cổ phần Viglacera Từ Sơn là một thành viên trong Tổng công ty chuyên cung cấp các loại gạch xây, có công suất sản xuất lớn, ổn định, chất lượng sản phẩm đảm bảo. Tuy nhiên công ty này yêu cầu rất chặt chẽ việc thanh toán đúng hạn.
2, Công ty Cổ phần Thương mại Quốc Tế Xanh là công ty tư nhân tuy mới thành lập tháng 06 năm 2009 nhưng có khả năng cung cấp nhiều loại vật tư như thép, xi măng, gạch, cát, đá, cửa nhựa lõi thép,ngói, sơn... Nhờ tính đa dạng vật tư của Công ty, xí nghiệp sẽ dễ dàng tập trung khâu mua vật tư về một mối, dễ kiểm soát, quản lý số lượng, chủng loại vật tư về công trường. Ngoài ra, nhà cung cấp này rất cởi mở trong việc thanh toán giúp xí nghiệp có thể tháo gỡ khó khăn về vốn trong quá trình thi công.
3, Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hòa Tiến, Công ty Cổ phần 513 là hai công ty vừa kinh doanh các loại vật tư vừa có chức năng cho thuê máy thi công.
4, Hộ kinh doanh Nguyễn Đức Lai là công ty tư nhân lâu năm chuyên cung cấp cát vàng, cát xây, đá dăm. Công ty này ở xa công trường nên bất tiện trong quá trình vận chuyển hoặc khó khăn vấn đề thời gian cung cấp hàng
trong những lúc cấp bách. Nhưng công ty lại có lợi thế về giá cả, thường rẻ hơn những nơi khác, nguồn hàng lớn và là nhà cung cấp lâu năm của công ty. 5, Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng công trình 656 cũng là đối tác lâu năm, có quy mô lớn, phong cách làm việc chuyên nghiệp, có uy tín trên thị trường về cung cấp vật tư và thi công rải thảm mặt đường.Tuy nhiên giá cả sản phẩm nhà cung cấp này đưa ra thường cao hơn thị trường, và đỏi hỏi thanh toán ngay khi giao hàng.
6, Công ty TNHH chế biến lâm sản Hoàng Phú Lộc chuyên cung cấp gỗ, cửa và khuôn cửa gỗ với giá cả hợp lý, có thể thanh toán chậm, công ty ngay cạnh công trường nên tiện cho việc cung cấp, nhưng chất lượng vật tư ở mức chấp nhận được.
Ngoài ra, xí nghiệp còn hợp tác với công ty TNHH Kinh doanh vật tư và vận chuyển Hà Trang, công ty TNHH Sản xuất và Dịch vụ Thương mại Hiệp Thành, công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Phát triển Nông thôn, công ty TNHH An Thắng, công ty TNHH Hoàng Lương, công ty Cổ phần Viglacera Từ Liêm.
Hầu hết đơn giá trong hợp đồng kinh tế đã bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu từ kho nhà cung cấp đến chân công trình, do đó vấn đề vận chuyển hàng luôn được đảm bảo, không tốn thời gian chờ đợi để tìm nguồn lực thực hiện công tác này. Khi hàng hóa, vật tư về kho, Ban kiểm nghiệm gồm cán bộ kỹ thuật và Ban Kế toán – Kế hoạch sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn gốc, chứng chỉ xuất xưởng của sản phẩm hàng hóa. Sau đó thủ kho sẽ tiến hành làm phiếu nhập kho theo mẫu quy định của Bộ tài chính (mẫu số 15.01-VT – xem phụ lục 08) và cho chuyển hàng vào kho. Kế đến, thủ kho ghi số liệu vào sổ kho. Ban kế toán – Kế hoạch, cán bộ vật tư có trách nhiệm theo dõi từng đợt cung cấp hàng để đánh giá chất lượng nhà cung