M: Mau chĩng Tiết kiệm
4. Sự phân bố và thời gian kiểm tra tiến trình
5.2.2.1.8 Xây dựng hệ thống văn bản về hệ thống quản lý mơi trường
Nhằm đảm bảo hệ thống quản lý mơi trường được hiểu đầy đủ và được thực hiện như đã đề ra, mọi người phải nắm được những thơng tin cần thiết trong q trình làm việc. Hơn nữa, khơng chỉ đối với cơng ty mà cịn nhiều bên liên quan cần tìm hiểu hoạt động của hệ thống quản lý mơi trường của cơng ty như khách hàng, cơ quan luật pháp, cộng đồng xung quanh …
Hệ thống văn bản, tài liệu của hệ thống quản lý mơi trường được xem xét những tài liệu giải thích về hoạt động của hệ thống quản lý mơi trường. Nĩ cũng cĩ thể được coi như những sơ đồ chỉ dẫn tới tồn bộ hệ thống quản lý mơi trường. Các tài liệu này cĩ thể được duy trì ở dạng điện tử hoặc giấy tờ, tùy thuộc vào cơng ty. Duy trì với dạng điện tử cĩ thể đem lại dễ cập nhật, kiểm tra được việc truy cập, tránh được việc sử dụng tài liệu đã lỗi thời.
¾ Tài liệu cấp 1 – Sổ tay mơi trường
Sổ tay mơi trường được coi như là xương sống của hệ thống quản lý mơi trường của cơng ty. Nĩ kiểm sốt tất cả tài liệu khác và giúp chỉ ra các bên liên quan thấy rõ các cơng ty quản lý vấn đề mơi trường của mình như thế nào? Sổ tay
mơi trường bao gồm chính sách mơi trường, các mục tiêu và cơ cấu tổ chức, chỉ ra các yêu cầu về tiêu chuẩn …
¾ Tài liệu cấp 2 – Tài liệu về các thủ tục hoạt động của các phịng ban
9 Tài liệu thủ tục hoạt động về mơi trường bao gồm các thủ tục bắt buộc phải cĩ được nêu ra tại các yêu cầu khác nhau của tiêu chuẩn ISO 14001
9 Tài liệu về kiểm sốt các q trình hoạt động nhằm kiểm sốt các khía cạnh mơi trường, các hoạt động gây nên tác động đáng kể. Các nguồn tài liệu này chỉ rõ phải làm cái gì ? Tại sao ? Ai làm và làm khi nào ? Ở đâu và làm như thế nào ? Đối với các hoạt động cần kiểm sốt.
9 Tài liệu hướng dẫn cơng việc bao gồm các hướng dẫn cần thiết trong quá trình hoạt động liên quan đến vần đề mơi trường. Nĩ chia các thủ tục, quy trình ra các phần riêng biệt và chỉ dẫn từng bước cụ thể để tiến hành các quy trình đĩ.
¾ Tài liệu cấp 3 – Hồ sơ mơi trường
Lưu giữ các kết quả, bảng biểu phát sinh trong quá trình vận hành của hệ thống quản lý mơi trường như hồ sơ về quan trace dịng thải, hồ sơ đo đạt phát tán khí, hồ sơ đào tạo …
Để xây dựng hệ thống tài liệu, trước hết coi tài liệu là hệ thống của hệ thống quản lý mơi trường là một sơ đồ tồn cảnh về tồn bộ hệ thống được thực hiện, bởi vậy nên bắt đầu hình dung ra các khuơn khổ chung của hệ thống. Cơng ty cĩ thể bắt đầu cách xây dựng mục lục của sổ tay hệ thống quản lý mơi trường. Sau đĩ mơ tả chi tiết hơn về các thành phần khác nhau liên quan đến tiêu chuẩn ISO 14001.
Bên cạnh việc xây dựng hệ thống quản lý mơi trường bằng văn bản cơng ty cần tiến hành kiểm sốt tài liệu đĩ. Ví dụ cách thức kiểm sốt tài liệu :
Sổ tay mơi trường:
1. Các bản sao của sổ tay mơi trường cần phải được đánh số. Phân phối các bản sao đã được phê duyệt là trách nhiệm của người đại diện quản lý mơi trường hoặc là người được ủy nhiệm.
2. Các bản sao đã được phê duyệt phải dán tem “ đã kiểm sốt” với ngày phân phối.
3. Các bản sao chưa được duyệt cĩ thể được ban hành để được tham khảo nếu cĩ sự đồng ý của người địa diện quản lý mơi trường (người được ủy nhiệm) và pahỉ dán nhãn “ chưa kiểm tra chỉ để tham khao”.
4. Danh sách phân phối các tài liệu đã được kiểm sốt do người đại diện quản lý mơi trường ( hoặc người được ủy nhiệm) lưu giữ. Từng người nhận được phải điền tên ký nhận vào danh sách phân phối.
5. Mỗi cá nhân được phát bản sao đã được kiểm sốt của sổ tay mơi trường cĩ trách nhiệm bảo quản no.
6. Các bản sao sổ tay mơi trường chưa được phê duyệt cĩ thể phân phối ra ngồi tổ chức (cho khách hàng). Các bản sao chưa được phê duyệt phải gắn nhãn “ chưa kiểm sốt – chỉ dùng để tham khảo”.
Thủ tục :
1. Q trình phê duyệt thủ tục được kiểm sốt theo từng thủ tục và trách nhiệm của người đại diện quản lý mơi trường ( hoặc là người được Ban mơi trường ủy nhiệm).
2. Những người được phân phối thủ tục phải ghi rõ trong danh sách phân phối.
3. Đại diện quản lý mơi trường (hoặc người được ủy nhiệm) cĩ trách nhiệm phân phối những thủ tục mới được phê duyệt. Bản sao danh sách phân phối phải cĩ chữ ký của người đại diện quản lý mơi trường ( hoặc là người được ủy nhiệm) và kèm theo ngày tháng. Bản sao này được lưu giữ ít nhất một năm.
4. Khi cĩ nhân sự mới thêm vào danh sách phân phối thủ tục, người yêu cầu được phân phối phải khai báo với người đại diện quản lý mơi trường. Đại diện quản lý mơi trường cĩ trách nhiệm cập nhật danh sách phân phối.
5. Người đại diện quản lý mơi trường chịu trách nhiệm quản lý và chấp hành thực hiện thủ tục cũng như chuyển hĩa thành tài liệu. Kết quả đào tạo được lưu giữ trong hồ sơ đào tạo nhân viên.