2.2.2.1. Kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
❖ Doanh thu và các loại doanh thu
Doanh thu bán hàng của công ty bao gồm:
- Doanh thu bán thiết bị, linh phụ kiện máy tính và viễn thơng - Doanh thu từ tiền lãi ngân hàng
Ngồi ra cịn các khoản thu nhập khác.
❖ Cách xác định doanh thu bán hàng tại Công Ty TNHH Đầu Tư
Tại Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại, Dịch Vụ A&T Toàn Cầu doanh thu được ghi nhận khi hóa đơn đã xuất và hàng đã chuyển cho khách hàng, điều này cũng phù hợp với điều kiện ghi nhận doanh thu theo VAS 14
❖ Các khoản giảm trừ doanh thu
- Cơng ty khơng có những khoản chiết khấu thanh toán cũng như chiết khấu thương mại bởi giá bán và hình thức thanh tốn đã là sự thỏa thuận và thống nhất từ hai bên. Vì vậy, các khoản giảm trừ doanh thu ở công ty chủ yếu là hàng bán bị trả lại.
- Trường hợp Cơng ty đã xuất hố đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hố khơng đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, bên mua hàng lập “Biên bản trả lại hàng” ghi lý do trả lại hàng, loại hàng hoá, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT, kế tốn kho hàng sẽ lập “Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại” và hạch toán ghi âm tài khoản 5113 - Hàng bán bị trả lại.
❖ Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Chứng từ kế tốn sử dụng: Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển.
- Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại, Dịch Vụ A&T Toàn Cầu chỉ sử dụng tài khoản này để theo dõi doanh thu bán hàng của tất cả các loại hàng hóa.
Tài khoản 511 được chi tiết thành các tài khoản chi tiết để dễ quản lý. TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 5113: Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu Ngồi ra cịn một số tài khoản:
TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra phải nộp.
TK 111, 112, 131 tương ứng với từng hình thức thanh tốn của khách hàng.
❖ Phương pháp kế tốn
✔ Quy trình ln chuyển chứng từ:
Hóa đơn giá trị gia tăng do kế toán bán hàng lập thành 3 liên. Sau khi lập xong hóa đơn, kế tốn bán hàng kiểm tra lại các thơng tin trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác rồi chuyển cho Giám đốc ký cả 3 liên.
Khi khách hàng nhận hàng hóa, yêu cầu khách hàng ký vào phần người mua trên hóa đơn, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 kế toán bán hàng lưu giữ để làm căn cứ ghi sổ.
Hoặc nếu khách hàng không ký được trên hóa đơn thì cho phép bán hàng qua điện thoại và chuyển hóa đơn cho khách hàng.
Phiếu thu: Khi bán hàng thu tiền mặt, kế toán thanh toán của công ty lập phiếu thu từ phần mềm bằng cách vào phần hành Quỹ => Phiếu Thu, sau đó nhập các dữ liệu cần thiết. Kế toán chỉ in duy nhất một liên phiếu thu, sau đó chuyển cho kế tốn trưởng và người nộp tiền ký, sau đó phiếu thu do kế tốn thanh toán lưu giữ.
Phiếu chi: khi phát sinh các chi phí liên quan đên bán hàng như chi phí vận chuyển, kế toán tiền cũng lập phiếu chi từ phần mềm bằng cách từ màn hình làm việc chính => Quỹ => Phiếu chi, nhập các thơng tin cần thiết, in một liên rồi chuyển cho kế toán trưởng ký. Phiếu chi do kế toán thanh toán lưu giữ.
- Với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay thì định khoản như sau: Nợ TK 111 : Tổng số tiền đã thu
Có TK 5111 : Số tiền thu về chưa bao gồm thuế Có TK 3331: Thuế gtgt
- Với nghiệp vụ bán hàng thu tiền bằng tiền gửi: Nợ TK 112 : Tổng số tiền đã thu
Có TK 5111 : Số tiền thu về chưa bao gồm thuế Có TK 3331: Thuế gtgt
- Bán hàng chưa thu tiền: Chứng từ ghi nhận là hóa đơn giá trị gia tăng. Với các khách hàng quen cơng ty có thể cho mua chịu hàng hóa, thanh tốn sau.
- Với nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền thì định khoản như sau: Nợ TK 131 (Chi tiết theo đối tượng KH): Tổng số tiền đã thu
Có TK 5111 : Số tiền thu về chưa bao gồm thuế Có TK 3331 : Thuế gtgt
Căn cứ vào 3 hóa đơn GTGT đã xuất kế tốn bán hàng tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán MISA chia làm 2 trường hợp Bán hàng thu tiền ngay và Bán hàng chưa thu tiền.
Minh họa quy trình hạch tốn trên phần mềm kế tốn MISA tại Công ty
Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại, Dịch Vụ A&T Toàn Cầu : ✔ Khi thực hiện trên phần mềm:
Hình 2.1: Giao diện phần mềm
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, từ màn hình giao diện của phần mềm Misa, kế tốn vào phần bán hàng để nhập các thông tin liên quan và định khoản:
Hình 2.2: Giao diện nhập liệu trên phần mềm kế toán
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt:
- Vào phân hệ Bán hàng; tại tab “Bán hàng” nhấn “Thêm”; phần mềm mặc định là “Bán hàng hóa trong nước”.
- Chọn “Thu tiền ngay”-> “Tiền mặt”.
- Nhập thông tin của khách hàng: Chỉ cần chọn mã khách hàng như đã khai báo trong danh sách khách hàng. Phần mềm sẽ tự động hiển thị tên công ty, địa chỉ, mã số thuế như trong khai báo.
- Nhập diễn giải: Nhập sao cho dễ hiểu nhất có thể. - Nhập ngày hạch toán và ngày chứng từ
- Nhập mã hàng: Chỉ cần chọn mã mà đã thiết lập từ trước, phần mềm sẽ tự động hiển thị danh sách hàng hóa phù hợp. Sau đó phần mềm sẽ hiển thị tên hàng hóa, số hiệu tài khoản thu là 1111 và tài khoản doanh thu là 5111.
- Nhập số lượng và đơn giá cho mặt hàng bán.
- Tại Tab “Thuế”: Phần mềm tự động cập nhật % thuê GTGT theo như khai báo cho mặt hàng này; tự động tính số tiền thuế.
- Tại Tab “Hóa đơn”: Kế tốn nhập “Mẫu HĐ”; “Ký hiệu”; “Số hóa đơn”. Những thơng tin khách phần mềm đã cập nhật sang.
Kết xuất ra sổ kế toán liên quan:
Sổ chi tiết tài khoản 111:
Để xuất khầu ra sổ chi tiết tài khoản 111 cho nghiệp vụ nào đó, vào chọn Báo cáo Tổng hợp Sổ chi tiết các tài khoản Chọn TK 111; ngày🡪 🡪 🡪 hiển thị Thực hiện. Phần mềm tự động xuất khẩu sổ chi tiết tài khoản 111.🡪 Hoặc chọn Quỹ Báo cáo phân tích chọn loại báo cáo tổng hợp hay chi🡪 🡪 tiết, ngày hiển thị Thực hiện.🡪
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền bằng tiền gửi:
Ghi nhận doanh thu bán hàng: Nhập liệu tương tự giống như nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt. Tuy nhiên để dễ theo dõi công nợ đối với khách hàng, kế toán thường hạch toán nghiệp vụ là chưa thu tiền – theo dõi trên TK 131. Ngay sau đó, thực hiện nhập vào phần mềm bút tốn thu ngay bằng tiền gửi ngân hàng.
- Nếu bán hàng có nhận tiền ứng trước thì tại ngày nhận tiền ứng trước: Vào phân hệ “Ngân hàng”, chọn tab “Thu, chi tiền”, phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập liệu.
- Chọn mã khách hàng.
- Chọn tài khoản ngân hàng nộp vào. - Nhập lý do thu.
- Nhập ngày chứng từ, ngày hạch toán.
- Tại tab “hạch toán”: nhập số liệu tài khoản và số tiền. Sau đó nhấn “Cất” để lưu trữ dữ liệu.
Khi khách hàng thanh tốn nốt số tiền cịn nợ:
- Vào phân hệ “Ngân hàng” chọn “Thu tiền khách hàng”; phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập liệu.
- Chọn mã khách hàng 🡪 chọn ngày thu tiền 🡪 lấy dữ liệu 🡪 tích chọn vào hóa đơn đã lập (khi nhận trước tiền) 🡪 nhập số tiền trả tiếp 🡪 Chọn “thực hiện” 🡪 Nhấn “cất” để lưu dữ liệu.
Thực hiện đối trừ cơng nợ cho các lần thanh tốn:
Tại phân hệ ngân hàng chọn “Đối trừ chứng từ”, nhập mã khách hàng cần đối trừ và ngày tháng đối trừ 🡪 sau đó lấy dữ liệu để đối trừ cơng nợ khách hàng.
Kết xuất ra sổ kế toán liên quán:
Sau khi nhập xong dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 5111...
Nếu muốn chỉnh sửa sổ trên giao diện “Xem báo cáo” kích chọn “Tùy chỉnh” ở góc phải phía trên màn hình để căn chỉnh như trong Word. Sau khi chỉnh sửa xong, quay ra màn hình “Xem báo cáo” kích vào biểu tượng in trên góc trái phía trên thanh cơng cụ để in báo cáo.
Bán hàng theo phương thức bán chịu:
Hình 2.3: Giao diện nhập liệu bán hàng chưa thu tiền
Tại phân hệ “ Bán hàng” nhấn “Thêm” xuất hiện màn hình nhập liệu.🡪 Chọn “Bán hàng hóa dịch vụ trong nước” “Chưa thu tiền” và tích chọn “Lập kèm hóa đơn”
Tại Tab “Hàng tiền”: Sau khi chọn mã hàng hóa, phần mềm mặc định tài khoản nợ là 1311, tài khoản doanh thu là 5111.
Tương tự, nhập mẫu hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn vào Tab Hóa đơn. Những Tab khác, phần mềm tự động cập nhật sang.
Nhất Ctrl + S hoặc nhấn “Cất” để lưu dữ liệu.
Kết xuất sổ kế tốn có liên quan:
Sổ chi tiết TK 131: Tương tự như xuất khẩu sổ chi tiết TK 5111; thay số tài khoản là 131