2.1. Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển
2.1.4. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1: cơ cấu tổ chức chi nhánh
2.1.4.1. Ban giám đốc
Giám đốc chịu trách nhiệm chung, là người đại diện cho chi nhánh chịu trách nhiệm trước pháp luật. Giám đốc là người có quyền hành cao nhất của chi nhánh. Quản lý và điều hành chung các hoạt động kinh doanh nhằm tối đa hóa lợi nhuận và đảm bảo an toàn, hiệu quả, tuân thủ đúng pháp luật.
Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý điều hành 1 số lĩnh vực do giám đốc quản lý điều hành, phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật trong phạm vi cơng việc được nhận.
2.1.4.2. Phịng kế tốn a) Chức năng
Là bộ phận nghiệp vụ giúp ban giám đốc thực hiện cơng tác quản lý tài chính và thực hiện nhiệm vụ chi tiêu nội bộ tại chi nhánh theo quy định của Nhà nước. Ban giám đốc Phịng kế tốn Phịng hành chính nhân sự Phòng khách hàng Phòng dịch vụ khách hàng Phòng ngân quỹ Phòng quản lý nợ Các phòng giao dịch
b) Nhiệm vụ
- Chi chả lương và các khoản thu nhập khác cho cán bộ nhân viên theo quy định.
- Quản lý các giao dịch nội bộ, kiểm soát đối chiếu tiền mặt hàng ngày, lưu trữ chứng từ, lập và in báo cáo theo quy định.
- Quản lý séc và các giấy tờ có giá, chứng từ quan trọng của chi nhánh… - Tổ chức quản lý, theo dõi hoạch toán kế tốn tài sản cố định, cơng cụ lao động, kho ấn chỉ, chỉ tiêu nội bộ của chi nhánh. Phối hợp phịng tổ chức hành chính tổ chức thực hiện bảo dưỡng, bảo trì tài sản cố định.
- Lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính theo quy định.
- Lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, kế hoạch chi tiêu nội bộ đảm bảo hoạt động kinh doanh của chi nhánh trình giám đốc.
- Tham mưu cho giám đốc về kế hoạch thực hiện quỹ tiền lương quý, năm. - Tính và trích nộp thuế, BHXH theo quy định, là đầu mối trong quan hệ với cơ quan thuế và tài chính.
- Đánh giá kết quả hoạt động của chi nhánh để trình giám đốc quyết định việc trích lập dự phịng rủi ro theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao phó.
2.1.4.3. Phịng hành chính nhân sự a) Chức năng
Là phịng thực hiện cơng tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại chi nhánh theo đúng quy định. Thực hiện cơng tác quản trị và văn phịng phục vụ kinh doanh tại chi nhánh, bảo vệ an ninh, an toàn trong toàn chi nhánh.
b) Nhiệm vụ
- Thực hiện theo quy định về chính sách cán bộ về tiền lương, BHXH, BHYT…
- Thực hiện quản lý nhân sự, tuyển dụng, điều động, sắp xếp cán bộ trong toàn chi nhánh.
- Thực hiện bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh. Xây dựng kế hoạch, tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ, nhân viên chi nhánh.
- Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, nâng cấp và sửa chữa cơ sở vật chất đáp
- ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
- Tổ chức công tác văn thư, quản lý hồ sơ cán bộ theo đúng quy định của Nhà - nước.
- Thực hiện công tác y tế tại chi nhánh. Tổ chức chuẩn bị các điều kiện cần thiết
- cho hội họp, hội thảo, tổng kết… và ban giám đốc tiếp khách. - Tổ chức cơng tác bảo vệ an tồn cơ quan.
2.1.4.4. Phòng khách hàng
2.1.4.4.1. Phòng khách hàng doanh nghiệp a) Chức năng
Là phòng nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ để khai thác vốn VND và ngoại tệ, xử lý các nghiệp vụ cho vay, quản lý các sản phẩm cho vay phù hợp chế độ và thể lệ.
b) Nhiệm vụ
- Khai thác nguồn vốn bằng VND và ngoại tệ từ khách hàng doanh nghiệp lớn,
- vừa và nhỏ.
- Hỗ trợ tiếp thị khách hàng, phối hợp phịng dịch vụ khách hàng làm cơng tác
- chăm sóc khách hàng, phát triển sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng. - Thẩm định, xác định và quản lý hạn mức tín dụng với từng khách hàng. - Thực hiện nghiệp vụ cho vay, bảo lãnh.
- Nắm, cập nhật phân tích tồn diện về thơng tin khách hàng theo quy định. - Quản lý các khoản cho vay, bảo lãnh, quản lý các tài sản bảo đảm.
- chính của khách hàng vay vốn, xin bảo lãnh.
- Báo cáo, phân tích tổng hợp kế hoạch… theo khách hàng, nhóm khách hàng,
- theo sản phẩm dịch vụ, đề xuất đầu tư tín dụng theo từng thời kỳ. - Theo dõi việc trích lập dự phịng rủi ro theo quy định.
- Phản ánh kịp thời các vấn đề vướng mắc trong nghiệp vụ, cơ chế, chính sách
- và những vấn đề mới nảy sinh, đề xuất giải pháp trình cấp trên giải quyết. - Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho các phòng giao dịch trực thuộc.
- Một số nhiệm vụ khác theo quy định.
2.1.4.4.2. Phòng khách hàng cá nhân a) Chức năng
Là phòng nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng cá nhân để huy động vốn bằng VND hoặc ngoại tệ, xử lý các nghiệp vụ cho vay, quản lý các sản phẩm cho vay phù hợp chế độ và thể lệ.
b) Nhiệm vụ
- Khai thác nguồn vốn VND hoặc ngoại tệ từ khách hàng cá nhân - Tổ chức huy động vốn từ dân cư.
- Hỗ trợ tiếp thị khách hàng, phối hợp với phòng tổng hợp tiếp thị làm công tác
- chăm sóc khách hàng, phát triển sản phẩm dịch vụ ngân hàng tới khách hàng.
- Thẩm định, xác định và quản lý hạn mức tín dụng với từng khách hàng. - Thực hiện các nghiệp vụ cho vay và bảo lãnh.
- Cập nhật, phân tích tồn diện thơng tin về khách hàng theo quy định. - Quản lý các khoản cho vay, bảo lãnh, quản lý các tài sản bảo đảm. - Theo dõi việc trích lập dự phịng rủi ro theo quy định.
- Một số nghiệp vụ khác theo quy định.
2.1.4.5. Phòng dịch vụ khách hàng
Là phòng nghiệp vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng cá nhân tại các quầy ở ngân hàng để xử lý các nghiệp vụ gửi tiền, chuyển khoản, phát hành thẻ, chi trả kiều hối...
b) Nhiệm vụ
- Tư vấn, hướng dẫn khách hàng trên cơ sở sản phẩm và dịch vụ cung cấp, phù hợp với đúng nhu cầu khách hàng mong muốn.
- Giới thiệu các sản phẩm và chương trình khuyến mãi, chiến dịch marketing - cho khách hàng.
- Giải đáp thắc mắc của khách hàng.
- Thực hiện công tác phát triển khách hàng tại quầy. Đảm bảo bí mật thơng tin
- khách hàng, lấy khách hàng làm trọng tâm và nâng cao uy tín của ngân hàng.
2.1.4.6. Phòng ngân quỹ a) Chức năng
Là phịng nghiệp vụ quản lý an tồn kho quỹ, quỹ tiền mặt theo quy định của NHNN. Ứng và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm và các điểm giao dịch trong và ngoài quầy, tiến hành thu chi tiền mặt cho các doanh nghiệp có lượng thu chi tiền mặt lớn.
b) Nhiệm vụ
- Quản lý an toàn kho quỹ, thực hiện ứng và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm, - điểm giao dịch trong và ngoài quầy theo đúng quy định.
- Thu chi tiền mặt giao dịch có giá trị lớn, thu chi lưu động cho các khách hàng.
- Phối hợp phịng kế tốn, phịng hành chính nhân sự thực hiện điều chuyển tiền
- giữa các quỹ nghiệp vụ của chi nhánh với NHNN, quỹ tiết kiệm, điểm giao dịch …
- xác. Làm các báo cáo theo quy định.
- Thực hiện việc đóng gói, lập bảng kê chuyển séc, hóa đơn thanh tốn thẻ về
- trụ sở chính hoặc các đầu mối.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao phó.
2.1.4.7. Phịng quản lý nợ a) Chức năng
Tiếp nhận và quản lý các chứng từ thu nợ và nhắc nợ cho khách hàng.
b) Nhiệm vụ
- Tiếp nhận, quản lý và lưu trữ an toàn hồ sơ chung đối với các khoản nợ của - khách hàng.
- Thu tập thơng tin, rà sốt và đánh giá trạng thái khách hàng. - Làm báo cáo, làm hô sơ cho khách hàng trong danh sách quản lý. - Quản lý đối tác thu nợ.
- Hỗ trợ và nhắc nhở thu nợ. - Thực hiện các công việc khác.
2.1.4.8. Các phòng giao dịch
Các phòng giao dịch giống như một chi nhánh thu nhỏ. Tại các phịng giao dịch cũng có các bộ phận phịng ban, có chức năng và nhiệm vụ giống như các phịng ban ở chi nhánh. Một chi nhánh sẽ có nhiều phịng giao dịch đặt tại các vị trí thuận lợi để làm sao giúp cho khách hàng tiếp cận với ngân hàng một các nhanh nhất thuận tiện nhất.