Phần I : Tổng quan về công ty TNHH Quân Định
2.2 Kế tốn hàng hóa
2.2.1 Tài khoản sử dụng và hạch toán
Tài khoản sử dụng: TK 156: Hàng hóa Hạch toán:
Khi mua ngồi nhập kho doanh nghiệp, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị Hàng hóa nhập kho:
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi: Nợ TK 156: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…Tổng giá thanh toán - Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 156: Giá mua bao gồm cả thuế GTGT
Có các TK 111, 112, 141, 331,…Tổng giá thanh tốn Đánh giá hàng hóa nhập – xuất kho
+ Đối với hàng hóa nhập kho: phản ánh theo giá gốc. Việc tính giá nhập kho
được xác định theo nguyên tắc sau:
Giá gốc hàng nhập kho = Giá mua + Chi phí mua (vận chuyển, bốc dỡ) + Chi phí gia cơng – Các khoản giảm giá.
+ Đối với hàng hóa xuất kho: do chủ yếu là xuất bán ngay tại kho của công ty nên trị giá vốn thực tế xuất kho của hàng hóa được tính theo phương pháp bình qn gia quyền:
Trị giá hàng xuất kho = Đơn giá bình quân hàng xuất x Số lượng hàng xuất kho
Đơn giá bình quân Trị giá hàng tồn ĐK + Trị giá hàng nhập trong kỳ hàng xuất kho SL hàng tồn Đk + SL hàng nhập trong kỳ
2.2.2 Chứng từ kế toán sử dụng
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT - Thẻ kho hàng hóa
- Sổ chi tiết hàng hóa
- Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn
Ví dụ về 1 số chứng từ của cơng ty TNHH Qn Định: =
2.2.3 Quy trình xuất/nhập kho hàng hóa
Quy trình xuất kho hàng hóa
Người u cầu Kế tốn Thủ kho
Cụ thể hóa quy trình:
(1) Khi có nhu bán hàng, nhân viên có nhu cầu sẽ lập Yêu cầu xuất kho. Yêu cầu xuất kho sẽ được lập thành mẫu
(2) Kế toán kho tiến hành lập Phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho. Phiếu xuất kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại quyển, những liên còn lại giao thủ kho
(3) Thủ kho nhận Phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho cho nhân viên yêu cầu xuất kho
Yêu cầu xuất kho
Kí phiếu và nhận hàng
Ghi sổ kế tốn hàng hóa
Lập phiếu xuất kho
Ghi thẻ kho Nhận lại phiếu
Xuất kho Nhận phiếu
(4) Nhân viên nhận hàng hóa nhận hàng và ký vào Phiếu xuất kho và nhận 1 liên
(5) Thủ kho nhận lại một liên Phiếu xuất kho, tiến hàng ghi thẻ kho, trả lại Phiếu xuất kho cho kế toán
(6) Kế toán ghi sổ kho và hạch tốn hàng xuất
Quy trình nhập kho hàng hóa:
Người u cầu Kế tốn Thủ kho
Cụ thể quy trình:
(1) Khi mua hàng về, nhân viên mua hàng, hoặc người nhập hàng sẽ có yêu cầu nhập kho. Yêu cầu nhập kho này được lập thành mẫu
Yêu cầu nhập kho
Kí phiếu và chuyển hàng Lập phiếu nhập kho Ghi sổ kế tốn hàng hóa Nhận phiếu và nhập kho Ghi thẻ kho
(2) Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho, và lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 2-3 liên để làm thủ tục nhập kho
(3) Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng cho thủ kho. (4) Hàng được kiểm đếm và nhập kho. Trường hợp hàng hóa có thừa, thiếu, thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý theo quy định
(5) Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào PNK, lưu lại 1 liên và ghi thẻ kho, 1 liên sẽ giao lại cho kế toán kho, 1 liên sẽ giao lại cho người người nhập hàng
(6) Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán kho sẽ ghi sổ kho và hạch toán hàng nhập
2.3 Kế toán tài sản cố định:2.3.1 Khái niệm và đặc điểm : 2.3.1 Khái niệm và đặc điểm :
❖ Khái niệm:
TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có giá trị lớn , tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của DN và giá trị của nó được chuyển dần dần,từng phần vào giá trị sản phẩm dịch vụ sản xuất ra trong các chu kỳ sản xuất kinh doanh.
Tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ là :
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
- Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.
- Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên.
- Có giá trị theo quy định hiện hành (theo quy định hiện nay là từ 30.000.000 đồng trở lên).
❖ Đặc điểm :
- Tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh,
- TSCĐ bị hao mịn và giá trị của nó được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì.
- TSCĐ giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến lúc hư hỏng.
Kế toán cần phải chú ý phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình biến động của từng thứ loại , nhóm TSCĐ trong tồn doanh nghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng ,đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác và sử dụng đảm bảo hết cơng suất có hiệu quả.
Cơng ty TNHH Qn Định có các TSCĐ sau:
- ơ tơ tải
- máy nâng hàng ❖ Nguyên tắc quản lý :
- Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong DN. Hồ sơ bao gồm : Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng , hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan . - Tổ chức,phân loại , thống kê, đánh số, lập chứng từ TSCĐ và theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phịng kế tốn của đơn vị.
- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị cịn lại trên sổ kế tốn .
- Định kỳ vào cuối mỗi năm tài chính DN phải tiến hành kiểm kê TSCĐ.Mọi trường hợp thiếu hay thừa đều phải lập biên bản tìm ra nguyên nhân và xử lý. ❖ Nhiệm vụ :
- Tổ chức ghi chép ,phản ánh ,tổng hợp số liệu chính xác ,đầy đủ, kịp thời về số lượng , hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển
TSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm , đầu tư, bảo quản và sử dụng TSCĐ.
- Phản ánh kịp thời giá trị hao mịn của TSCĐ trong q trình sử dụng ,tính tốn và phản ánh chính xác số khấu hao và chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị có liên quan.
- Tham gia cơng tác kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường, đánh giá lại TSCĐ trong trường hợp cần thiết. Tổ chức phân tích , tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở doanh nghiệp.
2.3.2 Phân loại và đánh giá TSCĐ
❖ Phân loại TSCĐ :
Là việc sắp xếp các TSCĐ trong doanh nghiệp thành các loại , các nhóm TSCĐ có cùng tính chất, đặc điểm theo tiêu thức nhất định.
- Phân loại dựa theo hình thái biểu hiện :
+ TSCĐ hữu hình : là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
+ TSCĐ vơ hình: là những tài sản khơng có hình thái vật chất cụ thể, thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
- Phân loại theo quyền sở hữu : + TSCĐ tự có
+ TSCĐ đi thuê ngoài ❖ Đánh giá TSCĐ :
● TSCĐ do mua sắm mới :
Nguyên giá = Giá mua + Chi phí thu mua, lắp đặt chạy thử - Các khoản giảm trừ
● TSCĐ được cấp:
Nguyên giá = Giá trị ghi trong biên bản gốc + Chi phí tiếp nhận (nếu có) (biên bản giao nhận TSCĐ)
● TSCĐ tự xây dựng hoặc tự chế:
Nguyên giá = Giá thành thực tế của TSCĐ + Chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa vào sử dụng
2.3.3 Chứng từ sổ sách kế toán TSCĐ sử dụng:
❖ Chứng từ kế toán:
- Biên bản giao nhận TSCĐ..................................................Mẫu số 01- TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ.....................................................Mẫu số 02-TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ.............................................Mẫu số 04-TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ...................................................Mẫu số 05-TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ............................. Mẫu số 06-TSCĐ Ngồi các mẫu chứng từ trên cơng ty cịn sử dụng các chứng từ khác phục vụ cho việc quản lý TSCĐ như: hợp đồng mua, bán, chuyển nhượng, thuê mướn TSCĐ, phiếu thu, phiếu chi…
❖ Sổ sách sử dụng
Sổ cái TK 211, 2113, 214
❖ Tài khoản sử dụng:
Theo chế độ kế tốn hiện hành, để hạch tốn tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của TSCĐ và BĐSĐT cả về nguyên giá, giá trị hao mịn, kế tốn tại đơn vị sử dụng các TK kế tốn sau:
TK 2111 “TSCĐ hữu hình”. TK 214 “Hao mòn TSCĐ”. TK 2113 “TSCĐ vơ hình”.
2.3.4 Hạch tốn TSCĐ:
2.3.4.1 Hạch tốn tình hình biến động TSCĐ
Kế toán tăng TSCĐ.
Khi mua sắm tài sản cố định căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận tài sản cố định kế toán ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ tăng
Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có) Có TK 111,112, 331…: Tổng giá trị thanh tốn.
Phát sinh chi phí trong q trình thu mua kế tốn ghi: Nợ TK 211 : Tổng giá thanh toán
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331: Chi phí thu mua
❖ Kế toán giảm TSCĐ.
Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:
Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán Có TK 711: Thu nhập khác
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Nếu phát sinh chi phí:
Nợ TK 811: Chi phí khác
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331: Chi phí nhượng bán
Đồng thời căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ kế toán ghi giảm TSCĐ và phản ánh giá trị còn lại như 1 khoản chi phí khác:
Nợ TK 214: Phần giá trị đã hao mòn Nợ TK 811: Phần giá trị còn lại
2.3.4.2 Hạch tốn khấu hao TSCĐ tại cơng ty.
Trong quá trình sử dụng, do chịu ảnh hưởng của nhiều nguyên nhân khác nhau TSCĐ của cơng ty bị hao mịn. Hao mịn TSCĐ là sự giảm sút về giá trị sử dụng của TSCĐ do tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và do các nguyên nhân khách quan khác như: thời tiết, thời gian. Phương pháp khấu haoTSCĐ mà công ty sử dụng là phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
Theo quy định hiện hành thì việc trích khấu hao hay thơi khơng trích khấu hao TSCĐ được bắt đầu thực hiện từ ngày TSCĐ tăng hoặc ngừng tham gia vào q trình sản xuất kinh doanh. Do TSCĐ ít biến động nên số khấu hao tháng này chỉ khác tháng trước trong trường hợp có biến động tăng giảm TSCĐ.
Công thức:
Giá trị hao mòn của TSCĐ:
- Hạch toán khấu hao tại đơn vị cụ thể như sau:
+ Tài khoản sử dụng: TK 214 “Hao mòn TSCĐ”
+ Trình tự hạch tốn các nghiệp vụ chủ yếu: Mức trích khấu hao TSCĐ bình quân hàng năm Nguyên Giá Thời gian sử dụng = Mức trích khấu hao tháng 12 tháng
Mức trích khấu hao năm = Khấu hao TSCĐ giảm trong tháng - Khấu hao TSCĐ tăng trong tháng + Số khấu hao TSCĐ đã trích tháng trước = Khấu hao TSCĐ phải trích trong tháng
Hàng tháng( định kỳ) căn cứ vào bảng phân bổ và tính khấu hao kế tốn tính
vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của cơng trình và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 642: Chi phí
CóTK 214: Hao mịn TSCĐ
2.3.4.3 Hạch toán sửa chữa TSCĐ
Khi phát sinh chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ hữu hình sau khi ghi nhận ban đầu:
Nợ TK 2413 : XDCB dở dang Có TK 1111, 1121, 3311…
Khi cơng việc hồn thành, TSCĐ đưa vào sử dụng: - Nếu thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá Nợ TK 2111: TSCĐ hữu hình
Có TK 2413: XDCB dở dang
- Nếu khơng thoả mán điều kiện ghi tăng nguyên giá Nợ TK 154, 642: (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ)
Nợ TK 242: (Nếu chi phí sửa chữa lớn) Có TK 241: XDCB dở dang
Quy trình luân chuyển chứng từ về TSCĐ
2.4 Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương:
- Tiền lương là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số
lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động và bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Việc tính tốn các khoản phải trả cho người lao động tại Công ty được thực hiện bởi phòng kế tốn – tài vụ… Khi Cơng ty ký kết các hợp đồng lao động với nhân viên có thỏa thuận rõ mức lương cụ thể trên hợp đồng, phịng kế tốn căn cứ vào đó cuối tháng tính lương cho từng nhân viên trong công ty. Hiện nay, cơng ty đang sử dụng hình thức trả lương khốn theo thời gian. Cơng ty TNHH Qn Định
làm việc chỉ nghỉ ngày chủ nhật nên số ngày công thực tế bắt buộc ghi trên hợp đồng là 26 ngày.
Tiền lương của nhân viên cơng ty TNHH Qn Định được tính như sau: Lương thực tế Lương theo hợp đồng x Số ngày công thực tế
Tổng lương = Lương thực tế + Các khoản phụ cấp+ các khoản thưởng(nếu có)
2.4.1 Chứng từ sử dụng
- Bảng chấm cơng
- Bảng thanh tốn tiền lương - Chứng từ ghi sổ
- Bảng tính lương và phân bổ Bảo hiểm - Hợp đồng lao động
- Hồ sơ bảo hiểm
2.4.2 Tài khoản sử dụng và hạch toán:
TK 334: “ Phải trả người lao động” TK 338: “ Phải trả, phải nộp khác”
Hạch toán lương cho cán bộ nhân viên: - Nợ TK 642: CP QLDN
Có TK 334: Phải trả người lao động Trả lương người lao động:
- Nợ TK 334: Phải trả người lao động Có TK 111: Tiền mặt
2.4.3 Nội dung các khoản trích theo lương và sơ đồ hạch tốn các khoản trích theo lương:
Số ngày công thực tế bắt buộc( 26 ngày) =
BHXH phải trả NLĐ
- BHXH: Được áp dụng cho các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí. Tỷ lệ trích là 25.5 % trên tổng quỹ lương cơ bản trong đó: 17.5% được tính váo chí phí sản xuất kinh doanh, 8% tính vào thu nhập của người lao động (người lao động phải chịu)
- BHYT: Được sử dụng để thanh tốn cho các khoản tiền chi phí như: khám, chữa bệnh cho người lao động trong thời gian ốm đau nghỉ đẻ…Tỷ lệ trích nộp là 4.5% trên tổng quỹ lương cơ bản trong đó: 3% được tính vào chí phí sản xuất kinh doanh, 1.5% tính vào thu nhập của người lao động (người lao động phải chịu)
- KPCĐ: Được dùng để chi cho các hoạt động cơng đồn. Tỷ lệ trích nộp là 2% trên tổng quỹ lương thực tế, tính tồn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- BHTN: Nhằm trợ giúp kịp thời cho người lao động trong thời gian chưa tìm kiếm được việc làm và tạo cơ hội cho họ học nghề, tìm kiếm cơng việc mới. - Tỷ lệ trích nộp là 2% trên tổng quỹ lương cơ bản, trong đó 1% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% tính vào thu nhập của người lao động
TK 338 TK 642 TK 334 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Vào chi phí SXKD TK 334 TK 111, 112
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ BHXH, BHYT khấu trừ vào các khoản khác cho NLĐ Lương của NLĐ
Sơ đồ 6: Quy trình hạch tốn các khoản trích theo lương
Đối với các khoản trích theo lương, cơng ty áp dụng theo chế độ hiện hành. - Kinh phí cơng đồn: 2% lương thực tế tồn bộ 2% tính vào CPDN
- Bảo hiểm xã hội: 25.5% lương cơ bản (trong đó 17.5% tính vào CPDN, 8% tính vào lương của người lao động)
- Bảo hiểm y tế: 4,5% lương cơ bản (trong đó 3% tính vào CPDN, 1,5% tính vào lương của người lao động)
- Bảo hiểm thất nghiệp: 2% lương cơ bản (trong đó 1% tính vào CPDN, 1% tính