+ Chương 2 : Thực trạng hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty
2. Phân tích thực trạng tiêu thụ sản phẩm của Công ty
2.1. Công tác nghiên cứu và dự báo thị trường
Trong nền kinh tế thị trường các nhà sản xuất kinh doanh phải tập trung mọi nỗ lực của mình vào kinh doanh nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và tồn tại trong sự cạnh tranh khốc liệt của thị trường. Luôn luôn xem xét đánh giá thị trường với những biến động khơng ngừng của nó. Sự hiểu biết sâu sắc về thị trường sẽ tạo điều kiện cho các nhà sản xuất kinh doanh phản ứng với những biến động của thị trường một cách nhanh nhạy và có hiệu quả. Nghiên cứu thị trường là xuất phát điểm để hoạch định chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tiến hành lập ra các chiến lược kinh doanh và chính sách thị trường.
Có thể nói nghiên cứu thị trường là chìa khố của sự thành cơng của các doanh nghiệp
Đối với Công ty Xăng dầu HÀ NAM NINH cũng vậy,Công ty cũng đã quan tâm tới vấn đề nghiên cứu thị trường. Thời gian qua Công ty đã sắp xếp thời gian và cử cán bộ điều tra thông tin về sự biến động cung cầu, giá cả trên thị trường để tìm thị trường tiêu thụ. Mặt khác để xem xét tình hình thực tế, ban Giám đốc cũng
giành thời gian trực tiếp đến các địa bàn dể kiểm tra, thu thập thông tin và nghiên cứu phục vụ cho công tác lãnh chỉ đạo. Tuy nhiên thực tế Công ty giành thời gian và nhân lực cho nghiên cứu thị trường chưa tương thích; thời gian ít, khơng thường xun; đội ngũ nhân viên mỏng, năng lực, trình độ hạn chế, kiêm nhiệm không chuyên sâu, tư duy thụ động, trơng chờ cịn khá nặng nề do đó có thời gian bị mất thị phần, khách hàng chuyển sang tiêu thụ của đối thủ khác.
Hội nghị khách hàng là hình thức tập hợp các khách hàng thường xuyên, lâu dài của công ty để nắm bắt được nhu cầu, mong muốn và ý kiến góp ý của họ, mặt khác thơng tin cho họ những thông tin mới về công ty, về chất lượng, giá cả, đặc điểm hàng hoá, về uy tín phục vụ..nhằm lơi kéo khách hàng cho cơng ty. Tuy vậy thời gian qua Công ty xăng dầu HÀ NAM NINH chưa chú trọng nhiều đến công tác này, do vậy công ty không tham khảo được nhiều ý kiến đóng góp của những khách hàng trực tiếp tiêu thụ hàng hố của cơng ty.
2.2. Cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch tiêu thụ 2.2.1. Kế hoạch hoá bán hàng
Hiện tại Công ty Xăng dầu HÀ NAM NINH chủ yếu đang khai thác theo nhu cầu phát sinh tự nhiên của thị trường, khối lượng hàng hoá tiêu thụ trên cơ sở các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ ký kết chiếm tỷ lệ nhỏ từ 15% -> 25% so với sản lượng chung. Lượng xăng dầu tiêu thụ theo hợp đồng chủ yếu là của các đơn vị vũ trang, cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp quốc doanh, một số doanh nghiệp ngoài quốc doanh, và các đại lý bán buôn bán lẻ. Hiệu quả thực hiện các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ không cao, về số lượng hợp đồng được thực hiện chiếm từ 81 -> 93% so với hợp đồng được ký, về khối lượng chiếm từ 65 ->84% so với sản lượng đã đăng ký. Nhìn chung cơng ty đã căn cứ vào các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ để nên được kế hoạch bán hàng một cách cụ thể, chi tiết. Các bạn hàng truyền thống của cơng ty đó là: Cơng ty TNHH Tư vấn thiết kế XD và DVTM Việt Á, Công ty TNHH Tùng Giang, Cơng ty Cổ phần Sơng Hồng…. Chương trình bán hàng không chỉ đề ra các mục tiêu bán hàng cần đạt được mà cịn xác định trình tự, tổ chức các điều kiện để thực hiện mục tiêu nhiệm vụ đặt ra.
Trong những năm qua đối với việc đáp ứng các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ công ty thường thực hiện tương đối tốt về mặt số lượng cũng như thời gian giao hàng. để thực hiện được điều này phịng kế hoạch của cơng ty đã nghiên cứu và cân đối các đơn đặt hàng để lên một kế hoạch tổng thể cho quá trình khai thác nhằm đảm bảo cho quá trình khai thác không bị chồng chéo, giao hàng cho khách đúng thời gian và số lượng, chất lượng và chủng loại, cơ cấu mặt hàng.
2.2.2. Kế họach hoá Marketing
Marketing có vị trí rất quan trọng trong các hoạt động truyền thơng, có thể hiểu marketing là quá trình kế hoạch hố và thực hiện các ý tưởng liên quan đến việc hình thành, xác định giá cả, xúc tiến và phân phối hàng hoá và dịch vụ để tạo ra sự trao đổi nhằm thoả mãn các mục tiêu của mọi cá nhân và tổ chức. Thực tế Công ty Xăng dầu HÀ NAM NINH đã chưa quan tâm tổ chức các hoạt động marketing, khơng bố trí cán bộ chun mơn để tiến hành các hoạt động này do đó các hoạt động tiêu thụ của cơng ty chưa có tính chiến lược, chưa có chính sách thoả đáng về kênh tiêu thụ, phân phối, quảng cáo, xúc tiến bán hàng và chính sách giá cả…
• Kế hoạch hóa quảng cáo:
Quảng cáo là một trong nhiều cơng cụ thuộc chính sách tiêu thụ, nó được xác định trong mối quan hệ với cơng cụ khác, đặc biệt là chính sách giá cả. Quảng cáo giúp cho việc phân phối và bán hàng thuận lợi, tạo được uy tín cho nhãn hàng, sản phẩm. Xuất phát từ vai trò quan trọng của quảng cáo nên trong những năm qua Cơng ty Xăng dầu HÀ NAM NINH đã có sự quan tâm áp dụng những biện pháp quảng cáo trên các tạp trí chun ngành, báo chí truyền hình địa phương, ngồi ra cịn thơng qua các hình thức bán hàng tại các cửa hàng hoặc trong các kỳ hội thao, lễ hội,…để tặng những sản phẩm như mũ, áo phơng có in biểu tượng của hãng. Trên một số sản phẩm như dầu hộp, bếp, bình gas đều có tem in những thơng tin quảng cáo cho công ty, cho hãng và sản phẩm của hãng. Tuy nhiên việc áp dụng các biện pháp quảng cáo của công ty chưa được xây dựng thành kế hoạch, quảng cáo còn tràn lan chưa xác định đúng mục tiêu cụ thể cho mỗi thời kỳ. Nội dung
quảng cáo chỉ chủ yếu mới đề cập đến vị thế của công ty chưa đề cập nhiều đến chất lượng hàng hoá và chất lượng phục vụ, hình thức chưa được đa dạng, phong phú, qui mô không lớn và diễn ra trong một thời gian nhất định. Chi phí cho các hoạt động quảng cáo chưa xác định được tỷ lệ cụ thể trên tổng doanh thu. Đánh giá thực trạng công tác và biện pháp quảng cáo của Công ty trong thời gian qua chưa thực sự tác động mạnh mẽ đến các đối thủ cạnh tranh, đến sức mua và ý muốn tiêu dùng của khách hàng.
2.2.3. Kế hoạch hố chi phí kinh doanh tiêu thụ
Kế hoạch chi phí kinh doanh hàng năm được Cơng ty quan tâm nghiên cứu và xây dựng từng định mức chi phí cụ thể. Tổng cơng ty căn cứ vào kế hoạch của đơn vị và tình hình hoạt động thực tế tồn ngành và từng khu vực để phê duyệt kế hoạch hàng năm. Công ty Xăng dầu HÀ NAM NINH căn cứ vào kế hoạch đó tổ chức hạch tốn chi phí kinh doanh theo đúng quy định nhằm mục tiêu tiết kiệm tối đa chi phí nhất là chi phí hao hụt và chi phí văn phịng, do đó kết quả chi phí hoạt động kinh doanh hàng năm đều đạt và vượt chỉ tiêu
2.3. Công tác thực hiện các hoạt động hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm 2.3.1.Xác định hệ thống tiêu thụ
Mạng lưới tiêu thụ là tập hợp các kênh nối liền giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tuỳ theo đặc điểm từng doanh nghiệp mà các kênh phân phối được sử dụng một cách khác nhau. Tuy nhiên việc sử dụng rộng rãi tất cả các kênh phân phối để đưa hàng hoá ra thị trường là một điều quan trọng mà không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện được.
Mạng lưới tiêu thụ của Công ty Xăng dầu HÀ NAM NINH đã và đang từng bước được mở rộng
Phần lớn các cửa hàng đều nằm ở vị trí thuận lợi: tập trung dân cư, giao thông thuận tiện, mặt bằng rộng nhằm phục vụ nhu cầu về xăng dầu trên địa bàn
Các kênh phân phối, tiêu thụ không dài chủ yếu bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc qua khâu trung gian.
SƠ ĐỒ: KÊNH PHÂN PHỐI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ NAM NINH
KÊNH PHÂN PHỐI Trực tiếp Gián tiếp Cửa hàng Cửa hàng Đại lý bán lẻ Người tiêu dùng Người tiêu dùng 2.3.2. Trang bị nơi bán hàng
Các cửa hàng trung tâm, cửa hàng chính được đầu tư trang thiết bị khá hiện đại, có tính năng kỹ thuật cao do các nước phát triển sản xuất như: cột bơm điện tử
TATSUNO 1111 cột đơn 45 lít/phút hoặc 90 lít/phút, bồn chứa, vi tính, cửa hàng được xây dựng mới kiên cố, có đầy đủ thiết bị phịng chống cháy nổ, vệ sinh mơi trường và dụng cụ bảo hộ lao động, có bảng niêm yết gía, biển hiệu, biểu tượng.
2.3.3. Tổ chức bán hàng
Việc bố trí lao động định biên tại các cửa hàng được công ty thực hiện theo qui chế quản lý lao động tại cửa hàng xăng dầu theo qui định của Tổng công ty. Căn cứ vào quy mô, sản lượng tiêu thụ, tiêu chuẩn xếp loại từng cửa hàng cơng ty bố trí lao động ít nhất từ 03 đến 10 người, trong đó có 01 cửa hàng trưởng và cơng nhân trực tiếp bán hàng,
Việc tổ chức bán hàng được bố trí theo ca, mỗi ca gồm 01 ca chính và 01 hoặc 02 ca phụ, thời gian giao ca là một ngày(24/24 h) do cửa hàng trưởng phân công. Cửa hàng trưởng là người chịu trách nhiệm trước Công ty về việc quản trị mọi hoạt động tại cửa hàng.
Nhiệm vụ của từng ca bán hàng được thực hiện theo đúng qui trình bán hàng cụ thể: Giao nhận ca, tổ chức bán hàng, nhập hàng, theo dõi và ghi chép sổ sách, hoá đơn bán hàng, sao kê hoá đơn chứng từ và thu nộp tiền hàng đầy đủ theo đúng quy định quản lý tại cửa hàng xăng dầu. Ngoài nhiệm vụ trên mỗi người lao động cịn phải thực hiện tốt cơng tác quản lý, phịng chống cháy nổ, vệ sinh cơng nghiệp, an toàn vệ sinh viên, thường xuyên trang bị bảo hộ lao động.
Tuy nhiên ở một số cửa hàng xa trung tâm việc bố trí lao động cịn thiếu(do qui chế về định biên lao động); mặt khác trình độ, năng lực quản trị của cửa hàng trưởng và nghiệp vụ bán hàng của nhân viên cịn hạn chế. Cơng tác kiểm tra chưa được thường xuyên và triệt để dẫn tới việc bố trí lao động theo ca chưa phù hợp, thời gian phục vụ bán hàng chưa đảm bảo, bố trí hàng hố chưa ngăn nắp, thái độ phục vụ thiếu chu đáo… Do đó đã ít nhiều ảnh hưởng tới sản lượng tiêu thụ và thu hút khách hàng.
Cơng ty có Đội xe có trách nhiệm vận chuyển xăng dầu, sản phẩm hóa dầu, vật tư từ kho đến các cửa hàng, các cơ sở đại lý và cơ sở bán buôn theo kế hoạch của Công ty hoặc theo nhu cầu đột xuất của các cửa hàng.
SƠ ĐỒ: MƠ HÌNH VẬN ĐỘNG HÀNG HĨA CƠNG TY CỔ XĂNG DẦU NAM ĐỊNH (QUY TRÌNH LƯU THƠNG)
CƠNG TY KHO Các cửa hàng Cơng ty Các cửa hàng Đại lý Người tiêu dùng Người tiêu dùng Lệnh xuất hàng Đội xe vận chuyển 2.3.5. Tổ chức dịch vụ sau bán hàng
Đối với các hàng hố, cơng ty thường tổ chức hoạt động dịch vụ sau bán hàng như: Đối với mỗi sản phẩm đều có kèm theo hướng dẫn sử dụng, nhân viên bán hàng trực tiếp giới thiệu và hướng dẫn cách thức sử dụng.Ngoài ra cịn có tổ chun vận chuyển sản phẩm tới nơi cho khách hàng.cơng ty cịn tổ chức nhiều buổi họp mặt, tri ân khách hàng như trong tháng 11/2012 Công ty Xăng dầu HÀ NAM NINH đã long trọng tổ chức buổi lễ gặp mặt tri ân khách hàng tại Khách sạn Bắc Hà - TT Quất Lâm - Tỉnh Nam Định
2.4. Chính sách tiêu thụ
Trong thời gian gần đây thị trường xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranh nhất là các đối thủ thuộc ngành thương mại. Để giữ vững thị phần cơng ty đã có nhiều giải pháp để thúc đẩy tiêu thụ như: Xây dựng mới một số cửa hàng, trang trí, trưng bày hợp lý; đầu tư thiết bị khá hiện đại; bán hàng có khuyến mãi các sản phẩm áo, mũ in biểu tượng của hãng; các đại lý bán buôn lớn được tăng tỷ lệ chiết khấu; các khách hàng thường xuyên và mua nhiều có thể cho chậm thanh tốn. Đối với hàng hoá là Gas hoá lỏng, bếp và phụ kiện bếp gas công ty tăng cường các hoạt động dịch vụ sau bán hàng như vận chuyển, lắp đặt, thay thế, bảo dưỡng, sửa chữa tại nhà. Các giải pháp này tuy chưa nhiều, khơng thường xun song đã góp phần khơng nhỏ đối với hoạt động tiêu thụ của công ty.
Hàng hố Cơng ty Xăng dầu tiêu thụ gồm; Xăng RON 95, RON 92, Dầu DO 0,05S, DO 0,25S, Gas lỏng… Giá một số nhiên liệu hiện nay đang bán trên thị trường:
Giá bán lẻ xăng dầu (Đơn vị: VNĐ)
Sản phẩm Vùng 1 Vùng 2
Xăng RON 95 23 650 24120
Xăng RON 92 23 150 23 610
DO 0,05S 21 550 21 980
2.5. Tổ chức lực lượng tiêu thụ xăng dầu
Tổng biên chế hiện nay của cơng ty có 99 lao động chính ,trong đó trình độ đại học là 23 người chiếm 23,23%, cao đẳng là có 10 chiếm 10,1%, trình độ trung cấp và sơ cấp có 66 chiếm 66,67%, lao động trực tiếp có 58 chiếm 73,5%, lao động gián tiếp có 21 chiếm 26,5% . Biên chế không do công ty lựa chọn quyết định mà thực hiện theo qui chế định biên, tức là Tổng công ty ấn định biên chế trên cơ sở sản lượng tiêu thụ của từng công ty. Về mặt lý thuyết qui chế này phù hợp với những khu vực kinh tế phát triển, dân cư đông và tập trung, giao thông thuận tiện, nhu cầu sử dụng xăng dầu lớn, trang thiết bị hiện đại.
Việc sắp xếp biên chế của các phòng nghiệp vụ cơ bản đảm bảo về số lượng và chất lượng. Các trưởng phịng đều có trình độ đại học, đảm đương gánh vác được công việc được giao
*Bảng 3: Số lượng CBCNV hiện có tại các phịng ban:
Phịng ban Tổng CBCNV hiện có Ban giám đốc 2 Phòng TCHC 8 Phòng TCKT 5 Phòng KHĐT 5 Phòng KDXD 11 Chi nhánh 3
Kho trung chuyển 21
Các CHXD 44
(Nguồn phòng Tổ chức hành chính của cơng ty)
Lực lượng nhân sự được bố trí khá phù hợp.Tại kho trung chuyển và phòng kinh doanh do khối lượng công việc nhiều, yêu cầu cơng việc cao nên được bố trí
nhiều người hơn.Tuy nhiên,tại mỗi cửa được bố trí từ 4-8 lao động.Trình độ năng lực của cửa hàng trưởng nói riêng, của lực lượng lao động tại các cửa hàng nói chung cịn hạn chế, đa phần có trình độ trung cấp. Việc sắp xếp như vậy chưa đảm bảo yêu cầu đặt ra của cơ chế mới, cơ chế thị trường do đó ảnh hưởng khá nhiều tới hoạt động tiêu thụ hàng hố chung của cơng ty.
2.6. Kết quả hoạt động tiêu thụ sản phẩm của cơng ty trong thời gian qua a. Phân tích kết quả kinh doanh chung của Công ty
BẢNG 4 : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh
ĐVT: Triệu đồng
CHỈ TIÊU Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
863000 1400000 1508000 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 68 157 1301 3. Doanh thu thuần về bán hàng và
CCDV
862932 1399843 1506699 4. Giá vốn hàng bán 790810 1282890 1399181 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV 12648 20550 21884 6. Doanh thu hoạt động tài chính 839 1680 1074 7. Chi phí tài chính 5
Trong đó: chi phí lãi vay
8. Chi phí bán hàng và quản lý doanh
nghiệp 10498 18360 18421 9. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1872 2942 2917 10. Thu nhập khác 247 337 429 11. Chi phí khác 163 226 293 12. Tổng lợi nhuận trước thuế 2378 4053 4554