CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC ĐẤU THẦU
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Dịch vụ Số 1Việt Nam
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty
Thơng tin chính:
Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt: Công ty TNHH Dịch vụ Số 1 Việt Nam Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài: Viet Nam Number 1 Services Company Limited
Tên viết tắt: Viet Nam Number 1 CO.LTD Ngày thành lập: 15/07/2016
Đăng ký kinh doanh số: 0107508653
Người đại diện theo pháp luật: Phạm Quang Tú Chức vụ: Giám đốc
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: Thương mại dịch vụ Vốn điều lệ: 9.000.000.000 VNĐ (Bằng chữ: Chín tỷ đồng)
Trụ sở chính: Khu độ thị Nam An Khánh, thơn An Thọ, xã An Khánh, huyện Hoài Đức, thành phố Hà Nội.
Cơng ty TNHH Dịch vụ Số 1 Việt Nam chính thức thành lập và đi vào hoạt động từ năm 2016, là một trong những đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực thương mại dịch vụ, mua sắm hàng hoá,....
Trong lĩnh vực mua sắm hàng hố, Cơng ty đã và đang được biết đến như một doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp trong việc sản xuất, cung cấp giải pháp, dịch vụ cơng nghệ, bán bn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm, bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thơng, bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp
31
- Bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khống, xây dựng; - Bán bn máy móc, thiết bị điện,
- Bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy dệt, may, da giày;
- Bán bn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phịng (trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi);
- Bán bn máy móc, thiết bị y tế;
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty
2.1.2.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức
32
2.1.2.2. Chức năng của bộ máy Cơng ty
• Chức năng của phịng kỹ thuật * Giám đốc:
- Chịu trách nhiệm cao nhất trong việc tổ chức, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty. Giám đốc thực hiện quyền hạn, nhiệm vụ của mình phù hợp với luật, với quy định của Điều lệ Công ty.
- Xây dựng kế hoạch, phương án kinh doanh hàng năm hoặc dự án đầu tư của Công. Phê duyệt kế hoạch, phương án hoạt động kinh doanh của các bộ phận trong Cơng ty do Phó giám đốc trình;
- Quản lý tồn bộ vốn, tài sản của Cơng ty, chịu trách nhiệm bảo tồn và phát triển vốn theo đúng thẩm quyền được quy định tại Điều lệ của Công ty và Quy chế này;
- Quyết định giá mua, giá bán các thiết bị, máy móc phục vụ thi cơng, quản lý... Quyết định các biện pháp tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, các biện pháp mở rộng sản xuất, kinh doanh... Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật đối với các cán bộ nhân viên dưới quyền.
- Ký kết các hợp đồng kinh tế theo luật định. Đại diện Công ty trong việc khởi kiện các vụ án có liên quan đến quyền lợi của cơng ty theo. Tổ chức, điều hành hoạt động kinh doanh để hoàn thành chỉ tiêu hàng năm về kinh tế, tài chính, quan hệ đối tác, quan hệ khách hàng... của Cơng ty theo kế hoạch;
* Phó giám đốc:
- Tham mưu cho giám đốc về chiến lược kinh doanh, thị trường hoạt động và tìm kiếm các kênh đầu tư hợp pháp;
- Giúp việc cho Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của công ty theo sự phân công của Giám đốc;
- Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động.
33
- Theo ủy quyền bằng văn bản của Giám đốc phù hợp với từng giai đoạn và phân cấp cơng việc.
Phịng kỹ thuật là bộ phận giữ vai trị xây dựng và duy trì các cấu trúc, máy móc, thiết bị, hệ thống và chương trình hoạt động của máy móc, thiết bị trong các doanh nghiệp. Bộ phận này trực tiếp điều hành những việc liên quan đến kỹ thuật, cơng nghệ và máy móc của doanh nghiệp nhằm đảm bảo các hoạt động có liên quan đến kỹ thuật công nghệ diễn ra thuận lợi, hiệu quả. Đồng thời, nhanh chóng sửa chữa, khắc phục các lỗi có liên quan đến cơng nghệ, máy móc, tiến hành bảo dưỡng theo quy định, đảm bảo hệ thống máy móc, thiết bị cơng nghệ làm việc sn sẻ, khơng để xảy ra tình trạng gián đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Trách nhiệm của phịng kỹ thuật chính là lập hồ sơ thiết kế, quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án xây dựng mới, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên cơ sở hạ tầng kỹ thuật và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của các sản phẩm mới của doanh nghiệp.
Chịu trách nhiệm thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật, đảm bảo yếu tố an tồn cùng các tính năng, cơng dụng của sản phẩm.
Phối hợp với các phòng ban khác trong việc chuẩn bị hồ sơ đấu thầu, tham gia đầu thầu.
Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án; xác định các loại phương tiện, máy móc, thiết bị thi cơng và các nguồn lực cần thiết khác cho việc thực hiện dự án và các kế hoạch sản xuất. Bên cạnh đó cịn xây dựng phương án phòng chống cháy nổ, an tồn lao động và vệ sinh mơi trường đối với các cơng trình, dự án của cơng ty.
Kiểm tra khối lượng, chất lượng, quy cách vật tư và xác định mức hao phí phù hợp với cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật được duyệt.
34
Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện dự án, kế hoạch sản xuất về mặt kỹ thuật, tiến độ, an tồn lao động, vệ sinh mơi trường cũng như các vấn đề về máy móc thiết bị sử dụng trong dự án và sản xuất sản phẩm.
Hướng dẫn các bộ phận, đơn vị liên quan lập hồ sơ nghiệm thu và quyết toán dự án, phối hợp bàn giao và nghiệm thu cơng trình.
• Phòng kế hoạch và phát triển dự án
- Phối hợp với đơn vị cấp trên làm việc với các bộ ngành liên quan, chủ đầu tư và các cơ quan liên quan xây dựng định mức, đơn giá, tổng dự tốn, dự tốn các cơng trình, giá ca máy các loại thiết bị mới.
- Cùng các đơn vị thi công giải quyết các phát sinh, điều chỉnh giá trong quá trình thực hiện hợp đồng với chủ đầu tư.
- Phối hợp với đơn vị cấp trên giải quyết các vướng mắc về định mức, đơn giá, cơ chế thanh toán và các chế độ.
- Tham gia phân tích đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Công ty.
- Đôn đốc các đơn vị thực hiện công tác thu hồi vốn, hỗ trợ đơn vị giải quyết vướng mắc với các đơn vị có liên quan trong thu hồi vốn.
- Phối hợp với Phịng Tài chính Kế tốn theo dõi cơng tác thanh toán, thu vốn của các đơn vị. Kiểm tra phiếu giá thanh toán của các hợp đồng do Cơng ty ký chuyển Phịng Tài chính Kế tốn.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan lập hồ sơ dự thầu, lập giá đấu thầu các cơng trình.
- Chủ trì soạn thảo và tham gia đàm phán để lãnh đạo Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế bao gồm: hợp đồng giao nhận thầu xây lắp, hợp đồng liên doanh, hợp đồng hợp tác đầu tư.
35
- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế theo quy chế quản lý hợp đồng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và các quy định của Nhà nước.
- Theo dõi việc thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký kết. Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình ký kết và triển khai các hợp đồng kinh tế của các đơn vị.
- Trên cơ sở giá đấu thầu, các chế độ hiện hành của Nhà nước, biện pháp tổ chức thi công thực tế xây dựng các định mức đơn giá nội bộ Cơng ty.
- Rà sốt, ban hành sửa đổi bổ sung các quy định, quy chế thuộc lĩnh vực kế hoạch – kinh doanh.
- Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt định mức, đơn giá áp dụng đối với những cơng trình do Cơng ty làm chủ đầu tư.
-Theo dõi những khối lượng phát sinh ngồi tổng dự tốn. Tham gia quyết toán các dự án đầu tư. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch giá thành và quản lý các thành phần chi phí của các đơn vị trên cơ sở kế hoạch giá thành.
- Báo cáo thực hiện kế hoạch. Báo cáo thực hiện các mục tiêu tiến độ cơng trình. Báo cáo thực hiện các kế hoạch về sản xuất kinh doanh, dở dang, thu hồi vốn,... Đánh giá phân tích tình hình thực hiện, những ngun nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch. Báo cáo thống kê, báo cáo tình hình thực hiện tháng, quý, năm về giá trị khối lượng.
- Hỗ trợ, giúp lãnh đạo Công ty tập hợp báo cáo, kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty cổ phần.
- Tham mưu giúp việc cho Giám đốc công ty về các lĩnh vực mua bán, cấp phát vật tư, quản lý vật tư, đầu tư thiết bị, quản lý thiết bị.
- Mua sắm vật tư phục vụ q trình sản xuất của cơng ty. Theo dõi giá cả kiểm tra cấp phát vật tư theo định mức cho các cơng trình. Quản lý theo dõi cấp phát, thu hồi vật tư luân chuyển theo quy chế công ty.
36
- Đơn đốc các đơn vị quyết tốn vật tư theo từng giai đoạn và khi kết thúc cơng trình. Tham mưu cho Giám đốc Cơng ty những biện pháp cần thiết để bảo quản và tiết kiệm vật tư.
- Quản lý thanh toán cấp phát xăng dầu hàng tháng cho xe con công tác. - Làm thủ tục thanh lý vật tư tồn kho hư hỏng trình Giám đốc duyệt.
• Phịng hành chính nhân sự
- Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp
Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí và phát triển nhân sự thơng qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự.
Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Đảm bảo các công tác hậu cần tại doanh nghiệp như: lễ tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục, quản lý điều động xe,… Đồng thời cịn đảm bảo cơng tác an ninh, an tồn lao động, phịng cháy, chữa cháy trong doanh nghiệp.
- Quản lý các cơng tác hành chính
Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch cơng tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc,…), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp.
Lên kế hoạch mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp. Phối hợp với phịng kế tốn thực việc kiểm kê và thanh lý tài sản.
Tiến hành các công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành tịa nhà văn phịng theo định kỳ. Sắp xếp, bố trí chỗ làm việc hợp lý cho từng phòng ban, bộ phận. Xây dựng các quy định và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc giữ gìn tài sản chung, sử dụng tiết kiệm điện, nước, điện thoại và giữ gìn vệ sinh trong văn phịng.
37
• Phịng kế tốn
- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chun mơn tài chính kế tốn theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán ….
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Cơng ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
- Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu.
- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý Chất lượng, Hệ thống Quản lý Môi trường và Hệ thống Quản lý Trách nhiệm Xã hội.
2.1.2.3. Giới thiệu về ban Đấu thầu của Công ty
Ban Đấu thầu của Công ty TNHH Dịch vụ Số 1 Việt Nam là ban chuyên môn, nghiệp vụ thuộc cơ cấu tổ chức của cơng ty, có chức năng tham mưu Giám Đốc thực hiện nhiệm vụ trên lĩnh vực công tác Đấu thầu; Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức và công tác của Ban Giám đốc; đồng thời chịu sự chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ của các Giám đốc chuyên môn theo từng lĩnh vực công tác phân cơng. Chủ động phối hợp với các phịng ban để đảm bảo thực hiện hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Ban Đấu thầu của Công ty gồm 01 người trưởng ban và 03 người chuyên viên đấu thầu. Trưởng ban phụ trách việc tìm kiếm thơng tin về các dự án đấu thầu và tổ chức, theo dõi, lên kế hoạch tham dự thầu. Gặp gỡ và lấy thông tin từ đối tác, từ các nhà thầu liên danh với công ty để lấy dữ liệu thực hiện HSDT. Các chuyên viên Đấu thầu kết hợp tài liệu của các bộ phận kỹ thuật, hành chính có liên quan tới HSDT để cùng với trưởng ban thực hiện cơng tác lập HSDT như: tìm kiếm, sắp xếp các dữ liệu, thực hiện các điều khoản đảm bảo dự thầu, bảo lãnh ngân
38
hàng, các thủ tục liên quan khác để tạo ra HSDT phù hợp, đáp ứng yêu cầu của HSMT.
2.1.3. Đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
2.1.3.1. Năng lực kỹ thuật và máy móc trang thiết bị
* Năng lực kỹ thuật của Công ty ❖ Danh sách các thiết bị thi cơng
Bảng 2.1: Máy móc thiết bị của Cơng ty
TT Loại máy thi công Nước SX
Cơng suất, đặc trưng kỹ thuật Tình trạng sử dụng
1 Máy khoan cầm tay Nhật tốt
2 Máy cắt sắt cầm tay Nhật tốt 3 Máy mài Đức tốt 4 Máy cắt tôn Đức 15kw tốt 5 Máy uốn sắt TQ 2,8kw tốt 6 Máy hàn 220V/1Fa ĐL tốt 7 Máy mài cắt 100 Nhật tốt
8 Máy phun sơn Mỹ tốt
9 Máy cắt Plasma Mexico tốt
10 Máy hàn tự động Ba Lan 1,8 KW tốt
11 Máy cắt con rùa Nhật tốt
12 Máy phay CNC Nhật tốt
13 Máy cán xà gồ (09 qui cách) Nhật tốt
14 Máy ghép thanh dầm hộp Nhật tốt
39
(Nguồn: Phịng kỹ thuật)
Dựa vào bảng máy móc thiết bị của cơng ty ta có thể rút ra những ưu, nhược điểm như sau:
• Ưu điểm:
Cơng ty có máy móc thiết bị sẵn có khá đa dạng, được sử dụng hiệu quả trong thi công, khả năng điều động, sử dụng linh hoạt, tối ưu cơng suất máy móc thiết bị của cơng ty nhờ có đội ngũ cán bộ và cơng nhân kỹ thuật có năng lực cao.
• Nhược điểm:
Do vấn đề tài chính nên cơng ty gặp nhiều khó khăn trong đầu tư mua sắm trang thiết bị máy móc mới. Điều này sẽ gây khó khăn cho cơng ty khi tham gia đấu thầu nếu quy mơ gói thầu địi hỏi hệ thống trang thiết bị máy móc chuyên dụng mới theo yêu cầu của chủ đầu tư.
2.1.3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây của Công ty
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần đây
Đơn vị tính: VNĐ
Số liệu tài chính cho 3 năm gần nhất
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Thông tin từ Bảng cân đối kế toán
Tổng tài sản 22.555.693.550 18.293.222.991 20.511.853.934 Tổng nợ 10.187.339.638 4.387.712.129 6.544.246.887 Giá trị tài sản ròng 12.368.353.912 13.905.510.862 13.967.607.047 Tài sản ngắn hạn 22.267.957.841 18.123.017.204 20.511.853.934 Nợ ngắn hạn 10.187.339.638 4.387.712.129 6.544.246.887 Vốn lưu động 12.080.618.203 13.735.305.075 13.967.607.047
Thông tin từ Báo cáo kết quả kinh doanh
40 Doanh thu bình quân hàng năm từ hoạt động sản xuất kinh doanh 14.265.104.121
Lợi nhuận trước
thuế 1.500.748.200 1.921.446.087 1.230.657.831