CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC ĐẤU THẦU
3.2.3. Nâng cao nguồn nhân lực
Để hoàn thiện tốt chất lượng HSDT Cơng ty cần nâng cao trình độ kiến thức về kinh tế, luật pháp của nhân viên tham gia đấu thầu qua các việc bồi dưỡng sau:
Thứ nhất, Công ty nên cơ cấu, phân chia và sắp xếp lại số lượng nhân viên
trong từng phịng ban. Cụ thể, Cơng ty nên tuyển thêm người vào Ban đấu thầu để thực hiện công việc về đấu thầu, loại bỏ những người ở các phịng ban khơng quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Thứ hai, tổ chức các buổi nói chuyện, thảo luận,.…. mời những nhân viên
có kinh nghiệm nhất. Đặc biệt, sau mỗi lần tham gia đấu thầu Công ty cần tổ chức buổi đúc kết kinh nghiệm. Đối với những gói thầu mà Cơng ty trượt thầu, thì cần phân tích tìm ra nguyên nhân để khắc phục trong tương lai. Tìm ra những lý do hay ưu thế của nhà thầu đã thắng để học tập. Đối với những gói thầu thắng thầu Cơng ty cũng cần tìm hiều tại sao lại thẳng thầu để khai thác thể mạnh đó ở những gói thầu tương tự và đồng thời khi đánh giá xem đã tối ưu chưa (ví dụ: mặc dù thắng thầu nhưng giá dự thầu lại quá chênh lệch so với giá mời thầu mà đáng lẽ cơng ty có thể đưa ra ra giá dự thầu cao hơn hay tối ưu hơn. Qua đó nâng cao năng lực và kinh nghiệm của nhân viên tham gia đấu thầu qua việc tham khảo về các quy định mới ban hành cũng như các trang chính thống của Đấu thầu.
Thứ ba, Công ty nên đề xuất nhân viên làm về hồ sơ thầu tham gia các lớp
bồi dưỡng về đấu thầu các cơ quan Nhà nước và tạo điều kiện cho họ về thời gian, chi phí học tập.
Thứ tư, đối với những nhân viên tham gia dự thầu, cụ thể là nhân viên lắp
đặt tủ lưu trữ di động thì Cơng ty phải thường xun tổ chức các cuộc kiểm tra nhanh để kịp thời phát hiện cũng như nâng cao, đào tạo cho những cá nhân năng
69
lực cịn chưa đạt u cầu. Từ đó, Cơng ty có thể phân chia cơng việc một cách hợp lý và có chế độ đãi ngộ một cách công bằng.
Thứ năm, Công ty cần nâng cao quy trình và chất lượng tuyển dụng nhân
viên vào làm việc, để tránh tình trạng thiếu hụt nhân sự hoặc khơng tuyển được chất lượng nhân viên như mong muốn.
Thứ sáu, Cơng ty cần khuyến khích nhân viên đi thi các chứng chỉ chuyên
ngành đặc biệt là các nhân sự tham gia thực hiện dự án đấu thầu để dễ dàng đáp ứng các yêu cầu khắt khe trong HSMT và tăng tính cạnh tranh cho Cơng ty.
Thứ bảy, Cơng ty cần có chính sách khen thưởng, đãi ngộ với từng cá nhân
đã đóng góp tốt. Thường xun tổ chức các chương trình tập thể để khuyến khích tinh thần cũng như giữ chân được những nhân viên xuất sắc với nhiều kinh nghiệm.
3.2.4. Duy trì và mở rộng thị trường
* Hướng duy trì thị trường cũ:
Cơng ty cần phải sử dụng rất nhiều các biện pháp để tạo sự hài lịng nhất cho khách hàng quen thuộc. Đó là biện pháp nâng cao chất lượng, đa dạng hoá mẫu mã, kiểu dáng,… đặc biệt là các dịch vụ sau khi bán hàng phải thật chu đáo. Đây là cả một q trình mà Cơng ty phải khơng ngừng nỗ lực để tạo ra thế mạnh cho mình.
* Hướng phát triển thị trường mới:
Tìm đến những khách hàng mới và thuyết phục họ dùng sản phẩm, dịch vụ của Cơng ty mình. Phát triển thị trường mới giúp cho Cơng ty tiến xa hơn so với vị trí hiện tại. Đó là cách thức Cơng ty đưa ra hàng hố hiện có của mình vào các thị trường mới để tăng lượng hàng hố tiêu thụ. Đó là cơng việc nhiều rủi ro, bởi lẽ thị trường mới này có thể chưa có sản phẩm đó hoặc đã có nhiều đối thủ chủ nhà, có thể các doanh nghiệp rất mạnh đã chiếm lĩnh thị trường đó. Việc thuyết phục khách hàng từ bỏ nguồn cung ứng cũ để thử và sử dụng sản phẩm của Cơng ty mình là vơ vàn khó khăn. Để thực hiện được cơng việc này địi hỏi Cơng ty phải
70
có đầy đủ thơng tin chính xác về phân đoạn thị trường mới này, phân tích cụ thể và đưa ra các biện pháp phù hợp để thu hút khách hàng. Xây dựng một đường lối nhạy bén và thực tế, xác định một ưu thế cạnh tranh mới sẽ giúp cho Công ty mở rộng được thị trường.
3.2.5. Tổ chức bộ máy Đấu thầu của Công ty cho phù hợp với yêu cầu của thị trường
* Nguyên tắc tổ chức bộ máy đấu thầu của Công ty - Nguyên tắc tập chung chun mơn hố
Yêu cầu của chủ đầu tư, sự nghiêm ngặt của các nhà tư vấn đánh giá HSDT và đặt biệt là các yêu cầu về chất lượng, hiệu quả của việc xây dựng HSDT có sức cạnh tranh lớn trong điều kiện đấu thầu rộng rãi địi hỏi cơng ty phải có một tổ chức đấu thầu tập trung, thống nhất và chun mơn hố. Phịng kế hoạch và triển khai dự án hiện nay vẫn còn kiêm nghiệm nhiều công việc như nghiên cứu thị trường, marketting,... nên thời gian tới đây phải phân công công việc rõ ràng, phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa phòng ban để thường xuyên trao đổi, phân tích, tổng hợp thơng tin liên quan đến gói thầu. Phạm vi tìm hiểu bao gồm: tìm hiểu về các cơng trình mới, tìm hiểu về giá cả, trên cơ sở điều chỉnh chi phí kịp thời, tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh.
Để có nguồn thơng tin đầy đủ và chính xác nhà thầu cần tích cực tìm hiểu thơng tin về gói thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng.
- Nguyên tắc đảm bảo bí mật
Đấu thầu là một cuộc cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp. Để chiến thắng trong cạnh tranh, các doanh nghiệp khơng chỉ tìm hiểu đối thủ , quyết định tham gia đấu thầu gói nào, mà điều vơ cùng quan trọng là phải giữ bí mật của HSDT cho từ khi bắt đầu chuẩn bị hồ sơ cho đến khi có quyết định thắng thầu. Việc lựa chọn nhân sự cũng như sắp xếp công việc cho từng chuyên gia phải xuất phát từ nguyên tắc này. Cụ thể:
71
+ Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được ban lãnh đạo cao nhất của Công ty quyết định cùng với một đến hai chuyên gia tin cậy nhất được kiểm tra.
+ Việc quyết định giá bỏ thầu chỉ được quyết định sát với thời điểm nộp HSDT cho chủ đầu tư.
+ Các chuyên gia của tổ chức đấu thầu phải được lựa chọn kỹ, là những người gắn bó, trung thành với sự tồn tại và phát triển của Công ty.
- Nguyên tắc luân phiên giữa chuyên gia đấu thầu và chuyên gia điều hành dự án khi thắng thầu.
* Yêu cầu đối với chuyên gia trong tổ chức đấu thầu của Công ty
- Số kỹ sư, chuyên gia mới ra trường tuy được đào tạo chính quy nhưng lại chưa có thực tiễn, đồng thời việc tiếp thu thực tiễn của nhà trường đào tạo chưa theo kịp diễn biến thực tế của quá trình cạnh tranh gay gắt trên thị trường, do đó cần tiếp tục được đào tạo lại.
- Năng động, chính xác phù hợp với thị trường
Quá trình đấu thầu như một cỗ máy hồn chỉnh chạy hết cơng suất, vừa phải bảo đảm chính xác nhưng đồng thời vừa phải rất linh hoạt, tuỳ theo mục tiêu của Công ty và tuỳ thuộc vào quá trình cạnh tranh. Vì vậy các chuyên gia được lựa chọn phải đảm bảo yêu cầu này.
- Chuyên sâu một công việc và hiểu biết về nhiều lĩnh vực trong hoạt động đấu thầu, triển khai dự án.
Hoạt động đấu thầu là một dây chuyền, các nội dung của hồ sơ đấu thầu có liên quan mật thiết với nhau, đồng thời từng nội dung có những u cầu chun sâu riêng. Do đó việc bố trí các chuyên gia phải đáp ứng yêu cầu chuyên sâu một lĩnh vực và biết nhiều lĩnh vực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc.
72