Để phục vụ cho nhu cầu quản lý NVL trỏnh nhầm lẫn, thiếu sút cụng ty cần lập hệ thống danh điểm NVL và ghi vào sổ danh điểm vật tư theo dừi cho từng thứ, nhúm, loại NVL một cỏch chặt chẽ, giỳp cho cụng tỏc hạch toỏn và quản lý được thực hiện dễ dàng. Nhất là trong điều kiện hiện nay, cụng ty đang ứng dụng tin học vào kế toỏn thỡ việc lập hệ thống danh điểm NVL càng cần thiết vỡ nú sẽ giỳp cho việc quản lý NVL trờn mỏy tớnh được dễ dàng hơn.
Việc lập hệ thống danh điểm NVL phải đảm bảo tớnh thống nhất và cú sự kết hợp chặt chẽ giữa cỏc bộ phận phũng ban trong toàn cụng ty. Sổ danh điểm NVL lập ra phải tiện cho hạch toỏn và quản lý, đảm bảo cú thể sử dụng lõu dài. Khi sổ danh điểm NVL được lập, kế toỏn vật tư cú thể theo dừi NVL trờn mỏy vi tớnh, tạo được sự thống nhất giữa kế toỏn vật tư và thủ kho trong việc theo dừi, phản ỏnh từng loại NVL.
* Nguyờn tắc xõy dựng hệ thống danh điểm NVL:
Lập theo vần A,B,C…của tờn vật liệu. Nghĩa là dựa vào ký hiệu tài khoản cấp 2, tờn vật liệu và việc phõn loại NVL theo cỏc cấp độ từ loại, nhúm, thứ để lập danh điểm. Mỗi khi theo dừi một loại vật liệu nào đú thỡ đưa ra được mó của nú gồm: Tờn tài khoản cấp hai, mó nhúm, mó vật liệu và tờn kho.
Vớ dụ: Xõy dựng một số danh điểm NVL (Biểu số 21)
TT Tờn vật liệu Loại vật liệu Mó nhúm Mó vật liệu Tờn kho Danh điểm NVL 1 Atropinsulfat VL chớnh A 1 Kho 1 1521- A -1- k1 2 Benzakolium VL chớnh B 1 Kho 1 1521- B -1- k1 3 Bột mỡ VL phụ B1 1 Kho 3 1522-B1-1- k3 4 Bột phacmocat 606 VL phụ B1 2 Kho 3 1522-B1-2- k3 5 Hũm Apixilin VL phụ H1 1 Kho 2 1522-H1-1-k2 6 Hũm Amoxilin VL phụ H1 2 Kho 2 1522-H1-2-k2
* Mó nhúm: Chữ cỏi đầu tiờn của tờn vật liệu và kho trong nhúm đú cú một số nhúm nhỏ khỏc thỡ chi tiết thờm. Vớ dụ: Trong nhúm B cú một nhúm nhỏ là Bột thỡ ký hiệu là B1. Trong nhúm H cú hai nhúm nhỏ là Hũm và Hộp thỡ ký hiệu là H1 và H2.
Sau khi lập hệ thống danh điểm NVL, cụng ty cú thể mở Sổ danh điểm NVL
(Biểu số 22) theo kho hoặc theo nhúm.
CễNG TY CPDP HN SỔ DANH ĐIỂM NGUYấN VẬT LIỆU
Kí HIỆU Nhúm Danh điểm NVL A 1521-A-1-K1 Atropinsulfat g A 1521-A-2-K1 Ampixilin g 400.000 B 1521-B-1-K1 Benzakolium g B1 1522-B1-1-K3 Bột mỡ Kg .......... .................... H1 1522-H1-1-K2 Hũm Ampixilin Cỏi .......... C 1521-C-1-K1 Codeinbazo Kg ....... ................
Biểu số22: Sổ danh điểm nguyờn vật liệu 4.2.Về hệ thống sổ sỏch kế toỏn
- Thứ nhất: Hiện nay cụng ty chưa sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc được phõn loại vào chứng từ ghi sổ, sau đú căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toỏn phải tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Vỡ vậy cụng ty nờn mở và ghi chộp sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để thực hiện đầy đủ theo chế độ kế toỏn quy định và đảm bảo tớnh hợp lý hơn trong cỏch ghi chộp. Kế toỏn cần phải sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu sau: (Biểu số 23)
Cụng ty Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CPDPHN Thỏng (năm, quý)
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày thỏng Số hiệu Ngày thỏng
1 2 1 1 2 3
Cộng thỏng Cộng luỹ kế từ đầu quý
Ngày thỏng năm
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tờn) (Ký,họ tờn) (Ký tờn, đúng dấu)
Biểu số 23 : Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian (Nhật ký). Sổ này vừa dựng để đăng ký cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cõn đối số phỏt sinh.
* Phương phỏp ghi chộp sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: Cột 1: Ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ
Cột 2: Ghi ngày thỏng lập chứng từ ghi sổ Cột3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ
Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối thỏng, cuối năm kế toỏn cộng tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số liệu đối chiếu với Bảng cõn đối số phỏt sinh.
- Thứ hai: trong hệ thống sổ chi tiết, kế toỏn vật tư khụng lập Sổ chi tiết NVL mà
lại lập thẻ kho. Theo qui định thỡ thẻ kho là do phũng kế toỏn lập và ghi cỏc chỉ tiờu: tờn, nhón hiệu, quy cỏch, đơn vị tớnh, mó số vật tư sau đú phải giao cho thủ kho để ghi chộp hàng ngày. Việc kế toỏn ghi thẻ kho là khụng đỳng với qui định
cũng như khụng tạo sự phự hợp và thống nhất trong qui trỡnh ghi sổ. Do vậy, cụng ty nờn sử dụng sổ chi tiết NVL (Biểu số 24) trong quỏ trỡnh hạch toỏn chi tiết. Sổ này theo dừi NVL theo từng kho và theo từng loại NVL về cả mặt số lượng và giỏ trị.
4.3. Áp dụng phương phỏp giỏ hạch toỏn trong tớnh giỏ NVL
Với đặc điểm tỡnh hỡnh SXKD và đặc điểm NVL của cụng ty như hiện nay cụng ty nờn đổi phương phỏp tớnh giỏ NVL xuất kho từ phương phỏp bỡnh quõn gia quyền sang phương phỏp hệ số giỏ. Nghĩa là kế toỏn vật tư sẽ sử dụng giỏ hạch toỏn để tớnh giỏ NVL. Giỏ hạch toỏn cú thể lấy theo giỏ kế hoạch hoặc giỏ cuối kỳ trước đó được quy định thống nhất tại Sổ danh điểm NVL (Giỏ hạch toỏn khụng cú giỏ trị giao dịch với bờn ngoài, chỉ sử dụng hạch toỏn nội bộ).
Việc nhập, xuất kho NVL hàng ngày được phản ỏnh theo giỏ hạch toỏn. Cuối kỳ kế toỏn vật tư phải tiến hành điều chỉnh theo giỏ thực tế để ghi sổ kế toỏn tổng hợp. Việc tớnh giỏ thực tế NVL xuất kho trong kỳ được thực hiện như sau:
+ Xỏc định hệ số giỏ (H) giữa giỏ thực tế và giỏ hạch toỏn của NVL luõn chuyển trong kỳ:
Giỏ thực tế NVL Giỏ thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ H =
Giỏ hạch toỏn NVL Giỏ hạch toỏn NVL tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ + Tớnh trị giỏ của NVL xuất trong kỳ:
Trị giỏ thực tế của = Trị giỏ hạch toỏn của x Hệ số NVL xuất trong kỳ NVL xuất trong kỳ giỏ
Vớ dụ: Đối với Ampixilin (Thẻ kho- Biểu số 7) ta tớnh như sau:
246.211.500 +369.608 x 1000 615.680.000
H = = = 0,962
600 x 400.000 + 1000 x 400.000 640.000.000 Vậy trị giỏ thực tế Ampixilin xuất kho là:
0,962 x ( 1100 x 400.000 ) = 423.280.000
Nếu ỏp dụng phương phỏp hệ số giỏ thỡ Sổ chi tiết NVL cũ (Biểu số 24) được lập lại như sau: (Biểu số 25).
Phương phỏp hệ số giỏ giỳp cho việc hạch toỏn được tiến hành thuận lợi hơn, cụng tỏc tớnh giỏ nhanh chúng và khụng bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL,
CễNG TY SỔ CHI TIẾT NVL
CPDP HN Thỏng 3 năm 2004
Danh điểm vật tư: 1521-A-2-K1 Tờn kho: Kho 1(Vật liệu chớnh) Tờn vật tư: Ampixilin Giỏ kế hoạch: 400 (Giỏ hạch toỏn).
Đơn vị tớnh: gam Đơn vị tớnh: 1.000 đồng. N - T Số hiệu
chứng từ
Diễn giải Đơn giỏ Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT Tồn đầu thỏng 3/04 410,12 600 246.072 17/3 3/3 Mua của Aurobin 369,608 1.000 369.608 1.600 615.680 17/3 10/3 Bỏn cho XN DPTW1 384,8 500 192.400 1.100 423.280 30/3 26/3 Bỏn cho XN DPTW1 384,8 600 230.880 500 192.400 Cộng 1.000 369.608 1.100 423.280 Tồn cuối thỏng 3/04 500 192.400
Biểu số 24: Sổ chi tiết NVL
CPDP HN Thỏng 3 năm 2004
Danh điểm vật tư: 1521-A-2-K1 Tờn kho: Kho 1(Vật liệu chớnh) Tờn vật tư: Ampixilin Giỏ kế hoạch: 400 (Giỏ hạch toỏn).
Đơn vị tớnh: gam Đơn vị tớnh: 1000 đồng. Số hiệu
chứng từ
Diễn giải Đơn
giỏ thực tế Nhập Xuất Tồn N X SL HT TT SL HT TT SL HT TT Tồn đầu thỏng 3/04 410,12 600 240.000 246.072 3/3 Mua của Aurobin 369,608 1.000 400.000 369.608 1.600 640.000 615.680 10/3 Bỏn cho XN DPTW1 500 200.000 192.400 1.100 440.000 423.280 26/3 Bỏn cho XN DPTW1 600 240.000 230.880 500 200.000 192.400 Cộng 1.000 400.000 369.608 1.100 440.000 423.280 Tồn cuối thỏng 3/04 500 200.000 192.400
toỏn tổng hợp. Hơn nữa, với đội ngũ kế toỏn cú trỡnh độ chuyờn mụn khỏ cao như ở cụng ty thỡ việc tớnh giỏ thực tế NVL theo phương phỏp hệ số giỏ sẽ khụng gặp khú khăn gỡ.
4.4.Về hạch toỏn tổng hợp NVL
Thứ nhất, về tài khoản 152 “ Nguyờn liệu, vật liệu”
Cụng ty chỉ sử dụng TK 152 “ Nguyờn liệu, vật liệu” để hạch toỏn tổng hợp chung cho tất cả NVL của cụng ty và TK này khụng được chi tiết thành cỏc tiểu khoản. Như vậy, ta chỉ cú thể biết là tổng NVL được nhập, xuất trong kỳ thụi chứ khụng thể biết được loại NVL vào được nhập, xuất cũng như nú được nhập, xuất từ kho nào. Điều này gõy khú khăn cho cụng tỏc kế toỏn cũng như quản lý. Do đú, cụng ty nờn mở chi tiết cho TK 152 để tạo thuõn lợi hơn trong cụng tỏc kiểm tra và đối chiếu. Theo hướng phõn loại NVL theo tỏc dụng cũng như theo cỏch chia kho để quản lý vật tư, TK 152 cú thể được chi tiết thành:
- TK 152.1: Vật liệu chớnh
- TK 152.2: Vật liệu phụ
- TK 152.3: Nhiờn liệu
- TK 152.4: Vật tư kỹ thuật
Cỏc tài khoản này cú thể được chi tiết hoỏ theo đặc điểm của nhúm vật tư hay cú thể chi tiết cho từng loại vật tư. Với việc chi tiết hoỏ TK 152 cụng ty cú thể theo dừi được giỏ trị vật liệu chớnh ,vật liệu phụ…được hạch toỏn như thế nào và giỏ trị nhập, xuất của chỳng được rừ ràng hơn.
Thứ hai, về hạch toỏn NVL khi kiểm kờ
Hiện nay tại cụng ty việc NVL thừa, thiếu qua kiểm kờ đều được phản ỏnh thụng qua TK 138.8. Việc xem TK 138.8 là một TK điều chỉnh số NVL thừa, thiếu là khụng đỳng với nội dung TK cũng như nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, và cú thể dẫn tới việc TK 138.8 dư bờn cú. Trong hệ thống TK theo qui định thỡ TK 138.1 được lập để theo dừi khụng chỉ Tài sản cố định thiếu khi kiểm kờ mà cũn bao gồm cả NVL. Vỡ vậy, cụng ty nờn sử dụng TK 138.1 để phản ỏnh số NVL thiếu khi kiểm kờ - để sử dụng đỳng tài khoản cũng như đỳng với qui định của chuẩn mực kế toỏn. Khi kiểm kờ thấy NVL thiếu thỡ định khoản:
Nợ TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý Cú TK 152: Giỏ trị vật liệu thiếu Sau đú dựa vào biờn bản xử lý kiểm kờ ta phản ỏnh:
Nợ TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý
Cũn đối với NVL thừa phỏt hiện trong kiểm kờ được xỏc định là của doanh nghiệp, kế toỏn phải hạch toỏn vào TK 711 “Thu nhập khỏc”( vỡ đõy là một khoản thu nhập bất thường ) như sau:
Nợ TK 152: Giỏ trị NVL thừa khi kiểm kờ Cú TK711: Thu nhập khỏc
Thứ ba, về việc hạch toỏn NVL xuất kho cho sản xuất
Ở cụng ty, khi xuất kho NVL kế toỏn chỉ phản ỏnh giỏ trị NVL xuất vào Bảng kờ xuất NVL cho cỏc phõn xưởng, sau đú cuối thỏng dựa vào bỏo cỏo từ kế toỏn phõn xưởng gửi sang mà biết giỏ trị NVL thực sự sử dụng trong thỏng, lỳc đú kế toỏn mới định khoản. Cũn NVL thực tế xuất, xuất thừa thỡ chỉ theo dừi trờn sổ sỏch, chỉ số NVL thực sử dụng mới định khoản vào TK621,627…Cỏch hạch toỏn như vậy khụng đỳng với phương phỏp KKTX mà cụng ty đăng ký trong Bảng thuyết minh Bỏo cỏo tài chớnh, cũng khụng phải là phương phỏp KKĐK vỡ kế toỏn khụng sử dụng cỏc TK611,631. Vậy cụng ty nờn thống nhất hạch toỏn tổng hợp NVL theo đỳng phương phỏp KKTX.
Vớ dụ : Ngày 11/3 xuất NVL chớnh cho phõn xưởng trị giỏ 153.328.297 cho phõn
xưởng viờn thỡ định khoản ngay là: Nợ TK 621: 153.328.297
Cú TK 152: 153.328.297
Cuối kỳ, khi phõn xưởng bỏo cỏo về số NVL chưa sử dụng (xuất thừa) là 259.593.602 thỡ phản ỏnh:
Nợ TK 152: 259.593.602
Cú TK 154: 259.593.602
4.5. Về hạch toỏn phế liệu thu hồi
Sau khi sản xuất cỏc phõn xưởng thường cú phế liệu thu hồi. Nhưng hiện nay cụng ty khụng hạch toỏn nghiệp vụ phế liệu thu hồi từ sản xuất. Điều đú sẽ gõy lóng phớ và khụng phản ỏnh đỳng giỏ trị của hàng tồn kho của doanh nghiệp.Theo em, cuối thỏng kế toỏn tiến hành nhập kho phế liệu thu hồi vào kho để quản lý riờng và tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 152: chi tiết theo từng vật liệu
Nợ TK 111 Cú TK 711
4.6. Về lập dự phũng giảm giỏ NVL
Cụng ty nờn tiến hành lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho núi chung và cho NVL núi riờng. Việc lập dự phũng sẽ giỳp cho cụng ty cú được khoản để bự đắp khi NVL bị giảm giỏ. Việc lập dự phũng được thực hiện như sau:
Số dự phũng cần lập dựa trờn số lượng của mỗi loại HTK theo kiểm kờ và thực tế diễn biến giỏ trong năm cú sự kết hợp với dự bỏo giỏ sẽ diễn biến trong niờn độ tiếp theo.
Mức dự phũng cần phải Số lượng hàng Mức chờnh lệch
giảm
lập cho niờn độ (n+1) = tồn kho mỗi loại x giỏ của mỗi loại
Cuối niờn độ kế toỏn nếu cú những chứng cứ chắc chắn về giỏ trị thực tế của vật liệu tồn kho thấp hơn giỏ thị trường, kế toỏn lập dự phũng giảm giỏ vật liệu: Nợ TK 632
Cú TK 159: Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Trường hợp khoản dự phũng giảm giỏ vật liệu phải lập cuối kỳ kế toỏn năm nay lớn hơn khoản dự phũng giảm giỏ vật liệu đó lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trước thỡ số chờnh lệch lớn hơn được lập thờm, kế toỏn ghi:
Nợ TK 632 Cú TK 159
Trường hợp khoản dự phũng giảm giỏ vật liệu phải lập cuối kỳ kế toỏn năm nay nhỏ hơn khoản dự phũng giảm giỏ vật liệu đó lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trước thỡ số chờnh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toỏn ghi:
Nợ TK 159 Cú TK 632
Trường hợp khoản dự phũng giảm giỏ vật liệu phải lập cuối kỳ kế toỏn năm nay khụng thay đổi so với khoản dự phũng giảm giỏ vật liệu đó lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trước thỡ khụng cần ghi sổ.
Vớ dụ: Lập dự phũng cho NVL tồn kho cuối năm 2003 (Biểu số 26)
Căn cứ vào mức trớch dự phũng cần lập cho NVL, kế toỏn ghi: Nợ TK 632 :150.628.270
Đơn vị tớnh: Đồng TT Tờn vật tư Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ ghi sổ Đơn giỏ thị trường Chờnh lệch Mức dự phũng A B C 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4x1 .... .............. Ampixilin g 500 410.300 410.000 -300 150.000 Dexametazon g 2.511,2 23.000 22.175 -825 2.071.740 Tetraxilin g 1.000 190.400 190.000 -400 400.000 Axid Benzoic g 300 41 42 1 0 ... ......... Cộng 150.628.270
Biểu số 26: Bảng trớch lập dự phũng giảm giỏ NVL
Cuối năm 2004 và trong cỏc năm sau nữa, kế toỏn sẽ căn cứ vào số dự phũng cần phải lập cho năm sau để cú sự điều chỉnh mức dự phũng và hạch toỏn dự phũng giảm giỏ NVL cho phự hợp với qui định của Nhà nước.
4.7. Về cụng tỏc phõn tớch tỡnh hỡnh quản lý, sử dụng NVL
Hiện nay cụng ty chưa tiến hành phõn tớch tỡnh hỡnh quản lý, sử dụng NVL. Việc phõn tớch này là rất quan trọng đối với cụng tỏc quản lý, sử dụng NVL vậy cụng ty nờn tiến hành phõn tớch, việc phõn tớch tiến hành trờn cỏc mặt sau: