Thứ nhất, về tài khoản 152 “ Nguyờn liệu, vật liệu”
Cụng ty chỉ sử dụng TK 152 “ Nguyờn liệu, vật liệu” để hạch toỏn tổng hợp chung cho tất cả NVL của cụng ty và TK này khụng được chi tiết thành cỏc tiểu khoản. Như vậy, ta chỉ cú thể biết là tổng NVL được nhập, xuất trong kỳ thụi chứ khụng thể biết được loại NVL vào được nhập, xuất cũng như nú được nhập, xuất từ kho nào. Điều này gõy khú khăn cho cụng tỏc kế toỏn cũng như quản lý. Do đú, cụng ty nờn mở chi tiết cho TK 152 để tạo thuõn lợi hơn trong cụng tỏc kiểm tra và đối chiếu. Theo hướng phõn loại NVL theo tỏc dụng cũng như theo cỏch chia kho để quản lý vật tư, TK 152 cú thể được chi tiết thành:
- TK 152.1: Vật liệu chớnh
- TK 152.2: Vật liệu phụ
- TK 152.3: Nhiờn liệu
- TK 152.4: Vật tư kỹ thuật
Cỏc tài khoản này cú thể được chi tiết hoỏ theo đặc điểm của nhúm vật tư hay cú thể chi tiết cho từng loại vật tư. Với việc chi tiết hoỏ TK 152 cụng ty cú thể theo dừi được giỏ trị vật liệu chớnh ,vật liệu phụ…được hạch toỏn như thế nào và giỏ trị nhập, xuất của chỳng được rừ ràng hơn.
Thứ hai, về hạch toỏn NVL khi kiểm kờ
Hiện nay tại cụng ty việc NVL thừa, thiếu qua kiểm kờ đều được phản ỏnh thụng qua TK 138.8. Việc xem TK 138.8 là một TK điều chỉnh số NVL thừa, thiếu là khụng đỳng với nội dung TK cũng như nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, và cú thể dẫn tới việc TK 138.8 dư bờn cú. Trong hệ thống TK theo qui định thỡ TK 138.1 được lập để theo dừi khụng chỉ Tài sản cố định thiếu khi kiểm kờ mà cũn bao gồm cả NVL. Vỡ vậy, cụng ty nờn sử dụng TK 138.1 để phản ỏnh số NVL thiếu khi kiểm kờ - để sử dụng đỳng tài khoản cũng như đỳng với qui định của chuẩn mực kế toỏn. Khi kiểm kờ thấy NVL thiếu thỡ định khoản:
Nợ TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý Cú TK 152: Giỏ trị vật liệu thiếu Sau đú dựa vào biờn bản xử lý kiểm kờ ta phản ỏnh:
Nợ TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý
Cũn đối với NVL thừa phỏt hiện trong kiểm kờ được xỏc định là của doanh nghiệp, kế toỏn phải hạch toỏn vào TK 711 “Thu nhập khỏc”( vỡ đõy là một khoản thu nhập bất thường ) như sau:
Nợ TK 152: Giỏ trị NVL thừa khi kiểm kờ Cú TK711: Thu nhập khỏc
Thứ ba, về việc hạch toỏn NVL xuất kho cho sản xuất
Ở cụng ty, khi xuất kho NVL kế toỏn chỉ phản ỏnh giỏ trị NVL xuất vào Bảng kờ xuất NVL cho cỏc phõn xưởng, sau đú cuối thỏng dựa vào bỏo cỏo từ kế toỏn phõn xưởng gửi sang mà biết giỏ trị NVL thực sự sử dụng trong thỏng, lỳc đú kế toỏn mới định khoản. Cũn NVL thực tế xuất, xuất thừa thỡ chỉ theo dừi trờn sổ sỏch, chỉ số NVL thực sử dụng mới định khoản vào TK621,627…Cỏch hạch toỏn như vậy khụng đỳng với phương phỏp KKTX mà cụng ty đăng ký trong Bảng thuyết minh Bỏo cỏo tài chớnh, cũng khụng phải là phương phỏp KKĐK vỡ kế toỏn khụng sử dụng cỏc TK611,631. Vậy cụng ty nờn thống nhất hạch toỏn tổng hợp NVL theo đỳng phương phỏp KKTX.
Vớ dụ : Ngày 11/3 xuất NVL chớnh cho phõn xưởng trị giỏ 153.328.297 cho phõn
xưởng viờn thỡ định khoản ngay là: Nợ TK 621: 153.328.297
Cú TK 152: 153.328.297
Cuối kỳ, khi phõn xưởng bỏo cỏo về số NVL chưa sử dụng (xuất thừa) là 259.593.602 thỡ phản ỏnh:
Nợ TK 152: 259.593.602
Cú TK 154: 259.593.602