CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
2.1. Khái quát về Hợp tác xã Minh Tiến
2.1.5. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Hợp tác xã Minh Tiến
Cơ cấu tổ chức
Dù doanh nghiệp là mơ hình nào, quy mơ lớn hay nhỏ thì cũng đều phải có cơ cấu tổ chức cụ thể, thể hiện được chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban, giúp cho các bộ phận làm việc được hiệu quả, thông suốt.
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Hợp tác xã Minh Tiến
Nguồn: Ban kiểm soát
Phịng kế tốn
Ban kiểm sốt Ban Giám đốc
Phịng kinh doanh Hội đồng quản trị
Bộ phận sản xuất Bộ phận kho
26
Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban * Hội đồng quản trị :
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của HTX, quyết định thành lập HTX con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
- Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể HTX, yêu cầu phá sản HTX.
- Chuẩn bị và trình Đại hội thành viên sửa đổi, bổ sung điều lệ, báo cáo kết quả hoạt động, phương án sản xuất kinh doanh và phương án phân phối thu nhập của HTX, báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị.
- Tổ chức thực hiện nghị quyết của Đại hội thành viên và đánh giá kết quả hoạt động của HTX.
- Chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước Đại hội thành viên và trước pháp luật.
* Ban Giám đốc
- TGĐ là người điều hành mọi hoạt động
- Chịu trách nhiệm trong việc đưa ra các quyết định về hoạt động kinh doanh của HTX
- Xây dựng, quản lý cơ cấu tổ chức HTX.
- Thực hiện nghị quyết của Đại hội thành viên, nghị quyết của Hội đồng quản trị.
- Thực hiện quyền hạn và nghĩa vụ khác được quy định tại điều lệ, quy chế của HTX.
* Ban kiểm soát
- Ban kiểm soát, kiểm soát viên độc lập sẽ kiểm tra và giám sát hoạt động của
HTX theo quy định của pháp luật và điều lệ.
- Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên do Đại hội thành viên bầu trực tiếp trong
số thành viên, đại diện HTX thành viên theo thể thức bỏ phiếu kín. Thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định của Luật và điều lệ.
* Phịng kế tốn
- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chun mơn tài chính kế tốn theo đúng quy định của Nhà nước về những chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán...
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của HTX dưới mọi hình thái
27
- Tham mưu cho TGĐ về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
- Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu.
- Ghi chép, tính tốn, phản ánh số hiện có, tình hình ln chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của HTX.
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi
tài chính, thu, nộp, thanh tốn, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, quy định của HTX.
- Phổ biến chính sách chế độ quản lý tài chính của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cơng tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế tốn hiện hành.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho TGĐ.
* Phòng kinh doanh
Nhân viên xuất nhập khẩu
- Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào với nguồn hàng ổn định, giá cả
hợp lý
- Chốt đơn hàng và ký hợp đồng cho HTX.
- Giám sát, cập nhật thông tin, trạng thái đơn hàng.
- Xử lý chứng từ, hợp đồng thương mại, kiểm tra các điều khoản,... - Liên lạc, đàm phán với đối tác nước ngồi.
- Làm thủ tục hải quan, thơng quan cho hàng hóa.
Nhân viên kinh doanh
- Nghiên cứu thị trường và tiếp cận khách hàng.
- Định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh, nhập khẩu các mặt hàng của HTX.
- Tổ chức kinh doanh, tính tốn giá bán đề xuất, danh sách sản phẩm và lập hợp đồng.
28
* Bộ phận sản xuất
- Chịu trách nhiệm chính trong q trình sản xuất, đảm bảo hàng hóa phải đáp ứng đủ các tiêu chí của khách hàng, khơng xảy ra các lỗi như giấy bị nhăn, thủng...
- Đảm bảo dây chuyền được vận hành trơn tru.
- Đứng ra xử lý các tình huống phát sinh liên quan đến máy móc như hỏng hóc, bảo dưỡng định kỳ...
* Bộ phận kho
- Quản lý số lượng hàng hóa trong kho
- Chịu trách nhiệm giao nhận hàng đúng loại, đủ số lượng với đối tác, đảm bảo các biện pháp bảo quản hàng hóa trong quá trình vận chuyển
- Sắp xếp, phân loại hàng hóa gọn gàng hợp lý. - Lập phiếu xuất, nhập hàng hóa.
- Đưa ra kế hoạch xuất hàng cho hợp lý, sắp xếp thời gian để các đơn hàng không chồng chéo lên nhau.
Bảng 2.2. Quy mô nhân sự của Hợp tác xã Minh Tiến giai đoạn 2019-2021
Đơn vị: Người
Nhân viên, phòng ban Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Ban Giám đốc 1 1 1
Ban kiểm soát 2 2 2
Phòng kinh doanh 3 4 4 Phịng kế tốn 3 3 3 Bộ phận sản xuất 14 14 16 Bộ phận kho 2 2 2 Tổng nhân sự 25 26 28 Nguồn: Phịng kế tốn
Tuy số lượng cơng nhân viên của HTX không quá nhiều song sự phân bổ trong công việc khá hợp lý.
Dù bất kỳ là doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì việc có được đội ngũ cơng nhân viên tận tụy và trung thành là hết sức cần thiết. Tại HTX Minh Tiến, TGĐ luôn
29
quan tâm đến đời sống của công nhân viên. Đội ngũ công nhân đa số đều là những người đi làm ăn xa, gặp nhiều khó khăn về điều kiện sống, thậm chí là về cả ngơn ngữ nên TGĐ hỗ trợ họ rất nhiều. Đầu tiên là giúp họ có việc làm ổn định, được hỗ trợ ăn theo ca, được đóng bảo hiểm đầy đủ và một số trường hợp cịn được bố trí phịng nghỉ tại HTX. Mỗi dịp tết, mọi người đều có được những khoản thưởng tuy giá trị khơng phải q cao nhưng là tấm lịng của TGĐ để cảm ơn tới mọi người. Nhờ đó mà HTX có được đội ngũ cơng nhân viên tận tụy, trung thành, có những người đã theo HTX từ những ngày mới thành lập. Có được đội ngũ nhân viên như vậy sẽ giúp HTX có năng lực sản xuất cao, khơng tốn thời gian để đào tạo nhân lực mới gây ảnh hưởng tới năng suất.