CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
2.2. Tình hình nhập khẩu hàng hóa tại Hợp tác xã Minh Tiến giai đoạn
2.2.5. Quy trình nhập khẩu của Hợp tác xã Minh Tiến
Nghiên cứu thị trường
Đây là bước đầu tiên giúp HTX Minh Tiến có thể thu hẹp được phạm vi đối tượng cần tìm. Trước hết phải tìm hiểu được đâu là nước có lượng tiêu thụ dồi dào, khi lượng tiêu thụ dồi dào sẽ dẫn đến lượng giấy phế sẽ nhiều từ đó giá cả sẽ trở nên rẻ hơn. Sau khi đã xác định được một quốc gia sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường của nước đó để xác định giấy phế của họ thành phần chính là giấy bìa hay giấy vụn,... cũng như giá cả.
Về trang thiết bị máy móc HTX cũng phải tìm hiểu xem đâu là nước dẫn đầu về ngành kỹ thuật như Trung Quốc, Nhật Bản, Mỹ... Sau đó cũng tiền hành nghiên cứu thị trường để xem các nước sử dụng như thế nào để phát huy tối đa công dụng, giá thành, lượng tiêu thụ, độ bền,..
Lập phương án kinh doanh
Sau khi tìm được đối tác, nhân viên phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập kế hoạch kinh doanh cụ thể.
Dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng để tình tốn lượng hàng hóa cần nhập khẩu, thống kê chính xác hàng hóa cịn tồn trong kho để tránh tình trạng thừa hàng dẫn đến tốn diện tích kho.
Tính tốn, ước lượng mức độ tiêu thụ nguyên liệu đầu vào để lên kế hoạch nhập khẩu hàng hóa cho hợp lý. Hạn chế tình trạng khơng đủ nguyên liệu đầu vào để sản xuất gây chậm tiến độ sản xuất, chậm tiến độ giao hàng cho khách.
Đàm phán và ký kết hợp đồng
Sau khi đã lên phương án kỹ lưỡng, HTX sẽ liên hệ với đối tác để đàm phán và ký kết hợp đồng.
Lúc này sẽ cần đến sự khéo léo trong đàm phán của nhân viên thu mua để làm sao đạt được thỏa thuận với mức giá thấp nhất mà vẫn đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Cần chú ý kỹ về các điều khoản về giá, bảo hiểm, cam kết về chất lượng, số lượng, ngày giao hàng, giải quyết khiếu nại (nếu có)...
Sau khi đã đạt thỏa thuận, hai bên sẽ ký kết hợp đồng và hoàn toàn trên sự tự nguyện.
Vận chuyển hàng hóa
Do hàng hóa của HTX là giấy phế có trọng lượng rất lớn, cồng kềnh và quãng đường vận chuyển cũng rất dài nên sẽ được vận chuyển bằng đường biển. Chỉ khi
43
nhập khẩu các linh kiện máy móc khơng q cồng kềnh từ Trung Quốc thì sẽ vận chuyển bằng đường bộ.
HTX sẽ nhận được vận đơn (Bill Lading), chi tiết đóng gói (Packing list),... Sau đó sẽ tiến hành lập bộ chứng từ và làm tờ khai Hải quan.
Phối hợp chặt chẽ với người bán để cập nhật tình hình về q trình vận chuyển hàng hóa để đảm bảo tiến độ đúng theo kế hoạch.
Mở LC
Khi sử dụng phương thức thanh toán LC, nhân viên của HTX sẽ phải mở LC thanh toán cho nhà cung cấp. HTX Minh Tiến thường lựa chọn Ngân hàng phát triển nông thôn (Agribank) và sẽ cần các giấy tờ để hoàn thiện thủ tục như :
- Đơn đề nghị mở LC - Ký quỹ mở LC
- Bản sao hợp đồng ngoại thương - Giấy phép nhập khẩu
Mua bảo hiểm hàng hóa
Tùy thuộc vào điều kiện giao hàng mà hai bên thỏa thuận trong quá trình đàm phán để biết được HTX Minh Tiến hay nhà xuất khẩu sẽ là người chịu phí mua bảo hiểm. Với các đối tác từ thị trường khác nhau thì sẽ áp dụng những điều kiện khác nhau. Với Mỹ và Nhật Bản do áp dụng điều kiện CIF nên nhà xuất khẩu sẽ là bên mua bảo hiểm hàng hóa. Hay với điều kiện EXW áp dụng với các đối tác từ Trung Quốc thì HTX Minh Tiến sẽ là bên chi trả phí bảo hiểm nhưng đổi lại sẽ có sự chủ động trong việc lựa chọn hãng vận tải.
Thủ tục Hải quan
Do tình hình nhân sự của Hợp tác xã Minh Tiến khơng đủ, khối lượng công việc hiện tại là khá nhiều nên thủ tục Hải quan sẽ do Công ty TNHH tiếp vận CHL thực hiện.
Hồ sơ sẽ bao gồm : Vận đơn (Bill of Lading), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Hợp đồng mua bán (Sale Contract), Chi tiết đóng gói (Packing List), Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of Origin), Chứng nhận số lượng và chất lượng (Certificate of Quantity and Quality),... Giấy tờ, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ phụ thuộc vào kết quả phân luồng hàng hóa.
44