Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu ngun container

Sơ đồ 2.1 : Bộ máy quản lý nhân sự của Công ty Xuất nhập khẩu Vnlogs

2.4. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu ngun container

đường biển tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Vnlogs

2.4.1. Thành tựu

Cơng ty đã thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên Container bằng đường biển theo đúng yêu cầu của Nhà nước nói chung và quy định của Tổng Cục Hải Quan nói riêng. Cơng ty đã xây dựng được một quy trình hợp lý, đầy đủ và việc hướng dẫn thực hiện chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu. Các khâu trong quy trình đã được phân chia rõ ràng, hợp lý, có tính khoa học và hiệu quả cao. Gói dịch vụ Cơng ty thực hiện bao gồm tất cả các khâu trong hoạt động xuất nhập khẩu đáp ứng nhu cầu khác nhau của khách hàng.

Đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt hút nhờ đó mà các khâu trong quy trình nghiệp vụ ln được phối hợp nhịp nhàng và nhanh chóng từ đó tạo được hình ảnh tốt đẹp và uy tín với nhiều khách hàng, các đại lý vận chuyển trong nước, các đối tác vận chuyển ở nước ngoài và các cơ quan quản lý Nhà nước. Nhờ đó mà Cơng ty đã khơng ngừng phát huy những điểm mạnh, khắc phục những thiếu sót để ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ, duy trì nguồn khách hàng lớn ổn định hiện tại tạo tiền đề mở rộng ra các khách hàng mới.

2.4.2. Hạn chế

Việc chưa nắm rõ các Thơng tư, Nghị định, chính sách nhập khẩu khi có sự thay đổi mới là điều khơng thể tránh khỏi. Bên cạnh đó trong q trình kiểm tra bộ chứng từ nhân viên vẫn cịn sai sót. Khi chứng từ sai sót nhân viên chứng từ phải mất thêm

45

thời gian để chỉnh sửa cũng như liên hệ với khách hàng để giải quyết. Điều đó làm trễ thời gian trong dự định, nếu kéo dài sẽ tốn chi phí rất lớn để lưu kho tại cảng.

Nghiệp vụ chun mơn của nhân viên cịn hạn chế, đội ngũ nhân viên còn non trẻ trong nghề, kiến thức chủ yếu vẫn là từ sách vở chưa được cọ sát với công việc thực tế nhiều dẫn đến khi có sai sót phát sinh nhân viên xử lý rất chậm gây mất nhiều thời gian.

Thời gian làm việc với hãng tàu và thời gian thực hiện thủ tục Hải quan mất nhiều thời gian chờ đợi, hiệu quả cơng việc khơng cao.

Chi phí làm hàng, chi phí bồi dưỡng, cơ chế tính lương thưởng chưa rõ ràng cụ thể. Ngồi ra chi phí phát sinh do nhân viên sai sót trong kiểm tra chứng từ, khai báo hải quan, ... gây tốn kém, đơi khi hợp đồng khơng có lợi nhuận hoặc lợi nhuận thấp.

Để thuyết phục được thành cơng khách hàng kí hợp đồng địi hỏi nhân viên Cơng ty phải có sự chuẩn bị về nhiều mặt: Hiểu biết đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ của Công ty cả bên trong và bên ngoài; hiểu khách hàng và những nhu cầu, mong muốn của họ. Tuy nhiên hạn chế của Công ty chủ yếu đến từ việc nhân viên chưa hiểu rõ khách hàng của mình và thiếu kinh nghiệm trong khi đàm phán.

2.4.3. Nguyên nhân

Nguyên nhân đầu tiên có thể kể đến đó là số lượng nhân viên của Vnlogs được đào tạo đúng chuyên ngành tại bậc đại học là không nhiều. Hiện nay, trong đội ngũ nhân viên, ngồi phịng ban kế tốn-tài chính ra thì các phịng còn lại phải đến 70- 80% số nhân viên làm việc không đúng ngành được đào tạo. Xuất phát điểm của họ chủ yếu là từ sinh viên ngành ngơn ngữ và chuyển sang lĩnh vực này, thậm chí cịn có nhiều nhân viên xuất phát điểm từ các ngành học về kĩ thuật, xây dựng, ... Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc hạn chế trong chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân sự. Ngồi ra, do là một thành viên cịn khá mới trong lĩnh vựa này nên đội ngũ nhân viên vẫn còn khá trẻ và thiếu nhiều kinh nghiệm dẫn đến trong q trình làm việc cịn nhiều sai sót dẫn đến quy trình thực hiện hợp đồng mất nhiều thời gian và tốn nhiều chi phí ngồi hợp đồng.

Thứ hai, Do quy mô công ty bé dẫn đến số lượng nhân viên cịn hạn chế nên tình trạng một nhân viên chứng từ hay một nhân viên giao nhận phải thực hiện nhiều hợp đồng khác nhau với nhiều mặt hàng gây nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra cũng

46

như khai báo hải quan. Thêm vào đó, q trình khai báo hải quan có thể nhập sai những số có trong chứng từ như số Invoice, số B/L, … dẫn đến khi làm thủ tục phải mất 1 ngày để làm lại và chỉnh sửa.

Nguyên nhân thứ ba có thể kế đến là quy trình làm thủ tục và giao dịch ở Việt Nam cịn rườm rà, nhiều thủ tục khơng đồng bộ dẫn đến chậm chạp, gây mất thời gian. Đặc biệt vào những giai đoạn thị trường đầy biến động như hiện nay các cửa khẩu ln trong tình trạng tắc nghẽn thì vấn đề giải qút thủ tục hành chính càng bị đình trệ và chiếm nhiều thời gian nhất của nhân viên giao nhận.

Thứ tư, đầu tiên vì là thành viên mới cịn non trẻ trong ngành dẫn đến chưa biết cách tính tốn chi phí cho hợp lý, chưa có quy định thưởng phạt rõ ràng dẫn khi có sai sót Cơng ty sẽ ln phải chịu những hậu quả. Nhưng đôi khi cũng chậm trễ do nguyên nhân khách quan là thời tiết hay nguyên nhân chủ quan là sai sót chứng từ, dẫn đến kế hoạch bị trì hoãn, phát sinh thêm chi phí chậm trễ như chi phí lưu container, lưu bãi, … mà công ty phải chịu.

Cuối cùng, do Cơng ty có quy mơ nhỏ và mới, nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm trong xử lý tình huống, giải quyết nhu cầu và mong muốn của khách hàng không kịp thời dẫn đến trong lúc đàm phán, kí kết hợp đồng tạo cảm giác khơng an tồn cho khách hàng, làm gián đoạn tới quá trình đàm phán, tình trạng này thường xuyên xảy ra khi Công ty đàm phán hợp đồng với khách hàng mới. Đối tác trung thành vẫn hiểu được phần nào và tin tưởng nhưng đối với những khách hàng mới thường sẽ bị mất niềm tin. Ngoài ra các kênh tiếp cận của khách hàng là không nhiều, Công ty mới chỉ tập trung chủ yếu vào các kênh truyền thông chủ yếu, thông qua mối quan hệ quen biết.

47

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN

HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU VNLOGS

3.1. Cơ hội và thách thức của Công ty trong hoạt động nhập khẩu

3.1.1. Cơ hội

Việc hàng loạt các FTA đã và đang sắp có hiệu lực được kỳ vọng sẽ giúp mở rộng thị trường nhập khẩu cho ngành nhập khẩu trong thời gian tới. Cụ thể, FTA giữa Việt Nam - Liên minh kinh tế Á Âu là cơ hội rất lớn để Công ty mở rộng nguồn nhập khẩu từ những thị trường này. Hiện tại, Việt Nam là một thị trường lớn và đông dân, bởi vậy mà nhu cầu tiêu dùng trong nước thường cao hơn so với khả năng cung ứng, nhập khẩu vào thị trường trong nước mới chỉ chiếm tỷ trọng khiêm tốn so với mức tiêu thụ hàng năm. Đây chính là cơ hội để Cơng ty tăng nhập khẩu và tận dụng những lợi thế có được từ Hiệp định, như thuế suất giảm về 0%.

Trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, làm đứt gãy thương mại quốc tế, hoạt động nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam giữ được mức tăng trưởng dương là một thành công đáng tự hào của nền kinh tế nước ta. Trong quá trình hồi phục nền kinh tế mạnh mẽ sau dịch Covid-19, các nền kinh tế tồn cầu nói chung hay Việt Nam nói riêng sẽ là động lực cho Công ty trong thời gian tới. Nhu cầu về nguyên liệu đầu vào để phục hồi sản xuất hay nhu cầu tiêu dùng của người dân sẽ tăng lên nhanh chóng sau q trình dịch bệnh kéo dài khiến hoạt động sản xuất, tiêu dùng bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Theo số liệu thống kê của Tổng cục thống kê Việt Nam, kim ngạch nhập khẩu của Việt Nam trong 3T/2022 đạt 97,64 tỷ USD tăng 15,93% so với cùng kì năm 2020, tương ứng 12,04 tỷ USD đã cho thấy ngành nhập khẩu đang chuyển mình mạnh mẽ và có xu hướng tăng trong những tháng tiếp theo. Trong đó một số mặt hàng Việt Nam nhập khẩu chủ yếu vẫn là các loại mặt hàng cơng nghệ, u cầu trình độ chun mơn cao. Cụ thể trong 3 tháng đầu năm 2022 Việt Nam nhập khẩu chủ yếu các mặt hàng như: Máy vi tính, sản phẩm điện tử & linh kiện đạt 21,72 tỷ USD chiếm 22,24% tổng trị giá nhập khẩu, tiếp theo là Máy móc, thiết bị, dụng cụ & phụ tùng đạt 10,53 tỷ USD chiếm 10,78% tổng trị giá nhập khẩu, Điện thoại các loại và linh kiện đạt 5,54 tỷ USD.

48

Bảng 3.1: Một số thị trường nhập khẩu chính của Việt Nam trong 3T/2022

Đơn vị: tỷ USD TT 3T/2021 3T/ 2022 So 3T/2021 (%) Trung Quốc 24,34 27,43 12,33 Hàn Quốc 12,64 16,77 32,67 Đài Loan 4,99 6,07 21,64 Nhật Bản 5,2 5,82 11,92 Hoa Kỳ 3,72 3,44 -7,5 Thái Lan 3,16 3,24 2,53

Nguồn: Tổng cục thống kê Việt Nam

Từ bảng số liệu trên ta có thể thấy 3 tháng đầu năm 2022, kim ngạch nhập khẩu từ hầu hết các thị trường cung ứng chủ lực đều tăng rất mạnh so với cùng kỳ năm 2021, Trung Quốc tăng 12,33%; Hàn Quốc tăng 32,67%; Đài Loan tăng 21,64%... Ngược lại, kim ngạch nhập khẩu từ số ít thị trường giảm như Hoa Kỳ giảm 7,5%. Từ đó ta có thể thấy các doanh nghiệp đang có xu hướng chuyển thị trường nhập khẩu dần sang Trung Quốc, Hàn Quốc do Trung Quốc, Hàn Quốc có lượng cung hàng hóa lớn, đáp ứng được nhu cầu lớn từ thị trường. Ngoài ra Trung Quốc, Hàn Quốc có vị trí rất gần với Việt Nam từ đó giúp doanh nghiệp giảm dược đáng kể chi phí dịch vụ Logistics giúp giá sản phẩm giảm xuống tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Từ số liệu trên ta có thể thấy xu hướng chuyển dịch thị trường, Công ty cần cân nhắc, nắm bắt cơ hội đón đầu thị trường từ đó đề ra kế hoạch, chiến lược cụ thể để thu hút khách hàng.

3.1.2. Thách thức

Bên cạnh những cơ hội, thì Cơng ty cũng gặp phải khơng ít những thách thức đó là xu hướng bảo hộ thương mại và hàng rào phi thuế quan ngày càng gia tăng. Nhằm bảo vệ cho thị trường nội địa, Việt Nam ngày càng có xu hướng bảo hộ thương mại và áp đặt nhiều hàng rào phi th́ quan đối với những hàng hóa nước ngồi. Chính những hàng rào này đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến Công ty trong việc nhập khẩu hàng hóa dẫn đến chi phí nhập khẩu tăng cao, chậm trễ trong việc nhập hàng.

Quy tắc xuất xứ luôn là vấn đề then chốt, quan trọng của bất kỳ một Hiệp định hay một Thỏa thuận Thương mại tự do nào. Để được hưởng mức ưu đãi thuế quan từ các hiệp định thương mại tự do thì hàng hóa bắt buộc phải đáp ứng đúng với các quy tắc xuất xứ được thiết kế riêng cho FTA đó. Chỉ khi áp dụng đúng, chính xác quy tắc xuất xứ ưu đãi thì Cơng ty mới có được giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa đúng với

49

loại hàng hóa để được hưởng thuế quan ưu đãi khi nhập khẩu từ các nước thành viên trong FTA hay CPTPP.

Ngồi ra, những khó khăn về thu mua nguyên liệu để phục hồi sản xuất sau dịch bệnh sẽ diễn ra gay gắt do số lượng nhà máy sản xuất và chế biến ngày càng tăng trong khi nguồn nguyên liệu trong nước không đủ cung cấp. Điều này chắc chắn sẽ dẫn tới việc cạnh tranh trong thu mua nguyên liệu giữa các doanh nghiệp, cơ sở chế biến từ đó gián tiếp làm đẩy giá thành của nguyên vật liệu lên cao. Bên cạnh đó với việc hàng loạt những lệnh cấm xuất khẩu trong cuộc chiến giữa Nga và Ukraina như Malaysia cấm xuất khẩu thịt gà và dầu cọ, Ấn Độ cấm xuất khẩu lúa mì,... mơ hình chung đã làm đẩy giá thành hàng hóa lên cao và khiến Cơng ty rất khó khăn trong việc tìm các thị trường nhập khẩu thay thế.

3.2. Đánh giá khả năng cạnh tranh của Công ty

Theo số liệu từ Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam (VLA) cho thấy, hiện cả nước có khoảng 3.000 doanh nghiệp tham gia cung cấp các loại hình dịch vụ logistics. Tình hình cạnh tranh trong mơi trường dịch vụ Logistics vô cùng khắc nghiệt:

- Thị trường ngành dịch vụ giao nhận ngày càng nhiều các doanh nghiệp tham gia đã tạo ra áp lực cạnh tranh không nhỏ cho Công Ty Xuất Nhập Khẩu Vnlogs. Nguy cơ mất khách hàng, mất nhân viên có trình độ là điều khó tránh khỏi, gây khó khăn trong việc mở rộng quy mô của công ty.

- Ngoài những đối thủ cạnh tranh hiện tại, cơng ty Vnlogs cịn đối mặt với những đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn, đó là những Doanh nghiệp mới thành lập và sẽ thành lập. Với số vốn đầu tư lớn và dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, thì những Doanh nghiệp này chính là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Công ty trong tương lai. Hơn nữa sau khi Việt Nam gia nhập WTO, các biện pháp bảo hộ của Chính Phủ cho Doanh nghiệp Logistic buộc bị chấm dứt. Vì vậy, các cơng ty cung cấp dịch vụ Logistic hàng đầu thế giới sẽ nhảy vào với vốn 100% nước ngoài, điều này là mối đe dọa cho các Doanh nghiệp Logistic trong nước. Và đặc biệt là đối với các Doanh nghiệp có vốn vừa và nhỏ sẽ gặp khó khăn trong vấn đề cạnh tranh.

Theo tâm lý chung của khách hàng có nhu cầu xuất nhập khẩu, các khách hàng, tổ chức là các doanh nghiệp sản xuất thương mại lớn, sẽ tìm đến các cơng ty Logistics có quy mơ tên tuổi để đảm bảo hàng hóa doanh nghiệp xuất nhập khẩu một cách đảm bảo. Cũng chính vì vậy các khách hàng là những doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ tìm đến các cơng ty Logistics có quy mơ nhỏ, để giảm chi phí nhanh chóng và tiện lợi. Đây cũng chính là nguyên nhân chính của việc một cơng ty Logistics sẽ có những khách hàng thân thiết lâu năm, những đối tác chiến lược bền vững. Theo đó khách hàng cũ

50

rời bỏ dịch vụ của cơng ty thường rất hiếm xảy ra. Bên cạnh đó lý do để giữ chân khách hàng chính là sự thấu hiểu rõ mặt hàng, sản phẩm mà khách hàng xuất nhập khẩu đã từng giao dịch, bởi lẽ nếu khách hàng đổi công ty cung cấp dịch vụ họ sẽ gặp khó khăn ban đầu trong vấn đề liên quan đến sự hiểu rõ sản phẩm giao dịch, dẫn tới tình trạng tốn thời gian, tốn chi phí và dễ xảy ra sai sót.

Vì vậy để tăng khả năng cạnh tranh của mình cơng ty Xuất Nhập Khẩu Vnlogs ln làm hài lịng các khách hàng của mình, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới để mở rộng thị trường. Cơng ty đã có những chính sách thu hút khách hàng như đa dạng hóa và nâng cao chất lượng dịch vụ, tuyển dụng nhân viên có trình độ và sức trẻ để sẵn sàng giải quyết mọi khó khăn vướng mắc trong cơng việc. Ngồi ra cơng ty cịn áp dụng biểu giá dịch vụ phải chăng nhưng chất lượng dịch vụ vẫn không đổi.

3.3. Giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển đối với Công ty XNK Vnlogs container bằng đường biển đối với Công ty XNK Vnlogs

3.3.1. Giải pháp nâng cao nghiệp vụ, trình độ cho nhân viên

Trong kinh doanh lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu và quan trọng mà mỗi Công ty ln quan tâm, làm sao để tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận. Và vấn đề con người là yếu tố quan trọng nhất, là tiền đề để tạo lên sự thành công. Một Công ty muốn phát triển chỉ khi có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt và đội ngũ nhân viên có trình độ chun mơn cao. Bởi vậy, để có đội ngũ nhân viên tốt thì Cơng ty phải có kế hoạch đào tạo nâng cao nghiệp vụ, trình độ của nhân viên ngay từ đầu.