Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên

Sơ đồ 2.1 : Bộ máy quản lý nhân sự của Công ty Xuất nhập khẩu Vnlogs

3.3. Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên

container bằng đường biển đối với Công ty XNK Vnlogs

3.3.1. Giải pháp nâng cao nghiệp vụ, trình độ cho nhân viên

Trong kinh doanh lợi nhuận luôn là mục tiêu hàng đầu và quan trọng mà mỗi Công ty ln quan tâm, làm sao để tối thiểu hóa chi phí, tối đa hóa lợi nhuận. Và vấn đề con người là yếu tố quan trọng nhất, là tiền đề để tạo lên sự thành công. Một Công ty muốn phát triển chỉ khi có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt và đội ngũ nhân viên có trình độ chun mơn cao. Bởi vậy, để có đội ngũ nhân viên tốt thì Cơng ty phải có kế hoạch đào tạo nâng cao nghiệp vụ, trình độ của nhân viên ngay từ đầu.

Trước tiên, trong công tác tuyển dụng, Cơng ty cần có quy trình tuyển nhân viên chặt chẽ ngay từ đầu, tập trung chú trọng vào những ứng viên có kỹ năng nghiệp vụ đúng với ngành, hạn chế tối đa việc tuyển ứng viên làm trái ngành gây mất thời gian đào tạo lại nghiệp vụ từ đầu. Cần nắm rõ và bao quát điểm mạnh cũng như điểm yếu của từng nhân viên để phân loại phòng ban sao cho hợp lý, song song với đó lên kế hoạch đào tạo cụ thể cho nhân viên. Tạo điều kiện cho những nhân viên mới tham gia những khóa đào tạo ngắn ngày. Đặc biệt chú trọng đào đạo kỹ chun mơn nghiệp vụ cho phịng chứng từ và khai báo hải quan bởi phòng này là đặc biệt quan trọng yêu cầu chun mơn và tính tỉ mỉ trong quy trình.

Thứ hai, Cơng ty nên thường xuyên tổ chức những buổi thảo luận, khuyến khích nhân viên chia sẻ những kinh nghiệm cho nhau từ đó phát hiện điểm được và chưa được trong q trình làm việc qua đó khắc phục những điểm chưa được. Ngồi ra thơng qua những buổi thảo luận cập nhật, phổ biến những thông tư quy định mới của Chính phủ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.

Đồng thời Công ty cũng cần xây dựng một cơ chế tính lương, sao cho hợp lý, đảm bảo tính cơng bằng, minh bạch tránh gây mất đồn kết nội bộ Công ty. Đồng

51

thời Công ty cũng nên có quy chế thưởng phạt rõ ràng để khích lệ những nhân viên xuất sắc cũng như để răn đe những nhân viên không tốt. Chú trọng đến sức khỏe, cảm xúc của nhân viên từ đó tạo ra một môi trường làm việc năng động, thoải mái, đạt hiệu quả cao.

3.3.2. Giải pháp hoàn thiện quá trình kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ

Trong quy trình nhập khẩu thì chứng từ hàng hóa và vấn đề khai báo hải quan là vấn đề quan trọng và tốn thời gian nhất. Do đó tính chính xác của chứng từ là rất quan trọng qút định việc lơ hàng có về theo đúng kế hoạch như dự kiến hay không. Bởi vậy nếu giai đoạn này tốt và thực hiện theo đúng kế hoạch thì sẽ giảm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí. Để giảm thiểu tối đa những sai sót thì địi hỏi nhân viên chứng từ phải tỉ mỉ ngay từ đầu và Cơng ty phải có kế hoạch cụ thể.

Đầu tiên, về mặt kiểm tra chứng từ, nhân viên chứng từ cần phải liên kết chặt chẽ với nhân viên giao nhận, đảm bảo bộ chứng từ được bàn giao phải đầy đủ, tránh tình trạng thiếu chứng từ, mất chứng từ. Tiếp đến, khi tiến hành kiểm tra chứng từ, nhân viên chứng từ cần kiểm tra tỉ mỉ ngay từ đầu, đối chiếu những loại chứng từ xem đã khớp với nhau chưa, bộ chứng từ đã hợp pháp chưa. Chuẩn bị hồ sơ từng hợp đồng, không chuẩn bị một lúc nhiều hồ sơ tránh nhầm lẫn. Ngoài ra cần chú ý số lượng chứng từ và loại chứng từ cho từng loại mặt hàng là khác nhau. Nhân viên chứng từ phải căn cứ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước đã quy định để chuẩn bị, tránh tình trạng thiếu chứng từ khi nhập khẩu những lơ hàng đặc biệt có yêu cầu khắt khe hơn những mặt hàng thông dụng.

3.3.3. Giải pháp giảm chi phí

Chi phí luôn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty. Một hợp đồng muốn mang lại lợi nhuận cao chỉ khi Cơng ty tối thiểu được chi phí và vạch ra được kế hoạch thực hiện cụ thể. Nguyên nhân chính dẫn đến lợi nhuận thấp mặc dù doanh thu cao là do chi phí đội lên q cao dẫn đến Cơng ty tăng trưởng chậm, thiếu vốn mở rộng quy mô.

Để giảm được chi phí trước hết ngay trong các khâu trong quy trình nhập khẩu nhân viên các phịng ban phải phối hợp với nhau, hạn chế tối đa những chi phí do sai sót trong các khâu, làm việc chặt chẽ với khách hàng, tư vấn rõ ràng chi tiết cho khách hàng để khách hàng cung cấp một cách chi tiết nhất về thông tin của lô hàng. Đặc biệt chú trọng đến thơng tin về hàng hóa tránh nhầm lẫn khi áp mã HS dẫn đến sai thuế suất gây tốn rất nhiều chi phí bị phạt khi cơ quan Hải quan kiểm tra.

Ngoài ra từ khi bắt đầu đàm phán hợp đồng nhân viên phòng khách hàng cần phải làm việc cụ thể với khách để tính tốn chi phí hợp lý, dự báo rủi ro trước căn cứ vào sự biến động của thị trường mà báo giá khách cho phù hợp tránh khi báo giá xong

52

khi tiến hành hợp đồng bị độn chi phí gây tốn chi phí và mất uy tín của Cơng ty. Tính tốn kỹ lượng chi phí và khối lượng cơng việc để đảm bảo lợi nhuận cho Công ty. Sau các kỳ báo cáo, nếu thấy chi phí tăng cao cần tìm hiểu ngun nhân vấn đề để có hướng xử lý và giải quyết. Nếu chi phí giảm do sự nỗ lực của nhân viên thì cần khún khích và khen thưởng xứng đáng.

3.3.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng.

Để có thể thực hiện hợp đồng thì vấn đề đàm phán ln là vấn đề đau đầu mà các Công ty phải xử lý, đặc biệt với những Công ty mới với nguồn khách hàng ít và kinh nghiệm cịn non kém thì việc tối đa hóa đàm phán ký kết hợp đồng thành cơng là rất quan trọng.

Qúa trình từ khi đàm phán cho đến khi ký kết hợp đồng là không hề đơn giản. Nó địi hỏi Cơng ty phải rất am hiểu khách hàng và có kế hoạch đàm phán cũng như tính tốn chi phí hợp lý, rõ ràng. Bởi vậy mà trước khi đàm phán Vnlogs cần tìm hiểu rõ ràng về nhu cầu cũng như tài chính của khách hàng để đánh giá tính khả thi từ đó mà lên chi tiết kế hoạch, tính tốn chi phí hợp lý. Ngồi ra trong lúc ký kết hợp đồng tính win – win để cả hai cùng có lợi là vơ cùng quan trọng. Nó khơng chỉ giúp tạo niềm vui cho khách hàng mà còn tạo cơ hội lớn cho những lần hợp tác về sau. Bên cạnh đó tính pháp lý trong hợp đồng là vơ cùng quan trọng, Công ty cần cử người am hiểu về luật để tránh những điều khoản trong hợp đồng gây bất lợi cho Cơng ty.

Ngồi ra Cơng ty cũng cần phải lên kế hoạch , tính tốn ngồi việc áp dụng những phương thức gặp mặt trực tiếp như cách truyền thống trước đây, Vnlogs cần áp dụng các phương thức giao dịch khác như: giao dịch qua trung gian, qua các hội chợ triển lãm,… Hàng năm, Bộ Công thương vẫn thường tổ chức các hội chợ triển lãm các mặt hàng xuất nhập khẩu trong nước và của nhiều nước khác tham gia. Đây là nơi có tiềm năng để tìm ra và tiếp cận được các vị khách hàng mới, có thể ký được những hợp đồng mang lại nguồn lợi cao và lâu dài. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để Vnlogs khẳng định tên tuổi, uy tín của mình. Việc này giúp Cơng ty mở rộng mối quan hệ, cũng như tệp khách hàng của mình, làm tăng giá trị, khẳng định vị thế trong ngành.

3.4. Kiến nghị

3.4.1. Đối với cơ quan Nhà nước

- Hoàn thiện hệ thống pháp luật

Nhà nước nên tạo cầu nối, lắng nghe và tiếp thu ý kiến của các doanh nghiệp để ban hành các nghị định, quyết định hợp lý. Thực tế cho thấy hệ thống văn bản quy

53

phạm pháp luật nước ta chưa đầy đủ và đồng bộ, đơi khi cịn nặng tính áp đặt, chưa đứng về lập trường của các DN vì vậy tạo ra khơng ít bức xúc khi đưa vào áp dụng.

Hiện nay, thuế cũng là một vấn đề gây trở ngại cho DN. Biểu thuế XNK thường xuyên thay đổi và áp dụng ngay khi có qút định, khiến cho các cơng ty XNK bị lúng túng. Vì vậy, khi có qút định thay đổi biểu thuế, Nhà nước nên cho thời hạn để DN kịp thời thay đổi kế hoạch kinh doanh.

- Đầu tư cơ sở hạ tầng

Thực tế tiềm năng phát triển hàng hóa của VN rất lớn, với tỷ lệ tăng trưởng trung bình 20%/năm. Tuy nhiên, VN được xếp hạng thấp nhất về cơ sở hạ tầng vận chuyển hàng hóa trong số các nền kinh tế trọng điểm ở khu vực Đông Nam Á. Phần lớn cảng biển tại VN không được thiết kế cho việc bốc dỡ hàng cho tàu chuyên dùng, nhiều cảng chỉ được thiết kế cho hàng rời, khơng có trang thiết bị xếp dỡ container chuyên dụng. Các cảng không có dịch vụ hàng hải trực tiếp kết nối VN với các cảng biển tại châu Âu hay Mỹ. Hệ thống kho bãi hiện tại trên cả nước lại không phù hợp với hàng hóa bốc dỡ nhanh, trong đó có nhiều kho bãi đã được khai thác hơn 30 năm qua và không đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế. Chưa kể đến tình trạng thiếu điện và dịch vụ hỗ trợ giao tiếp thông tin (viễn thông). Nguyên nhân chủ yếu là do quy hoạch cảng không thống nhất, tại một số địa phương quy hoạch không hợp lý và không khoa học.Thế nhưng, trên thực tế có rất ít dự án hạ tầng được đầu tư trực tiếp bằng nguồn vốn (cả vốn trong nước và vốn nước ngồi) thành cơng. Khoảng cách lớn giữa các dự án hạ tầng được phê duyệt và và dự án đã thực hiện càng làm tăng thêm thách thức cho ngành logistics. Tốc độ phát triển cơ sở hạ tầng của VN chậm hơn rất nhiều so với nước láng giềng Trung Quốc. Lượng hàng tồn trữ cao và chuỗi cung ứng chậm chạp là nguyên nhân làm chậm quá trình tăng trưởng kinh tế của VN. Vì thế việc tăng cường thu hút vốn đầu tư nước ngoài FDI vào VN là một điều hết sức cần thiết.

- Cải cách và đơn giản hóa các thủ tục hành chính

Nhà nước cần có một chính sách thống nhất về việc đăng ký thủ tục hải quan tại các cảng biển. Thực tế cho thấy mỗi nơi đều có quy trình làm thủ tục khác nhau, làm cho các DN gặp khó khăn khi thay đổi nơi làm thủ tục. Bên cạnh đó, các thủ tục hành chính vẫn cịn rườm rà và phức tạp. Cần cải cách, đơn giản hóa thủ tục phù hợp với môi trường quốc tế.

3.4.2. Đối với công ty

- Khối lượng công việc ngày một nhiều nhưng số lượng nhân viên phịng XNK có hạn dẫn đến áp lực và dễ mắc sai sót trong q trình làm việc. Do đó cơng ty cần

54

tuyển thêm nhân viên mới, đặc biệt là NVCT. Quy trình tuyển dụng cũng cần được chú trọng, kiểm tra kỹ trình độ nghiệp vụ cũng như thái độ làm việc.

- Giám đốc nắm bắt tình hình hoạt động và theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên, kịp thời nhắc nhở và chấn chỉnh.

- Giám đốc đặt ra mục tiêu doanh thu và lợi nhuận theo từng tháng, tuyên dương, khen thưởng nhân viên đạt thành tích tốt, xem xét tăng lương 6 tháng/lần, tổ chức du lịch trong hoặc ngoài nước tử 1 – 2 lần/năm tùy theo tình hình lợi nhuận của cơng ty, tạo động lực cho nhân viên nổ lực.

- Đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất đáp ứng được nhu cầu công việc cũng như đáp ứng được việc mở rộng thị trường.

55

KẾT LUẬN

Qua phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty xuất nhập khẩu Vnlogs, ta thấy quy trình giao nhận hàng hóa đã có những tích cực nhất định. Tuy nhiên, trong quy trình này vẫn cịn những tồn tại những hạn chế và thiếu sót trong từng khâu nhất định. Với quan điểm chính là lấy tốc độ và sự chính xác trong quy trình làm phương thức cơ sở tạo nên sự khác biệt để cạnh tranh với đối thủ, đồng thời đáp ứng tối đa nhu cầu thị trường; Tập trung phát triển và khơng ngừng học hỏi, hồn thiện quy trình theo sự biến động và đổi mới của thi trương từ đó nâng cao giá trị, vị thế của Công ty trên thị trường, định hướng mục tiêu thúc đẩy nhập khẩu, mở rộng quy mô của Công ty trong những năm tiếp theo. Đề tài này cũng cho thấy được thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu ngun container bằng đường biển của Công ty, những ưu điểm và những hạn chế để đề ra giải pháp nhằm nhằm hồn thiện quy trình này. Đó là chủ động nâng cao nghiệp vụ, trình độ cho nhân viên, đảm bảo quy trình kiểm tra và chuẩn bị chứng từ thật tỉ mỉ, chính xác và nhanh chóng, linh hoạt xử dụng vốn và xoay vịng vốn hiệu quả để từ đó cắt giảm tối đa chi phí, tăng lợi nhuận của Cơng ty. Bên cạnh đó sự hỗ trợ của nhà nước là vô cùng quan trọng trong hoạt động nhập khẩu. Do đó, nhà nước cần hỗ trợ cho các doanh nghiệp nhập khẩu, lắng nghe tiếng nói của các doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về chi phí tài chính, thời gian làm thủ tục nhằm nâng cao vị thế cạnh tranh cho tồn nghành nói chung và ngành nhập khẩu nói riêng.

Cơng ty xuất nhập khẩu Vnlogs là một cơng ty cịn khá non trẻ, khó tránh khỏi việc thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận, nhưng với đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, phương thức hoạt động đơn giản, hiệu quả nên Công ty đã phần nào khẳng định được tiềm năng trên thị trường. Nhưng để có thể mở rộng, phát triển trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt như hiện nay thì Cơng ty cần khắc phục những hạn chế và với một số giải pháp của bản thân đã đề ra hy vọng phần nào đóng góp vào sự phát triển của Cơng ty.

56

TÀI LIỆU THAM KHẢO A. Luật và Thông tư, Nghị định

1. FIATA (2019), FIATA Model Rules for Freight Forwarding Services

2. Nghị định số 09/VBHN-BCT ngày 24/03/2017- Quy định chi tiết thi hành Luật

Thương Mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia cơng và q cảnh hàng hóa với nước ngồi.

3. Quốc hội (2005), Luật Thương mại B. Sách

1. Đào Văn Hùng & Bùi Thúy Vân (2015), Giáo trình Kinh tế quốc tế, NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội

C. Website

1. “EVFTA: CƠ HỘI VÀ THÁCH THỨC ĐỐI VỚI XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM – EU”, Tổng cục Thống kê, https://www.gso.gov.vn/du-lieu-va-so-lieu- thong-ke/2020/11/evfta-co-hoi-va-thach-thuc-doi-voi-xuat-nhap-khau-viet-nam-eu/

2. Nguyễn Quỳnh (17/12/2021), “Doanh nghiệp logistics mạnh phải biết phát huy sở trường”, Báo điện tử đài tiếng nói Việt Nam, https://vov.vn/kinh-te/doanh-nghiep-

logistics-manh-phai-biet-phat-huy-so-truong-post912197.vov.

3. ThS. Đinh Thùy Dung (01/0302022), “Hàng FCL là gì? Nguyên nhân và trách nhiệm các bên”, https://luatduonggia.vn/hang-fcl-la-gi-nguyen-nhan-va-trach- nhiem-cua-cac-ben/

4. Trang tư vấn của doanh nghiệp, https://vnlogs.com/

5. “Số liệu xuất nhập khẩu các tháng năm 2021”, Tổng cục Thống kê,

https://www.gso.gov.vn/du-lieu-va-so-lieu-thong-ke/2021/03/so-lieu-xuat-nhap- khau-cac-thang-nam-2021/

6. “Số liệu xuất nhập khẩu các tháng năm 2020”, Tổng cục Thống kê,

https://www.gso.gov.vn/du-lieu-va-so-lieu-thong-ke/2020/10/tri-gia-xuat-nhap-