Các biện pháp

Thời gian vừa qua xí nghiệp đã áp dụng thành công QTM thờng vận dụng khéo léo các biện pháp sau:

1. Khuyến khích.

Việc khuyến khích động viên nhân sự bắt đầu từ khi họ hiểu rõ nhiệm vụ mà họ sẽ thực hiện và tác động của chúng đến các hoạt động. Mọi nhân viên phải hiểu rõ lợi ích của việc hồn thành tốt các công việc ở tất cả các giai đoạn và tác haị của việc làm cha tốt đối với ngời khác, đối với sự thoả mãn khách hàng đối với chi phí và đối với lợi ích của xí nghiệp.

Việc khuyến khích mọi cơng nhân viên hớng về chất lợng không phải chỉ áp dụng đối với công nhân trực tiếp sản xuất mà là đối với tất cả mọi ngời trong các lĩnh vực nh Marketing, thiết kế, cung ứng vật t nguyên vật liệu, kiểm tra và dịch vụ kể cả nhân viên hành chính và đội ngũ lãnh đạo.

Việc khuyến khích phải tuân theo nguyên tắc sau:

- Gắn quyền lợi với chất lợng công việc. Lấy chất lợng làm tiêu chuẩn đánh giá trong việc trả lơng, thởng và các quyền lợi khác.

- Kết hợp giữa khuyến khích vật chấtvà khuýen khích tinh thần. Thiên lệch về một phía dễ mất tác dụng.

- Cơng bố cơng khai các phép đánh giá chính xác về kết quả chất l- ợng của công việc.

- Cần phải công nhận kết quả của công việc khi các mức chất lợng yêu cầu đợc đáp ứng.

Để thực hiện khuyến khích xí nghiệp cần thực hiện các việc sau:

Hệ thống truyền thơng

:

- Truyền thông bằng lời trực tiếp nh báo cáo, nói chuyện, mạn dàm nhóm...

- Truyền thơng viết dới hình thức thơng báo, tập san, bảng tin báo cáo... - Truyền thông bằng thị giác nh áp phích, băng video, triển lãm.

- Yêu cầu của hệ thống truyền thông là động viên mọi ngời làm việc tốt và thơng tin nhanh chóng kịp thời chính xác tình hình hoạt động của xí nghiệp.

Hệ thống kiến nghị

:

- Tạo điều kiện để mọi thành viên có thể đóng góp ý kiến cải tiến nâng cao chất lợng ở mọi khía cạnh một cách dễ dàng. Các phiếu kiến nghị đợc in sẵn.

- Các ý kiến đóng góp đợc phân loại ( a,b,c,d...) và nghiên cứu áp dụng. - Ghi nhận sự đóng góp của từng cá nhân, đơn vị có hình thức khen thởng thích hợp.

Hệ thống khen thởng: Ghi nhận cơng lao đóng góp cải tiến chất lợng của từng cá nhân đơn vị trong xí nghiệp.

2. Đào tạo - huấn luyện:

Một phần quan trọng của quản lý chất lợng đồng bộ (TQM) là đào tạo và huấn luyện đội ngũ. Đào tạo huấn luyện là phần tiếp theo tự nhiên của khái niệm gắn chất lợng vào con ngời. Để thực hiện TQM thì việc đầu tiên phải làm cho tồn thể cơng nhân viên thấm nhuần khái niệm TQM, nghĩa là phải làm một cuộc cách mạng về nhận thức đào tào và huấn luyện là một nhân tố hết sức quan trọng để thực hiện cải tiến chất lợng. ở Nhật Bản, câu nói “ TQM bắt đầu bằng huấn luyện, kết thúc bằng huấn luyện” rất phổ biến. Hỗu hết các cơng ty Nhật đều có chơng trình huấn luyện nhân viên, thờng xun về lĩnh vực chất lợng. Các chơng trình huấn luyện về chất lợng đợc xây dựng cho cán bộ cấp cao nhất, đến cấp trung gian, cho công nhân lâu năm bậc cao, đến các công nhân làm việc bán thời gian. Tất cả mọi ngời đợc huấn luyện một cách thích hợp về chất lợng.

Đào tạo huấn luyện là một nhân tố hết sức quan trọng để thực hiên cải tiến chất lợng. Tuy nhiên, muốn có hiệu quả thì việc huấn luyện phải đợc hoạch định một cách có hệ thống và thiết thực. Việc huấn luyện phải đợc tiến hành liên tục để dáp ứng không những thay đổi về công nghệ mà cả những thay đổi về mơi trờng hoạt động của xí nghiệp cũng nh những thay đổi về cơ cấu tổ chức. Bản thân mỗi nhân viên phải đợc huấn luyện tơng ứng về vai trò của họ trong việc thực hiên cải tiến chất lợng. Trong các nỗ lực cải tiến của họ phải có khả năng phát hiện các vấn đề giải quyết chúng. Việc phát hiện các vấn đề khơng pahỉ bằng cảm tính mà phải bằng các cứ liệu định lợng. Việc phân tích vấn đề phải đợc thực hiện qua các số liệu với phơng pháp phân tích thích hợp. Mỗi ngời phải hiểu biết về kiểm tra chất lợng và biết sử dụng các công cụ kiểm tra chất l-

ợng... Họ cần phải có kiến thức về quản lý chất lợng, biết rõ mục tiêu đang theo đuổi, hiểu đúng đắn các yêu cầu của khách hàng bên trong cũng nh bên ngồi... Các nội dung đó phải đợc đa vào chơng trình huấn luyện.

Để có hiệu quả huấn luyện, cân xác định đào tạo huấn luyện là một bộ phận của chính sách chất lợng của xí nghiệp, phải phân công lãnh đạo phụ trách, phải xác định rõ từng mục tiêu từng đợt huấn luyện, có chơng trình tài liệu, tổ chức chu đáo và qua mỗi đợt phải có đánh giá kết quả rút kinh nghiệm.

Về hình thức huấn luyện có thể sử dụng các phơng tiện nh nghe, nhìn, thuyết trình, hội thảo ...

Cần tổ chức nhẹ nhàng, không ảnh hởng tới tác nghiệp để mọi ngời đều đợc huấn luyện về chất lợng.

3.Hợp tác nhóm:

Xí nghiệp đã thực thi TQM đều hình thành các nhóm nhỏ về hoạt động chất lợng. Có thể định nghĩa các nhóm nhỏ là các hoạt động có tính cách tình nguyệ và khơng chính thức, tổ chức trong xí nghiệp nhằm thực thi các nhiệm vụ cụ thể của từng tổ đội có nhiều hình thức tuỳ thuộc vào tổ đội, có những nhóm, đội tổ nh nhóm thợ cả, nhóm kiểm chất lợng, nhóm kiến nghị, nhóm an tồn ... các nhóm này hình thành và hoạt động trong các phong trào cải tiến chất lợng, phng trào làm việc khơng sai sót. Có một sự trùng hơp ở các xí nghiệp thực hiện QTM thành cơng thì các nhóm nhỏ hoạt động rất hiệu quả và thành cơng ngợc lại ở các xí nghiệp thực hiện QTM một cách hình thức khơng có hiệu quả thì các nhóm này đợc thành lập khơng có hiệu quả.

Nhóm hợp tác là hệ quả trực tiếp của quan điểm coi trọng vai trò con ngời, coi con ngời là nhân tố quyết định chất lợng. Chất lợng của sản phẩm cuối cùng là kết quả nỗ lực chung của mọi ngời trong tổ chức. Sự liên kết tổ đội để giải quyết chất lợng là lẽ tự nhiên. Tính chất phức tạp trong quy trình xây dựng chúng vợt quá tầm kiểm sốt của bất kì cá nhân nào. Cách duy nhất để giải quyết các quy trình đó là phải hợp tác với nhau. Việc dùng hình thức hợp tác để giải quyết vấn đề có nhiều lợi thế hơn là để cá nhân giải quyết khó khăn một cách đơn độc. Sự liên kết tổ đội là tổ chức khơng chính thức, cho nên nó có thể vợt ra ngồi phạm vi chức năng của phịng ban. Nó sử lý các vấn đề vợt phạm vi chức năng phòng ban dễ dàng hơn linh hoạt hơn. Cho nên các vấn đề nảy sinh sẽ đợc giải quyết nhanh chóng. Đó là u việt của hình thức hợp tác tổ đội. Hợp tác tổ đội chỉ có động lực hoạt động khi con ngời đợc đề cao, giới quản lý có sự tin tởng, khuyến khích nâng đỡ, trân trọng những đóng góp của họ. Nếu các cá nhân khơng có ý thức về chất lợng, khơng nhận thấy lợi ích của việc cải tiến

quản lý chất lợng, không gắn bó với xí nghiệp ... nghĩa là họ cha thấm nhuần TQM thì cũng khơng có hợp tác lắm.

4. Phối hợp chức năng – quản lý chéo:

Xí nghiệp thờng đợc tổ chức với các chức năng nghiên cứu thiết kế xây lắp cơng trình, cung ứng ngun vật liệu. Thơng qua các chức năng của các bộ phân mà xí nghiệp thức hiện đợc chức năng của mình, mục tiêu là nâng cao chất lợng cơng trình.

Mục đích của việc nâng cao chất lợng cơng trình nhằm cải tiến tổng quát trên các lĩnh vực đảm bảo chất lợng cơng trình, giảm chi phí để phục vụ khách hàng tốt hơn, đảm bảo bàn giao cơng trình đúng thời hạn, phát triển những cơng trình mới. Những mục tiêu này đòi hỏi sự nỗ lực của tồn xí nghiệp. Chỉ riêng phịng đảm bảo chất lợng và kiểm tra chất lợng khơng thể thực hiện đợc, cần có sự tham gia của tất cả các phòng ban chức năng. Từ đó có khái niệm phối hơpn chức năng: quản lý chức năng.

Quản lý chức năng chéo nhằm khắc phục tính cục bộ, giảm ngăn cách giữa phong ban tạo sự phối hợp nhịp nhàng để đạt đợc mục đích chung. Thực hiện quản lý chức năng chéo không làm yếu chức năng chính của các bộ phận mà ngợc lại giúp các bộ phận thực hiện chức năng chính tốt hơn thuận lợi hơn.

Những ngời phụ trách các phòng ban thờng dành u tiên cho các chức năng thuộc phòng ban của họ hơn là việc thực hiên mục tiêu chung của tồn xí nghiệp.

Mục đích của quản lý chức năng chéo giúp cho nhà quản lý giữ đợc cân bằng trong công việc, tạo sự phối hợp giữa các phịng ban vì mục tiêu tối hậu của xí nghiệp chứ khơng vì lợi ích của bộ phận nào.

Lãnh đạo cao nhất quyết định mục tiêu cho quản lý chức năng chéo. Để quản lý mục tiêu này cần lập hội đồng hoặc uỷ ban phụ trách quản lý chức năng chéo. Hội đồng quản lý chức năng chéo có quyền hạn cao để quyết định của hội đồng đợc các bộ phân thực thi. Hội đồng này thờng có đại diện các phịng liên quan tới chất lợng cơng trình, những chun gia có uy tín. Ban lãnh đạo cấp cao ( chủ tịch hoặc phó chủ tịch ).

Mục tiêu của chức năng chéo là chất lợng, chi phí và thời gian bàn giao cơng trình.

Khơng đạt đợc mục tiêu chất lợng chi phí và thời gian bàn giao cơng trình thì xí nghiệp sẽ khơng đạt đợc mục tiêu lợi nhuận cơng trình.