Để hạch toán các nghiệp vụ về nguyên vật liệu Công ty sử dụng các loại chứng từ sau
+ Giấy yêu cầu mua + Giấy đề nghị xuất
+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho + Thẻ kho
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá + Bảng kê chi tiết nguyên vật liệu
+ Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn + Phiếu kế toán khác
2.4.3.1.Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
Ở Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Đạt Nghĩa việc thu mua vật tư do phòng kinh doanh đảm nhiệm, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu được mua về người đi mua sẽ mang các hoá đơn như: Hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển… lên phòng kế toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật tư kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật tư viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua về nếu có khối lượng lớn, giá trị cao thì Công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho.
Sơ đồ 1.13: Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Hoá đơn Biên bản Phiếu Pkiểm nghiệm nhập kho
Ví dụ: Ngày 4/12/2010 Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại
Đạt Nghĩa mua vật tư về nhập kho của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hằng Nam theo hoá đơn số 040324.
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM và dịch vụ Hằng Nam Địa chỉ: Tổ 1 P.Quyết Tâm TP Sơn La
Số tài khoản:... MS: 5500282249 Họ tên người mua hàng: Bùi Thị Thanh Huyền
Đơn vị: Công ty TNHH Trang Quang
Biểu số 2.3: HOÁ ĐƠN