CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MARKETING VÀ MARKETING MIX
2.5. Giới thiệu về cơ cấu tổ chức của công ty
2.5.1. Sơ đồ tổ chức
Hình 2.4: Sơ đồ cấu trúc tổ chức cơng ty 2.5.2. Chức năng của từng bộ phận trong tổ chức
A.Giám đốc:
- Phụ trách chung, trực tiếp nắm bắt tình hình tài chính, đề ra cấc kế hoạch, giao nhiệm vụ cho cấp dưới và trực tiếp kiểm tra việc thực hiện
- Trực tiếp quản lý các phòng ban chức năng: Phịng Giám đốc Bộ phận hành chính - nhân sự Bộ phận Sale - Marketing Bộ phận tài chính- kế tốn Bộ phận kho - phân phối
33 B.Bộ phận hành chính - nhân sự
. • Tổ chức tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của công ty. Sau khi kết thúc các buổi phỏng vấn, họ sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục giấy tờ cần thiết, làm hợp đồng và ký kết hợp đồng với các nhân sự được tuyển vào.
Tổng kết giờ làm của tồn thể nhân viên của cơng ty trong tháng và đưa lên Ban giám đốc phê duyệt. Dựa vào bảng chấm cơng của nhân viên, Phịng nhân sự sẽ chi lương và các hạng mức tiền thưởng
. • Phịng nhân sự cùng là bộ phận chỉnh sửa các công bố văn bản nội bộ và cũng như là thi hành các quyết định thưởng, phạt hay sa thai nhân viên.
C.Bộ phận Sale - marketing. 1. Bộ phận marketing
Xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu
Xây dựng hình ảnh thương hiệu nhất quán và xuyên suốt, tất cả các hình ảnh và thơng điệp cần được truyền tải một cách rõ ràng, chính xác, và hấp dẫn nhằm thu hút sự quan tâm của khách hàng mục tiêu phòng marketing cần thực hiện một loạt các nhiệm vụ phổ biến sau đây:
Xây dựng và quản lý hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp Thiết kế chương trình hậu mãi và bảo hành sản phẩm cho doanh nghiệp Tham gia tài trợ cho các hoạt động xã hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu
Đăng ký tham gia các chương trình liên quan đến chất lượng sản phẩm như: Hàng Việt Nam chất lượng cao, ISO…
Nghiên cứu, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường
Xây dựng hệ thống thu thập, tổng hợp thông tin về giá cả, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh.
Phân tích, đánh giá thơng tin thu thập được, từ đó đưa ra quyết định cải tiến sản phẩm hiện có hoặc phát triển sản phẩm hồn toàn mới.
Đề xuất ý tưởng cho sản phẩm mới, định hướng thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu, bao bì sản phẩm.
34
Xây dựng chiến lược mở rộng thị trường phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.
Định hướng chiến lược các hoạt động Marketing tại công ty Xây dựng chiến lược & các hoạt động Marketing cụ thể cho từng thương hiệu. Sáng tạo các hình thức Marketing phù hợp với đặc tính của thương hiệu.
Xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan truyền thông. Đánh giá kết quả truyền thơng dựa trên khảo sát. Chăm sóc website, đưa tin bài lên website, mạng xã hội ( facebok, Instagram...), gửi email, tin nhắn đến khách hàng Tổ chức các hoạt động trong nội bộ công ty nhằm tạo tinh thần đồn kết giữa các thành viên trong cơng ty.
Đảm bảo mục tiêu của marketing luôn gắn kết với kinh doanh của công ty.
Giúp Ban giám đốc điều hành và quản lý mọi hoạt động tiếp thị trên cơ sở chiến lược Marketing dài hạn một cách hiệu quả; đảm bảo nguồn lực cho kinh doanh
Chịu trách nhiệm mọi hoạt động của phịng marketing, phân cơng nhiệm vụ và kiểm soát
D.Bộ phận kế toán
Ghi chép, tính tốn, và báo cáo tình hình hiện có. Ghi chép tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn. Ghi chép lại tồn bộ q trình sử dụng vốn của cơng ty.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kiểm tra kế hoạch thu chi tài chính. Kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn.
Phát hiện kịp thời những hiện tượng lãng phí. Ngăn ngừa những vi phạm chế độ, quy định của Công ty.
Phổ biến chính sách, chế độ quản lý của nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết.
Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ cơng tác
35
lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho các cơ quan theo chế độ kế toán hiện hành.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Giám Đốc của Công ty. E.Bộ phận kho và phân phối
Thực hiện các hoạt động xuất hàng và nhập hàng Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập xuất
Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan. Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn.
Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho
Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm quản lý. Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho tối thiểu. Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.
Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
Sắp xếp hàng hóa trong kho
Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho. Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…
Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa. Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước FIFO (First In First Out).
Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn trong kho.
Tuyệt đối đảm bảo quy tắc PCCC trong kho.
Định kỳ hàng tháng kiểm tra lại các kệ hàng tránh kệ bị gãy đổ… Giao hàng và thu tiền từ khách hàng.
36
Giao đúng và đủ hàng hóa cho khách hàng theo tiêu chí: nhanh, an tồn và tiết kiệm.
Thu tiền hàng theo đúng hóa đơn tiếp nhận, các trường hợp không thu được tiền cần báo cáo lại cấp trên để có phương án xử lý, khơng tự ý bỏ hàng lại đi về.