2.2 Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khNu vận tải đường biển tạ
2.2.3.2 Tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khNu
bằng đường biển tại Công ty TRASAS
a/ Ký kết hợp đồng dịch vụ
TRASAS và Cơng ty có hàng nhập khNu (gọi tắt là chủ hàng) sẽ ký một hợp
đồng dịch vụ. Hợp đồng dịch vụ thể hiện mối quan hệ, trách nhiệm và quyền hạn
của mỗi bên tham gia hợp đồng, trong đó một bên là Công ty của chủ hàng, một bên là Công ty giao nhận TRASAS, mà ở đây TRASAS là Công ty được ủy thác làm
dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khNu.
Ký kết hợp đồng dịch vụ Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Nhận và kiểm tra lệnh giao hàng
Thủ tục Hải quan cho lô hàng Nhận hàng
Giao hàng cho Công ty khách hàng Thanh lý cổng
SVTH: NGUYỄN TIỂU PHỤNG 39
Dưới đây là quy trình tổ chức thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận lô hàng Sữa tiệt trùng Anlene đậm đặc ít béo, hàm lượng canxi cao hương vani Cơng ty TRASAS nhận ủy thác nhập khNu cho Công ty TNHH FONTERRA BRANDS Việt Nam theo hợp đồng số 67/FBVN-UHT ngày 01/04/2013 và vận đơn số
MPE13-01584 ngày 03/04/2013.
Công ty TRASAS được thay mặt Công ty TNHH FONTERRA làm các thủ tục khai báo Hải quan, ký nhận thông báo thuế, biên lai nộp thuế, nhận hàng và đưa
hàng về nhà máy cũng như việc xuất hàng, nhận chứng từ vận chuyển (B/L, AWB. Lệnh giao hàng,..) từ các hãng tàu, giao hàng cho Công ty TNHH FONTERRA
đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận,….
b/ Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng nhập khDu
Đối với lô hàng làm dịch vụ nhân viên giao nhận của Công ty sẽ nhận bộ chứng từ từ Công ty khách hàng của mình bằng fax. Các chứng bao gồm:
- B/L
- Hợp đồng ngoại thương: copy sao y bản chính. - Packing List: 01 bản original.
- Hóa đơn thương mại: 01 bản original.
- C/O (nếu có) : với lơ hàng này thì có C/O form D.
Sau khi nhận được bộ chứng từ này, nhân viên giao nhận phải tiến hành kiểm tra một cách kỹ lưỡng tính chính xác và đồng nhất của các chứng từ để tạo điều kiện
thuận lợi cho công việc thông quan và nhận hàng sau này. Các nội dung cần kiểm tra là:
Kiểm tra hợp đồng ngoại thương:
- Số và ngày của hợp đồng: Hợp đồng số 67/FBVN-UHT ngày 01/4/2013. - Tên và địa chỉ các bên mua bán:
SVTH: NGUYỄN TIỂU PHỤNG 40
+ Bên bán: FONTERRA BRANDS (Singapore) Pte. Ltd. Địa chỉ: George Street #08-01, Singapore 049145.
Tel: (65) 63113888 Fax: (65) 63113860
+ Bên mua: Công ty TNHH FONTERRA BRANDS VIỆT NAM. Địa chỉ: Lầu 9, tòa nhà Bitexco, số 2 Đường Hải Triều, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí
Minh, Việt Nam. - Mơ tả hàng hóa:
+ Tên hàng: Sữa tiệt trùng Anlene đậm đặc ít béo, hàm lượng canxi cao hương
vani.
+ Số lượng: 29.441 Thùng
- Điều kiện giao hàng: CIF Hồ Chí Minh Port, Incoterms 1010 - Phương thức thanh toán: TT
- Địa điểm giao hàng: Cảng Cát Lái Kiểm tra hóa đơn thương mại
- Số và ngày của hóa đơn: Hóa đơn thương mại số 93405976 ngày 03/04/2013. - Tên và địa chỉ của các bên mua bán
+ Bên bán: FONTERRA BRANDS (Singapore) Pte. Ltd. Địa chỉ: George Street #08-01, Singapore 049145.
Tel: (65) 63113888 Fax: (65) 63113860
+ Bên mua: Công ty TNHH FONTERRA BRANDS VIỆT NAM. Địa chỉ: Lầu 9, tòa nhà Bitexco, số 2 Đường Hải Triều, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí
SVTH: NGUYỄN TIỂU PHỤNG 41
- Mơ tả hàng hóa:
+ Tên hàng: Sữa tiệt trùng Anlene đậm đặc ít béo, hàm lượng canxi cao hương
vani.
+ Số lượng: 29.441 Thùng
- Điều kiện giao hàng: CIF Hồ Chí Minh Port, Incoterms 1010 - Phương thức thanh toán: TT
Kiểm tra Packing List:
- Số của Invoice trên P/L: EXVN13011 - Mô tả hàng hóa:
+ Tên hàng: Sữa tiệt trùng Anlene đậm đặc ít béo, hàm lượng canxi cao hương
vani. + Số lượng: 29.441 Thùng - Đơn vị tính: KG - Trọng lượng tịnh: 155,448.48 KG - Trọng lượng cả bì: 184,006.25 KG Kiểm tra B/L
- Số và ngày của B/L : Vận đơn số MPE13-01584 ngày 03/04/2013 - Tên phương tiện vận tải đường biển: STARSHIP URSA V.0002N - Cảng xếp hàng: BANGKOK
- Cảng dỡ hàng: Cảng CÁT LÁI/TP Hồ Chí Minh - Số Container và số Seal:
SVTH: NGUYỄN TIỂU PHỤNG 42
Bảng 2.6: Bảng danh sách 10 Container của lô hàng nhập khDu trên:
STT SỐ HIỆU CONTAINER SỐ SEAL CONTAINER
1 NSSU0114424 NS1038106 2 NSSU0107003 NS1038064 3 NSSU0073095 NS1038107 4 NSSU0131020 NS1038129 5 NSSU0106440 NS1038065 6 PHRU2205290 NS1038105 7 NSSU0145359 NS1038051 8 TEMU3571776 NS1038050 9 NSSU0109114 NS1038092 10 NSSU132053 NS1038093
c/ Nhận và kiểm tra lệnh giao hàng
Lệnh giao hàng (Delivery Order): Là một chứng từ của hãng tàu phát hành, khi người giao nhận đem B/L gốc tới hãng tàu để nhận lệnh giao hàng đồng thời khách hàng hay người giao nhận đóng lệ phí D/O. Căn cứ vào nội dung D/O người phụ
trách kho bãi sẽ giao hàng.
Nội dung của lệnh giao hàng: Cảng cập bến, tên người nhận, tên tàu, số chuyến, cảng khởi hành, tên hàng, số kiện, số container, số seal,..
Số bản lệnh giao hàng phát hành: 04 bản, một bản lưu tại hãng tàu, một bản trình cho hải quan khi đi mở tờ khai, một bản trình cho thương vụ cảng, bản còn lại đối
SVTH: NGUYỄN TIỂU PHỤNG 43
chiếu Mannifest, thanh lý bãi, cổng kho.
Sau khi nhận được giấy thông báo hàng đến do hãng tàu gửi đến, cụ thể trong
trường hợp này hãng tàu STARSHIP sẽ gửi giấy thông báo hàng đến cho TRASAS bằng fax.
Tiếp theo, nhân viên giao nhận của TRASAS sẽ cầm giấy thông báo hàng đến
này, vận tải đơn và giấy giới thiệu của Công ty TNHH FONTERRA đến hãng tàu
STARSHIP để lấy lệnh giao hàng. Để lấy được D/O nhân viên giao nhận phải đóng cho hãng tàu một số khoản chi phí như:
- Phí D/O là phí liên quan đến việc lập D/O.
- Phí Handling nghĩa là phí làm hàng, phí vệ sinh cont.
- Phí CFS là phí lưu kho, khi cont đã được đưa lên thềm bến, với hàng lẻ công nhân cảng sẽ cắt seal và đưa hàng vào kho.
- Phí THC là phí quản lý điều hành (phí gắp cont từ tàu lên thềm bến).
Lưu ý: Công ty đứng tên trên hóa đơn phụ thuộc vào sự thỏa thuận từ trước của 2 bên. Trong trường hợp này, do 2 bên đã thỏa thuận tên trên hóa đơn là tên của Công ty TNHH FONTERRA BRANDS VIỆT NAM nên trước khi ký hóa đơn, nhân viên giao nhận phải kiểm tra kỹ tên, địa chỉ, mã số thuế của Cơng ty FONTERRA thật
chính xác.
Sau khi đóng phí xong, nhân viên giao nhận của TRASAS sẽ nhận một bộ D/O từ hãng tàu, trên mỗi D/O đều có đóng dấu của hãng tàu STARSHIP. Sau khi nhận được bộ D/O nhân viên giao nhận phải kiểm tra kỹ nội dung của D/O, các nội dung
cần kiểm tra là: - Tên tàu
- Số vận tải đơn
- Tên và địa chỉ người gửi hàng, người nhận hàng. - Tên hàng, loại hàng, loại cont, số cont, số seal
SVTH: NGUYỄN TIỂU PHỤNG 44
- Cảng bốc/cảng dỡ
- Thời hạn hiệu lực của D/O
Nếu phát hiện thấy có sai sót gì khác trong vận đơn thì nhân viên giao nhận phải báo ngay cho đại lý biết và chỉnh sửa phù hợp để tránh trường hợp sai sót đó kéo
theo việc không nhận được hàng về sau này. Đặc biệt cần chú ý thời hạn hiệu lực của lệnh giao hàng để tránh mất khoản chi phí gia hạn lệnh. Nếu trong thời gian
hiệu lực của lệnh mà nhân viên giao nhận vẫn chưa lấy được hàng thì nhân viên
giao nhận cầm lệnh đến đại lý hãng tàu để xin hãng tàu gia hạn và đóng dấu gia hạn lệnh. Trên lệnh giao hàng bắt buộc phải đóng dấu “PAID” hoặc “Đã thu tiền”. Do
khi nhận D/O, D/O vẫn còn hạn nên nhân viên giao nhận đã không tiến hành gia
hạn.
Công việc tiếp theo mà nhân viên giao nhận phải làm là mượn container để nhận hàng. Có 2 phương án: hoặc là mượn cont về kho riêng hoặc là rút hàng tại bãi. Nếu nượn cont về kho riêng thì hãng tàu sẽ đóng dấu “ hàng giao thẳng” lên D/O, cịn nếu muốn rút hàng tại bãi thì hãng tàu sẽ đóng dấu “ Rút ruột tại bãi”.
Nhân viên giao nhận sẽ đóng phí cược container cho hãng tàu vì Cơng ty mượn container để chuyên chở hàng hóa từ cảng về kho riêng. Chi phí cược container tùy vào hãng và cũng tùy mức độ hàng hóa, vì vậy nhân viên giao nhận cũng nên hỏi
đại lý hãng tàu chi phí cược container trước để chuNn bị tiền.
Nhân viên giao nhận sẽ cầm D/O và giấy cược cont đến văn phòng khai thác của hãng để đóng dấu vào D/O là hàng giao thẳng và trên giấy cược sẽ được thể hiện
việc hạ rỗng cont ở Cảng Cát Lái.
d/ Thủ tục Hải quan cho lô hàng nhập khDu theo loai hình FCL bằng
đường biển tại cảng Cát Lái
Thông thường, việc lên tờ khai được kê khai theo mẫu, mẫu tờ khai là do Hải Quan Thành Phố cung cấp, doanh nghiệp chỉ cần mua về tự mình kê khai những nội dung theo yêu cầu của các tiêu thức trong tờ khai HQ, theo mẫu tờ khai quy định
SVTH: NGUYỄN TIỂU PHỤNG 45
HQ/2009-NK. Sau đó, khi đăng ký tờ khai, nhân viên Hải Quan sẽ nhập máy các
thông tin của doanh nghiệp. Như vậy, điều này sẽ khiến cho cả doanh nghiệp và Hải Quan tiết kiệm thời gian, cũng như chi phí.
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi và nhanh chóng hơn cho doanh nghiệp trong q
trình khai báo thủ tục nhập hàng, tháng 9/2009 cục Hải Quan TP.HCM đã triển khai mở rộng áp dụng khai báo điện tử cho hàng hóa xuất nhập khNu thuộc loại hình kinh doanh. Sau khi chuNn bị xong bộ chứng từ, nhân viên viên giao nhận sẽ tiến hành khai báo điện tử trên phần mềm khai báo Hải Quan điện tử thaisonsoft để gửi thông tin khai báo về lô hàng đến chi cục Hải Quan khai báo, sau đó hệ thống khai báo sẽ xử lý và cung cấp cho doanh nghiệp một số tiếp nhận, với số tiếp nhận này khi hồ sơ được nộp cho công chức mở tờ khai, công chức mở tờ khai chỉ cần nhập máy số tiếp nhận thì mọi thông tin doanh nghiệp đã khai báo trước sẽ được cập nhập.
Phần mềm khai Hải Quan điện tử này cịn có một điểm rất hữu dụng là có phần in tờ khai và tờ khai trị giá thuế (bao gồm cả phụ lục) và có phần tự động tính tốn, vì vậy sau khi đã khai báo điện tử, ta có thể in trực tiếp tờ khai, tiết kiệm được nhiều thời gian.
Trước khi ra Hải Quan đăng kí mở tờ khai, nhân viên giao nhận phải truyền dữ
liệu đi trước hay còn gọi là Khai báo Hải Quan điện tử, để có được số tiếp nhận sau
đó mới bắt đầu đi đăng kí mở tờ khai. Để khai báo Hải Quan điện tử, thì mỗi doanh
nghiệp phải đăng kí mua một phần mềm khai báo, sau đó được cấp một tài khoản
khai báo riêng của doanh nghiệp. Nhân viên giao nhận có thể khai báo ngay ở Cơng ty hoặc có thể ra cảng nơi đăng kí mở tờ khai để xin khai báo trước khi mở tờ khai.
Lên tờ khai hải quan điện tử:
Phần dành cho Hải quan ghi:
Chi cục Hải quan đăng ký tờ khai: Chi cục HQ quản lý hàng đầu tư HCM Chi cục Hải quan cửa khDu nhập: Cảng Cát Lái/TP.HCM
SVTH: NGUYỄN TIỂU PHỤNG 46
Ngày, giờ gửi: 09/04/2013- 09:10:44 Số tờ khai: 29829
Ngày, giờ đăng ký: 09/04/2013- 09:10:46 Số lượng phụ lục tờ khai: 3
Phần dành cho người khai hải quan ghi
Bước 1 : Chọn menu Danh mục – Doanh nghiệp. Trong hộp thoại “Danh mục
các doanh nghiệp” nhập mã số thuế của Công ty TNHH FONTERRA BRANDS. Vì thơng tin của FONTERRA BRANDS đã có sẵn trong máy, nên khi nhập mã số thuế, các thông tin tên, địa chỉ của Acer sẽ tự động hiện ra – sau đó chọn “Ghi” và đóng cửa sổ lại.
Bước 2: Chọn menu Hệ thống – chọn Doanh nghiệp xuất nhập khNu. Sau đó,
nhập mã số thuế của FONTERRA BRANDS và đóng cửa sổ hộp thoại lại.
Bước 3 : Chọn menu Tờ khai xuất nhập khNu – Đăng ký mới tờ khai nhập
khNu – xuất hiện hộp thoại Tờ khai nhập khNu gồm 3 nội dung: Thông tin của tờ khai, danh sách khách hàng tờ khai và chứng từ kèm theo.
Trong phần thông tin tờ khai nhân viên giao nhận điền đầy đủ nội dung ở các ô dựa vào các chứng từ được cung cấp:
Ô số 1: Người xuất khDu: Người khai hải quan ghi tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số (nếu có) của người bán hàng ở nước ngoài bán hàng cho
thương nhân Việt Nam (thể hiện trên hợp đồng mua bán hàng hoá).
FONTERRA BRANDS (SINGAPORE) PTE LTD
GEORGE STREET #08-01 SINGAPORE 049145 SINGAPORE
Ô số 2: Người nhập khDu: Người khai hải quan ghi tên đầy đủ, địa chỉ, số điện
thoại, số Fax và mã số thuế của thương nhân nhập khNu.
SVTH: NGUYỄN TIỂU PHỤNG 47
BITEXCO FINANCIAL TOWER, SỐ 2 HẢI TRIỀU, P. BẾN NGHÉ, QUẬN 1, TP HỒ CHÍ MINH
Ơ số 3: Người uỷ thác/người được uỷ quyền: Người khai hải quan ghi tên đầy
đủ, địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số thuế của thương nhân uỷ thác cho người
nhập khNu hoặc tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế của người
được uỷ quyền khai hải quan.
Ô số 4: Đại lý Hải quan: Người khai hải quan ghi tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế của Đại lý hải quan; số, ngày hợp đồng đại lý hải quan. Ô số 5: Loại hình: Người khai hải quan chọn mã loại hình trong hệ thống phù hợp.
* Trường hợp khai thủ công người khai hải quan ghi rõ loại hình nhập khNu tương
ứng..
Loai hình : NKD05-Nhập Đầu Tư Kinh doanh
Ô số 6: Hóa đơn thương mại: Người khai hải quan ghi số, ngày, tháng, năm của hoá đơn thương mại
Số: 93405976 Ngày: 03/04/2013
Ô số 7: Giấy phép số/ngày/ngày hết hạn: Người khai hải quan ghi số, ngày,
tháng, năm giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành đối với hàng hóa nhập
khNu và ngày, tháng, năm hết hạn của giấy phép.
Ô số 8: Hợp đồng/ngày/ngày hết hạn: Người khai hải quan ghi số ngày, tháng,
năm ký hợp đồng và ngày, tháng, năm hết hạn (nếu có) của hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.
Hợp đồng: 67/FBVN-UHT Ngày: 01/04/2013
SVTH: NGUYỄN TIỂU PHỤNG 48
Ngày hết hạn:
Ô số 9: Vận đơn: Người khai hải quan ghi số, ngày, tháng, năm của vận đơn
hoặc chứng từ vận tải có giá trị do người vận tải cấp thay thế vận đơn..
Vận đơn (số/ngày): MPE13-01584 Ngày: 03/04/2013
Ô số 10: Cảng xếp hàng: Người khai hải quan ghi số, ngày, tháng, năm của vận
đơn hoặc chứng từ vận tải có giá trị do người vận tải cấp thay thế vận đơn..
Cảng xếp hàng: BANGKOK
Ô số 11: Cảng dỡ hàng: Người khai hải quan ghi tên cảng/cửa khNu nơi hàng
hóa được dỡ từ phương tiện vận tải xuống (được ghi trên vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác). Trường hợp cảng/cửa khNu dỡ hàng khác với địa điểm hàng hóa được giao cho người khai hải quan thì ghi cảng dỡ hàng/ địa điểm giao hàng.
Ký hiệu: C048
CẢNG CÁT LÁI/TP.HCM
Ô số 12: Phương tiện vận tải: Người khai hải quan ghi tên tàu biển, số chuyến
bay, số chuyến tàu hoả, số hiệu và ngày đến của phương tiện vận tải chở hàng hố nhập khNu từ nước ngồi vào Việt Nam theo các loại hình vận chuyển đường biển,
đường hàng không, đường sắt, đường bộ.
Loại: Đường biển
Tên, số hiệu: STARSHIP URSA V.0002N Ngày đến: 06/04/2013
Ô số 13: Nước xuất khDu: Người khai hải quan ghi tên nước, vùng lãnh thổ nơi