Hình 2.7 :Sơ đồ quy trình xuất khẩu của Cơng ty TNHH May Tinh Lợi
2.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu hàng dệt may của Công
Đối tƣợng bị khiếu nại là Cơng ty nếu hàng có chất lƣợng hoặc số lƣợng khơng phù hợp với hợp đồng, có bao bì khơng thích đáng, thời gian giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ.
Đối tƣợng bị khiếu nại là ngƣời vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi của ngƣời vận gây nên.
Đối tƣợng bị khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hóa đối tƣợng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của ngƣời thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã đƣợc mua bảo hiểm.
Đơn khiếu nại của bên khách hàng sẽ phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (nhƣ biên bản giám định, biên bản hàng đổ vỡ hƣ hỏng, biên bản kết tốn nhận hàng,…), hóa đơn, vận đơn đƣờng biển, đơn bảo hiểm. Bộ phận Xuất nhập khẩu của Công ty sẽ trực tiếp kiểm tra các bằng chứng này, xác nhận các khiếu nại của khách hàng thuộc về bên nào. Nếu lỗi thuộc về phía Cơng ty, bộ phận Xuất nhập khẩu phải truy xuất xem lỗi đó là khâu sản xuất nào gây ra và tiến hành thông báo lại cho bên quản đốc của các dây chuyền để có biện pháp kỉ luật phù hợp, đồng thời báo cáo lên Ban giám đốc để giải quyết nhanh chóng cho khách hàng.
2.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu hàng dệt may của Công ty của Công ty
2.2.3.1. Yếu tố bên trong Công ty Yếu tố bộ máy quản lý
Hiện nay bộ máy quản lý của cơng ty vẫn đang đƣợc hồn chỉnh và còn gặp một số vấn đề trong việc phân bố cơng việc chƣa đƣợc phù hợp giữa các phịng ban. Cụ thể, hiện tại nhân viên phòng nhân sự có số lƣợng lớn hơn so với các phịng ban
41
khác. Trong kho theo quy mô và cách thức hoạt động của cơng ty thì số lƣợng nhân viên phòng xuất nhập khẩu, phòng marketing và phòng kĩ thuật cần đƣợc bổ sung nhiều hơn vì tính chất cơng việc nhiều. Hơn nữa, các phịng ban này đƣợc xem là những phịng ban chủ chốt của cơng ty, cần thêm một số nhân viên đƣợc đào tạo bài bản, có kĩ năng làm việc nhanh nhạy, có kinh nghiệm và chun mơn để tìm hiểu, phân tích thị trƣờng tiêu thụ sản phẩm, chuẩn bị các hồ sơ giấy tờ liên quan đến việc xuất khẩu hay các nhân viên kiểm tra sản phẩm trƣớc khi xuất khẩu hàng hóa ra thị trƣờng… Những việc làm này sẽ giúp cho bộ máy nhân sự của công ty hoạt động trơn chu và đem lại lợi nhuận cao nhất cho Công ty.
Yếu tố về con ngƣời
Trong phịng xuất nhập khẩu, cần có những nhân viên có kỹ năng làm việc tốt, giỏi nghiệp vụ ngoại thƣơng, nắm vững những yếu tố về chuyên môn để làm tốt việc tìm đối tác bán hàng, thị trƣờng hay khách hàng đến ký kết hợp đồng xuất khẩu. Nhân viên phịng xuất nhập khẩu ln phải đáp ứng những yêu cầu trên thì mới tìm kiếm đƣợc đối tác mới cho công ty. Nhƣng hiện số nhân viên đủ khả năng hồn thành tốt chỉ chiếm ¾ cịn lại cần phải đào tạo và trau đồi cũng nhƣ học hỏi thêm mới có thể phù hợp với cơng việc hiện tại.
2.2.3.2. Yếu tố bên ngoài
Yếu tố thị trƣờng trong nƣớc và ngoài nƣớc
Thị trƣờng trong và ngồi nƣớc có xu hƣớng biến động liên tục và phức tạp. Những sự thay đổi về khả năng cung cấp, khả năng tiêu thụ hay giá cả sẽ làm ảnh hƣởng đến việc tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích của cơng ty để đƣa ra phƣơng hƣớng phát triển chính xác nhất. Vì nền cơng nghiệp dệt may phát triển mạnh thì cần nhiều nhân lực nhƣng có nhiều lúc, những đơn hàng đƣợc đối tác kí kết nhƣng do nhân lực cịn thiếu nên có lúc cơng ty phải hủy đơn hàng. Bởi vậy có những lúc thị trƣờng có cầu tăng nhanh chóng thì cơng ty cũng chƣa có khả năng đáp ứng hết.
Yếu tố hạ tầng cơ sở phục vụ hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế
Hệ thống cảng biển phục vụ việc mua bán hàng hóa của nƣớc ta đƣợc xây dựng và trang bị an toàn phù hợp với việc xuất khẩu hàng hóa. Đảm bảo tốt nhất cho q trình vận chuyển tránh hƣ hỏng, va chạm,… an toàn tuyệt đối.
Hệ thống bảo hiểm đƣợc áp dụng với các hợp đồng của cơng ty mang lại lợi ích tối đa cho cơng ty để tránh đƣợc những rủi ro bất ngờ trong quá trình xuất khẩu nhƣ: cháy nổ, mất cắp, thất lạc, thiên tai,… vƣợt quá sự kiểm soát của con ngƣời.
Hệ thống ngân hàng Vietcombank, BIDV luôn hỗ trợ tối đa để hoàn thành các thủ tục xuất khẩu nên việc công ty liên kết mở tài khoản là phù hợpđể đảm bảo thời gian nhanh chóng và an tồn trong mọi bảo mật thơng tin. Bên cạnh đó ngân hàng
42
cịn cung cấp các dịch vụ vay vốn để hỗ trợ công ty cũng nhƣ thúc đẩy việc phát triển công ty