Với gần 15 năm hoạt động, công ty trải qua nhiều lần tái cơ cấu bộ máy tổ chức. Trong giai đoạn 2019-2021, công ty tiến hành tái cơ cấu bộ máy tổ chức vào năm 2018
21
và thành lập thêm phòng Marketing vào năm 2020. Dưới đây là bộ máy cơ cấu tổ chức của công ty năm 2021. Bộ máy cơ cấu tổ chức khá phức tạp với nhiều phòng ban chức năng và hai xưởng sản xuất. Mỗi phịng ban có nhiệm vụ, chức năng riêng biệt nhưng tất cả đều hỗ trợ ban Tổng giám đốc thực hiện tốt các công việc.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM &SX Nam Phát
(Nguồn: Phịng hành chính cơng ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nam Phát)
❖ Ban giám đốc
Bao gồm: Ông Nguyễn Lương Ngọc và bà Phạm Ngọc Lan là đại diện pháp nhân của Cơng ty, có quyền điều hành mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Phải chịu trách nhiệm trước Công ty về kết quả sản xuất kinh doanh, bảo toàn, phát triển vốn sao cho hiệu quả, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc điều hành hoạt động của Công ty theo quy định của pháp luật hiện hành.
Ban giám đốc có quyền quyết định, phê duyệt mọi chủ trương, chính sách, điều lệ, các chiến lược, mục tiêu của Công ty. Thường xuyên kiểm tra, đơn đốc tồn bộ hoạt động kinh doanh của Cơng ty.
❖ Phịng hành chính
Là cơ quan tham mưu cho Ban giám đốc về các mặt: Tổ chức lao động-tiền lương, chính sách đối với người lao động, có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động chính trị, phong trào đồn thể, thi đua tuyên truyền của Công ty.
22
Giúp việc cho Ban giám đốc công ty thực hiện các công tác quản lý hành chính, văn thư bảo mật, bảo đảm an tồn trật tự nội vụ, cơng tác đảm bảo hậu cần đời sống, quản lý chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
❖ Phịng tài chính kế tốn
Phịng tài chính kế tốn có nhiệm vụ thực hiện công tác quản lý quỹ, vốn của doanh nghiệp, hạch toán các nghiệp vụ huy động vốn, cho vay, nghiệp vụ kinh doanh khác,… Kiểm tra các kết quả kinh doanh từng tháng, q, phân tích hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay khơng có hiệu quả. Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh và tình hình thực tế, tiến hành hoạch định chính sách tài chính cho năm hiện tại và những năm tiếp theo.
Ngồi ra, Phịng tài chính kế tốn cịn thực hiện việc quan sát tài chính trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo đúng nguyên tắc quy định tài chính doanh nghiệp của Nhà nước ban hành. Là cơ quan tham mưu cho Ban giám đốc cơng ty về cơng tác kế tốn- tài chính, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tồn cơng ty, là cơ quan sử dụng chức năng Giám đốc đồng tiền để kiểm tra giám sát mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Cơng ty.
❖ Phịng xuất nhập khẩu
Là đơn vị chuyên môn tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc công ty trong lĩnh vực như định hướng chiến lược kinh doanh máy móc, thiết bị nhập khẩu, nhập khẩu xuất nguyên phụ liệu thép, sản phẩm thép tổ chức công tác quản lý thị trường; tìm thị trường nhập khẩu, xuất khẩu tư vấn, hỗ trợ các phòng ban chức năng đàm phán, thỏa thuận hợp đồng mua bán hàng hóa.
Bên cạnh đó, phịng hợp đồng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ và các thủ tục hải quan thuận lợi tạo tiền đề cho việc việc lưu thơng hàng hóa, tránh bị tồn vốn và các tổn hại về tài chính trong thời gian hàng lưu kho tại cảng. Hồn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa như: Hợp đồng mua bán, bộ chứng từ vận chuyển, bộ chứng từ xuất nhập khẩu, các thủ tục thanh tốn, các thủ tục giao nhận hàng hóa. Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong q trình làm hồ sơ thơng quan hàng hóa.
23 ❖ Phịng Marketing
Là phịng mới được thành lập trong năm 2016, có chức năng lập kế hoạch marketing, nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó, đề xuất kế hoạch hành động cho từng giai đoạn phát triển. Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tiềm kiếm các thị trường mới, tiềm năng.
Bên cạnh đó, phịng Marketing phối hợp cùng các phòng ban chức năng thực hiện các hoạt động sau bán nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, đem lại cho khách hàng sự hài lòng với các sản phẩm của cơng ty, tăng uy tín của doanh nghiệp. Đóng góp ý kiến, xây dựng cùng các phòng ban tổ chức các buổi triển lãm.
❖ Phòng kinh doanh
Phịng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến lên ban Giám đốc công ty về công tác phân phối sản phẩm cho các thị trường về hàng hóa và dịch vụ đến các doanh nghiệp
Ngồi ra, phịng kinh doanh cịn có chức năng phụ trách chỉ đạo chính trong cơng tác nghiên cứu và phát triển các sản phẩm hàng hóa, phát triển thị trường tiêu dùng sản phẩm.
Triển khai công tác xây dựng và phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng, cũng như lên báo cáo theo quy định của công ty về các hoạt động của công ty, doanh nghiệp bao gồm cả những nhiệm vụ và quyền đã được giao. Hỗ trợ cho ban giám đốc về công tác tiêu thụ các sản phẩm thép trên thị trường của công ty.
❖ Xưởng sản xuất Inox
Hiện tại, công ty có nhà máy sản xuất Inox bao gồm hai xưởng là xưởng inox cán nóng và xưởng inox cán nguội.
Inox cán nóng được chế biến thơng qua q trình cán, thường ở nhiệt độ trên 1000 độ nhằm tạo ra thành phẩm cuối cùng của q trình cán nóng. Thành phẩm này có thể là nguyên liệu của q trình sản xuất cán nóng tiếp theo như phơi, dầm (để sản xuất re- bar, rod) hay là nguyên liệu để sản xuất thép cán nguội như thép cuộn, thép tấm.
Inox cán nguội hình thành từ quá trình cán nguội được thực hiện ở nhiệt độ thấp hơn và đơi khi gần với nhiệt độ phịng. Quy trình sản xuất này làm cho kết cấu inox trở nên cứng hơn và khoẻ hơn. Quy trình cán nguội về nguyên lý không làm thay đổi cấu tạo vật chất thép, nó chỉ làm biến dạng.
24