trong đội PCCC của công ty. Chuyên gia tư vấn PCCC của Công An Trong giai đoạn thực hiện và điều hành HTQLMT tại công ty Tại
công ty Nâng cao
10 Ứng cứu khi cáctai nạn lao động tai nạn lao động
Tất cả các công nhân tại các phân xưởng
Phịng y tế của cơng ty Trong giai đoạn thực hiện và điều hành HTQLMT tại công ty Tại công ty Cơ bản
V.8. TRAO DỔI THƠNG TIN
V.8.1. Thực trạng tại cơng ty Vinappro
• Cơng ty có hệ thống thơng tin liên lạc nội bộ thơng qua mạng điện thoại, bảng thông báo ở nhà ăn và ở các phân xưởng. Tuy nhiên giữa các phân xưởng với nhau thì sự thơng tin khơng được thơng suốt.
• Đối với bên ngồi, cơng ty chủ yếu liên lạc với khách hàng thông qua các đại lý do phịng kinh doanh phụ trách, tuy nhiên cũng khơng thường xuyên. Đối với các cơ quan chính quyền, cơng ty có tiếp nhận, lập văn bản và phản hồi thông tin khi cần thiết.
V.8.2.1. Nhận dạng các đối tượng cần thông tin
Đối tượng cần thông tin là bất kỳ một cá nhân hay tổ chức nào liên quan hoặc quan tâm đến các hoạt động quản lý môi trường tại công ty. Gồm 2 đối tượng:
• Đối tượng thơng tin nội bộ:
o Nhân viên của các phịng ban, phân xưởng của cơng ty.
o Ban lãnh đạo cơng ty.
o Trưởng các phịng ban và bộ phận sản xuất.
• Đối tượng thơng tin bên ngồi:
o Nhà cung cấp nguyên vật liệu cho công ty.
o Các đại lí phân phối sản phẩm trên tồn quốc.
o Khách hàng.
o Cơ quan chính quyền địa phương.
o Ban quản lí khu cơng nghiệp Biên Hòa I.
V.8.2.2. Xác định các nội dung thông tin cần phổ biến
Tùy thuộc vào từng đối tượng thơng tin mà sẽ có nội dung thơng tin khác nhau để đạt được các mục đích khác nhau. Khi thơng tin về HTQLMT thường có một số nội dung sau:
• Chính sách mơi trường của cơng ty.
• Mục tiêu, chỉ tiêu và CTMT của cơng ty.
• Các KCMT có ý nghĩa tại cơng ty.
• Yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác.
• Cơ cấu tổ chức của HTQLMT.
• Vai trị, trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận có liên quan trong HTQLMT.
• Thủ tục hướng dẫn cơng việc mơi trường.
• Hậu quả tiềm ẩn do việc đi lệch các thủ tục.
• Kết quả đánh giá nội bộ.
• Lợi ích mơi trường và kết quả hoạt động của hệ thống.
V.8.2.3. Quyết định phương pháp trao đổi thơng tin
• Đối với các đối tượng thông tin nội bộ:
o Thông tin qua các cuộc họp cấp phòng ban hoặc chuyên đề xem xét các KCMT có ý nghĩa.
o Thơng báo qua bản tin đặt tại canteen.
o Đưa lên trang web nội bộ.
o Báo cáo nội bộ định kỳ về tình hình thực hiện HTQLMT.
o Thông tin qua việc ban hành các văn bản và gởi đến các bộ phận muốn thông tin.
o Lập đường dây nóng trong nội bộ để cung cấp các thông tin liên quan đến việc quản lý mơi trường (đặc biệt là các tình huống, sự cố khẩn cấp).
o Lập kênh thơng tin liên lạc giữa các phịng ban, phân xưởng với nhau; giữa ban ISO và các bộ phận khác.
o Xây dựng kênh thơng tin khi có sự cố khẩn cấp xảy ra (điện thoại, loa…).
• Đối với các đối tượng bên ngồi cơng ty:
o Thông tin qua các báo cáo định kỳ về tình hình quản lý mơi trường.
o Đưa lên trang web của công ty.
V.8.2.4. Phê duyệt nội dung thông tin
Sau khi đã xác định nội dung thông tin cần liên lạc và cách thức thông tin, cần giao cho người có năng lực biên soạn xem xét, chỉnh sửa và gởi cho ĐDLĐ xem xét, phê duyệt thông tin.
V.8.2.5. Tiến hành thông tin liên lạc
Chuyển tải thông tin liên lạc đã phê duyệt theo hình thức đã chọn. Khi cần trả lời thơng tin phản hồi thì phải thực hiện từ V.8.2.1 →V.8.2.5
V.8.2.6. Lưu hồ sơ/tài liệu
Phụ lục V.8.A: Quy trình thơng tin liên lạc.
Phụ lục V.8.B: Chương trình thơng tin liên lạc tại cơng ty Vinappro.
V.9. LẬP TÀI LIỆU CỦA HTQLMT V.9.1. Thực trạng tại công ty Vinappro V.9.1. Thực trạng tại công ty Vinappro
Hiện tại, HTTL về mơi trường của cơng ty chỉ có các báo cáo giám sát môi trường định kỳ, kết quả đo đạc các thông số môi trường. Các tài liệu khác trong công ty được quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 về HTQLCL.
V.9.2. Hướng dẫn bước đầu thực hiện
V.9.2.1. Chia cấp hệ thống tài liệu của HTQLMT
Bảng V.9: Các cấp tài liệu của HTQLMT
Cấp tài liệu Loại tài liệu I. Sổ tay HTQLMT