III. Hồ sơ Hồ sơ mơi trường
V.10.2.2. Tiến hành kiểm soát đối với từng loại tài liệu – hồ sơ
• Đối với tài liệu nội bộ:
o Xác định các yêu cầu cần thiết phải ban hành tài liệu mới, thay thế một số tài liệu hay chỉ chỉnh sửa một vài chi tiết.
o Trình ĐDLĐ xem xét. Nếu quyết định phê duyệt, ĐDLĐ sẽ giao cho nhân viên của tổ tài liệu thuộc ban ISO soạn thảo tài liệu.
o Trình ĐDLĐ bản dự thảo tài liệu mới (tài liệu mới hoặc tài liệu chỉ chỉnh sửa một phần) để xem xét và quyết định ban hành.
o Khi cần phân phối, phơ tơ thành nhiều bản, đóng dấu “Đã kiểm sốt”.
o Khi cần phân phối tài liệu, đề nghị người nhận kí vào phiếu phân phối tài liệu. Lưu lại phiếu này.
o Cập nhật bản gốc vào danh mục tài liệu nội bộ động thời phải thu hồi và hủy bỏ các tài liệu hết hiệu lực đã bị thay thế. Nếu muốn giữ lại tài liệu đó để tham khảo thì phải đóng dấu “Tài liệu lỗi thời”(kể cả bản gốc).
o Rà soát hệ thống tài liệu hằng năm để đảm bảo tài liệu luôn cập nhật, cung cấp thông tin đúng đắn và đáp ứng được yêu cầu sử dụng.
o Lưu trữ tài liệu bằng văn bản và trên máy tính. Đối với các tài liệu lưu trên máy tính, nên chép ra đĩa CD để đảm bảo khơng bị mất khi có sự cố máy tính.
• Tài liệu bên ngồi:
o Tài liệu bên ngồi trước khi đưa vào sử dụng phải được sự xem xét và phê duyệt của ĐDLĐ.
o Lập danh mục các tài liệu bên ngoài.
o Phải ghi rõ tên tài liệu, ngày ban hành, số hiệu và ngày bắt đầu đưa vào sử dụng tại công ty.
o Việc phân phối tài liệu thực hiện giống như đối với tài liệu nội bộ.
o Định kỳ liên hệ với cơ quan, đơn vị ban hành để cập nhật tài liệu.
o Việc lưu trữ thực hiện giống như đối với tài liệu nội bộ.
• Hồ sơ:
o Thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến HTQLMT.
o Lập danh sách hồ sơ, quy định tên từng bộ hồ sơ, ghi rõ kí hiệu.
o Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự ngày tháng hoặc theo kí hiệu hay theo số thứ tự.
o Xác định thời gian lưu trữ hồ sơ dựa vào vai trò, tầm quan trọng và sự cần thiết của từng bộ hồ sơ.
o Thường xuyên cập nhật hồ sơ khi có sự thay đổi.
o Định kỳ kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của từng bộ hồ sơ.
o Khi các đơn vị, bộ phận khác truy cập hoặc phơ tơ hồ sơ phải có sự đồng ý của nhân viên thuộc tổ tài liệu.
o Thanh lý các hồ sơ đã quá thời gian lưu trữ. Phụ lục V.10.A: Phiếu kiểm sốt tài liệu bên ngồi Phụ lục V.10.B: Phiếu kiểm soát hồ sơ.
Phụ lục V.10.C: Phiếu kiểm soát tài liệu nội bộ. Phụ lục V.10.D: Phiếu phân phối tài liệu
Phụ lục V.10.E: Phiếu báo thay đổi tài liệu.