Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Sumika Electronic Materials Việt Nam
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Sumika Electronic Materials Việt Nam
Việt Nam
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Để hiểu thêm về hoạt động của Cơng ty như thế nào thì khơng thể khơng nhắc tới cơ cấu tổ chức của công ty. Dưới đây, là sơ đồ cơ cấu tổ chức của cơng ty:
Hình 2.5. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban trong cơng ty
Tổng giám đốc
Sản xuất
Kiểm tra chất lượng
Sản xuất
Phòng Quản lý chiến lược kinh doanh
Nhóm Tài chính- Kế tốn Nhóm Mua hàng- Xuất nhập khẩu Nhóm Hành chính- Nhân sự Phịng IT-Cơng nghệ thơng tin Phịng Kinh Doanh Phịng An tồn mơi trường
24
Tổng giám đốc
Tổng giám đốc hiện tại của cơng ty là Ơng Cho Yun Ki. Là người lãnh đạo, quản
lý và giám sát mọi hoạt động chung của công ty, trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh của cơng ty theo kế hoạch, chính sách, pháp luật của Nhà nước, chính sách của Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông đề ra. Là người kiến nghị phương án bố trí cơ cấu Tổ chức, quy chế quản lý nội bơ cơng ty, có quyền bổ nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong công ty, quyết định lương phụ cấp đối với người trong cơng ty.
Phịng Quản lý chiến lược kinh doanh
Đứng đầu trưởng phòng là Park Yun Bong là người trực tiếp quản lý, chỉ đạo ba nhóm nhóm Hành chính- Nhân sự; nhóm Mua hàng & Xuất khẩu khẩu; nhóm Tài chính- kế tốn
Nhóm Tài chính- kế tốn Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, có
chức năng quản lý về tài sản, nguồn vốn, quản lý thu chi tổng hợp và hệ thống hoá các số liệu hạch toán. Thực hiện kiểm tra các chứng từ dùng cho thanh toán các hoạt động mua bán hàng hóa tại cơng ty. Qua đó giúp giám đốc nắm được tình hình bán hàng, doanh thu bán hàng, tham mưu giúp giám đốc thực hiện các nhiệm vụ kế tốn thống kê tài chính…
Chức năng của phịng tài chính kế tốn:
Giống như tên gọi, chức năng đầu tiên của phịng tài chính kế tốn chính là quản lý các nghiệp vụ kế tốn-tài chính. Quản lý tồn bộ nguồn thu – chi tài chính theo đúng pháp luật hiện hành.
Tham gia tham mưu trong việc quản lý, tổ chức thực hiện các cơng tác tài chính kế tốn của doanh nghiệp. Cập nhật liên tục các thủ tục hành chính và văn bản pháp luật liên quan. Phản ánh sát sao sự biến động của tài sản và nguồn vốn đến cấp lãnh đạo. Giúp giám đốc nắm được các chế độ kế tốn hiện hành và có hướng hoạt động đúng đắn. Ngồi tham gia cố vấn cho cấp quản lý, phịng tài chính kế tốn cịn có chức năng phối hợp hoạt động với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Đóng góp ý kiến để cải hiện hiệu quả làm việc của các bộ phận.
Nhóm Hành chính- Nhân sự: Nếu phịng kinh doanh được coi là tuyến đầu thì
phịng Hành chính Nhân sự (HCNS) được coi là hậu phương vững chắc của doanh nghiệp. Phịng HCNS có nhiệm vụ thực hiện việc quản lý giấy tờ, sổ sách, tính tốn lương, thưởng, BHXH… Bên cạnh đó, nó cịn trực tiếp việc quản lý, sắp xếp, tổ chức liên quan đến hoạt động của con người.Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Cơng việc chính của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm việc quản lý và giám sát các sự kiện, các kế hoạch nội bộ công ty như hoạt động du lịch cho nhân viên, lên kế hoạch cho tổ hợp nhiều hoạt động và thực hiện kê khai, giám sát quá trình làm việc của nhân viên từ đó hồn thiện bảng tiền lương và thực hiện thanh toán lương cho nhân viên ở các bộ phận khác nhau.
25
Nhân viên hành chính nhân sự sẽ thực hiện các công việc như tiếp nhận công văn, đơn thư - giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến cơng ty và có quyền giải quyết trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó các thơng tin cần được lưu trữ trong kho dữ liệu của công ty. Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới… Bên cạnh đó, người làm hành chính nhân sự (HCNS) cịn thực hiện việc theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp. Sau cùng là quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương, thưởng của nhân viên.
Bộ phận tuyển dụng: Bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm và tuyển người cho doanh nghiệp. Họ sẽ liên hệ với các phòng ban để nắm bắt nhu cầu tuyển dụng nhân sự, sau đó lập kế hoạch tuyển dụng và tiến hành việc tuyển dụng.
Nhóm Mua hàng& Xuất nhập khẩu
Nhóm chịu trách nhiệm các vấn đề về điều phối và giám sát hoạt động của chuỗi cung ứng. Đảm bảo tài sản của công ty được sử dụng hiệu quả và sử dụng công nghệ logistics để tối ưu quy trình vận chuyển hàng hóa…
Khi nói về chức năng của xuất nhập khẩu, không thể không kể đến nhân viên chứng từ. Theo đó, các nhân viên chứng từ có thể làm việc trong bộ phận chứng từ và chịu trách nhiệm soạn thảo chứng từ xuất nhập khẩu. Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng gồm liên hệ nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá; phân tích báo giá nhận được, dự tốn các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu…); thực hiện các công việc cần thiết về vận tải quốc tế để đưa hàng về kho; tiến hành khai báo Hải quan và cuối cùng đưa hàng về nhập kho. Những nhân viên mua hàng có chức năng theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra một cách sn sẻ. Bên cạnh đó phịng mua hàng cũng xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng, cũng như đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện đúng với các quy định của doanh nghiệp, tổ chức.
Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng
Phân tích nhu cầu mua hàng và năng lực nhà cung cấp Chiến lược mua hàng sẽ bắt đầu từ việc đánh giá hiệu quả hoạt động hiện tại của doanh nghiệp, cách sử dụng các nguồn lực và chi phí mua hàng của các bộ phận hoặc các nhóm chức năng cơng việc. Sau đó, phịng mua hàng sẽ xem xét quỹ đạo tăng trưởng dự kiến của doanh nghiệp để đưa ra kế hoạch mua hàng hiệu quả giúp hoạt động kinh doanh phát triển tốt hơn và góp phần tiết kiệm chi phí mua hàng. Đồng thời, phịng mua hàng sẽ phân tích thị trường nhà cung cấp để đánh giá đúng năng lực nhà cung cấp hiện tại và giá cả xem có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp hay không. Họ sẽ so sánh nhiều nhà cung cấp, có thể có các nhà cung cấp thuộc quốc gia khác để lập ra một danh sách các nhà cung cấp phù hợp nhất.
Quản lý và duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp: Các cơng ty lớn thường có một danh sách dài các nhà cung cấp thường xuyên trên sổ sách của họ. Vì vậy vai trị của phịng mua hàng chính là quản lý và duy trì các mối quan hệ này. Một khi hợp tác chặt
26
chẽ với các nhà cung cấp, phịng mua hàng có thể cùng họ chia sẻ kiến thức về sự thay đổi của thị trường, sản phẩm, công nghệ mới hoặc là các yếu tố khác giúp doanh nghiệp giữ được vị thế dẫn đầu trước đối thủ cạnh tranh.
Mua hàng và kiểm soát hàng tồn kho: Đối với doanh nghiệp sản xuất, phòng mua hàng phải đảm bảo có đủ số lượng nguyên vật liệu cũng như các nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất hàng hóa. Cịn với các doanh nghiệp thương mại cần đảm bảo có đủ số lượng sản phẩm trên các quầy hàng hoặc trong kho để khiến khách hàng hài lịng. Kiểm sốt tồn kho đóng vai trị rất quan trọng. Bởi vì, hết sản phẩm dự trữ có thể khiến doanh nghiệp đánh mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh. Còn dự trữ quá nhiều sẽ khiến doanh nghiệp ứ đọng vốn, chi phí lưu kho lớn, sản phẩm bị lỗi thời…
Trách nhiệm của nhân viên Xuất nhập khẩu
Quản lý cơng việc tìm kiếm và chăm sóc khách hàng xuất khẩu. Đưa ra phương án tiếp cận khách hàng, thị trường mục tiêu. Tiếp nhận đơn hàng, làm thủ tục giao hàng. Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về công việc thực hiện đơn hàng của khách hàng xuất khẩu đảm bảo đúng tiến độ, đúng mặt hàng, đúng quy trình và luật định. Lập kế hoạch cải tiến, thay đổi sản phẩm phù hợp với yêu cầu của đối tác. Chịu trách nhiệm soạn thảo, biên dịch, kiểm soát nội dung thông tin giao dịch, đối nội, đối ngoại bằng tiếng anh.
Phòng Kinh doanh
Là một bộ phận tạo ra nguồn doanh thu cho doanh nghiệp, Công việc của bộ phận Kinh doanh là định hướng chiến lược hoạt động xuất nhập khẩu của công ty; nghiên cứu và tìm kiếm thị trường; lập phương án kinh doanh; đàm phán và kí kết hợp đồng; điều hành việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Ngoài ra, việc khơng thể thiếu của nhân viên kinh doanh đó là tiếp nhận xử lý các đơn đặt hàng thường xuyên của các đối tác. Từ đó xác nhận kế hoạch giao hàng cho khách hàng tạo nên một đối tác đáng tin tưởng với khách hàng.
Phòng kinh doanh của các cơng ty có các chức năng sau đây:
Chức năng tham mưu: Phịng kinh doanh có chức năng tham mưu, đưa ra ý kiến, đề xuất cho Ban Giám đốc của công ty về các vấn đề liên quan đến hoạt động phân phối sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường sao cho hiệu quả và nhanh chóng nhất.
Chức năng hướng dẫn, chỉ đạo: Phịng kinh doanh có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiên cứu và phát triển các loại sản phẩm, dịch vụ mới hoặc là nghiên cứu cải tiến các sản phẩm, dịch vụ đã có để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các hoạt động này sẽ góp phần mở rộng và phát triển thị trường mục tiêu cho doanh nghiệp.
Chức năng xây dựng và phát triển nguồn khách hàng: Để công ty phát triển thì phịng kinh doanh cần có phương án phát triển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đồng thời duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện có.
Chức năng theo dõi, kiểm sốt và báo cáo: Định kỳ phịng kinh doanh cần lập báo cáo theo đúng quy định của doanh nghiệp. Báo cáo cần thể hiện tất cả các hoạt động kinh
27
doanh của công ty cũng như thể hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao của phòng kinh doanh.
Chức năng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm: Phòng kinh doanh hỗ trợ cho Ban Giám đốc cơng ty tồn bộ các vấn đề liên quan đến việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của cơng ty như là thanh tốn quốc tế, huy động vốn, cho vay, bảo lãnh, tư vấn tài chính, liên doanh, liên kết…
Phòng An tồn mơi trường
Cơng việc chủ yếu của phịng An tồn mơi trường là Xây dựng nội quy, quy chế, quy trình, biện pháp bảo đảm an tồn - vệ sinh lao động, phòng, chống cháy nổ trong cơ sở lao động; Quản lý theo dõi việc đăng ký, kiểm định các máy, thiết bị, vật tư và các chất có u cầu nghiêm ngặt về an tồn - vệ sinh lao động; Xây dựng kế hoạch an toàn - vệ sinh lao động hằng năm và đôn đốc, giám sát việc thực hiện kế hoạch; đánh giá rủi ro và xây dựng kế hoạch ứng cứu khẩn cấp; Tổ chức thực hiện các hoạt động tuyên truyền, phổ biến các quy định về an toàn - vệ sinh lao động của Nhà nước, của cơ sở lao động trong phạm vi cơ sở lao động; Tổ chức huấn luyện về an toàn - vệ sinh lao động cho người lao động; Kiểm tra về an toàn - vệ sinh lao động theo định kỳ ít nhất 1 tháng/1 lần các bộ phận sản xuất và những nơi có các công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Phịng IT- Cơng nghệ thơng tin
Phòng IT là một phòng ban thuộc cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, có chức năng nghiên cứu, xây dựng định hướng chiến lược, tham mưu, tổ chức triển khai và quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) của doanh nghiệp, bao gồm: cơ sở hạ tầng CNTT, hệ thống mạng và hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thống phần cứng, hệ thống phần mềm, các ứng dụng doanh nghiệp,… Chức năng của bộ phận IT là đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp hoạt động ổn định, chính xác, từ đó hỗ trợ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị,… của doanh nghiệp dễ dàng và hiệu quả.
Phịng Sản xuất
Nhóm Kiểm tra chất lượng Cơng việc của nhóm kiểm tra chất lượng như là:
Kiểm định chất lượng sản phẩm; Kiểm tra, xem xét các thành phần trong nhóm sản phẩm được thực hiện; đảm bảo tuân thủ theo quy trình đảm bảo chất lượng đã quy định; Kiến nghị và đề xuất quy trình phát triển sản phẩm dựa trên kết quả kiểm nghiệm sản phẩm sao cho phù hợp; Cung cấp tài liệu, biểu mẫu và hướng dẫn cho tất cả các bộ phận của nhóm phát triển sản phẩm để đảm bảo chất lượng sản phẩm; Nhắc nhở nhóm phát triển sản phẩm tuân theo quy trình làm việc đã quy định; Lưu trữ dữ liệu, lập các báo cáo định kỳ cần thiết đối với các bên liên quan.
Bộ phận Giám sát và quản lý: Lên kế hoạch sản xuất theo tháng, tuần, ngày đảm
bảo chất lượng, sản lượng, tiến độ và hiệu quả sản xuất. Tiếp đến là quản lý nhân sự, quản lý sử dụng trang thiết bị, tổ chức sản xuất, an toàn lao động. Theo dõi, giám sát quá trình và báo cáo tiến độ sản xuất hàng ngày với cấp trên. Phân tích đề xuất hướng giải quyết cho các vấn đề về sản xuất và thị trường. Đồng thời, phải thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Giám đốc.
28
Bộ phận Sản xuất: chịu trách nhiệm dọn dẹp và vận hành thiết bị, máy móc, làm
việc trên dây chuyền lắp ráp. Đồng thời, tập hợp và kiểm tra sản phẩm cũng như tuân thủ tất cả hướng dẫn và tiêu chuẩn an tồn của nhà máy. Đây cũng chính là bộ phận trực tiếp làm ra các sản phẩm.
Trách nhiệm chính của phịng sản xuất là chuyển đổi nguyên vật liệu thô và các yếu tố đầu vào khác thành sản phẩm cuối cùng. Đồng thời cịn có trách nhiệm nâng cao hiệu quả của dây chuyền sản xuất nhằm đạt được mục tiêu sản lượng đề ra và đảm bảo giá trị cũng như chất lượng của thành phẩm làm ra luôn tốt nhất.
Xác định đầu vào cần thiết cho hoạt động sản xuất: Dựa trên thơng tin về số lượng hàng hóa cần sản xuất trong một khung thời gian nhất định, phòng sản xuất sẽ xác định lượng nguyên vật liệu và các loại máy móc cần thiết để đạt được mục tiêu sản xuất. Họ sẽ phải phối hợp với phịng mua hàng tìm nguồn đầu vào nếu khơng có đủ. Đồng thời đề nghị công ty thuê thêm nhân sự nếu thiếu nhân lực.
Xây dựng lịch trình sản xuất: Khi đã có đủ các yếu tố đầu vào, phịng sản xuất sẽ lên lịch trình sản xuất. Cụ thể họ sẽ lập kế hoạch với các nhiệm vụ cần thực hiện xuyên suốt quy trình sản xuất và phân bổ nhiệm vụ cho từng bộ phận liên quan.
Tìm ra biện pháp làm giảm chi phí sản xuất: Để làm giảm giá thành sản phẩm, phòng sản xuất cần giữ cho máy móc, thiết bị sản xuất ln được bảo dưỡng tốt để khơng phát