1.3 .Các chỉ tiêu đánh giá hệ thống Kiểm soát nội bộ tại doanhnghiệp
1.3.3 .Các hoạt động kiểm sốt đƣợc hỗ trợ bằng cơng nghệ
1.5. Kinh nghiệm xây dựng KSNB thế giới và bài học xây dựng hệ thống KSNB
1.5.2. Kinh nghiệmtại Nhật Bản
Tại Nhật Bản, "Luật doanh nghiệp" và "Luật công cụ và giao dịch tài chính" quy định hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các quy định trong "Luật doanh nghiệp " có xu hƣớng hƣớng tới tất cả các cấp trong công ty, trong khi quy định trong "Luật cơng cụ và giao dịch tài chính "đang nghiêng nhiều hơn về phía chính xác của báo cáo tài chính. Mặc dù các hệ thống kiểm sốt nội bộ bởi hai luật này quy định có nhiều sự khác biệt, bản chất của chúng là nhƣ nhau: hoàn thiện một cách toàn diện nội bộ hệ thống kiểm soát. Để bảo vệ các hoạt động bình thƣờng của hệ thống kiểm
soát nội bộ, các quy định của pháp luật yêu cầu ngƣời lãnh đạo hành động tích cực hƣớng tới việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ.
Mặc dù các quy định hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng đƣợc luật hóa tại Nhật Bản, nó tồn tại nhƣ một tiền lệ pháp lý hoặc trong các quy định của các cơng ty chứng khốn. Những điều đƣợc liệt kê sau đây khác biệt với quy định tại Việt Nam.
Thứ nhất: Thiết lập hệ thống KSNB không phải là yêu cầu bắt buộc ở các doanh nghiệp. Nhƣng doanh nghiệp có thể sẽ bị phạt nếu khơng nộp báo cáo tài chính hoặc báo cáo KSNB sai sự thật.
Ở Nhật, có hai loại mơ hình cơng ty: cơng ty có Hội đồng kiểm tốn viên hoặc cơng ty có bộ phận kiểm sốt nội bộ. Các cơng ty tự lựa chọn mơ hình kiểm sốt doanh nghiệp phù hợp với mình. Loại thứ nhất là mơ hình kiểm sốt doanh nghiệp truyền thống ở Nhật Bản, trong đó Hội đồng giám đốc và Hội đồng kiểm toán viên có quan hệ song song. Loại thứ hai là mơ hình kiểm sốt doanh nghiệp của Mỹ, trong đó cơng ty sẽ khơng có Hội đồng kiểm tốn viên. Tuy nhiên, trong Ban giám đốc sẽ bao gồm cả bộ phận kiểm toán, bộ phận đề cử và bồi thƣờng. Chức năng của bộ phận kiểm toán tƣơng tự nhƣ Hội đồng kiểm toán viên kể trên. Hiện tại, có nhiều cơng ty Nhật theo mơ hình Hội đồng kiểm tốn hơn. Loại hình cơng ty chia thành nhiều bộ phận nhỏ khi chức năng giám sát và chức năngthực thi tách biệt. Các công ty với các ủy ban đƣợc xem nhƣ là hình thức cơng ty, nơi các chức năng giám sát và các chức năng điều hành đƣợc tách ra, do đó các nhà quản lý phải tuân thủ chặt chẽ luật. Nếu cơng ty khơng lập kiểm sốt nội bộ, nó sẽ khơng bị phạt vì vi phạm “ Luật cơng cụ và giao dịch tài chính", nếu cơng ty khơng nộp báo cáo hoặc trình các báo cáo có nội dung sai sự thật sẽ bị phạt.
Thứ 2: Sự khác nhau trong nội dung của hệ thống KSNB tại Nhật Bản và Việt Nam.
Theo Luật doanh nghiệp Nhật Bản, hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc định nghĩa nhƣ sau: (1) để đảm bảo các nhiệm vụ của Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành tuân thủ luật pháp và các quy định của hệ thống; (2) lƣu giữ thông tin nhiệm vụ của hệ thống; (3) để quy định của quản lý rủi ro; (4) để đảm bảo nhiệm vụ đang đƣợc thực hiện có hiệu quả; (5) để đảm bảo rằng ngƣời lao động tuân thủ pháp luật và các quy định của hệ thống; (6) để đảm bảo sự phù hợp của các cơng ty của các nhóm doanh nghiệp, công ty đƣợc thành lập bởi các cơng ty chứng khốn, cơng ty mẹ, hoặc các công ty con. "Luật công cụ và giao dịch tài chính” có nội dung quan trọng cải thiện kiểm soát nội bộ của công ty con.
Pháp lệnh Thi hành Luật Doanh nghiệp quy định bốn nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ: (1) kiểm toán viên yêu cầu một trợ lý để giúp đỡ trong nhiệm vụ của mình; (2) trợ lý kiểm toán viên độc lập của Giám đốc; (3) Giám đốc hoặc nhân viên báo cáo với kiểm toán viên; (4) đảm bảo rằng các kiểm toán viên khác có thể giám sát hiệu quả. Hội đồng quản trị sẽ không xem xét việc thiết lập một trợ lý cho đến khi kiểm tốn viên u cầu nó để hỗ trợ nhiệm vụ của mình. Chúng ta có thể thấy rằng trong các công ty lớn phổ biến thiết lập các trợ lý hỗ trợ cho hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị .
Thứ ba: Tại Nhật Bản, sử dụng cả kiểm toán của doanh nghiệp và kiểm tốn ngồi để đánh giá báo cáo về hệ thống KSNB.
Sau khi các công ty lớn và công ty với các ủy ban quyết định các nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ, các nội dung đƣợc ghi trong báo cáo kinh doanh. Ủy ban kiểm toán viên hoặc kiểm toán xem xét các báo cáo kinh doanh và đánh giá trong báo cáo kiểm tốn. Họ cần phải đánh giá tính hợp pháp kinh doanh và đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ cùng một lúc. Do đó, kiểm toán của đơn vị bao gồm cả một kiểm toán hợp pháp và kiểm toán hợp lệ. Tuy nhiên, theo "Luật Cơng ty", kiểm tốn viên phải giám sát các vấn đề
kiểm soát nội bộ, và họ phải giám sát các quyết định kinh doanh trong một phạm vi nhất định
Thứ tƣ: Các công ty tại Nhật Bản phải nộp báo cáo tài chính cùng với báo cáo đánh giá về hệ thống KSNB hàng năm cho cơ quan quản lý.
Theo "Luật cơng cụ và giao dịch tài chính”, các cơng ty niêm yết nộp báo cáo chứng khoán và nộp báo cáo tài chính cho bản thân và doanh nghiệp cơng ty sở hữu mỗi năm kinh doanh. Họ cũng phải nộp báo cáo đánh giá phù hợp với các quy định của Văn phòng Nội các để đảm bảo sự phù hợp của các thông tin. Các hệ thống đánh giá cần đƣợc định nghĩa là hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty tn thủ pháp luật. Báo cáo tài chính theo định nghĩa này là báo cáo tài chính và báo cáo bên ngồi liên quan đến các thơng tin mà có tác động đáng kể đến độ tin cậy của các báo cáo này. Các nhà quản lý thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ, sau đó tiến hành tự đánh giá và viết báo cáo kiểm sốt nội bộ. Các cơng ty kế tốn giám sát nó và đƣa ra một báo cáo kiểm soát, kiểm toán nội bộ.
"Luật doanh nghiệp" và "Luật cơng cụ và giao dịch tài chính" cả hai đều có quy định về hệ thống kiểm sốt nội bộ, nhƣng có sự khác biệt giữa hai luật: (1) các luật cũ chủ yếu áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, sau này luật áp dụng cho các công ty niêm yết; (2) quy định kiểm soát nội bộ trƣớc đây bao gồm hầu hết các lĩnh vực, sau này chủ yếu là các lĩnh vực liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính; (3) kiểm sốt nội bộ trƣớc đây việc thành lập và chịu trách nhiệm chính là Ban giám đốc, sau này quy định trách nhiệm đối với quản lý công ty; (4) các luật quy định rằng hệ thống kiểm soát nội bộ cần đƣợc theo dõi bởi kế toán các cơng ty hoặc các ủy ban kiểm tốn, sau đó, hệ thống kiểm sốt nội bộ cần đƣợc theo dõi bởi kế tốn các cơng ty; (5) Các luật cũ quy định các nội dung của kiểm soát nội bộ phải đƣợc ghi trong báo cáo kinh doanh và đƣợc đánh giá trong báo cáo kiểm toán đƣợc thực hiện bởi hội
đồng quản trị của kiểm toán viên hoặc ủy ban kiểm toán, sau này quy định nội dung của kiểm soát nội bộ phải đƣợc ghi trong báo cáo kiểm soát nội bộ và đƣợc đánh giá trong báo cáo kiểm toán nội bộ ; (6) các nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các quy định cũ đƣợc quyết định bởi ban giám đốc và việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ là tùy ý, khơng cần phải đánh giá. Sau này, luật yêu cầu các nhà quản lý phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ; (7) cũng có những khác biệt về trách nhiệm hình sự nhƣ các quy định cũ sẽ phạt tiền hồ sơ sai, trong khi các quy định sau coi đó là một tội ác làm sai lệch hồ sơ. Các cá nhân có thể bị tù 5 năm, hoặc bị phạt tiền tối đa là 5 triệu yên. Pháp nhân sẽ bị phạt tiền ít hơn 500 triệu n, và có thể xử phạt hình sự.
Nhƣ đã đề cập ở trên, mặc dù các hệ thống kiểm soát nội bộ theo quy định của hai luật có rất nhiều sự khác biệt, bản chất là nhƣ nhau. Các "Luật cơng cụ và giao dịch tài chính" tập trung vào việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính và để đảm bảo điều này, luật khơng chỉ quan tâm đến những vấn đề tài chính mà cịn tập trung vào tồn bộ q trình điều hành cơng ty, u cầu hồn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ. Bằng cách này, bản chất của kiểm soát nội bộ theo quy định tại "Luật công cụ và giao dịch tài chính" và "Luật doanh nghiệp" là nhƣ nhau