. Mục tiêu
Quản lý hồ sơ nhân viên
Quản lý thời gian làm việc và chấm công Quả lý lương, thưởng và các khoảng khấu trừ Quả lý nghỉ vắng
Đinh biên công việc
Xác định bản mô tả công việc Sắp xếp công việc cho nhân viên . Cách thức tiến hành
Lưu trử và quản lý đầy đủ thông tin nhân sự một cách liên tục từ quá khứ cho tới hiện tại, giúp cho người sử dụng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên một cách liên tục ngay từ khâu tuyển dụng cho tới lúc nghỉ việc
Đáp ứng yêu cầu quản lý thời gian phù hợp hình thức hoạt động kinh doanh của Cửa hàng, ta có thể áp dụng: Cho phép thiết lập nhiều ca làm việc khác nhau phù hợp. Cho phép thiết lập số ngày làm việc cơ bản trong tháng. Cho thiết lập các ngày nghỉ như: Lể, Tết.. Cho phép định nghĩa các loại giờ công, loại nghỉ chung cũng như đặc thù của cửa hàng. Cho phép thiết lập các cách lấy các cặp giời ra vào khác nhau, các cách tính phép tính khác nhau.
SVTH: TƠ THANH PHONG 47
Quản lý hồ sơ nhân viên nhằm đảm bảo các thông tin về lương của nhân sự cùng với khả năng mềm dẻo và linh hoạt trong hoạch địnnh các thời điểm trả lương, quỹ lương, cách tính lương… sẽ biến cơng việc tính lương trở nên đơn giản, nhanh chóng. Ngồi các khoảng lương và thưởng, mỗi nhân viên còn được hưởng các chế độ cũng như chịu các khoảng khấu trừ như bảo hiểm, lệ phí… ngồi việc ban hành quy chế tiền lương phù hợp pháp luật Việt nam, còn cung cấp một khả năng tùy biến và định nghĩa them các khoản khấu trừ cũng như hệ số, chuẩn bị cho những thay đổi sau này.
Việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một công việc tương đối nhạy cảm, nhân viên tính thuế phải đảm bảo được cả lợi ích cá nhân cho nhân viên, cũng như làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. Tổng hợp và tính tốn chính xác tiền thuế thu nhập cá nhân cũng như các khoản chi phí khác. Bên cạnh đó cho phép người sử dụng tự định nghĩa ra các khoản thu nhập chịu thuế và không chịu thuế để từ đó có căn cứ tính thuế thu nhập chính xác đảm bảo quyền lợi của người lao động.
Chức năng thống kê báo cáo là không thể thiếu đối với các hệ thống thông tin quản lý. Tuy nhiên trong điều kiện phát triển hiện nay khi mà thời gian để ra quyết định ngày càng bị thu hẹp trong khi độ chính xác lại địi hỏi cao thì việc thống kê báo cáo là chưa thể đáp ứng được. Cung cấp cho các nhà quản lý nhân sự các báo cáo được phân tích theo nhiều tiêu thức, nhiều chiều nhằm giúp cho việc ra quyết định chiến lược nhân sự của cửa hàng được nhanh và chính xác nhất. Lập kế hoạch cũng như hoạch định chiến lược phát triển của doanh nghiệp, lựa chọn được mơ hình tối ưu nhất áp dụng vào doanh nghiệp của mình.
Quản lý cán bộ cơng nhân viên nghỉ vắng mặt để có kế hoạch điều tiết lao động phù hợp, xử lý kịp thời đảm bảo việc sản xuất kinh doanh của cửa hàng.
Thiết lập một danh mục các công việc mà bộ phận, cửa hàng phải thực hiện. Liệt kê cả các công việc của quản lý, như hoạch định - tổ chức – lãnh đạo - kiểm tra. Ước lượng thời gian thực hiện cho từng cơng việc đó trong một năm. Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm cửa hàng sẽ biết mình cần bao nhiêu người. Nhóm các cơng việc có cùng tính chất vào một chức danh công việc. Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số thời gian của mỗi chức danh. Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh. Điều này giúp cửa hàng, người quản lý tạo sức ép cho nhân viên và điều chỉnh số lượng công việc co giãn sau này.
Lập bản mô tả công việc cho từng chức danh: thông tin về công việc như mã số, chức danh, bộ phận, người quản lý trực tiếp; Mục tiêu – yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc. Lên sơ đồ tổ chức bộ phận: Công việc của nhân viên gồm các công việc thường xuyên và các công việc không thường xuyên. Công việc thường xuyên là các công việc lặp lại, đã được ghi nhận trong bản mô tả công việc. Cơng việc thường xun phải có tính lập lại.
Cơng việc khơng thường xuyên do cửa hàng quản lý trực tiếp giao cho nhân viên thực hiện. Đối với cơng việc thường xun: Đảm bảo là trong đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm: cách thức thực hiện, nguồn lực để thực hiện, tần suất thực hiện. Yêu cầu nhân viên ghi lại nội dung công việc thường xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ.
Công việc không thường xuyên: Thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao việc. Giải thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc, các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn của tổ chức, bộ phận và phương pháp thực hiện.
Khi phát sinh công việc thường xun. Xác định cơng việc đó lập lại trong tương lai hay khơng? Trường hợp nó lặp lại, thiết lập một số tài liệu để hướng
SVTH: TÔ THANH PHONG 49
dẫn cho nhân viên khi nó xuất hiện trong tương lai. Như vậy,tổ chức đã chuyển công việc không thường xuyên thành công việc thường xuyên.
Hiệu quả mang lại
Giúp quản lý hệ thống thông tin chi tiết của nhân viên, lưu trữ thành kho dữ liệu hoàn chỉnh, giúp cửa hàng nắm bắt những biến động và kịp thời thực thi các chính sách để phát huy sức mạnh nguồn nhân lực trong cửa hàng. Nhắc việc, số liệu thống kê nhân sự cập nhật thường xuyên, báo cáo lên các cấp quản trị biết để bố trí, sắp xếp cơng việc và có chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp.
Giúp cho việc phân tích các hoạt động nhân sự và quản lý kinh doanh được thực hiện dễ dàng và thuận lợi. Tạo ra sự chủ động giải quyết, kiểm sốt cơng việc trong suốt quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh.
Xác định rõ ràng nhiệm vụ của các chức danh, tổ chức có hệ thống bảng mơ tả cơng việc cá nhân và thường xuyên được cập nhật. Tổ chức có hệ thống bảng mơ tả cơng việc của phịng ban, bộ phận, phân cơng cơng việc hợp lý.
Nhân viên có thẩm quyền cần thiết để thực hiện công việc tốt. Trách nhiệm và quyền hạn luôn song hành trong cơng việc. Hỗ trợ việc tính lương nhanh chóng và chính xác.