2.3.2.1. Nguồn nhân lực – Human Resources
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp nói chung và NH nói riêng, bao gồm cấp quản trị cao nhất là hội đồng quản trị và ban giám đốc, cán bộ quản lý, nhân viên và các chun gia. Mỗi một vị trí có vai trị và nhiệm vụ khác nhau: cán bộ lãnh đạo cao cấp - Hội đồng quản trị là người hoạch định đường lối chiến lược kinh doanh của NH, đưa ra các chính sách sử dụng và phát triển nhân lực, quyết định cơ cấu tổ chức và hoạt động; cán bộ quản lý - ban (tổng) giám đốc và trưởng các phịng ban có vai trị rất lớn trong việc điều hành hoạt động, trực tiếp tiếp xúc với nhân viên, bố trí cơng việc, kiểm tra, đôn đốc nhân viên làm việc, chuyển giao kinh nghiệm cho nhân viên và duy trì khơng khí làm việc thuận lợi. Nhân viên có chức năng tác nghiệp là người thực hiện các công
việc cụ thể, phối hợp với các nhân viên khác hồn thành cơng việc được giao. Các chuyên gia là những người có nhiều kinh nghiệm, kiến thức về một số lĩnh vực chun mơn, có vai trị tư vấn hay tham mưu cho các cấp lãnh đạo hoặc các bộ phận khác hoặc các cấp nhân viên, đưa ra lời khuyến nghị, cảnh cáo hoặc những đề xuất nhằm mục đích tham khảo, chọn lọc các phương án để ra quyết định tốt nhất. Số lượng và chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố giúp đánh giá sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng đối với sự cung ứng các sản phẩm, dịch vụ của NH, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của NH.
Quản trị nguồn nhân lực là việc sử dụng nguồn lao động đang có để thực hiện các mục tiêu mong muốn mà tổ chức đã vạch ra một cách hiệu quả nhất, bắt đầu từ việc sử dụng, bố trí lực lượng lao động vào các bộ phận, vị trí cụ thể theo tiêu chí “bố trí đúng người vào đúng vị trí” để thực hiện các nhiệm vụ tương ứng, quan trọng hơn hết là tạo ra những tố chất lao động mới như sự hoàn thiện nghề nghiệp, khả năng sáng tạo, bản lĩnh ứng phó những thử thách, lịng trung thành, bầu khơng khí thân thiện hịa hợp…Chính điều này sẽ giúp NH đảm bảo sự phát triển liên tục, bền vững trong dài hạn và thích nghi với những biến động không ngừng của môi trường. Quản trị nguồn nhân lực hiệu quả sẽ sử dụng lực lượng lao động hợp lý để hồn thành một khối lượng cơng việc được giao với thời gian và chi phí thấp nhất, giúp nâng cao hiệu suất lao động của mỗi nhân viên, nâng cao hiệu suất cơng việc bằng việc hình thành khơng khí làm việc lạc quan, sự hợp tác chặt chẽ giữa các cá nhân và phát triển mối quan hệ tốt đẹp trong tập thể.
Năng lực quản trị nguồn nhân lực được đánh giá thơng qua: Tuyển dụng và chính sách đãi ngộ; Sự phân cơng trách nhiệm rõ ràng trong tổ chức; Kết quả công việc được đánh giá và khen thưởng công bằng; Môi trường làm việc chuyên nghiệp tạo điều kiện cho nhân viên phát triển…Các dấu hiệu cảnh báo có vấn đề về quản trị nguồn nhân lực: cán bộ nhân viên khơng có động cơ làm việc hay có nhiều ý kiến than phiền…
2.3.2.2. Kiểm sốt nội bộ – Internal Control
Mỗi NH đều cần phải xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ trong đó ban hành các quy trình nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động chính, có sự phân tách trách nhiệm giữa các phòng ban, giữa các cán bộ trong cùng một phịng ban và có bộ phận kiểm tra độc lập được thiết lập và hoạt động hiệu quả. Cụ thể là: Các thủ tục cần thiết trong việc cho vay và thu nợ, đặc biệt hệ thống có hai chữ ký trong quy trình kiểm sốt hoạt động cho vay; Tính chính xác trong việc ghi nhận doanh thu và chi phí; Các biện pháp đảm bảo an tồn cần thiết trong quản lý và lưu trữ tiền tệ; Tính đầy đủ của các thủ tục kiểm soát và giám định; Mức độ thường xuyên và chương trình các chuyến kiểm tra địa bàn.
Các dấu hiệu cảnh báo có vấn đề về kiểm sốt nội bộ: Trình độ cán bộ kiểm sốt nội bộ yếu kém; Các chính sách, quy trình khơng rõ ràng, dễ gây nhầm lẫn; Sự can thiệp của lãnh đạo cấp cao vào hoạt động kiểm soát nội bộ; Các chuyến kiểm tra địa bàn thưa thớt và bị bỏ qua.
2.3.2.3. Các hệ thống – Systems- Hệ thống kế tốn - Hệ thống kế tốn
• Ghi nhận các giao dịch kịp thời, chính xác
• Tần suất và độ nghiêm trọng của các lỗi ghi chép - Hệ thống thông tin quản lý – MIS
MIS là hệ thống thông tin quản lý trợ giúp điều hành tác nghiệp xây dựng trên giải pháp cổng thông tin điện tử (Portal), gồm 2 phần: Thông tin Public cho khách hàng và các đối tác; Quản lý thông tin nội bộ trong doanh nghiệp. MIS đáp ứng nhu cầu cập nhật, theo dõi và quản lý thông tin nội bộ như trao đổi văn bản, giao việc, nhắc việc, báo cáo công việc, tiến độ xử lý, lịch làm việc, lịch công tác, bản tin, thông báo nội bộ, đăng ký lịch tuần, nhận và gửi báo cáo tuần, tổng hợp báo tuần và gửi biên bản giao ban, danh bạ thông tin cá nhân của tồn bộ cán bộ cơng nhân viên trong công ty và các đơn vị liên quan, vật tư công cụ, quản lý hợp đồng,
quản lý báo cáo tháng, quản lý đánh giá chất lượng…. từ đó, lãnh đạo, cán bộ phụ trách, cán bộ chun mơn nhanh chóng, chính xác và có đầy đủ thơng tin để đưa ra những quyết định kịp thời và tối ưu. MIS giúp kiểm sốt, quản lý thơng tin tập trung và thống nhất, được diễn ra trên một cổng duy nhất, mỗi thành viên có một tài khoản duy nhất để đăng nhập hệ thống, quản lý công việc mọi lúc mọi nơi, nâng cao hiệu quả xử lý công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí và xây dựng nên tác phong làm việc chuyên nghiệp và hiện đại.
Để đánh giá hiệu quả chất lượng sử dụng của hệ thống quản lý thông tin, căn cứ vào các tiêu chí như: Mức độ máy tính hóa và thủ cơng; Quy trình thu thập, quản lý thơng tin; Tính chính xác, thích hợp và tiện lợi của các báo cáo từ MIS.