II. những giải pháp nhằm phát triển hoạt động nhập khẩu của công ty
1. Hồn thiện q trình trong hoạt động nhập khẩu và hoạt động trong
trình phân phối hàng hóa nhập khẩu
• Trong q trình nhập khẩu cần phải nghiên cứu thị trường cả trong nước và nước ngoài. Nghiên cứu thị trường được coi là hoạt động đầu tiên của q trình xuất nhập khẩu, nó có vị trí quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nhập khẩu của công ty. Công ty nên thành lập riêng bộ máy thu thập thông tin, nghiên cứu thị trường cụ thể: Tìm kiếm thơng tin về người cung ứng, giá cả, chất lượng, uy tín, thời điểm, phương thức nhập khẩu, phương thức thanh tốn…Ngồi ra cần nghiên cứu về các vấn đề kinh tế – chính trị – xã hội, mơi trường pháp luật của nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu cụ thể các chế độ, chính sách, phong tục tập quán… Nghiên cứu thị trường trọng điểm, đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của cơng ty vì trên thị trường cung cấp các thiết bị cơng nghiệp trên thế giới là một thị trường cạnh tranh khốc liệt nên nếu không nghiên cứu một cách cẩn thận, chính xác thì thơng tin thu được về vật tư, thiết bị đơi khi khơng chính xác, vì vậy thơng qua việc nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin công ty cần so sánh và lựa chọn cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm với mục tiêu có thể nhập một khối lượng hàng lớn, thường xuyên, liên tục và giá cả phù hợp, điều kiện thanh tốn thuận lợi. Tuy nhiên cơng ty vẫn phải nghiên cứu và thu thập thêm thông tin về đối tác để có thể chủ động trong việc họ có thay đổi về hàng hóa, nếu khơng phù hợp nữa thì cơng ty có thể lập một đại diện ở một vài nước có mối quan hệ lâu dài và có uy tín để duy trì, củng cố mối quan hệ một cách thuận lợi nhất. Ngồi ra cơng ty cần phải thơng qua các phương tiện thơng tin để tìm hiểu, theo dõi tình hình chung về thị trường vật tư, thiết bị trên thế giới để có thể lựa chọn cho mình một bạn hàng mới, một nhà sản xuất trực tiếp nhằm mở rộng thị trường nhập khẩu hơn nữa, hạn chế giao dịch trung gian, giảm bớt chi phí khơng cần thiết. Cơng tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu cần cần phải nghiên cứu những yếu tố sau:
- Xác định khối lượng hàng nhập khẩu thông qua nhu cầu thị trường trong nước để từ đó có thể nhập một số lượng hàng phù hợp, xác định chất lượng hàng hóa thơng qua thương hiệu, uy tín, tiêu chuẩn của bạn hàng.
- Giá cả là điểm căng thẳng nhất trong giao dịch, ảnh hưởng đến sức tiêu thụ của hàng hóa. Việc xác định giá phải dựa vào giá bán trong nước, dựa vào tình hình cung cầu trên thị trường, thời điểm nhập khẩu mà hàng hóa tiêu thụ nhanh nhất, giá có thể chấp nhận được, thị trường ổn định…
- Công tác giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng cần lựa chọn thời điểm, địa điểm có lợi cho doanh nghiệp mình, lựa chọn người đi đàm phán có trình độ chuyên môn giao dịch linh hoạt, thông minh và khéo léo.
- Công tác làm thủ tục nhập khẩu kịp thời nhanh chóng phụ thuộc vào chính sách nhà nước và mối quan hệ với ngành hải quan. Làm thủ tục hải quan là một khâu phức tạp đối với nhà nhập khẩu vì vậy cần phải thận trọng thực hiện tốt, tuân thủ trình tự các bước khi tiến hành làm thủ tục hải quan. Thứ nhất khi nhận được giấy báo hàng đến thì cơng ty cần phải làm cơng tác chuẩn bị nhận hàng, để thực hiện việc nhận hàng một cách thuận lợi thì yêu cầu cán bộ XNK phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ có liên quan để xuất trình với hải quan tránh trường hợp phải đi lại nhiều lần sẽ làm ảnh hưởng đến việc nhận hàng. Khi nhận hàng cần đối chiếu với chứng từ mua hàng và phù hợp với quy định trong hợp đồng giữa hai bên. Khi xếp dỡ hàng cũng cần phải cẩn thận tránh hư hỏng, mất mát.
- Thanh toán và thủ tục thanh toán cần áp dụng phương thức thanh tốn L/C, cơng ty nên mở L/C tại ngân hàng của Việt Nam tạo điều kiện nâng cao uy tín của ngân hàng việt Nam tại thị trường nước ngồi. Khơng nên sử dụng L/C chuyển nhượng vì đề phịng người hưởng lợi thư tín dụng là một thương nhân trung gian khơng có hàng, hoặc L/C sẽ chuyển nhượng cho một hãng khơng có uy tín. Do vậy mà không đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng một cách thuận tiện được đồng thời cịn gây ra những rắc rối sau này. Cơng ty cũng không nên mở L/C sớm quá cũng như muộn quá, vì nếu sớm thì sẽ bị ứ đọng vốn, cịn nếu muộn q thì ảnh hưởng đến việc nhập hàng của cơng ty. Vì vậy cơng ty nên mở L/C trong thời gian hợp lý để đảm bảo cho hợp đồng thực hiện một cách tốt
nhất. Ngoài ra công ty nên cẩn thận khi mở L/C tránh trường hợp sai sót dẫn đến việc phải sửa đổi L/C, như vậy sẽ lại phải mất một khoản phí, thủ tục lại rườm rà ảnh hưởng đến quá trình hoạt động sản xuất kinh daonh của công ty.