1. Con ng•ời trong việc hồn thiện hệ thống chất l•ợng ISO
1.1.Mở rộng giáo dục đào tạo, bồi d•ỡng kiến thức về IS 9001cho cán bộ công nhân viên trong Công ty để nâng cao sự hiểu biết và khả năng
áp dụng, cải tiến hoàn thiện hệ thống chất l•ợng.
Con ng•ời là nguồn lực quan trọng nhất trong tất cả các nguồn lực của Công ty trong quản lý chất l•ợng. Vì vậy con ng•ời cần đ•ợc đào tạo để có kiến thức và kỹ năng làm tốt cơng việc của mình. Đồng thời họ cũng cần nắm
đ•ợc mục tiêu chiến l•ợc chung của Cơng ty và đóng góp sức mình vì mục tiêu chung đó. Cơng ty cần phải thay đổi quan điểm cho rằng, ng•ời chịu trách nhiệm chính về chất l•ợng trong Cơng ty là các cán bộ quản lý chất l•ợng, là nhân viên văn phịng chất l•ợng mà cần đ•ợc hiểu đ•ợc rằng, chất l•ợng sản phẩm đ•ợc tạo ra bởi sự tham gia của tất cả mọi ng•ời.
Vì vậy, Cơng ty phải tiến hành đào tạo cho cán bộ công nhân viên những kiến thức cập nhật nhất về quản lý chất l•ợng, giúp họ hiểu đúng về quản lý chất l•ợng và mơ hình quản lý chất l•ợng mà Cơng ty đang áp dụng. Từ đó họ thấy đ•ợc lợi ích của ISO 9000 và hăng say tìm hiểu, cải tiến giúp doanh nghiệp thực hiện đ•ợc mục tiêu đề ra.
Tuy nhiên, mức độ am hiểu, nhu cầu kiến thức cần trang bị cho mỗi cấp trong Công ty là khác nhau. Cho nên,việc đào tạo cũng cần phù hợp với từng
đối t•ợng về thời gian, nội dung, ch•ơng trình ph•ơng pháp đào tạo cũng nh• cách truyền đạt kiến thức. Vì vậy,
Cơng ty cần phải tiến hành phân loại cán bộ nhân viên theo trình độ nghề nghiệp, kỹ năng tay nghề để xác định nhu cầu
đào tạo cho tất cả các đối t•ợng. Từ đó có kế hoạch đào tạo bồi d•ỡng đúng
đắn, có hiệu quả.
Kế hoạch đào tạo cần chú ý các vấn đề sau: - Tầm nhìn cho t•ơng lai của Cơng ty
- Sự thay đổi và phát triển của Công ty
- Các ch•ơng trình h•ớng dẫn cho những ng•ời mới vào - Các ch•ơng trình đổi mới định kỳ cho những ng•ời đã
qua các lớp đào tạo.
Tiến hành đào tạo cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong cơng ty vì để xây dựng và áp dụng thành cơng IS 9001 thì điều cốt lõi là mọi ng•ời trong cơng ty đều phải am hiểu những kiến thức cơ bản về IS 9001, ngồi ra cịn đào tạo nâng cao cho cán bộ cấp cao, cán bộ quản lý. Hàng năm cơng ty chi phí cho đào tạo, bồi d•ỡng khoảng 15-20 tr.đ. Đặc biệt Công ty cần chú trọng đào tạo cho cán bộ công nhân viên phòng khảo sát đo đạc cả về kiến thức chuyên môn và kiến thức về chất l•ợng, các quy trình thủ tục theo quy định của Cơng ty.Từ đó, hạn chế sản phẩm không phù hợp, giảm chi phí, chấm rứt tình trạng khơng tuân thủ chặt chẽ các thủ tục và thông tin trong công ty thơng suốt, trình độ cán bộ cơng nhân viên đ•ợc nâng cao, chất l•ợng sản phẩm đ•ợc cải thiện.
1.2.Chuẩn bị lực l•ợng nịng cốt cho ch•ơng trình quản lý và cải tiến chất l•ợng. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu để đánh giá chất l•ợng nội bộ, đồng thời đào tạo cán bộ đánh giá chất l•ợng và tăng c•ờng đánh giá chất l•ợng nội bộ trong Cơng ty.
Chất l•ợng địi hỏi sự tham gia của tất cả mọi thành viên trong Công ty. Tuy nhiên, để các hoạt động chất l•ợng đ•ợc quan tâm, đ•ợc duy trì th•ờng xuyên và thực sự mang lại hiệu quả, việc hơ hào mọi ng•ời tham gia là ch•a
đủ. Vấn đề là ở chỗ, làm thế nào để tất cả mọi thành viên hiểu thế nào tầm quan trọng của chất l•ợng , làm thế nào để họ hiểu đ•ợc chất l•ợng sản phẩm vừa là trách nhiệm vừa là quyền lợi và danh dự của chính bản thân họ, và đặc biệt là làm thế nào để cuốn hút và tổ chức cho mọi thành viên cùng tham gia
đóng góp vì mục tiêu chung của Công ty không ngừng cải tiến chất l•ợng để kinh doanh có hiệu quả. Vì vậy, Cơng ty cần chuẩn bị một lực l•ợng thật nịng cốt cho phong trào chất l•ợng trong Cơng ty. Cần có một đội ngũ cán bộ, nhân
viên vừa có sự hiểu biết sâu sắc về những vấn đề liên quan đến chất l•ợng, vừa có trình độ kỹ thuật, trình độ quản lý, trình độ tổ chức. Đồng thời đội ngũ này cũng cần có đủ trách nhiệm, đủ tâm huyết và đủ năng lực để lôi cuốn mọi thành viên tham gia phong trào chất l•ợng của Cơng ty ở các góc độ và mức
độ khác nhau.
Đội ngũ này có thể bao gồm:
- Các lãnh đạo, cán bộ quản lý chất l•ợng trong Cơng ty - Các cán bộ phụ trách các phòng ban chức năng.
- Các cán bộ cơng đồn, đồn thanh niên.
- Công nhân, nhân viên có tinh thần trách nhiệm, có tâm huyết với vấn đề chất l•ợng trong Cơng ty.
Tất cả đội ngũ này ngoài kiến thức và năng lực, cần phải có đủ uy tín,trách nhiệm và nhiệt tình trong việc vận động mọi thành viên tham gia phong trào chất l•ợng và là lực l•ợng chính trong việc thực hiện các ch•ơng trình quản lý chất l•ợng, cải tiến chất l•ợng, cải tiến năng suất, lao động sáng tạo và trung thành với mục đích chiến l•ợc của Cơng ty. Ngồi ra, Cơng ty cũng cần khuyến khích hoạt động nhóm chất l•ợng để rèn luyện phong cách làm việc theo tổ đội, phát huy sáng kiến tập thể trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và đặc biệt trong hoạt động quản lý và cải tiến chất l•ợng trong Công ty.
Bên cạnh việc chuẩn bị lực l•ợng nịng cốt cho các ch•ơng trình quản lý chất l•ợng, việc th•ờng xuyên kiểm soát, đánh giá, thẩm định các hoạt động trong Công ty là điều hết sức cần thiết trong việc xây dựng và duy trì hệ
thống quản lý chất l•ợng trong Cơng ty. Việc thẩm định thực sự cần thiết trong tất cả các giai đoạn tr•ớc, trong và sau khi xây dựng mơ hình QLCL. Thẩm định Công ty sẽ mang lại nhiều điều tốt đẹp hơn; nh• tìm ra những điểm mạnh,
điểm yếu của hệ thống quản lý, xem xét, đánh giá các dự án, mặt hàng đem lại hiệu quả cao hơn cho Công ty cũng nh• thấy đ•ợc nhu cầu đào tạo cán bộ,
nhân viên trong Cơng ty ...Qua đó tìm ra những giải pháp tốt nhất để cải tiến,
điều chỉnh hệ thống quản lý trong đó có hệ thống quản lý chất l•ợng cuả Công ty.
Để đánh giá chất l•ợng nội bộ tr•ớc hết doanh nghiệp cần xây dựng các chỉ tiêu đánh giá các hoạt động nội bộ trong Cơng ty. Các chỉ tiêu này phải phản
ánh đ•ợc thực trạng các hoạt động của Công ty trong thời kỳ nhất định. Muốn vậy, các chỉ tiêu cũng phải l•ợng hố đ•ợc kết quả của cơng việc muốn đ•ợc
đánh giá để làm căn cứ chính xác đánh giá các hoạt động của Công ty.
Mặt khác, để đánh giá chất l•ợng nội bộ, Cơng ty cần đào tạo một đội ngũ cán bộ có trình độ nghiệp vụ, có khả năng đồng thời thành lập bộ phận đánh giá chất l•ợng nội bộ trong Cơng ty để bộ phận này có thể đánh giá các hoạt động của Công ty thông qua hệ thống các chỉ tiêu đánh giá mà Công ty đã xây dựng. Bộ phận đánh giá chất l•ợng nội bộ này là bộ phận độc lập với các phòng ban chức năng cũng nh• bộ phận quản lý chất l•ợng của Cơng ty.
Trong q trình đánh giá có thể sử dụng một số ph•ơng pháp sau:
- Ph•ơng pháp phịng thí nghiệm - Ph•ơng pháp cảm quan
- Ph•ơng pháp chuyên gia
Việc đánh gía chất l•ợng nội bộ sẽ đem lại cho chúng ta thấy đúng thực trạng chất l•ợng sản phẩm của cơng ty, hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty cũng nh• biết đ•ợc những thơng tin chính xác về những khâu
cần khắc phục từ đó giúp cho Cơng ty tìm đ•ợc những giải pháp thích hợp nhất để cải tiến hệ thống quản lý chất l•ợng của mình.
2. Sử dụng tiết kiệm các nguồn lực, giảm chi phí, để tăng lợi nhuận, giải quyết yếu tố vốn cho hoạt đông sản xuất kinh doanh cũng nh• hoạt
động hồn thiện và phát triển hệ thống quản lý chất l•ợng.
Để phát triển và hoàn thiện hệ thống quản lý chất l•ợng cơng ty cần thực hiện rất nhiều giải pháp khác nhau. Các giải pháp này cùng phát huy tác dụng
mang lại hiệu quả cao cho cơng ty. Nh•ng có thể nói rằng, giải pháp về vốn là giải pháp quan trọng nhất, liên quan và tác động đến các giải pháp khác, nó là
điều kiện đầu tiên, để từ đó sử dụng linh hoạt các yếu tố khác.
Xây dựng thành công hệ thống quản lý chất l•ợng ISO 9001, cơng ty khơng thể khơng nói đến kinh phí. Tuy nhiên nó là sự đầu t• lâu dài mà hiện tại cơng ty ch•a hạch tốn hết đ•ợc. Để tiếp tục duy trì và phát triển hệ thống ấy, cơng ty đ•a ra các giải pháp nh•ng cần có kinh phí để thực hiện các giải pháp ấy và đây cũng là một giải pháp lớn.
Đảm bảo đủ kinh phí cơng ty sẽ đầu t• cho giáo dục, bồi d•ỡng nhằm nâng cao kiến thức cho nhân viên, đầu t• cho cơng tác sắp xếp tổ chức quản lý
để có hệ thống quản lý vững chắc, giám sát đ•ợc hoạt động của các bộ phận.
Đồng thời, đầu t• cơng nghệ theo chiều sâu để phát triển hệ thống chất l•ợng, là nguồn lực để thực hiện kích thích vật chất đối với ng•ời lao động. Tác dụng của vốn là rất to lớn mà ta khơng thể kể hết đ•ợc. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là có vốn rồi nh•ng phải có cách thức ra sao để sử dụng vốn ấy một cách đúng h•ớng, hiệu quả nhất.
Để giảm chi phí cơng ty cần thực hiện một loạt các chính sách tiết kiệm giảm chi phí sau:
- Hạn chế vấn đề thuê chuyên gia t• vấn, khuyến khích các kiến trúc s•, kỹ s• cao cấp trong cơng ty tự làm.
- Khai thác tối đa công suất giờ công lao động để tiết kiệm thời gian, giảm chi phí nhân cơng.
- Ban hành các h•ớng dẫn sử dụng điện,n•ớc tại các xí nghiệp đảm bảo hợp lý và tiết kiệm...
- Đồng thời các chính sách giảm chi phí ấy, Cơng ty cịn thực hiện các chính sách để đẩy nhanh tốc độ tăng tr•ởng sản xuất, đem lại lợi nhuận ngày một cao.
Thực hiện đ•ợc biện pháp này cơng ty sẽ có điều kiện tập trung vốn để đầu t• cho xây dựng, áp dụng hệ thống cũng nh• để duy trì và phát triển. T• chất l•ợng sản phẩm đ•ợc nâng cao, tháo gỡ những khó khăn về vốn khi áp dụng hệ thống chất l•ợng.
3. Thực hiện chính sách khuyến khích vật chất nhằm động viên, thúc đẩy mọi ng•ời cùng góp sức xây dựng, duy trì và phát triển hệ thống quản lý chất l•ợng ISO 9001 nói riêng, phát triển triển hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung.
Để khuyến khích việc thiết lập ý thức tự giác về việc áp dụng duy trì hệ thống Quản lý chất l•ợng đã xây dựng, cũng nh• tự giác về chất l•ợng, Cơng ty đã đề ra một loạt các biện pháp th•ởng phạt vật chất. Đây thực sự là các biện pháp có hiệu quả. Nó động viên kịp thời những cán bộ, cá nhânlàm tốt chất l•ợng theo yêu cầu của hệ thống chất l•ợng, ngăn chặn ngay các hành
động cố ý hay sơ xuất vi phạm các yêu cầu.
Tr•ớc đây, Cơng ty đã có mức tiền th•ởng theo tháng.Nh•ng cịn ch•a nghiêm túc cịn lo sợ mất lòng nên tác dụng khuyến khích cịn ch•a cao. Hệ số xét th•ởng ở các đơn vị nh• nhau. Vì vậy đã gây ra tâm lý khơng tự giác, khơng có ý thức phấn đấu, ỷ lại, thiếu trách nhiệm.
Để khắc phục tình trạng ấy, nhất là từ khi áp dụng hệ thống Quản lý chất l•ợng ISO 9001, để khoản tiền th•ởng kích thích ng•ời lao động trong sản xuất, trong việc tuân thủ đúng các yêu cầu đặt ra của hệ thống, Công ty đã xem xét lại hệ số th•ởng phạt dựa vào mức độ quan trọng của từng bộ phận có
ảnh h•ởng trực tiếp đến năng xuất chất l•ợng sản phẩm, đến việc áp dụng và duy trì hệ thống, cũng nh• trách nhiệm của mỗi cấp trong việc áp dụng.
Tiêu chuẩn chung: khơng đ•ợc vi phạm - khơng đảm bảo đủ năng suất lao động - Vi phạm nội quy, quy chế Công ty
- Nghỉ tự do
- Nghỉ phép chế độ từ 5 công/tháng trở lên - Nghỉ ốm, việc riêng từ 4 cơng/tháng trở lên
Ngồi ra, Cơng ty cịn có quy chế khen th•ởng đối với các sáng kiến, đề tài nhằm thúc đẩy tiến bộ kỹ thuật, cải tiến hợp lý hoá sản xuất mang lại hiệu quả kinh tế, góp phần tăng tr•ởng và nâng cao đời sống.
Nội dung nghiên cứu sáng kiến: -Cải tiến máy móc thiết bị
-Cải tiến ph•ơng pháp kiểm sốt thiết kế, cơng nghệ -Cải tiến,tổ chức sản xuất
-Cải tiến,sửa đổi các thủ tục trong hệ thống quản lý chất l•ợng ISO 9001 của Cơng ty.
Quyền lợi của ng•ời có sáng kiến Th•ởng: Tối thiểu là : 50- 100.000 đồng
Tối đa là : 300.000 đồng
Chính sách khuyến khích vật chất này thực sự có hiệu quả đối với hoạt
động sản xuất kinh doanh của Cơng ty nói chung và đối với việc duy trì, phát triển hệ thống quản lý chất l•ợng hiện có nói riêng.
Nó khuyến khích mọi ng•ời làm đúng trách nhiệm đã đ•ợc quy định trong các thủ tục, cũng nh• tuân thủ các yêu cầu đã ghi trong hệ thống. Nó kích thích ng•ời lao động phát huy tính sáng tạo cải thiện hệ thống quản lý
chất l•ợng của Cơng ty và đẩy nhanh công tác cải tiến chất l•ợng sản phẩm, nâng cao chất l•ợng sản phẩm từ đó làm tăng khả năng cạnh tranh của cơng ty.
4. Tăng c•ờng cơng tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng thực hiện theo các thủ tục của các bộ phận, phát hiện và uốn nắn kịp thời nhằm tăng thêm hiệu lực của hệ thống.
Th•ờng xuyên xem xét , kiểm tra là nguyên tắc thứ năm của hệ thống quản lý chất l•ợng theo ISO 9000:1994
Hệ thống quản lý chất l•ợng ISO 9001 mà Cơng ty đang áp dụng đã đ•a ra những thủ tục tiêu chuẩn quy định cho các bộ phận trong tồn Cơng ty cùng
áp dụng. Nh•ng để đảm bảo cho các văn bản ấy đ•ợc thực hiện một cách đầy
đủ, đúng nh• dự kiến thì khơng thể thiếu đ•ợc cho cơng tác kiểm tra, giám sát.
Kiểm tra, giám sát đảm bảo cho các bộ phận cá nhân thực hiện đúng, có trách nhiệm. Ngày nay, cơ chế cởi mở và thơng thống, chúng ta luôn hồ hào tự giác, phát huy quyền làm chủ của ng•ời lao động. Tuy nhiên, có lẽ đây là yếu tố thuộc bản chất con ng•ời, đặc biệt là ng•ời Việt nam, vốn chịu ảnh h•ởng của cơ chế quan liêu bao cấp, nề thói làm việc cũ. Trong công việc, nhất là cơng việc chung, mang tính tập thể, nếu nơi là công tác kiểm tra, giám sát thì mọi hoạt động không thể đạt hiệu quả cao. Đây chính là một điểm yếu mà chúng ta cần khắc phục.
Công tác kiểm tra, giám sát việc áp dụng thực hiện theo các thủ tục, phát hiện và uốn nắn kịp thời đ•ợc thực hiện bởi lãnh đạo chất l•ợng và các thành viên trong ban đánh giá chất l•ợng nội bộ ISO 9001 của Cơng ty.
-Nội dung về ISO 9001 th•ờng xuyên đ•ợc đ•a vào trong các cuộc họp giao ban của Công ty. Các quy định, trách nhiệm, quyền hạn trong ISO 9001 trở thành các tiêu chuẩn để bình bầu thi đua, xét khen th•ởng.
-Các cuộc họp th•ờng trực về ISO 9001 đựơc thực hiệntheo đúng lịch trình. Tại mỗi cuộc họp này mỗi phòng