Dự tốn ngân sách có hiệu quả nhất khi các nhà quản lý cấp cao, các trưởng bộ phận, nhân viên tham gia tích cực và có ý nghĩa vào các q trình, cũng như địi hỏi phải có sự tham gia thơng tin một cách trung thực từ cấp dưới lên cấp cao. Điều này khiến cho quá trình lập ngân sách được hoàn thiện và nâng cao trách nhiệm của mọi
nhân viên đối với ngân sách. Nhưng đôi khi, để cấp trên có cái nhìn tốt hơn, để dễ dàng đạt được các mục tiêu ngân sách và với những mục tiêu cá nhân, các trưởng bộ phận thường có động cơ thiết lập mục tiêu khá thấp bằng cách đánh giá thấp các khoản thu ngân sách và đánh giá quá cao chi phí ngân sách để tạo ra sự chênh lệch ngân sách (sự khác biệt giữa kết quả thực tế và số tiền ngân sách). Điều này thường xảy ra khi chênh lệch ngân sách được sử dụng để đánh giá hiệu suất và tiền thưởng gắn với việc đạt được các con số dự tốn. Chính vì thế, để có thể hồn thành hoặc vượt kế hoạch, để được khen thưởng, thăng tiến họ có thể tạo ra sự chênh lệch này dù có bất lợi đến mục tiêu chung của doanh nghiệp. Phần chênh lệch này gọi là phần đệm của ngân sách (budgetary slack), là sự khác nhau giữa những gì quản lý tin về ngân sách và những gì nó thực sự mang lại. Nó gây nhầm lẫn về tiềm năng lợi nhuận thực sự của doanh nghiệp, khiến doanh nghiệp quy hoạch nguồn lực không hiệu quả và phân bổ, phối hợp kém đối với các hoạt động trên các bộ phận khác nhau của công ty, hạn chế sự đổi mới và tác động tiêu cực lâu dài đến vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, một dự toán ngân sách tố phải giảm thiểu phần đệm này.
Và để giảm phần đệm của ngân sách, các nhà quản lý cấp cao nên thường xuyên tìm hiểu những gì cấp dưới của họ đang làm. Khơng nên q đặt nặng vấn đề hồn thành kế hoạch có thể gây sức ép tâm lý cao đối với các trưởng bộ phận và nhân viên vì điều này có thể gây ra tình trạng căng thẳng và áp lực lớn, khiến các trưởng bộ phận thường có động cơ đưa ra các dự tốn thấp hơn khả năng thực sự và làm thay đổi số liệu để tạo ra những báo cáo tốt nhưng không trung thực, hợp lý. Ngược lại, các nhà quản lý cấp cao nếu quá dễ dãi, thoải mái và khơng coi trọng vấn đề hồn thành kế hoạch sẽ không tạo đủ áp lực cần thiết đối với các kết quả đạt được, có thể dẫn đến tình trạng lãng phí do các trưởng bộ phận và nhân viên không có nhiều áp lực cho việc cắt giảm chi phí để đạt mục tiêu. Chính vì vậy, sự tham gia của một nhà quản lý cấp cao trong việc thực hiện dự tốn ngân sách nên mang hình thức hỗ trợ, tạo động lực cho cấp dưới thực hiện, và tăng cường học hỏi lẫn nhau về các hoạt động. Tương tác thường xuyên với cấp dưới cho phép các nhà quản lý hiểu
biết về các hoạt động và làm giảm khả năng của cấp dưới tạo ra phần đệm của ngân sách. Bên cạnh đó, các trưởng bộ phận, nhân viên, những người tham gia vào cơng tác dự tốn ngân sách cũng cần có một thái độ tốt đối với cơng tác dự tốn ngân sách, cần nỗ lực và tham gia thơng tin một cách trung thực, có như vậy, giữa các cấp sẽ có sự phối hợp, cộng tác tốt hơn, tạo được sự hiểu biết lẫn nhau, cùng nhau hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp và giúp cho cơng tác dự tốn ngân sách được diễn ra thuận lợi.
Kết luận chương 1
Dự tốn ngân sách đóng vai trị quan trọng trong doanh nghiệp. Dự toán ngân sách giúp doanh nghiệp đi đúng hướng phát triển và tránh trường hợp chi tiêu quá mức. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp để đạt được mục tiêu đã đề ra. Lên ngân sách và lập dự toán là việc cần thiết doanh nghiệp nên thực hiện thường xuyên để đảm bảo doanh nghiệp luôn ln vững mạnh.
Dự tốn được phân làm nhiều loại. Nếu dựa vào thời gian lập dự tốn thì có dự tốn ngắn hạn và dự tốn dài hạn. Nếu dựa vào chức năng mà doanh nghiệp thực hiện, dự toán chia thành dự toán hoạt động và dự tốn tài chính hay dự tốn sẽ được chia thành dự tốn linh hoạt, dự toán cố định nếu căn cứ vào phương pháp lập.
Mục đích của dự tốn là tạo ra một kế hoạch phối hợp hành động giữa các bộ phận của tổ chức để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Với các chức năng hoạch định, thơng tin, kiểm sốt, điều phối, đo lường và đánh giá, dự toán ngân sách định hướng cho doanh nghiệp kinh doanh trong tương lai; giúp doanh nghiệp biết rõ những nguồn lực hiện có và từ đó tìm cách sử dụng các nguồn lực này hiệu quả.
Trong q trình dự tốn ngân sách, các doanh nghiệp thường lựa chọn một trong ba mơ hình dự tốn. Đó là, mơ hình thơng tin từ trên xuống, mơ hình thơng tin từ dưới lên và mơ hình thơng tin phản hồi. Mỗi mơ hình đều có những ưu nhược điểm khác nhau. Do vậy, tùy vào tình hình và đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà các nhà quản lý áp dụng mơ hình dự tốn phù hợp với doanh nghiệp mình để tao ra một dự tốn ngân sách phù hợp.
Ngồi ra, việc xác định một quy trình lập dự tốn ngân sách rõ ràng, cụ thể, phù hợp và đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp sẽ giúp cho việc lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp có hiệu quả hơn.
Đừng xem lập ngân sách là điều bắt buộc phải làm mà hãy xem đó là việc cần thiết cho doanh nghiệp vì dự tốn ngân sách là một cơng cụ quản lý hiệu quả cho các nhà quản lý doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH 2.1 Tình hình hoạt động sản xuất tại Công ty