Dự tốn theo mơ hình này ngược lại với mơ hình thơng tin từ trên xuống nên sẽ khơng gây ra sự áp đặt nặng nề cho cấp dưới, tạo được sự thoải mái và chủ động trong công việc. Mọi bộ phận, mọi cấp quản lý trong doanh nghiệp đều tham gia vào q trình xây dựng dự tốn. Tuy nhiên, có thể dẫn đến việc thiết lập mục tiêu quá thấp hoặc mục tiêu không phù hợp với chiến lược tổng thể của tổ chức.
Nhận xét chung:
Ba mơ hình vừa tìm hiểu trên, mỗi một mơ hình đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng của từng mơ hình. Do đó, trong thực tế, nhà quản trị phải dựa vào đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình mà áp dụng cho thích hợp.
1.2.2 Quy trình lập dự tốn
Dự tốn ngân sách là một cơng việc có ý nghĩa và rất quan trọng đối với các doanh nghiệp nên khi lập phải hạn chế các sai sót có thể xảy ra. Vì vậy, trước khi lập dự toán ngân sách cần phải hoạch định một quy trình dự tốn ngân sách để chuẩn bị tất cả các công việc mà ban dự toán ngân sách cần phải làm. Tùy mỗi doanh nghiệp có đặc điểm tổ chức quản lý khác nhau , quy trình lập dự tốn cũng sẽ khác nhau nhưng về cơ bản cũng dựa trên quy trình quản lý dự tốn ngân sách tiêu biểu như sau: (Blocher. et al., 2010)
Quy trình lập ngân sách có thể tiến hành đối với những doanh nghiệp nhỏ với thời gian là vài ngày hoặc vài tuần đến những công ty lớn với thời gian vài tháng để hồn thành một chu trình lập dự tốn. Quy trình này thường bao gồm việc xác lập mục tiêu chung, thành lập một ủy ban dự toán ngân sách, xác định kỳ dự toán ngân sách, sự chỉ rõ hướng dẫn lập dự toán ngân sách, chuẩn bị dự toán ngân sách ban đầu, thương thảo ngân sách, xem xét, phê duyệt và điều chỉnh dự toán ngân sách, theo dõi dự toán ngân sách.
Xác lập mục tiêu của tổ chức
Việc đầu tiên phải làm trong q trình dự tốn ngân sách là làm sáng rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Một mục tiêu đúng hướng, phù hợp với tình hình đặc điểm kinh doanh của Cơng ty sẽ đóng vai trị trong việc lập ngân sách. Vì vậy, dự tốn ngân sách phải lấy chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp làm nền tảng.
Thành lập một ủy ban dự toán ngân sách
Việc thành lập một ủy ban dự toán ngân sách rất cần thiết. Ủy ban dự toán ngân sách giám sát tất cả các vấn đề về ngân sách và thường nắm quyền lực cao nhất trong một tổ chức cho tất cả các vấn đề liên quan đến dự toán ngân sách. Ủy ban dự toán ngân sách thiết lập và phê duyệt các mục tiêu tổng thể cho tất cả các đơn vị kinh doanh, phối hợp chuẩn bị dự toán ngân sách, giải quyết xung đột và khác biệt có thể phát sinh trong q trình chuẩn bị dự tốn ngân sách, phê duyệt dự toán ngân sách cuối cùng , giám sát các hoạt động và đánh giá kết quả hoạt động vào cuối kỳ. Ủy ban dự toán ngân sách cũng phê duyệt những điều chỉnh của dự toán ngân sách trong suốt giai đoạn. Một ủy ban dự toán ngân sách tiêu biểu bao gồm các giám đốc điều hành, giám đốc tài chính và lãnh đạo các đơn vị kinh doanh chiến lược.
Xác định kỳ dự toán ngân sách
Một dự toán ngân sách thường được chuẩn bị cho một khoảng thời gian xác định, hầu hết là cho năm tài chính và được chia thành tháng hoặc quý. Đồng bộ hóa kỳ dự tốn ngân sách cùng với kỳ tài chính của báo cáo tài chính doanh nghiệp giúp
cho việc lập dự tốn ngân sách được thuận tiện và tạo điều kiện so sánh và đối chiếu kết quả thực tế với tổng số tiền ngân sách. Và đôi khi, các công ty lập các dự toán ngân sách dài hạn song song với dự toán ngân sách ngắn hạn nhằm tạo sự liên kết các mục tiêu chiến lược dài hạn và kế hoạch ngắn hạn với nhau.
Nêu rõ hướng dẫn lập dự toán ngân sách
Trong quá trình lập dự tốn ngân sách, ủy ban dự tốn ngân sách chịu trách nhiệm trong việc hướng dẫn và ban hành các hướng dẫn sau khi cân nhắc cẩn thận và làm sáng rõ về triển vọng chung của nền kinh tế và thị trường, mục tiêu chiến lược của tổ chức, mục tiêu ngắn hạn, kết quả hoạt động dự kiến của giai đoạn hiện tại, các quyết định đặc thù hoặc các chính sách như tinh giản biên chế, tái cấu trúc, kiểm sốt ơ nhiễm, chương trình khuyến mãi của cơng ty…thơng qua cuộc họp với cán bộ quản lý các phòng ban. Các hướng dẫn này sẽ là khác nhau giữa các doanh nghiệp, nhưng nhìn chung, sau khi xác định rõ mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn, phù hợp và phải cung cấp đủ các thông tin cần thiết cho việc hoạch định và kiểm soát của các doanh nghiệp. Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ phối hợp với các dự toán ngân sách của các bộ phận trong doanh nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung một cách rõ ràng. Tất cả các trung tâm trách nhiệm (hoặc đơn vị ngân sách) theo các nguyên tắc hướng dẫn dự toán ngân sách trong việc chuẩn bị dự toán ngân sách của họ.
Chuẩn bị dự toán ngân sách ban đầu
Mỗi trung tâm có trách nhiệm (hoặc đơn vị ngân sách) chuẩn bị dự tốn ngân sách ban đầu của mình dựa trên các nguyên tắc hướng dẫn ngân sách. Ngoài ra, các đơn vị ngân sách cần phải xem xét một số yếu tố nội bộ trong việc chuẩn bị ngân sách đề nghị của họ, bao gồm:
• Thay đổi của thiết bị, cơ sở vật chất.
• Thơng qua q trình hoạt động mới hoặc được cải thiện • Những thay đổi trong sản phẩm, dịch vụ thiết kế
• Giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ mới.
• Những thay đổi trong kỳ vọng hoặc quá trình hoạt động của các đơn vị ngân sách khác mà các đơn vị ngân sách dựa trên vật liệu đầu vào của nó hoặc các yếu tố hoạt động khác.
• Những thay đổi trong các yếu tố điều hành khác hoặc trong những kỳ vọng hoặc quá trình hoạt động trong các đơn vị ngân sách khác.
Chắc chắn, các yếu tố bên ngồi có tác động đến hoạt động và ngân sách khơng thể được hồn thành mà khơng cần kiểm tra cẩn thận các yếu tố bên ngồi quan trọng như:
• Triển vọng của ngành cơng nghiệp cho tương lai gần. • Hành động của đối thủ cạnh tranh.
• Mối đe dọa cho nhập cảnh. • Thay thế các sản phẩm.
• Khả năng mặc cả của khách hàng.
• Sức mạnh mặc cả của các nhà cung cấp đầu vào (nguyên liệu, thành phần, và lao động).
Thảo luận, đánh giá và phê duyệt dự toán ngân sách
Sau khi các đơn vị ngân sách đề xuất ngân sách của bộ phận mình, Giám đốc điều hành của các đơn vị kiểm tra dự tốn ngân sách đó. Việc kiểm tra bao gồm việc xác định tuân thủ theo các nguyên tắc ngân sách, xác minh rằng các mục tiêu ngân sách có thể đạt được một cách hợp lý và phù hợp với các mục tiêu của đơn vị tổ chức cao hơn, và đảm bảo rằng các hoạt động ngân sách phù hợp với các đơn vị khác của ngân sách.
Khi đơn vị dự tốn ngân sách hồn thành ngân sách nội bộ của họ, các dự tốn ngân sách này thơng qua các tổ chức cao hơn cho đến khi chúng đạt đến cấp cao nhất và các dự toán ngân sách đơn vị kết hợp trở thành dự toán ngân sách của doanh nghiệp. Ủy ban dự toán ngân sách xem xét dự toán ngân sách cho phù hợp với các hướng dẫn dự toán ngân sách, đạt được các mục tiêu ngắn hạn mong muốn và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và sau đó Giám đốc điều hành phê duyệt tồn bộ dự tốn ngân sách, cuối cùng trình nộp cho Ban giám đốc.
Theo dõi dự toán ngân sách
Lập dự tốn ngân sách là cơng việc được thực hiện liên tục nhiều trong nhiều năm, nhiều tháng. Vì vậy, sau mỗi kỳ dự tốn ngân sách, bộ phận chuyên trách cần phải theo dõi và phân tích thường xun các sai số giữa dự tốn với thực tế, và kiểm tra những yếu tố bất thường mà doanh nghiệp không ngờ đến để rút kinh nghiệm, tiến hành xem xét và điều chỉnh lại ngân sách cho các kỳ tiếp theo.
Sửa đổi dự tốn ngân sách
Khơng có dự tốn ngân sách nào là chắc chắn. Các yếu tố nội bộ hoặc các tình huống bên ngồi có thể làm cho ngân sách cần thiết phải xem xét và sửa đổi lại. Thủ tục điều chỉnh, sửa đổi ngân sách là khác nhau giữa các doanh nghiệp. Đối với nhiều doanh nghiệp chỉ cho phép điều chỉnh ngân sách trong trường hợp đặc biệt và để có sự chấp thuận để sửa đổi dự tốn ngân sách là khó khăn. Thực hiện nghiêm túc một dự toán ngân sách theo quy định, ngay cả khi thực tế xảy ra khác xa với những dự tốn, chắc chắn khơng phải là một hành động nên làm. Trong trường hợp này, các nhà quản lý cần được khuyến khích khơng nên dựa vào dự toán ngân sách như một hướng dẫn tuyệt đối trong hoạt động.
1.3 Các phương pháp tiếp cận dự toán
Trong những năm qua, các phương pháp tiếp cận dự toán khác nhau đã được đề xuất để tạo điều kiện chuẩn bị ngân sách và cải thiện hoạt động. Trong luận văn này, xin trình bày ba phương pháp tiếp cận thường gặp như: tiếp cận trên cơ sở tăng dần, tiếp cận trên cơ sở ban đầu (zero-based), tiếp cận trên cơ sở hoạt động (activity-based). (Edward J.Blocher. et al. 2010). Khi sử dụng đúng các cách tiếp cận sẽ giúp nâng cao hiệu quả ngân sách.
Phương pháp lập dự toán trên cơ sở từ đầu (ZBB)
Một q trình dự tốn ngân sách truyền thống giả định rằng nó bắt đầu với hầu hết các hoạt động và kết quả thực tế năm trước và sẽ có những thay đổi trong kỳ ngân sách năm này. Nhưng với ZBB, khi lập dự toán sẽ gạt bỏ hết những số liệu dự toán đã tồn tại trong quá khứ và xem các nghiệp vụ kinh doanh như mới bắt đầu. Đây là một quá trình lập ngân sách đòi hỏi các nhà quản lý chuẩn bị ngân sách từng
thời kỳ từ cơ sở ban đầu. Các báo cáo dự tốn mới sẽ khơng phụ thuộc vào số liệu của báo cáo dự tốn cũ. Với ZBB, khơng có hoạt động nào được tiếp diễn lại trong ngân sách trừ phi các nhà quản lý có thể biện minh cho nhu cầu của họ. Vì thế, ZBB địi hỏi người lập dự tốn ngân sách phải có cái nhìn chun sâu về tất cả các mục ngân sách.
Mục đích của ZBB là để đánh giá và kiểm tra lại tất cả các hoạt động và chi phí cho mỗi chu kỳ ngân sách bằng cách phân tích mức độ khối lượng cơng việc và chi phí cho từng hoạt động, nhận thức được hoạt động hoặc chức năng mà họ đã hữu dụng hoặc đã từng là lãng phí nguồn lực, nhờ đó các nguồn lực được phân bổ hợp lý và tiết kiệm chi phí. Bên cạnh đó, ZBB cho phép các nhà quản lý hiểu biết sâu sắc hơn hoạt động chi tiết của các phịng ban, phát huy tính năng động sáng tạo và có những đánh giá sâu sắc về tất cả các mục ngân sách. Từ đó khéo léo, nắm bắt xu hướng để kịp thời đáp ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh, giúp cho q trình lập dự tốn có hiệu quả. Tuy nhiên, do việc lập dự tốn phải xem xét tất cả lại từ đầu nên thường kéo dài, tốn thời gian và kèm theo đó, chi phí cho ZBB cũng lớn. Do vậy, khi sử dụng ZBB phải tính đến lợi ích khi sử dụng loại dự tốn này so với chi phí thực hiện nó.
Phương pháp lập dự toán trên cơ sở hoạt động (ABB)
ABB là một phần mở rộng của ABC. ABB bắt đầu với ngân sách đầu ra và sự tách biệt chi phí cần thiết thành một nhóm chi phí đồng nhất. Ngân sách truyền thống và ABB là khái niệm rất khác nhau. ABB có thể loại bỏ nhiều cơng việc tẻ nhạt trong ngân sách truyền thống. ABB phân tích các sản phẩm hoặc dịch vụ được tạo ra, những hoạt động cần thiết để sản xuất những sản phẩm hoặc dịch vụ , và những nguồn lực cần phải được dự toán để thực hiện các hoạt động này .
ABB kiểm soát các hoạt động của một tổ chức - cách tốt hơn để có thể tạo ra giá trị cho tổ chức . Nó phát triển một ngân sách linh hoạt dựa trên hoạt động khối lượng công việc. ABB là một kỹ thuật để nâng cao độ chính xác của dự báo tài chính và tăng cường sự hiểu biết quản lý, nó có thể đem lại nhanh chóng và chính xác các kế hoạch tài chính và mơ hình dựa trên mức độ giả định khối lượng khác nhau . ABB cung cấp cơ hội để gắn kết các hoạt động với các mục tiêu, sắp xếp chi phí và cải thiện hoạt động kinh doanh.
Với sự ra đời của các hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ và chi phí thấp, ABB cho phép các doanh nghiệp giảm chi phí, tận dụng tốt hơn các nguồn lực, và đạt được mục tiêu chiến lược .
Bằng sự chuyển đổi các tài nguyên thành các sản phẩm, dịch vụ và tập trung vào chi phí hoạt động, ABB giúp một tổ chức để có được một sự hiểu biết lớn hơn chi phí ứng xử như thế nào trong tổ chức và các hoạt động tạo ra một lượng đáng kể chi phí của họ. Tổ chức sau đó có thể bắt đầu kiểm sốt chi phí của họ dựa trên các hoạt động hữu hình chứ không phải là báo cáo chung tương đối không đủ thơng tin, báo cáo trung tâm chi phí.
Phương pháp lập dự toán trên cơ sở tăng dần
Theo phương pháp này, cơ sở xây dựng của kỳ hiện tại dựa vào dự toán hay kết quả thực tế của kỳ trước. Giả định của dự toán này cho rằng dự toán hay kết quả thực tế của kỳ trước là đúng đắn, hoạt động của các phòng ban là hiệu quả và hợp lý. Do đó, khi lập dự tốn cho kỳ hiện tại, việc lập dự toán thường sử dụng dự toán hay kết quả thực tế của kỳ trước sau khi đã điều chỉnh cho những thay đổi về số lượng và mức giá cả như được dự báo sẽ xảy ra trong kỳ tiếp theo.
Ưu điểm của dự tốn tăng dần là dễ thực hiện và ít tốn kém. Nhưng có nhược điểm ở chỗ dự tốn này xem xét kế hoạch hay thực tế năm trước là đúng đắn và hợp lý mà không cần xem xét lại việc doanh nghiệp có sử dụng một cách tối ưu những nguồn lực của mình khơng. Do vậy, các trưởng bộ phận sẽ khơng tìm cách hoạt động có hiệu quả hơn hay khơng có ý thức về chi phí và lợi ích từ các hoạt động chức năng mà họ đang thực hiện.
1.4 Mối quan hệ giữa các dự toán trong dự toán ngân sách chủ đạo
Trong q trình lập dự tốn ngân sách, dự tốn tiêu thụ ln là dự tốn chủ đạo. Các công ty sản xuất và dịch vụ đạt được mục tiêu mong muốn của họ thông qua doanh số bán hàng. Hầu như tất cả các hoạt động của công ty bắt nguồn từ những nỗ lực để đạt được mục tiêu bán hàng và tăng trưởng doanh thu. Vì lý do này, một ngân sách tiêu thụ thường được coi là nền tảng của toàn bộ ngân sách tổng thể và phải được lập đầu tiên. Hầu hết tất cả các báo cáo dự toán ngân sách trong doanh nghiệp đều phụ thuộc vào dự toán tiêu thụ.
Trên cơ sở dự toán tiêu thụ, tiến hành lập dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo lượng hàng hóa và chi phí đáp ứng cho nhu cầu, quy trình, quy mơ tiêu thụ và q trình quản lý chung của tồn