Hiện tại, công ty chuyên sản xuất các mặt hàng gốm sứ mỹ nghệ, nguyên liệu đất, men màu phục vụ sản xuất gốm sứ và xuất khẩu các mặt hàng gốm sứ mỹ nghệ, hàng thủ công mỹ nghệ may, tre, lá,…
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng cũng như hòa nhập vào xu hướng phát triển chung, công ty đã liên tục đầu tư thêm nhiều nhà xưởng, máy móc hiện đại, nghiên cứu khoa học và cho ra đời các sản phẩm mới, nâng cao về chất lượng và mẫu mã phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng. Bên cạnh đó, cơng ty cũng đang ngày càng xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, áp dụng các mơ hình quản lý kinh doanh hiện đại, thiết lập các hệ thống phân phối chuyên nghiệp để đưa sản phẩm của cơng ty rộng khắp thị trường trong và ngồi nước.
2.1.3 Quy trình cơng nghệ sản xuất
Thành phẩm
Theo sơ đồ 2.1, quy trình sản xuất sản phẩm của Cơng ty được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1. Từ nguyên liệu là đất, cao lanh được dự trữ trong nhà kho và ln ln có nguồn dự trữ hợp lý. Đất được đưa vào xoáy lọc, máy ép để sản xuất ra đất sét hoặc đất in tùy theo nhu cầu sử dụng.
Bước 2. Từ đất sét, đất in được chở đến xưởng tạo hình để tạo ra sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng.
Bước 3. Sau khi xưởng tạo hình hồn tất các sản phẩm thế xong, sản phẩm được đưa qua xưởng khác, chấm men để hoàn tất việc thực hiện mẫu mã.
Bước 4. Sau khi sản phẩm được hồn tất thì được chuyển sang bộ phận băng lò.
phẩm. Bước 5. Sản phẩm ra là được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng của sản Bước 6. Những sản phẩm đủ chất lượng xuất khẩu sẽ được chở về kho đóng gói, bao bì và trở thành thành phẩm.
2.1.4 Cơ cấu, tổ chức quản lý tại Công ty
Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty được miêu tả rõ thông qua sơ đồ 2.2. Từ sơ đồ ta có thể thấy, cơ quan có thẩm quyền cao nhất là Đại Hội đồng cổ đông. Dưới quyền Đại Hội đồng cổ đơng có Ban kiểm soát đứng độc lập và Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty. Dưới Hội đồng quản trị là Ban giám đốc có quyền chỉ đạo hoạt động của các phòng ban, bộ phận chức năng.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT
PHỊNG KỸ THUẬT HỆ THỐNG
XÍ NGHIỆP PHỊNG TÀI CHÍNH– KẾ TỐN PHỊNG TCHC - LĐTLPHỊNG KINH DOANH- XNK
XÍ NGHIỆP 2 XÍ NGHIỆP 3 XÍ NGHIỆP 4 XÍ NGHIỆP 5 XÍ NGHIỆP 1
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG
BAN GIÁM ĐỐC
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu, tổ chức quản lý tại Công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phịng ban được trình bày cụ thể như sau:
Đại hội đồng cổ đông: gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông quy định những vấn đề được pháp luật và điều lệ Công ty quy định, thông qua các báo cáo tài chính hằng năm của Cơng ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo.
Hội đồng quản trị: cơ quan quản lý của Cơng ty, có quyền nhân danh Cơng ty
để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông, giám sát Giám đốc và những quản lý khác.
Ban giám đốc: quyết định mọi vấn đề, mọi hoạt động của Công ty, tổ chức và
chỉ đạo các hoạt động của các bộ phận, phịng ban, có trình độ nghiệp vụ và quản lý giỏi.
Ban kiểm soát: là cơ quan thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Cơng ty.
Các phịng ban có chức năng tham mưu và giúp cho Ban giam đốc trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban giám đốc.
* Phịng tổ chức hành chính, lao động tiền lương:
- Quản lý nhân sự, hợp đồng lao động, tiền lương, khen thưởng tồn Cơng ty. - Quản lý hành chính, lưu trữ văn thư, lễ tân, tiếp khách phân về các phịng ban.
- Quản lý về con người, cơng việc đội bảo vệ tồn Cơng ty. - Sơ tuyển lao động mới, lập kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ. - Theo dõi và tính các khoản vảo hiểm cho cơng nhân viên.
- Cùng phòng kế tốn kiểm tra, quản lý tồn bộ tài sản cố định, vật rẻ tiền. - Xin giấy phép đăng ký ngành nghề đối với các cơ quan hữu quan.
- Triển khai và theo dõi các chế độ quy định về an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy tồn Cơng ty, tập huấn an tồn lao động, phòng cháy nổ.
* Phòng kỹ thuật:
- Quản lý và kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đốt lò. - Thiết kế và làm mẫu sản phẩm khi có yêu cầu.
- Kiểm tra và tham gia việc điều hành sản xuất đất của Công ty Trung tâm. - Nghiên cứu, chế biến mem màu phục vụ cho sản xuất gốm xứ.
- Từng bước nâng cao trình độ kỹ thuật để có đủ khả năng tham gia quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn qui định Nhà nước.
*Phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu:
- Tìm kiếm, khai thác và đàm phán với khách hàng trong và ngoài nước.
- Tiếp thị và giới thiệu sản phẩm, mở rộng và đa dạng hóa mặt hàng kinh doanh.
- Tổ chức triển khai, giám sát tiến độ nhập hàng theo các hợp đồng kinh tế đã ký, chịu trách nhiệm cùng bộ phận KCS về chất lượng, số lượng SP bàn giao.
- Quản lý nhập kho, xuất hàng, con người và công việc.
- Xin giấy phép thương mại, thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu, xuất khẩu, kiểm tra chất lượng hàng hóa, khối lượng, bao bì, kiểm dịch…
- Liên hệ hãng tàu lập lịch giao hàng cụ thể, lấy vận đơn giản cho khách hàng. - Thanh toán quốc tế, cùng phịng kế tốn giải quyết các cơng nợ.
- Liên hệ với khách hàng bằng hệ thống điện tử, nắm bắt thông tin và yêu cầu khách hàng về mọi mặt để kinh doanh, phản ánh cho Giám đốc biết.
- Quản lý và cập nhập thông tin mới về sản phẩm lên trang mạng Cơng ty. *Phịng tài chính – kế tốn:
- Lập kế hoạch tài chính hàng năm, phân bổ, theo dõi tài chính hàng tháng. - Quản lý các quỹ Cơng ty, quan hệ lo vốn tạo nguồn tài chính cho sản xuất. - Theo dõi, đôn đốc thu các khoản nợ, hướng dẫn kế tốn các Cơng ty trực thuộc.
- Bảo quản và lưu giữ toàn bộ chứng từ hoạch toán kế toán theo quy định. - Quản lý sổ sách tài sản Công ty (phối hợp cùng phịng tổ chức hành chính). - Báo cáo, phân tích và đánh giá hoạt động tài chính.
- Tiếp nhận và cung cấp số liệu tài chính của Cơng ty cho các ngành liên quan. *Hệ thống xí nghiệp trực thuộc Cơng ty:
- Được chủ động việc tính lương cho tồn xí nghiệp, mua bán vật tư, ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm với Cơng ty và bên ngồi, thơng qua sự chỉ đạo, kiểm tra của phòng tổ chức lao động tiền lương và Ban lãnh đạo Công ty.
- Hàng tháng hạch tốn các khoản thuế, lương, chi phí khấu hao, quản lý và chi phí khác phát sinh về Cơng ty, sau đó tùy vào khoản chi phí Cơng ty nộp cho các ngành liên quan.
- Hai kế toán hoạch toán và gửi báo cáo thuế, tài chính … về Cơng ty hàng tháng.
KẾ TỐN TRƯỞNG
Kế tốn Thanh toánKế toán TSCĐ Kế toán Vật tưKế toán Tiền lươngNhân viên thủ kho và nhân viên kế tốn tại xí nghiệp Thủ quỹ
- Được quyền tuyển dụng lao động trực tiếp phục vụ cho xí nghiệp, áp dụng đầy đủ chế độ với người lao động theo chế độ quy định của Nhà nước.
- Sản xuất kinh doanh, đóng gói giao hàng gốm mỹ nghệ
- Khai thác hàng từ khách bên ngồi và do Cơng ty giao khi có hợp đồng. Cơng ty cịn có trung tâm kỹ thuật dịch vụ, về cơ bản trung tâm này cũng có nhiệm vụ và chức năng như các xí nghiệp. Nhưng, cũng có những đặc trưng cơ bản:
- Trụ sở tại Phường Bửu Hịa, Biên Hịa, Đồng Nai.
- Là thành viên Cơng ty trực tiếp quản lý sản xuất và tài sản vốn kinh doanh. - Ban Giám đốc và bộ máy quản lý do Giám đốc Công ty quyết định.
- Một kế toán hạch toán và gửi báo cáo thuế, tài chính…về Cơng ty hàng tháng.
- Chức năng: sản xuất kinh doanh hàng gốm mỹ nghệ, sản xuất đất nguyên liệu phục vụ cho ngành gốm sứ tại Đồng Nai, Bình Dương; tạo và làm mẫu, tạo hình đóng gói giao hàng sản phẩm, làm khn sản phẩm cung cấp cho tồn Cơng ty và bên ngoài.
2.1.5 Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Gốm Việt Thành
2.1.5.1Sơ đồ
Bộ máy kế toán tại Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.3. Với tồn quyền phân cơng và chỉ đạo trực tiếp, Kế tốn trưởng sẽ điều hành cơng việc của các phần hành như kế toán thanh toán, kế toán tài sản cố định, kế toán vật tư, kế toán tiền lương, thủ quỹ và các nhân viên có liên quan.
2.1.5.2Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành
Kế toán trưởng: là một kế tốn tổng hợp, có mối quan hệ với các thành viên thành phần, có năng lực điều hành và tổ chức, ký duyệt các tài liệu kế toán, phổ biến chủ trương và chỉ đạo, thực hiện chủ trương về chuyên môn đồng thời yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện.
Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm trong việc thanh tốn và tình hình thanh
tốn với khách hàng, cộng thêm cả phần công nợ phải trả.
Kế toán tài sản cố định: phản ánh sự tăng giảm, kiểm soát việc bảo quản, bảo
dưỡng sử dụng tài sản cố định, kiểm tra tính chính xác, phân bổ chi phí khấu hao, thanh lý tài sản cố định. Lập các báo cáo có liên quan.
Kế tốn vật tư: làm nhiệm vụ hoạch tốn chi tiết ngun vật liệu, cơng cụ dụng
cụ. Trong tháng tổng hợp thẻ kế toán chi tiết theo dõi xuất – nhập – tồn và báo cáo cho các bộ phận kế tốn nhập số liệu để tính giá thành.
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: tính tốn, hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, kinh phí cơng đồn, các khoản trừ vào lương, các khoản thu nhập, trợ cấp cho cán bộ, công nhân viên trong Công ty.
Thủ quỹ: quản lý quỹ tiền mặt của Công ty. Hàng ngày căn cứ vào phiếu chi
thu tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ.
Tại xí nghiệp thành viên đều có nhân viên thủ kho và nhân viên kế tốn.
+ Nhân viên thủ kho: nhập xuất kho thông qua phiếu nhập xuất kho. Theo định kỳ tổng hợp và báo cáo lên phịng kế tốn về tình hình tồn, nhập trong kỳ.
+ Nhân viên kế tốn: tính tốn hạch tốn và gửi báo cáo thuế, tài chính …quản lý và chịu trách nhiệm về các tài sản, vật rẻ tiền tại xí nghiệp. Hàng tháng nộp thuế, bảo hiểm phát sinh, chi phí khấu hao, quản lý, chi phí khác.
2.1.6 Khó khăn, thuận lợi, phương hướng phát triển của Công ty Thuận lợi
- Thị trường và khách hàng tương đối ổn định.
- Các hạng mục đầu tư xây dựng làm tăng năng lực sản xuất và ngày càng nâng cao hiệu quả.
- Luật pháp Nhà nước ban hành ngày càng tạo điều kiện thuận lợi cho mọi thành phần kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Được sự quan tâm của Ủy ban nhân dân tỉnh cùng các sở ngành của tỉnh. - Phần lớn cán bộ công nhân viên đều nhiệt tình hăng say và gắn bó với Cơng ty.
Khó khăn
- Tình hình kinh tế thế giới đã và đang bị khủng hoảng làm ảnh hưởng lớn tới tình hình tiêu thụ sản phẩm, một số khách hàng không đến Công ty làm việc, ký kết hợp đồng theo lịch hẹn, làm giảm một phần doanh thu của Công ty.
- Giá bán giảm dần, mỗi năm giảm từ 5% đến 10%.
Phương hướng phát triển
- Đẩy mạnh việc tìm kiếm khách hàng mới để tiêu thụ sản phẩm của mình. - Tăng cường tính hiệu quả cho khâu bán hàng, đây là động lực thúc đẩy việc sản xuất kinh doanh của Cơng ty tiến tới tối đa hóa lợi nhuận. Tình hình cạnh tranh quyết liệt giữa các doanh nghiệp trên thị trường là một đòn bẩy bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp chiến lược cụ thể để tồn tại và phát triển. Trước tình hình đó ban lãnh đạo Cơng ty định hướng một số mục tiêu sau:
+ Tích cực tìm kiếm khách hàng truyền thống của nhà máy ở Châu Á, Châu Âu, Mỹ, khu vực các nước ASEAN, để tận dụng mọi điều kiện sản xuất.
+ Tăng cường sử dụng triệt để cơng suất máy móc, thiết bị, sử dụng tối ưu máy móc đi đơi với việc duy trì, bảo quản sửa chữa để tránh tình trạng hàng kém chất lượng.
+ Tăng tính cạnh tranh bằng cách xúc tiến đầu tư, bồi dưỡng cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, công nhân giữa các phòng ban để nâng cao tinh thần đoàn kết, trách nhiêm để sản phẩm gốm ngày càng được nâng cao.
Đại hội đồng cổ đơng
Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Phịng kế hoạch
+ Phát triển công tác nghiên cứu thị trường nhất là thị trường nước ngồi, tìm hiểu rõ từng điểm mạnh, điểm yếu của từng đối thủ cạnh tranh ở từng thị trường.
+ Đầu tư cho thương mại điện tử để trở thành công cụ hổ trợ đắc lực cho việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm giao dịch kinh doanh của nhà máy.
2.2 Thực trạng công tác dự tốn tại Cơng ty Cổ phần Gốm Việt Thành
2.2.1 Mơ hình lập dự tốn
Hiện tại, Công ty Cổ phần Gốm Việt Thành tổ chức cơng tác lập dự tốn ngân sách theo mơ hình phản hồi. Hàng năm, Hội đồng quản trị dưới sự chỉ đạo của Đại hội đồng cổ đông sẽ nghiên cứu thị trường tiềm năng để định hướng các mục tiêu cho Công ty và sẽ ấn định tỷ lệ tăng của một số chỉ tiêu so với năm trước và gởi xuống cho Ban giám đốc . Ban giám đốc sẽ xem các chỉ tiêu này như một mục tiêu cần đạt được trong năm kế hoạch và tiến hành họp Ban giám đốc để đề xuất ra các chiến lược cụ thể trong việc sản xuất, tiêu thụ,.. nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu đó. Trên cơ sở các chiến lược kinh doanh, Phòng kế hoạch tiến hành lập dự tốn.
Mơ hình dự tốn ngân sách của Cơng ty được thể hiện qua sơ đồ 2.4:
Sơ đồ 2.4: Mơ hình thơng tin dự tốn ngân sách tại Cơng ty
Việc lập dự tốn ngân sách tại Cơng ty tiến hành vào quý 4 của năm trước và do Phịng Kế hoạch chịu trách nhiệm chính. Sau khi dự tốn ngân sách hồn thành, Ban giám đốc Cơng ty cùng Phịng Kế hoạch sẽ họp bàn để xem xét và thơng qua dự tốn ngân sách. Trong cuộc họp này, các vấn đề cịn vướng mắc sẽ đưa ra phân
tích và bàn luận để có được sự thống nhất về dự tốn ngân sách hồn chỉnh. Dự tốn ngân sách hồn chỉnh sẽ được trình lại cho Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông phê duyệt. Dự toán sau khi phê duyệt sẽ trở thành dự tốn chính thức của