3.2 Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty
3.2.1 Môi trường dự toán
- Việc lập dự toán ngân sách hiện nay của Cơng ty cịn mang tính thủ cơng, thiếu sự hỗ trợ của phương tiện kỹ thuật hiện đại. Cơng ty sử dụng phần mềm văn phịng Microsoft Excel để lập dự tốn thay vì sử dụng các phần mềm chun dụng.
- Phịng kế hoạch có trách nhiệm chính trong việc thực hiện cơng tác dự tốn ngân sách. Nhưng Phòng kế hoạch lại nằm trong khn khổ của Phịng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu, với 1 trưởng phòng điều hành công việc chung và 4 nhân viên thực hiện công việc chho chức năng của cả 2 phịng. Vì thế, với nhân sự ít mà lại đảm nhận nhiều cơng việc của cả hai Phịng đã cho thấy Cơng ty khơng bố trí nhân sự chuyên trách về lập dự tốn, đội ngũ nhân viên chưa có được đào tạo chuyên sâu. Điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng của việc lập dự tốn ngân sách.
- Cơng ty đã nối mạng nội bộ nhưng khơng phải phịng ban nào cũng có, trong khi đó, các báo cáo dự tốn ngân sách địi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận, phịng ban nên đã gây khó khăn cho nhân viên trong cơng tác dự tốn ngân sách. 2.3.2.2 Mơ hình dự tốn
- Việc lập dự toán ngân sách hiện nay của Cơng ty tuy là theo mơ hình phản hồi nhưng cịn mang nặng tính áp đặt từ trên xuống, cụ thể là cấp trên đã quy định những con số mục tiêu quá cụ thể cho năm kế hoạch. Phòng Kế hoạch khi lập dự toán ngân sách phải bám sát vào mục tiêu tăng ít nhất là 5% lợi nhuận và doanh thu trong năm kế hoạch. Việc quá bám sát mục tiêu này đã làm cho bộ phận lập dự toán ngân sách bỏ qua các mục tiêu quan trọng khác của Công ty như mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, mở rộng đầu tư xây dựng, vốn sản xuất,…
- Ngoài ra, việc áp đặt các chỉ tiêu như vậy có thể gây tâm lý bất bình cho cán bộ cơng nhân viên, khiến cho các bộ phận cấp dưới chịu áp lực trong việc hoàn thành các mục tiêu. Điều này sẽ phần nào ảnh hưởng đến chất lượng của dự toán ngân sách.
- Hiện nay, việc lập dự tốn ngân sách của Cơng ty chưa có sự tham gia, phối hợp từ các phịng ban và hệ thống các xí nghiệp trong q trình dự tốn ngân sách. Điều này chứng tỏ cơng tác dự tốn ngân sách chưa có sự phối hợp tồn diện và đầy đủ cho mọi hoạt động, mọi phịng ban, bộ phận khác nhau trong Cơng ty.
2.3.2.3 Quy trình dự tốn
- Trong q trình lập dự tốn, Cơng ty chưa xây dựng được những biểu mẫu thích hợp nên chưa tạo được sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập cho tồn Cơng ty. Chính vì thế, các báo cáo dự tốn của mỗi phòng ban là những mẫu biểu riêng biệt, tự tạo. Điều này khiến cho Cơng ty gặp khó khăn trong việc phối hợp, so sánh nội dung một cách rõ ràng giữa các báo cáo dự tốn ngân sách của các phịng ban.
- Khi lập dự tốn ngân sách, Cơng ty đã bỏ qua các rủi ro tiềm ẩn và những cơ hội ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh sắp tới của Công ty cũng như chưa xét tới những nhân tố bên trong và bên ngồi Cơng ty ảnh hưởng đến cơng tác dự tốn ngân sách như chính sách tăng lương cơ bản của Nhà nước, sự thay đổi tỷ giá hối đối, thị hiếu người tiêu dùng,…Vì vậy, các phịng ban khơng có một tầm nhìn tổng quan trong quá trình chuẩn bị các dự tốn ban đầu cho chính bộ phận của mình, một số phịng ban lập các báo cáo dự tốn chưa chính xác, dựa trên lợi ích các nhân là chính, đã tạo nên sự khơng hợp lý của các khoản ngân sách.
2.3.2.4 Phương pháp lập dự tốn
Trong q trình dự tốn, Cơng ty sử dụng phương pháp dự toán tăng dần. Tức là, dự toán của các bộ phận hầu hết được lập dựa vào kết quả thực tế của năm trước rồi tăng thêm một con số % nhất định tùy từng bộ phận và các khoản mục chi phí, hoặc sử dụng những chi phí, định mức của năm cũ để lập dự tốn cho năm hiện hành mà khơng có sự đánh giá cẩn thận và khoa học cũng như sự phân bổ nguồn lực tối ưu và hợp lý. Phương pháp này có ưu điểm là dễ lập, chi phí thấp nhưng nó lại làm cho các bộ phận lúng túng trong việc hoạch định chi phí cho bộ phận mình, nhất là các bộ phận gián tiếp như bộ phận kế toán, kỹ thuật, …
2.3.2.5 Đặc điểm chung cơng tác lập dự tốn
- Hiện tại, thị trường tiêu thụ chính của sản phẩm Cơng ty là các nước ở các châu Âu, châu Á, châu Úc, châu Mỹ, chiếm > 90% sản lượng tiêu thụ, số sản phẩm còn lại tiêu thụ thị trường trong nước. Như vậy, thị trường sản phẩm của Cơng ty là trong và ngồi nước. Nhưng khi thực hiện cơng tác dự tốn ngân sách, Cơng ty đã bỏ qua thị trường trong nước, khơng dự tốn sản lượng tiêu thụ, doanh thu tiêu thụ, đơn giá tiêu thụ,… cho số sản phẩm này. Điều này đã ảnh hưởng đến dự toán tiêu thụ chung của tồn Cơng ty. Mà ta biết rằng. tất cả dự toán bắt đầu từ dự toán tiêu thụ. Nếu dự tốn tiêu thụ khơng gần sát với thực tế thì tất cả dự toán khác đều khơng phù hợp và như vậy dự tốn ngân sách được lập khơng có ý nghĩa lắm.
- Khi dự tốn sản lượng tiêu thụ, Cơng ty khơng dự tốn một cách khách quan mà phụ thuộc nhiều vào sản lượng tiêu thụ kỳ trước nên số liệu dự tốn khơng phù hợp với thực tế. Ví dụ, Cơng ty dự tốn sản lượng hàng xuất khẩu bằng cách lấy sản lượng tiêu thụ kỳ trước cộng với những đơn đặt hàng năm trước cho năm nay mà thiếu đi sự phân tích các trường hợp trong năm có thêm đơn đặt hàng hoặc khách hàng hủy đơn đặt hàng. Như vậy, việc đưa ra một con số dựa vào mức tăng bình quân trong quá khứ có thể bỏ mất cơ hội để Cơng ty mở rộng quy mơ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới.
- Khi dự tốn doanh thu, Cơng ty chưa tính đến sự trượt giá trong năm kế hoạch, nhất là trong giai đoạn lạm phát gia tăng như hiện nay.
- Cơng ty dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dựa trên định mức lượng nguyên vật liệu và đơn giá của từng loại nguyên vật liệu. Định mức lượng nguyên vật liệu đã được xây dựng và kiểm nghiệm qua các năm nên tương đối chính xác. Trong khi đó, đơn giá ngun vật liệu lại dựa trên giá thực tế tại thời điểm lập dự tốn mà chưa có sự ước tính tỷ lệ tăng hoặc giảm giá trong năm kế hoạch.
- Trong các dự tốn chi phí, chưa có sự phân loại chi phí thành biến phí và định phí để phục vụ cho việc ra các quyết định theo sự ứng xử của chi phí như phân tích hịa vốn chẳng hạn. Bên cạnh đó, một số chi phí rất lớn chưa được tách riêng để phục vụ cho việc ra quyết định như chi phí bao bì, đóng gói.
- Các báo cáo dự tốn của Cơng ty chỉ mới thiết lập, lên kế hoạch cho một năm, tức Cơng ty chỉ mới dừng lại ở loại hình dự tốn ngắn hạn mà chưa xây dựng được dự toán dài hạn, có chăng chỉ là kế hoạch năm 5 nhưng chỉ lập ra với tính chất tham khảo, chưa cụ thể và khơng được quan tâm đúng mực.Với dự tốn ngắn hạn chỉ đáp ứng cho nhu cầu hoạch định và kiểm sốt trong ngắn hạn thì chưa phải là một chỉnh thể cho các kế hoạch hành động để đạt mục tiêu chiến lược.
Kết luận chương 2
Từ khi sản xuất và kinh doanh theo cổ phần hóa (đến nay đã hơn 10 năm), cơng ty đã có nhiều thay đổi về con người và phương thức sản xuất kinh doanh, kết quả kinh doanh đạt được qua từng năm có mức tăng trưởng tốt, công ty cũng đang ngày càng xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, áp dụng các mơ hình quản lý kinh doanh hiện đại, đổi mới ở nhiều khía cạnh trong đó có cơng tác dự tốn ngân sách.
Các dự tốn ngân sách được lập trên tình hình kinh doanh thực tế và nhu cầu thiết yếu của Cơng ty, cũng như có sự kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu thực tế và kế hoạch hàng năm đã giúp cho ban quản lý Cơng ty đánh giá tình hình hoạt động được chính xác.
Tuy nhiên, cơng tác dự tốn ngân sách vẫn cịn một số khuyết điểm cần khắc phục để hoàn thiện hơn. Thứ nhất, môi trường dự tốn cịn thiếu chuyên nghiệp, chưa có các phần mềm phục vụ cho việc lập dự tốn ngân sách. Thứ hai, Cơng ty áp dụng mơ hình thơng tin phản hồi nhưng cịn mang tính áp đặt và dễ gây tâm lý bất bình cho cán bộ công nhân viên. Thứ ba, các mẫu biểu báo cáo dự tốn của mỗi phịng ban là những mẫu biểu riêng biệt, tự tạo nên chưa tạo được sự thống nhất về các chỉ tiêu, cách lập trong quy trình dự tốn ngân sách cho tồn Cơng ty. Thứ tư, Cơng ty sử dụng phương pháp dự tốn tăng dần, mà không phân bổ nguồn lực tối ưu. Và khuyết điểm cuối cùng, các báo cáo dự tốn của Cơng ty vẫn chưa đầy đủ. Các khuyết điểm này cần phải được nghiên cứu và cải thiện để dự toán ngân sách cho các năm sau được hoàn chỉnh hơn, nhằm phục vụ tốt hơn cho Cơng ty.
CHƯƠNG 3
HỒN THIỆN CƠNG TÁC DỰ TỐN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GỐM VIỆT THÀNH
3.1 Mục tiêu, quan điểm và nguyên tắc cần thực hiện khi hoàn thiện dự tốn ngân sách
3.1.1Mục tiêu hồn thiện
Đó là phải thiết lập dự tốn ngân sách mang lại tính hữu ích cao nhất. Dự tốn ngân sách phải đảm bảo được sự hiệu quả trong hoạt động và trong quản lý của Công ty. Mọi nguồn lực, bộ phận trong Công ty đều được huy động tham gia vào việc xây dựng dự toán ngân sách cũng như được phân bổ và điều phối một cách hợp lý. Các thông tin trên báo cáo dự toán ngân sách là khoa học, sát với thực tế và phản ánh đúng tiềm năng Cơng ty, giúp cho việc dự đốn tình hình kinh doanh cũng như phục vụ tốt hơn cho việc ra các chính sách, các quyết định quản trị đúng với kế hoạch và mục tiêu, chiến lược của Cơng ty.
3.1.2Quan điểm hồn thiện
- Hồn thiện dự tốn ngân sách dựa trên sự phân tích các nhân tố bên trong và bên ngồi ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty để dự tốn các chỉ tiêu về sản lượng tiêu thụ, doanh thu, chi phí,…
- Hồn thiện các báo cáo dự tốn ngân sách dựa trên quan điểm cân đối giữa chi phí và lợi ích. Lập dự tốn ngân sách sao cho ít tốn thời gian, tiền bạc, cơng sức nhưng mang lại lợi ích cao nhất cho Công ty.
- Hồn thiện dự tốn ngân sách dự trên quan điểm kết hợp tất cả các phòng ban, từ các cấp quản trị đến những nhân viên thừa hành công việc nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm và giúp cho mọi người trong Công ty hiểu rõ về mục tiêu và tầm quan trọng của việc lập dự tốn.
- Hồn thiện các báo cáo dự toán ngân sách trên cơ sở kế thừa có chọn lọc hệ thống báo cáo dự tốn ngân sách cũ nhằm biến các báo cáo dự toán ngân sách thực sự là một cơng cụ hữu ích cho nhà quản trị trong việc đạt được mục tiêu của Công ty.
3.1.3 Các nguyên tắc cần tuân thủ
- Cơng tác lập dự tốn ngân sách phải được thực hiện liên tục. Việc lập dự tốn khơng chỉ là hoạt động hàng năm, tiến hành đều đặn mỗi năm 1 lần vào cuối năm với việc đưa ra các chỉ tiêu chưa thật sự hợp lý mà phải được thực hiện liên tục trong năm với việc theo dõi công tác thực hiện, so sánh kết quả thực tế với kế hoạch nhằm có những điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế của Công ty.
- Công tác lập dự tốn ngân sách phải đảm bảo ngun tắc khơng nóng vội. Các chỉ tiêu, thơng tin trên báo cáo dự tốn ngân sách có liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu chỉ một bộ phận nóng vội, khơng cẩn trọng trong việc đưa ra các thông tin, chỉ tiêu có thể sẽ làm ảnh hưởng đến thơng tin, chỉ tiêu trên các báo cáo dự toán ngân sách. Vì thế các bộ phận lập dự tốn ngân sách phải cẩn trọng, có thời gian để thu thập các thơng tin cần thiết, hữu ích phục vụ cho việc lập dự tốn ngân sách được chính xác và có tính thực tế cao..
- Cơng tác lập dự tốn ngân sách phải có sự tham gia, phối hợp của mọi bộ phận, mọi thành viên trong Cơng ty chứ khơng riêng gì các cấp lãnh đạo. Nếu thực hiện được điều này, việc đưa ra các chỉ tiêu dự tốn phù hợp và chính xác cho từng bộ phận, phòng ban là một điều khơng q khó khăn, giúp cho việc lập dự tốn ngân sách được thuận lợi.
- Cơng tác lập dự tốn ngân sách cần dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt của dự toán ngân sách. Do dự toán hàm chứa yếu tố khơng chắc chắn nên việc xây dựng dự tốn trên nguyên tắc này là rất cần thiết để có thể điều chỉnh nhanh chóng và dễ dàng khi có những thay đổi ngoài dự kiến.
3.2 Hồn thiện dự tốn ngân sách tại Cơng ty
3.2.1 Mơi trường dự tốn
- Vấn đề quan trọng trong cơng tác dự tốn ngân sách là truyền thông tin, truyền số liệu, kết nối các số liệu ở các bộ phận có liên quan trong Cơng ty. Vì vậy, để mơi trường dự toán được chuyên nghiệp hơn, Cơng ty cần trang bị hệ thống máy tính nối mạng nội bộ cho tồn Cơng ty để cơng tác truyền số liệu, truyền thơng tin trong q
trình dự tốn ngân sách được thuận tiện, hạn chế sai sót, ít tốn kém thời gian, cơng sức; ngồi ra, các mục tiêu, chính sách của Cơng ty, quan điểm, tư tưởng của nhà quản trị cũng sẽ được truyền đến mọi phịng ban, xí nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác hơn. Để thực hiện được điều này, Cơng ty có thể nghiên cứu dự án mua các phần mềm tin học về dự toán ngân sách hoặc thuê các công ty cung cấp phần mềm viết phần mềm sự tốn ngân sách phù hợp với Cơng ty để thuận lợi cho việc dự toán ngân sách.
- Hiện tại phòng kế hoạch với chức năng trọng tâm là lập kế hoạch, dự toán ngân sách cho tồn Cơng ty, và phịng kinh doanh – xuất nhập khẩu với chức năng tìm kiếm, khai thác, đàm phán với khách hàng trong và ngồi nước đang nhập làm một với một vị trưởng phịng quản lý chung đã làm cho cơng tác dự tốn ngân sách có thể sẽ khơng được thực hiện với nhân sự đúng chuyên trách và ảnh hưởng đến chất lượng công tác dự tốn ngân sách. Vì vậy, Cơng ty cần phải lưu ý đến vấn đề này. Muốn dự toán ngân sách một cách chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế, Cơng ty nên tách hai phịng ban này để thực hiện hai chức năng khác nhau và bổ sung thêm nhân lực cho hai phịng ban này. Bước đầu, với tình hình, đặc điểm của Cơng ty, khi tách riêng, Phịng kế hoạch có thể được xem như đảm nhận vai trò của hệ thống kế toán quản trị, chịu trách nhiệm liên quan đến việc dự tốn ngân sách và cung cấp thơng tin nội bộ phục vụ cho các nhà quản trị. Nhưng về lâu dài, Cơng ty ngày càng mở rộng quy mơ, có thể tổ chức một bộ phận kế tốn quản trị riêng biệt với bộ phận kế tốn tài chính. Trong bộ phận kế tốn quản trị, có bộ phận dự tốn