2.1 KHÁI QUÁT CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ HAP
2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần đầu tư HAP
Cơng ty hoạt động theo mơ hình quản lý trực tuyến. Giám đốc là người có quyền hành cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành cơng ty. Bên cạnh đó là Phó Giám đốcquản lý và điều hành hoạt động của các phịng ban, là người có trách nhiệm hỗ trợ cho Giám đốc. Các trưởng phịng có trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động của cán bộ và nhân viên trong Cơng ty.
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức cơng ty cổ phần đầu tư HAP SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY Chủ tịch HĐQT Phịng kỹ thuật Phịng tài chính kế tốn Phịng mua hàng Phịng xuất nhập khẩu Phịng KD – DA Phịng tổ chức hành chính Phó giám đốc tài chính GIÁM ĐỐC Trợ lý giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc KD - DA
Cơng ty xuất nhập khẩu với quy mô vừa và nhỏ, mạng lưới khách hàng cịn hạn hẹp thì với cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến nhỏ, gọn như hiện nay là khá hợp lý.
Chức năng của các phòng ban như sau:
Giám đốc
-Là cơ quan đầu não của công ty, nơi thực hiện chức năng quản trị.
-Chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của Cơng ty.
-Quyết định các chính sách, phương thức kinh doanh, công tác kế hoạch và duyệt giá cả, tổ chức hạch toán đối ngoại, tổ chức liên kết hợp tác kinh doanh.
-Quyết định mơ hình tổ chức bộ máy, tổ chức sản xuất quy hoạch đào tạo, sử dụng cán bộ, lao động, phương thức sử dụng tiền lương, tiền thưởng phúc lợi.
-Trực tiếp phụ trách các phịng ban trong cơng ty và các đơn vị cơ sở trực thuộc Cơng Ty.
Phó giám đốc
Hỗ trợ giám đốc trong việc điều hành quản lý hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm ký các văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty do giám đốc uỷ quyền. Phó giám đốc thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của cơng ty khi giám đốc vắng mặt. Ngồi ra còn trực tiếp quản lý các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, phịng marketing và quản lý chun mơn về các vấn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh như giá cả, cung cấp dịch vụ...
-Trưởng phịng: Có tổ chức điều hành hoạt ddonongj của phòng kinh doanh liên quan đến các dự án về lĩnh vực thiết bị máy móc cơng nghiệp, thiết bị an ninh, vieenc thông, thiết bị hàng hải,..
-Tiếp thị các sản phẩm của công ty tới khách hàng và đảm bảo doanh số cho công ty theo chỉ tiêu
-Xây dựng kế hoạch hoạt động ngắn, trong và dài hạn trên cơ sở chỉ tiêu của công ty giao
-Tổ chức , phân cơng các bộ phận, nhân viên tìm kiếm thơng tin, theo dõi khách hàng dự án.
-Lập kế hoạch chi tiết phân cơng các bộ phận, nhân viên tìm kiếm thơng tin, theo dõi khách hàng, dự án.
-Lập kế hoạch chi tiết phân công nội bộ việc thực hiện hồ sơ dự thầu, chào giá,
-Tổ chức tìm kiếm nhà cung cấp và xin báo giá nhà cung cấp.
-Cung cấp thơng tin để các phịng , ban triển khai dự án trong trường hợp trúng thầy và ký kết hợp đồng.
-Tổ chức phát triển đại lý của các nhà cung cấp tiềm năng.
-Xây dựng chiến lược quảng bá và phát triển thương hiệu.
Phòng mua hàng:
-Xây dựng kế hoạch và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các cơng việc của phịng kế hoạch kinh doanh của công ty.
-Tiếp nhận yêu cầu tư vấn từ bộ phận kinh doanh, phân tích gói thầu , lựa chọn sản phẩm cạnh tranh ,kiểm tra lại bản phân tích tính năng, thơng số kỹ thuật, xuất xứ sản phẩm của nhân viên, lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm và đàm phán với nhà cung cấp.
-Tiếp nhận hồ sơ thầu từ kinh doanh: Trưởng phịng kiểm sốt mục tiêu và tiến trình đàm phán của các nhân viên và trực tiếp đam phán các đơn hàng lớn, kiểm tra dự toán về sản phẩm của nhân viên.
-Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công việc mua hàng cho cơng ty: Tìm kiếm đối tác , lựa chọn nhà cung cấp phù hợp , đàm phán ký hợp đồng.
-Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công việc mua hàng cho cơng ty: Tìm kiếm đối tác, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp , đàm phán ký hợp đồng.
-CHịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và giám sát vận tải hàng hóa , đảm bảo hàng hóa được chuyển tới khách hàng đúng hạn, đảm bảo số lượng, chất lượng an toàn.
-Tham mưu cho giám đốc các vấn đề liên quan tới công việc và chiến lược phát triển.
-Quản lý theo dõi chất lượng công việc , đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
-Định kỳ lập báo cáo đúng tiến độ chi tiết.
Phòng xuất nhập khẩu:
-Chịu trách nhiệm đảm bảo việc xuất nhập khẩu hàng hóa, tài sản, dụng cụ sản xuất và nuyên vật liệu.. theo đúng kế hoạch.
-Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công việc xuất nhập khẩu: làm việc với các cơ quan cơng quyền, đảm bảo tính pháp lý cho cơng ty khi hàng hóa nhập về.
-Chịu trách nhiệm nhập hàng, giao hàng và tái xuất hàng.
-Chịu trách nhiệm lập/ thu nhập/ lưu trữ tốt các chứng từ xuất nhập khẩu hợp lệ cho hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu và gửi các báo cáo tới các bộ phận liên quan: vận đơn, hóa đơn, phiếu đóng gói, hợp đồng thương mại, tờ khai hải quan, xác nhận chuyển tiền, tờ khai thuế, giấy phép kinh
-Đảm bảo các thủ tục xuất nhập khẩu được thực hiện hiệu quả và đúng theo thời igian quy định của công ty và đối tác để theo đúng thủ tục hải quan.
-Xây dựng tốt mối quan hệ với hải quan, hãng vận chuyển, bên mua hàng và nhà cung cấp.
-Phối hợp với phịng kế tốn làm thủ tục hoàn thuế ngay sau mỗi chuyến hàng nhập nếu có.
-Lập và gửi các báo cáo liên quan đến hàng nhập hoặc tình trạng xuất của tất cả các lơ hàng cho giám đốc.
Phịng kế tốn.
-Tư vấn cho ban giám đốc về luật thuế , luật lao động , doanh nghiệp
Việt Nam.
Kiểm tra, xử lý, báo cáo thuế theo tháng, năm , làm báo cáo tài chính, bảo hiểm cho nhân viên.
-Báo cáo công nợ, thu- chi..
-Quản lý và điều hành các hoạt động về kế toán theo luật định và theo ban giám đốc.
-Theo dõi và báo cáo kê lhai thuế kịp thời .
-Kiểm sốt giá và chi phí.
-Theo dõi và báo cáo sổ luân chuyển tiền mặt cho ban giám đốc theo tuần theo tháng, theo quý hoặc khi giám đốc yêu cầu.
-Hỗ trợ bán giám đốc lập ngân sách hàng năm.
-Viết báo cáo kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
Phịng hàng chính tổng hợp.
-Xây dựng và soạn thảo các văn bản, quyết định, nội quy, qui định , quy chế, quy trình trong nội bộ cơng ty.
-Xây dựng công việc chức năng nhiệm vụ, bảng mô tả công việc, theo dõi và cập nhật thay đổi.
-Quản lý tài sản của cơng ty.
-Báo cáo phân tích tình hình biến động nhân sự của các phịng ban và của cơng ty,
-Tuyển dụng đội ngũ nhân viên có năng lực theo tầm nhìn, chiến lược, văn hóa của cơng ty.
-Hướng dẫn nội quy , quy chế, đào tạo đội ngũ nhân viên mới.
-Chịu trách nhiệm đối ngoại và các ban ngành địa phương.
Phòng kỹ thuật
-Tổ chức và điều hành thực hiện các quy trình, quy định nghiệp vụ kỹ thuật. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về các công tác kỹ thuật.
-Xây dựng kế hoạch về công tác kỹ thuật cho ban giám đốc theo tuần, tháng quý, từng dự án về quy trình cơng tác.
-Lên phương án , kế hoạch triển khai các dự án của phòng kỹ thuật.
-Lập kế hoạch chịu trách nhiệm cho việc bảo hành, bảo trì , bảo dưỡng hàng hóa.
-Phối hợp với phịng mua hàng để đàm phán mua hàng hóa đạt chuẩn yêu cầu kỹ thuật.