6. Kết cấu luận văn
2.2 Đánh Giá Việc Quản Lý Dự Án Vnaccs/Vcis Trong Thời Gian Qua
a. Xác định dự án
- Bước vào những năm đầu thập kỷ thứ 2 của thế kỷ 21, lĩnh vực công nghệ thông tin ngành Hải quan đạt được những bước phát triển vượt bậc. Công nghệ thông tin đã được áp dụng vào tất cả các quy trình nghiệp vụ, đóng góp ngày càng tích cực cho cơng cuộc cải cách, hiện đại hóa ngành Hải quan.
- Với mong muốn triển khai một hệ thống thông quan tự động giúp đổi mới phương thức quản lý, thực hiện thủ tục hải quan đơn giản, hài hòa theo chuẩn mực quốc tế, hỗ trợ tối đa người dân và doanh nghiệp, đúng như chiến lược phát triển của Hải quan Việt Nam, tháng 5/2011, đoàn khảo sát của Tổng cục Hải quan (TCHQ) và các Bộ, ngành đã tiến hành nghiên cứu các hệ thống thông quan tự động tiên tiến trong khu vực và trên thế giới, trong đó có Hệ thống NACCS/CIS đang được áp dụng tại Nhật Bản.
b. Chuẩn bị dự án
Tháng 8/2011, đồn cơng tác của Bộ Tài chính và TCHQ do Thứ trưởng Đỗ Hoàng Anh Tuấn và Tổng cục trưởng TCHQ dẫn đầu sang tìm hiểu chi tiết hệ thống NACCS/CIS và làm việc với các cơ quan liên quan của Nhật Bản để thúc đẩy dự án.
Cũng trong tháng 8/2011, Hải quan Việt Nam và Nhật Bản đã tiến hành lập các nhóm làm việc chun mơn theo các lĩnh vực nghiệp vụ: Thơng quan, hàng hóa, phương tiện vận tải, thanh tốn thuế, cơng nghệ thơng tin, khn khổ pháp lý, quản lý rủi ro để xây dựng thiết kế sơ bộ của hệ thống. Sau 5 tháng với 7 phiên làm việc giữa các nhóm, Hải quan Việt Nam và Nhật Bản đã hồn thành toàn bộ Thiết kế sơ bộ Hệ thống VNACCS/VCIS.
Ngày 12/9/2011, thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành công văn số 5974/BKHĐT-KTĐN gửi Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam đề nghị Chính phủ Nhật Bản xem xét cung cấp viện trợ khơng hồn lại trong năm tài khóa 2011 cho dự án ưu tiên của Chính phủ Việt Nam: “Xây dựng, triển khai hải quan điện tử và thực hiện cơ chế hải quan một cửa quốc gia phục vụ hiện đại hóa hải quan tại Việt Nam”.
Về phía Việt Nam, cơng tác chun mơn cũng như cơng tác tài chính được gấp rút chuẩn bị nhằm tiếp nhận nhanh nhất hệ thống VNACCS/VCIS. Công việc gồm:
- Thành lập ban quản lý dự án
- Xây dựng kế hoạch vốn đối ứng và kế hoạch giải ngân dự án - Tổ chức kế hoạch đấu thầu phần mềm và phần cứng
Có thể thấy dự án VNACCS/VCIS được chuẩn bị kĩ lưỡng từ khâu xác định đến khâu hình thành dự án
c. Thẩm định dự án
Trong bước thẩm định dự án, Nhật Bản thường cung cấp hỗ trợ kỹ thuật để bên vay đủ điều kiện thuê tư vấn thiết kế dự án. Điều quan trọng, cơ quan chủ quản phải đảm bảo các cán bộ được bổ nhiệm ban đầu tham gia trong cả quá trình từ lúc bắt đầu tới khi kết thúc dự án. Trong khâu chuẩn bị dự án, việc nghiên cứu chính sách an ninh xã hội nhằm giảm thiểu những tác động tiêu cực của dự án đối với cộng đồng là một yêu cầu cần thiết. Các phân tích chi tiết về rủi ro và sự nhạy cảm của dự án cũng sẽ được thực hiện nhằm đánh giá khả năng thực hiện dự án. Thời hạn và điều kiện vay vốn để thực hiện hóa vốn vay được đưa ra thảo luận nhằm cải tiến kết quả thực hiện của ngành và giải quyết các vấn đề chính sách chủ chốt. Cán
bộ chuẩn bị dự án sẽ xin ý kiến của cơ quan chủ quản về khả năng thực hiện các hoạt động tiền đề để có thể thảo luận với Nhật Bản về các hoạt động tiền đề trong thời gian đoàn thẩm định dự án vào làm việc.Ý kiến thống nhất giữa phái đoàn Nhật Bản và cơ quan chủ quản được nêu rõ trong bản ghi nhớ của đoàn thẩm định
Khi thẩm định, phê duyệt dự án, đoàn thẩm định ADB tiếp tục nghiên cứu thực tế, phân tích, tham vấn theo u cầu. Một số hoạt động chính đồn thẩm định thực hiện gồm:
- Đánh giá, phân tích yếu tố liên quan đến đề xuất khoản vay, ngành liên quan và những thông tin cần thiết mơ tả phân tích các yếu tố kỹ thuật, tài chính, kinh tế của dự án.
- Đánh giá các khía cạnh pháp lý, thể chể, xã hội và mơi trường của dự án. - Nhất trí bằng văn bản dưới hình thức biên bản ghi nhớ về đặc điểm nổi bật của đề xuất dự án và vấn đề chính sách, thảo luận với Chính phủ Việt Nam và cơ quan chủ quản về các cam kết không chuẩn hợp trong khoản vay.
- Chuẩn bị biên bản điều hành dự án.
- Đạt được cam kết của Chính Phủ về việc thành lập văn phòng dự án và các bước liên quan như chuẩn bị ngân sách, giải ngân vốn đối ứng và bố trí cán bộ, cung cấp dịch vụ kịp thời, bổ nhiệm giám đốc ban quản lý dự án trước khi phê duyệt khoản vay.
Giám đốc dự án phải tham gia đầy đủ vào quá trình hình thành dự án trong khâu thẩm định nhằm phục vụ hiệu quả công tác quản lý dự án sau này. Kết quả của đoàn thẩm đinh là cơ sở để Nhật Bản xây dựng RRP và các tài liệu pháp lý sau nảy.
d. Đàm phán kí kết
Ngày 14/2/2012, Tổng cục trưởng Hải quan Nhật Bản Atsuo Shibota và Tổng cục trưởng Hải quan Việt Nam Nguyễn Ngọc Túc đồng chủ trì phiên họp cấp cao Việt Nam – Nhật Bản về kết thúc giai đoạn thiết kế cơ bản, chuẩn bị phương án xây
dựng thiết kế chi tiết và triển khai thực tế ngay sau khi dự án được ký kết giữa Chính phủ hai nước.
Căn cứ trên báo cáo khả thi dự án do Cơ quan Hợp tác quốc tế Nhật Bản (JICA) phê duyệt và trình lên Nội các Nhật Bản, tháng 3/2012, Chính phủ Nhật Bản đã phê duyệt dự án “Xây dựng, triển khai hải quan điện tử và thực hiện cơ chế hải quan một cửa quốc gia phục vụ hiện đại hóa hải quan” với số tiền viện trợ khơng hồn lại là 2,661 tỷ Yên. Ngày 22/3/2012, Bộ Tài chính Việt Nam và JICA đã tổ chức ký Công hàm trao đổi thực hiện dự án và Thỏa thuận tài trợ dự án VNACCS/VCIS.
e. Tổ chức triển khai và thực hiện dự án
- Phân bổ nguồn vốn
* Phân bổ nguồn vốn theo các hợp phần của dự án:
i) Gói thầu phần mềm 22,30 triệu USD ii) Gói thầu phần cứng 8,35 triệu USD iii) Quản lý dự án:
Tưvấn: 1,2 triệu USD iiii) Hỗ trợ chuẩn bị: 0.628 triệu USD
- Tổng : 32,48 triệu USD
Theo quy định của Nhật Bản, nguồn vốn ODA chỉ sử dụng cho hợp phần cung cấp phần mềm, phần cứng và tư vấn.
Các Chi phí sau sẽ do bên Việt Nam giải quyết gồm: + Báo cáo nghiên cứu khả thi
+ Thiết kế kỹ thuật + Thẩm định TKKT + Chi phí lập hồ sơ thầu + Thẩm định hồ sơ thầu
+ Giám sát thi công + Nghiệm thu, bàn giao + Bảo hiểm
+ Giám sát chất lượng
+ Thanh toán và thẩm định quyết toán *Cơ cấu vốn của các cấu phần
Tổng số vốn gần 32 triệu USD vay Nhật Bản được phân bổ theo cơ cấu như sau: Cấu phần 1: Xây dựng hệ thống VNACCS/VCIS có số vốn 22.30 triệu USD chiếm 70% tổng số vốn vay của dự án
Cấu phần 2: Xây dựng phần cứng hệ thống có số vốn 8.35 triệu USD chiếm 26.2% tổng số vốn vay dự án
- Mua sắm thiết bị: 6.49tr USD chiếm 77.67% vốn vay cấu phần và 20.38% vốn vay dự án
- Chi phí lắp đặt: 1.86 triệu USD chiếm 22.33% vốn vay cấu phần và 5.84% vốn vay dự án
Cấu phần 3 : Tư vấn hỗ trợ quản lý dự án có số vốn 1.2 triệu USD chiếm 3.8% vốn vay dự án
Giám sát tiến độ giải ngân vốn
Do đặc điểm của dự án VNACCS/VCIS là : phạm vi dự án lớn, yêu cầu cần nhiều vốn, đặc biệt là vốn ODA của Nhật Bản do đó việc quản lý giải ngân vốn là hết sức quan trọng. Nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện dự án cũng như uy tín với nhà thầu, ban quản lý dự án cần có kế hoạch giám sát việc giải ngân vốn. Cụ thế như sau:
năm Vốn oda Vốn đối ứng Tổng Tỷ lệ % thực hiện Tổng Kế hoạch năm Thực tế Kế hoạch năm Thực tế Kế hoạch năm Thực tế Vốn oda Vốn đối ứng 2012 154,258 0 1500 456 154,71 4 456 0% 30.4% 0% 6 tháng đầu năm 2013 157.406 154.258 4800 235 162.20 6 154.493 98% 8% 95% Năm 2013 157.406 154.258 4800 1025 162.20 6 155.258 98% 21% 96% 2014 525.600 525.600 4800 235 530.40 0 525.835 100% 8% 99% Đơn vị: triệu đồng - Từ bảng số liệu ta có thể thấy, trong giai đoạn đầu của dự án, tức là năm 2012, việc giải ngân vốn còn chậm, chưa đạt hiệu quả. Tỷ lệ giải ngân vốn ODA là 0% và vốn đối ứng là 30,4%. Nguyên nhân được cho là việc thực hiện giải ngân cho nhà thầu được lùi lai. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo thực hiện gói thầu đúng tiến độ
- Sang năm 2013, đăc biệt là 6 tháng đầu năm, việc giải ngân vốn ODA được đẩy mạnh đạt được kết quả tích cực là trên 98% kế hoạch, là do dự án đang đi vào cao điểm hoạt động, nhà tài trợ quen với hình thức giải ngân vốn., tuy nhiên vốn đối ứng chỉ giải ngân được 8% kế hoạch
- Năm 2014 là năm kết thực dự án. Việc giải ngân vốn ODA đạt hiệu quả tốt (100% kế hoạch). Có thế thấy đây là nỗ nực của ban quản lý và nhà tài trợ
Thực trạng cơng tác quản lý chi phí mời thầu và giá thầu
-Để đảm bảo thực hiện đúng quy định về đấu thầu đối với dự án VNACCS/VCIS , các thủ tục mời thầu nhà thầu phần mềm, phần cứng và từ vấn như sau:
a. Đối với gói thầu phần mềm:
+ Đơn vị trúng thầu là công ty NTT-Data (Nhật bản)
+ Giá thầu là 1.864.000.000 yên Nhật (thấp hơn giá trần của gói thầu là (1865.000.000 Yên)
b. Đối với gói thầu phần cứng
+ Đơn vị trúng thầu là Công ty NTT- Data ( Nhật bản)
+ Giá thầu: 725.000.000 Yên Nhật gồm: chi phí cho thiết bị 563.085.000 yên, chi phí lắp đặt: 161.915.000 Yên
c. Gói thầu tư vấn
+ Đơn vị trúng thầu là là Công ty NACCS ( Nhật bản) +Giá thầu là 72.000.000 n
Qua nghiên cứu thì giá trúng thầu mà Cơng ty NTT- Data và công ty NACCS đều là giá thành phù lý với cơng nghệ mà Nhật Bản hiện có
Thực trạng cơng tác quản lý tài chính
- Trong quá trình thực hiện dự án, việc quản lý tài chính là hết sức quan trọng.
Để đảm bảo tiến độ dự án đi đúng hướng, đạt hiệu quả cần có các quy tắc để thực hiện dự án như sau:
Thứ nhất: Quản lý tài chính của dự án phải dựa trên quy đinh chung
- Thông tư sửa đổi bổ sung một số điều của thông tư số 219/2009/tt-btc ngày 19/11/2009 của bộ tài chính quy định một số định mức chi tiêu áp dụng cho các dự án/chương trình sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (oda)
- Thơng tư về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 108/2007/TT-BTC ngày 07/09/2007 của Bộ Tài chính về hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với các chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (ODA)
- Thông tư số 87/2010/TT-BTC Quy định việc quản lý và xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn nhà nước khi dự án kết thúc
- Thông tư số 219/2009/TT-BTC Quy định một số định mức chi tiêu áp dụng cho các dự án/chương trình sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA)
- Quyết định số 119/2009/QĐ-TTg Về việc ban hành Quy chế Chuyên gia nước ngồi thực hiện các chương trình, dự án ODA
Thứ hai: Ban quản lý các dự án Tỉnh có trách nhiệm quản lý và thanh tốn tất cả các chi phí cho dự án, sử dụng nguồn vốn quỹ ODA thông qua Ban Quản lý dự án Trung ương, ngân sách Tỉnh. Để thực hiện việc giải ngân đối với dự án, Ban quản lý dự án Tỉnh làm thủ tục thanh toán và gửi lên Ban quản lý dự án Trung Ương để xem xét và kiểm tra. Nếu tất cả chứng từ và tài liệu liên quan hợp lệ, Ban quản lý dự án Trung Ương sẽ làm thủ tục giải ngân với Nhật Bản
Sơ đồ 2: Cơ chế quản lý tài chính với nguồn vốn vay
Quản lý công tác tạm ứng, giải ngân và thanh quyết tốn cơng trình, hạng mục của các gói thầu dự án:
Công tác giải ngân, tạm ứng theo quy định của nhà nước thì các dự án muốn được giải ngân phải trình đầy đủ các chứng từ hố đơn hợp pháp thì mới được xét duyệt giải ngân. Quá trình giải ngân sẽ được thực hiện hàng năm trên cơ sở sự kiểm tra các khoản chi của các dự án. Bên cạnh đó đối với các dự án sử dụng vốn vay viện trợ ODA phải giải trình rõ ràng các khoản chi đó thì phía cho vay vốn mới tiến hành cho phép giải ngân. Như vậy quy trình giải ngân các dự án này đòi hỏi các nhà thầu phải thực hiện một cách đầy đủ các hạng mục theo tiến độ và có đầy đủ các hố đơn chứng từ. Đây là biện pháp quản lý hiệu quả nhất vì thơng qua các chứng từ đó có thể thấy được tổng chi phí tính đến thời điểm đó là bao nhiêu. Thơng thường thì q trình giải ngân dự án diễn ra trong suốt quá trình thực hiện dự án và khi dự án kết thúc thì việc giải ngân cũng hồn thành, nhưng trên thực tế cho thấy
Nguồn: Báo cáo đánh giá kết quả thực hiện dự án VNACCS/VCIS Tổ chức tài trợ vốn
Tài khoản của dự án tại Ngân hàng quốc tế Bộ Tài Chính BQLDA Tài khoản tạm ứng của BQL tại 1 NHTM Kiểm toán độc lập hàng năm Nhà thầu cung cấp thiết bị và dịch vụ cho dự án Dòng chuyển tiền Dòng kế hoạch và lệnh chi tiền Dòng chuyển chứng từ và kiểm sốt chi
do các nhà thầu khơng giải trình được các khoản chi một cách rõ ràng dẫn đến công tác giải ngân gặp khó khăn. Quản lý q trình giải ngân ở đây là làm nhiệm vụ cân đối giữa ngân sách giao cho hàng năm và phân bổ vốn giải ngân cho các tỉnh trên cơ sở kiểm tra các chứng từ hố đơn thi cơng thực hiện. Cơng tác này u cầu nhà quản lý phải có trình độ chun mơn thì mới có thể phân bổ vốn giải ngân hợp lý tránh việc do thiếu vốn mà gây ra sự chậm tiến độ.
Đối với việc thanh quyết tốn các hạng mục cơng trình : như ta đã biết Giá
thanh tốn cơng trình .
Giá thanh tốn cơng trình là giá trúng thầu cùng với các điều kiện nghi trong hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và đơn vị thực hiên đối với các trường hơp đấu thầu, giá dự tốn hạng mục cơng trình được duyệt trên cơ sở khối lượng và chất lượng từng kỳ thanh toán đối với trường hợp chỉ định thầu (kể cả trường hợp được cấp có thẩm quyền phân giao nhiệm vụ xây dựng cơng trình). Giá thanh tốn được thực hiện theo từng thời kỳ thanh tốn khối lượng hồn thành và chỉ được thanh tốn hết khi có đủ quyết tốn hạng mục cơng trình hay cơng trình với chủ đầu tư.
Giá quyết tốn cơng trình .
Giá quyết tốn cơng trình là tồn bộ chi phí hợp lý, hợp pháp đã thực hiện trong q trình đầu tư để đưa dự án vào khai thác sử dụng
Do đó thủ tục và quy trình thực hiện thanh quyết tốn cơng trình được đưa ra một cách chi tiết. Theo đó trước khi tiến hành thanh quyết tốn cơng trình, Ban