2.7 Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm ở Công ty TNHH Điệntử Viễn thông I – ETC tử Viễn thông I – ETC
Cơng ty có 8 cửa hàng để bán và giới thiệu sản phẩm. Sản phẩm của công ty là sản phẩm công nghiệp nh: (điện
TK 632 TK 911 TK
511,512 K/c giá vốn hàng tiêu thụ K/c doanh thu thuần về
tiêu thụ TK 641,642 K/c chi phí bán hàng chi phí QLDN TK 142 Chờ kết chuyển TK 421 K/c lỗ về tiêu thụ K/c lãi về tiêu thụ
thoại, dây và cáp điện, sản phẩm điện gia dụng, thiết bị viễn thông, máy phát điện, thiết bị ổn áp, máy vi tính, thiết bị đo các loại, ác quy, thiết bị điện tử, các thiết bị phụ trợ, thiết bị chống sét, điều hịa, máy nén khí .........). Cơng tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm ở cơng ty có những điểm đặc thù sau:
Trình tự tiêu thụ sản phẩm của cơng ty thờng là theo hình thức ký kết hợp đồng và bán hàng trả chậm. Cụ thể phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, chủ động tham gia đấu thầu nhằm ký kết hợp đồng kinh tế về tiêu thụ sản phẩm. Hoặc khi có yêu cầu mua hàng hóa của khách hàng có nhu cầu gửi đến. Phịng kinh doanh sẽ lập nên hợp đồng kinh tế sau đó gửi cho phịng tài chính - kế tốn một bản. Lúc này phịng kế tốn có trách nhiệm thực hiện những nội dung ghi trong hợp đồng đã ký. Dựa trên những nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng về số lợng, chủng loại, quy cách của hàng hóa và thời gian giao hàng, kế toán lần lợt sẽ viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để xuất hàng cho khách hàng. Mỗi một đợt giao hàng đều phải lập một biên bản giao hàng để làm căn cứ lập bảng thanh lý hợp đồng sau này. Sau khi đã giao hàng đầy đủ nh hợp đồng đã ký, dựa trên biên bản giao nhận hàng đã lập, hai bên tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng. Lúc này kế tóan mới viết hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) – Hóa đơn bán hàng cho khách hàng để căn cứ ghi doanh thu, thuế GTGT đầu ra và hạch tóan giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, với những hợp đồng quá lớn và thực hiện trong một thời gian dài, sau khi nhận đợc biên bản giao nhận hàng hóa của từng đợt giao
hàng, kế tốn viết hóa đơn GTGT cho từng đợt giao hàng và căn cứ vào đó để hạch tốn doanh thu, thuế GTGT và giá vốn hàng bán.
2.8 Hạch toán tiêu thụ ở Công ty TNHH Điện tử Viễn thông I – ETC
2.8.1 Tài khoản sử dụng và chứng từ liên quan.
* Tài khoản sử dụng
+ TK156:”Hàng hóa” TK này dùng để theo dõi hàng hóa mua vào và hàng hóa bán ra của cơng ty.
+ TK511: “Doanh thu bán hàng” TK này dùng để theo dõi doanh thu bán hàng ra bên ngồi của cơng ty. Tài khoản này đợc chi tiết nh sau:
TK511.1 – doanh thu cung cấp hàng hóa TK 511.2 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
+ TK 632 “ Giá vốn hàng bán”: TK này để phản ánh giá thành thực tế của hàng xuất bán
*Hệ thống chứng từ sử dụng
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán tiêu thụ bao gồm những loại chứng từ theo mẫu in sẵn của Bộ Tài Chính.
2.8.2 Phơng pháp hạch tốn tiêu thụ
- Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, sau khi hai bên đã xem xét và thỏa thuận về mặt hàng, giá cả chủng loại ph- ơng thức và thời hạn thanh tốn thì bên bán sẽ lập một bản hợp đồng kinh tế để hai bên cùng ký kết.
Biểu1:
********
Hợp đồng kinh tế
(Vv: Mua bán thiết bị viễn thông)
Số: 02/HĐKT
- Căn cứ Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nớc ban hành ngày 25/9/1989 và nghị định số 17/HĐBT ngày 16/1/1990 của Hội đồng Bộ trởng quy định chi tiết về việc thi hành Pháp lệnh Nhà nớc về Hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ nhu cầu của Bu điện tỉnh Thái Bình
- Căn cứ khả năng của Cơng ty TNHH Điện tử Viễn thông I – ETC
Hôm nay, ngày18 tháng 02 năm 2006. Chúng tôi gồm:
* Bên mua hàng (bên A): Bu điện tỉnh Thái Bình
- Đại diện: Ơng Nguyễn Văn Thanh - Chức vụ: Phó giám đốc
- Địa chỉ: Đờng Lý Thờng Kiệt – Thị xã Thái Bình - Điện thoại: 036. 731 324
- Tài khoản: 431101000024 – NH Nơng nghiệp TX Thái Bình
- Mã số thuế: 1000215254-1
* Bên bán hàng (bên B): Công ty TNHH Điện tử Viễn thông I – ETC
- Đại diện: Ông Lê Hữu Mạnh - Chức vụ: Giám đốc
- Tài khoản: 710A- 01438, Sở giao dịch, NH Công th- ơng Việt Nam
- Mã số thuế: 0100998825
Sau khi bên B gửi máy mẫu và bản báo giá chào hàng cho bên A, các cơ quan chức năng của hai bên đã thảo luận và nhất trí đề nghị giám đốc hai bên ký kết “Hợp đồng mua bán thiết bị viễn thông” nh sau:
Điều I: Nội dung hợp đồng
Bên A đồng ý mua của bên B và bên B đồng ý bán thiết bị viễn thông cho bên Atheo nội dung dới đây:
ST T
Tên hàng ĐV tính
Đơn giá Số lợng Thành tiền 1 Đ/T vô tuyến Sony – TK-
258 Bộ 3.315.000 10 33.150.000 2 Bộ đàm Bộ 5.000.000 6 30.000.000 3 Pin GP88 Chiếc 5.000 1.000 5.000.000 4 Cạc VIBA số Bộ 2.500.000 10 25.000.000 Cộng tiền hàng 93.150.000 Thuế GTGT 10% 9.315.000 Điều 2: Giá trị hợp đồng: 102.465.000đ
Bằng chữ: (Một trăm linh hai triệu bốn trăm sáu mơI lăm
nghìn đồng chẵn./.)
Điều 3: Phơng thức thanh toán
Bên A thanh toán cho bên B một lần (100% giá trị hợp đồng), 05 ngày sau hàng đã nhập vào kho bên A và có biên bản bàn giao đợc cơ chuyên trách hai bên xác nhận.
- Bên B giao hàng tại kho bên A, 02 ngày sau khi hợp đồng bắt đầu có hiệu lực (tức ngày bên A ký hợp đồng)
- Thời hạn hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực từ ngày bên A ký đến hết ngày 23/2/2006. Sau khi thực hiện xong hợp đồng nếu khơng có gì vớng mắc, hợp đồng coi nh đợc thanh lý.
Điều 5: Trách nhiệm của hai bên
* Bên A: Cử cán bộ tiếp nhận hàng, tạo điều kiện chio bên B
bàn giao đợc thuận lợi. Thanh toán cho bên B đúng nh điều 3 đã nêu.
* Bên B: Cung cấp thiết bị đúng nh điều 1 và máy mẫu
cùng bản báo giá chào hàng đã nêu. Bảo hành miễn phí cho bên A 06 tháng, nếu lỗi hỏng hóc do nhà máy sản xuất thiết bị gây nên:
- 03 tháng đổi máy mới
- 03 tháng tiếp theo sửa chữa (nếu cần đổi, máy phụ thêm tiền)
- Từ tháng thứ 7 trở đi sửa chữa có thu phí (khơng đổi máy trong trờng hợp rơi vỡ, xây xớc, chập điện, chập pin)
Điều 6: Cam kết chung
Hai bên thực hiện đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng này. Nếu có gì vớng mắc làm ảnh hởng tới đến tiến độ của Hợp đồng, hai bên nhất trí cần bàn bạc để đi đến thỏa thuận bằng các phụ lục kèm theo có gía trị nh các điều khoản của Hợp đồng này. Trờng hợp hai bên khơng thống nhất thì hai bên đồng ý đề nghị Tịa án kinh tế TP Hà Nội giải quyết. Mọi quyết định của tòa án kinh tế TP Hà Nội, hai bên có trách nhiệm thi hành.
Hợp đồng này đợc lập thành 06 bản, bên A giữ 03 bản , các bản có giá trị pháp lý nh nhau.
Đại diện bên A Đại diện bên B
Giám đốc Giám đốc
Sau khi hợp đồng kinh tế đợc ký kết, theo yêu cầu của bên mua hàng sẽ đợc xuất ra khỏi kho. Trớc khi xuất kho thì kế tốn sẽ viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc viết thành 03 liên. Một liên lu lại phịng kế tốn. Liên 2 giao cho thủ kho, liên ba giao cho ngời nhận hàng. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, thủ kho tiến hành xuất hàng. Phiếu xuất kho có mẫu nh sau: (Biểu 02)
Sau mỗi đợt giao hàng , kế toán nhận đợc biên bản giao nhận hàng do bộ phận vận chuyển mang về, phịng kế tốn tài vụ lu lại và tơng tự nh vậy cho tới khi thực hiện xong hợp đồng. Kết thúc hợp đồng theo đúng thủ tục hai bên sẽ lập ra bản thanh lý hợp đồng để làm căn cứ cho kế toán ghi doanh thu và giá vốn. Bản thanh lý hợp đồng có nội dung tơng tự nh hợp đồng kinh tế nhng chỉ khác là hai bên lúc này sẽ đánh giá việc thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký về các phơng diện nh: số lợng, chủng loại, mẫu mã quy cách sản phẩm hàng hóa có đạt yêu cầu nh trong hợp đồng đã ký kết hay không. Căn cứ vào bảng thanh lý hợp đồng kinh tế , kế tóan sẽ viết hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng. Hóa đơn GTGT sẽ là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu, thuế VAT. Hiện tại cơng ty đang sử dụng mẫu hóa đơn GTGT do Bộ Tài chính ban hành. VD về mẫu hóa đơn GTGT nh sau: (Biểu 03).
* Phơng pháp hạch toán
Hiện tại cơng ty đang hạch tốn theo phơng thức tiêu thụ trực tiếp: tức là sau khi mua hàng hoá về công ty giao hàng cho ngời mua trực tiếp. Số hàng sau khi bàn giao cho khách hàng đợc coi là chính thức tiêu thụ và ngời bán mất quyền sở hữu về số hàng này. Khi ngời mua thanh toán hay
chấp nhận thanh tốn số hàng mà ngời bán giao thì kế tốn sẽ phản ánh nh sau: (theo hai bút toán)
+ Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 3.345.451 Có TK 156: 3.345.451 + Phản ánh doanh thu bán hàng: Nợ TK 111: 4.599.995 Có TK 511: 4.181.814 Có TK 333.1: 418.181
Các đợt xuất hàng theo hợp đồng đợc hạch toán tơng tự cho tới khi thực hiện xong hợp đồng, lúc đó kế tốn mới lập các biên bản giao nhận hàng hoá của các đợt xuất hàng liên quan tới hợp đồng lại thành một tập chứng từ. Chờ khi có bản thanh lý hợp đồng kế tốn viết hoá đơn giá trị gia tăng (hoá đơn bán hàng) cho khách hàng và hạch toán doanh thu, thuế VAT đầu ra. Từ đó kế toán hạch toán vào máy tính qua chứng từ trong máy theo trình tự nêu trên
Trên đây là trình tự hạch tốn cho các hợp đồng nhỏ, thời gian thực hiện hợp đồng ngắn. Còn riêng đối với những hợp đồng quá lớn, thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài thì đồng thời kế tóan sẽ hạch tốn giá vốn và viết hóa đơn GTGT sau mỗi lần xuất hàng. Lúc này có sự khác biệt ở chỗ, sau mỗi lần bán hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho của đợt giao hàng ấy, kế tốn hạch tốn giá vốn ngay mà khơng đợi cho tới khi có bản thanh lý hợp đồng.
Hiện tại cơng ty khơng có hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán cũng nh chiết khấu bán hàng. Do đó kế tốn khơng hạch toán các khoản này.
Hàng tháng kế toán tập hợp chứng từ gốc để làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ. (Biểu 04)
Từ chứng từ ghi sổ cuối tháng kế toán sẽ ghi vào: - Sổ quỹ tiền mặt (Biểu 05)
- Sổ tiền gửi ngân hàng (Biểu 06)
- Sổ cái các tài khoản: TK 131 (Biểu 07), TK 156
(Biểu 08), TK 632 (Biểu 09), TK 511 (Biểu 10),
- Những đối tợng cần theo dõi chi tiết sẽ căn cứ vào từng chứng từ gốc để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập bảng kê TK156 (Biểu 11) và bảng kê TK 131
2.9 Hạch tốn chi phí tiêu thụ
2.9.1 Hạch tốn chi phí bán hàng
* Tài khoản sử dụng
Hiện tại công ty đang sử dụng tài khoản TK641 “ chi phí bán hàng” với nội dung chi tiết theo nh chế độ quy định với tài khỏan này. Tài khỏan 641 cũng đợc chi tiết thành các tài khoản nh theo quy định của chế độ hiện hành về tài khoản641. Tuy nhiên, công ty chỉ sử dụng chủ yếu các TK sau:
- TK 641.1: Chi phí nhân viên
- TK 642.2: Chi phí vật liệu bao bì - TK 642.3: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
- TK 641.4: Chi phí khấu hao tài sản cố định - TK 642.7: Chi phí dịch vụ mua ngồi
- TK 642.8: Chi phí bằng tiền khác
* Phơng pháp hạch toán:
Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới bán hàng nh: chi phí đấu thầu về cung cấp dịch vụ, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ, chi phí hoa hồng, % về doanh thu của cửa hàng........ kế toán tùy theo từng nội dung nghiệp vụ để hạch toán vào TK 641 theo nh chi tiết từng khoản mục.
- Khi tính ra lơng của nhân viên vận chuyển và bán hàng, kế tốn ghi:
Nợ TK 641.1: Chi phí lơng nhân viên
Có TK 334, 338: Lơng và các khoản trích theo lơng của nhân viên bán hàng
- Khi xuất vật liệu, bao bì:
Có TK 152: Giá trị số vật liệu xuất
- Xuất công cụ dụng cụphục vụ công tác bán hàng, chào hàng..... kế tóan ghi:
Nợ TK 641. 4: Chi phí khấu hao TSCĐ Có TK 214: Trích khấu hao trong kỳ
- Các khoản mua ngồi, th ngồi, chi phí hoa hồng của cửa hàng (căn cứ vào bảng kê tính các khoản chi phí cửa hàng đợc hởng) kế tốn ghi:
Nợ TK 641.7: Chi phí dịch mua ngồi
Nợ TK 133; Thuế VAT đợc khấu trừ (nếu có)
Có TK 331, 336: Tổng số tiền phải trả nhà cung cấp, cửa hàng
- Các khoản chi phí bằng tiền khác phục vụ cho tiêu thụ sản phẩm kế tốn ghi:
Nợ TK: 641.8: Chi phí bằng tiền khác Có TK 111, 112: Tổng số tiền đã chi
Trong các nghiệp vụ trên căn cứ vào chứng từ gốc chẳng hạn nh: các phiếu chi, ủy nhiệm chi, hóa đơn giá trị GTGT ...... kế toán vào máy hàng ngày và lấy số liệu của chứng từ chính là số liệu vào máy.
Cuối kỳ trớc khi lập báo cáo tài chính, kế tóan kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ sang tài khoản 911 để từ đó xác định kết quả tiêu thụ.
Thông thờng thi cuối mỗi tháng kế tốn sẽ kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong tháng. Đế xem quy trình hạch tốn tại cơng ty ta hãy lấy ví dụ về mẫu số cái TK 641 của tháng 1 năm 2007 (Biểu 12)
2.9.2. Hạch tốn chi phí quản lý doanh nghiệp
* Tài khoản sử dụng
Hiện tại đối với TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”, cơng ty đang sử dụng nh theo chế độ hiện hành quy định. Tài khoản này cũng đợc chi tiết thành các tiểu khoản nh:
TK 642.1: Chi phí nhân viên quản lý TK 642.2: Chi phí vật liệu, bao bì TK 642.3: Chi phí đồ dùng văn phịng TK 642.4: Chi khấu hao TSCĐ
TK 642.5: Thuế phí và lệ phí TK 642.6: Chi phí dự phịng
TK 642.7: Chi phí dịch vụ mua ngồi TK 642.8: Chi phí bằng tiền khác
TK khoản này đợc theo dõi cho các chi phí phát sinh thuộc về quản lý hành chính kinh doanh trên toàn doanh nghiệp.
* Phơng pháp hạch toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế thuộc quản lý chung trên toàn doanh nghiệp kế toán căn cứ vào nội dung của nghiệp vụ đó để tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo những tiểu khoản khác nhau theo nh định khoản sau: Nợ TK642: (Chi tiết theo từng tiểu khoản tơng ứng với nội dung nghiệp vụ phát sinh)
Có TK 334: Tổng tiền lơng phải trả công nhân viên
Có TK 338: Các khoản trích theo lơng
Có TK 152, 153: Xuất kho NVL, CCDC cho quản lý Có TK 214: Khấu hao TS của bộ phận văn phòng
Có TK 333: Thuế phải nộp ngân sách Có TK 331: Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111, 112: Chi tiền cho quản lý doanh