Để phỏt huy cụng dụng của mỏy tớnh vào cụng tỏc kế toỏn, nhiều cụng ty cũng như cỏc doanh nghiệp, đơn vị đó ỏp dụng hỡnh thức sổ Nhật ký chung. Đõy là một hỡnh thức khỏ đơn giản mà vẫn đảm bảo cung cấp cỏc thụng tin kế toỏn cần thiết.
* Nguyờn tắc đặc trưng cơ bản của hỡnh thức kế toỏn Nhật Ký Chung.
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức Nhật Ký Chung: Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký mà trọng tõm là sổ Nhật Ký Chung theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toỏn) của nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ nhật ký để ghi sổ cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.
Hỡnh thức kế toỏn Nhật Ký Chung trong kế toỏn nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ gồm cú:
- Sổ Nhật Ký Chung.
- Sổ Nhật Ký Đặc Biệt hay sổ nhật ký chuyờn dựng (Sổ Nhật Ký mua hàng, nhật ký bỏn hàng..)
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan như: Sổ chi tiết nguyờn vật liệu, Sổ chi tiết cụng cụ dụng cụ, Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn ...
-Thẻ kho
- Cỏc biờn bản kiểm nghiệm, Cỏc phiếu đề xuất vật tư.....
* Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra được dựng làm căn cứ
ghi sổ, ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào sổ nhật ký chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp.
- Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trờn sổ cỏi, lập bảng cõn đối số phỏt sinh. sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng số liệu ghi trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
Trỡnh tự hỡnh thức kế toỏn Nhật Ký Chung được thể hiện theo sơ đồ dưới đõy. Sơ đồ 1.7 Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn
theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung
Ghi chỳ: Chứng từ kế toán (HĐ,PNK,PXK,PC) Bảng cân đối số Sổ CáI TK 152,TK153
Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết NVL,Sổ chi tiết CCDC,Sổ chi tiết thanh tốn với ng- ơì bán ,thẻ kho Bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn NVL,CCDC Sổ nhật ký đặc biệt(Nhật ký mua hàng,nhật ký bán hàng)