Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng các phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế toán.
Trong q trình thu nhận và sử lý thơng tin về hoạt động kinh tế tài chính của các đơn vị, các chứng từ kế toán được lập để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông tin trên các chứng từ mang tính đơn lẻ về từng nghiệp vụ, nhìn vào số liệu trên chứng từ kế toán chưa thể đánh giá đúng đắn về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Yêu cầu đặt ra đối với kế toán là phải tu nhận và xử lý các thông tin vừa chi tiết theo từng nghiệp vụ vừa mang tính hệ thống theo từng đối tượng kế toán, tổng hợp và hệ thống hố thơng tin về tình hình hoạt động của đơn vị. xuất phát từ yêu cầu quản lý, sổ kế toán được sử dụng để tập hợp, xử lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hệ thống hố tình hình và sự vận động của các đối tượng kế tốn. Thơng tin về các nghiêp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ kế toán phân loại tập hơp trên các sổ kế toán theo những tiêu thức nhất định. Cuối kỳ số liệu trên các sổ kế toán sẽ được tổng hợp theo những chỉ tiêu kinh tế cần thiết để phản ánh trên các báo cáo tài chính của đơn vị và các báo cáo tổng hợp khác phục vụ yêu cầu quản lý
Sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp, sổ chi tiết và sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết. Trong các donh nghiệp tuỳ thuộc vào hình thức kế tốn mà donh nghiệp sử dụng các loại sổ khác nhau.
Hình thức kế tốn là hình thức tổ chức hệ thống sổ ké tốn gồm số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp. Theo chế độ kế tốn hiện hành thì có các hình thức kế tốn sau:
- Hình thức kế tốn nhật ký sổ sái - Hình thức kế tốn nhật ký chung - Hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ - Hình thức kế tốn nhật ký chứng từ
Mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng, tuỳ vào đặc trưng kinh doanh, quy mô và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà lựa chọn cho mình một hình thức kế toán phù hợp. Việc tổ chức hệ thống sổ kế tốn khoa học và hợplý có ý nghĩa quan trọng, nó đảm bảo cung cấp thơng tin đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu của quản lý đồng thời góp phần nâng cao trình độ và năng suất lao động của nhân viên kế toán. Cụ thể sổ sách kế toán được tổ chức dưới bốn hình thức kế tốn sau:
4.1 Hình thức Nhật ký sổcái
Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng
Đối chiếu số liệu
Chứng từ Sổ quỹ tổng hợpBảng chứng Số (thẻ) chi tiết TK 156, 151, 413, Nhật ký - Bảng tổng hợp chi tiết TK 156, 151, Báo cáo
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán ghi vào Nhật ký-Sổ cái, sau đó ghi vào sổ thẻ kế tốn chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký-Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế tốn chi tiết)
4.2 Hình thức Nhật ký chungChứng từ Chứng từ Sổ nhật ký Sổ nhật ký Sổ (thẻ) chitiết TK 156, 151, 413, Sổ cái TK 151, 156 Bảng tổng hợpchi tiết TK 156, 151, Bảng cân đối Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu số liệu
Báo cáo tài
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ váo chứng từ kế toán đã lập để ghi vào sổ Nhật ký chung theo đúng trình từ thời gian phát sinh của nghiệp vụ, sau đó căn cứ vao fcác số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái của từng tài khoản cho phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng và các sổ chi tiết (nếu có). Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán tổng hợp số liệu trên các nhật ký chuyên dùng để ghi vào sổ cái của các tài khoản cho phù hợp. Cuối kỳ căn cứ vào số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh và căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết để
lập bảng tổng hợp tổng hợp chi tiết. Số liệu trên các bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết sau khi đã được kiểm tra đối chiếu sẽ là cơ sở để lập báo cáo tài chính. 4.3 Hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ Sổ Bảng tổng hợp chứng từ Sổ thẻ chi tiết TK 156, Sổ đăng ký chứng Chứng từ Sổ cái TK 156, 151, 413, 331, Bảng tổng hợp chi tiết TK 156, 151, Bảng cân đối
Báo cáo tài Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ sau khi đã được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì được sử dụng để ghi sổ vào sổ cái của từng tài khoản. Nếu có sổ chi tiết, số liệu để ghi vào các sổ chi tiết được căn cứ vào các chứng từ gốc đã lập.
Cuối kỳ tổng hợp số liệu trên sổ cái của các tài khoản để lập bảng cân đối tài khoản và tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết lập bảng tỏng hợp chi tiết. Số liệu
trên các bảng cân đối tổng hợp sau khi kiểm tra đối chiếu sẽ được sử dụng để lập các báo cáo tài chính.
4.4 Hình thức nhật ký chứng từChứng từ gốc và Chứng từ gốc và bảng Bảng kê số1,2 Nhật ký chứng từ số 1,2,5,6 Sổ cái TK 156,151, 413,331,
Báo cáo tài
Sổ thẻ kế toán chi tiết TK 156, Bảng tổng hợp chi tiết TK 156,151,413,
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi vào các nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ đươc ghi căn cứ vào các bảng kê hoặc sổ chi tiết thì số liệu trên các chứng từ kế toán được ghi vào các bảng kê hoặc sổ chi tiết. Cuối tháng tổng hợp số liệu trên bảng kê hoặc sổ chi tiết để ghi vào nhật ký chứng từ. Đối với các khoản chi phí phát sinh trong q trình hoạt động cần phải tính tốn phân bổ sẽ được tập hợp trên các bảng phân bổ, cuối kỳ được tính tốn phân bổ để ghi vào các bảng kê, nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối kỳ tổng hợp số liệu trên các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái của các tài khoản, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên sổ cái, trên bảng tổng hợp số liệu chi tiết và trên các nhật ký chứng từ, bảng kê để lập các báo cáo tài chính.
Chương II
tình hình hạch toán hoạt động nhập khẩu hàng hố tại cơng ty xuất