I. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp
a. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Công ty
xây dựng Nông lâm nghiệp.
a. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hố tại Cơngty . ty .
Cơng ty XNK và XD Nông Lâm Nghiệp là một trong những Công ty xuất nhập khẩu có tổng doanh thu từ hoạt động xuất nhập khẩu hàng năm tương đối lớn. Trong hoạt động nhập khẩu hiện có hai hình thức : Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác.
Mặt hàng nhập khẩu của Công ty rất đa dạng và phong phú nhưng chủ yếu vẫn là giống cây trồng và gỗ.
Khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong q trình nhập khẩu kế tốn
Cơng ty sử dụng tỷ giá thực tế. Đó là tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. Chênh lệch tỷ giá phát sinh của các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ngoại tệ, ngoại tệ ký quỹ được xử lý vào ngày
sinh, kế toán thường phản ánh ngay vào TK 413 “Chênh lệch tỷ giá”.
Về đồng tiền thanh tốn ngoại, Cơng ty thường sử dụng các ngoại tệ mạnh như USD, EURO... để thanh toán trước, thanh toán ngay hay thanh toán sau cho người xuất
khẩu.
Về phương thức thanh tốn Cơng ty thường sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện, thư đối với khách hàng quen thuộc ngồi ra cịn thanh tốn bằng hối phiếu hay séc, thư tín dụng.
Đối với giá cả hàng hố nhập khẩu Cơng ty thường nhập theo điều kiện CIF (giá
mua + cước phí vận tải ngoài nước + bảo hiểm quốc tế của hàng hoá nhập khẩu) hay điều kiện CFR (gồn giá mua + cước phí vận tải ngồi nước), nhưng điều kiện cơ sở giao hàng hay được sử dụng nhất là điều kiện CIF.
Hiện tại Công ty áp dụng cơ chế khoán kinh doanh theo từng phương án của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và các đơn vị khác. Đối với phương thức thanh tốn bằng thư tín dụng thì trình tự của một nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được tiến hành như sau:
+ Trước hết phòng kinh doanh lập phương án kinh doanh hàng nhập khẩu. Trong
đó phải nêu rõ được các thơng tin cần thiết về khách hàng ngoại và khách hàng nội, hàng hoá nhập khẩu và hiệu qủa kinh doanh. Sau khi trình giám đốc và giám đốc duyệt thực hiện theo cơ chế khoán, phương án kinh doanh hàng nhập khẩu được gửi xuống phịng kế tốn, kế tốn trưởng ký và chuyển cho một kế toán hàng hoá theo dõi trực tiếp phịng kinh doanh đó.
+ Giám đốc uỷ quyền bằng văn bản cho trưởng phòng hoặc một cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh đứng ra đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương.
+ Trưởng phịng kinh doanh trình bản cam kết sử dụng vốn của Công ty hay
vốn của Công ty vay ngân hàng vào đúng mục đích kinh doanh để giám đốc và kế toán trưởng duyệt.
+ Cùng ngày Giám đốc ký giấy uỷ quyền, trưởng phòng hoặc cán bộ nghiệp vụ
đàm phán, ký kết chính thức hợp đồng ngoại thương. Nếu hàng nhập khẩu thuộc phạm
khẩu.
+ Đồng thời kế toán thanh toán đối ngoại viết một giấy cam kết gửi đến ngân hàng để mở L/C với tổng trị giá như trong hợp đồng ngoại thương. Thường Công ty xin ký quỹ 10% và cam kết hồn trả 90% cịn lại đúng hạn.
+ Để thanh toán tiền ký quỹ mở L/C và chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu, nộp thuế qua ngân hàng kế tốn viết uỷ nhiệm chi cho từng làn thanh toán hoặc nếu đã đồng ý với mọi chi phí phát sinh kế tốn có thể uỷ quyền cho ngân hàng tự động thanh tốn mà khơng cần phải có uỷ nhiệm chi.
+ Khi ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của Cơng ty để mở L/C thì ngân hàng sẽ mở một sổ phụ để theo dõi. Định kỳ ngân hàng gửi sổ phụ cho Cơng ty dưới dạng sổ hạch tốn chi tiết để Công ty theo dõi sự thay đổi của các tài khoản tiền
gửi.
+ Sau khi mở L/C ngân hàng gửi cho Công ty một bản copy L/C và gửi bản chính L/C đến người xuất khẩu thông qua ngân hàng thông báo hoặc một ngân hàng nào đó ở nước ngồi mà L/C cho phép. Bộ chứng từ này thường gồm: Hoá đơn thương mại, Vận tải đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận xuất xứ , giấy chứng nhận số lượng, phẩm chất, bảng kê chi tiết...
Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ. Nếu hồn tồn phù hợp thì ngân hàng thông báo cho Công ty. trong vịng 07 ngày (tính từ ngày bộ chứng từ được gửi đến ngân hàng ngoại thương) Cơng ty phải chấp nhận thanh tốn. Nếu chứng từ không phù hợp, ngân hàng sẽ thông báo cho Công ty biết tất cả các lỗi của bộ chứng từ, yêu cầu Công ty chọn chấp nhận thah toán (từng phần hoặc tồn bộ) hay khơng chấp nhận thanh toán. Nếu Cơng ty từ chối thanh tốn thì ngân hàng gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu. Nếu Cơng ty chấp nhận thanh tốn thì ngân hàng sẽ giao tồn bộ chứng từ cho Công ty để đi nhận hàng.
Khi nhận được giấy báo hàng về đến địa điểm giao hàng, Công ty chuẩn bị mọi điều kiện, phương tiện đi nhận hàng, bộ phận nghiệp vụ nhập khẩu mang bộ chứng từ đi nhận hàng, làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng, điền vào tờ khai hàng hoá nhập khẩu và phụ lục kèm theo tờ khai hàng hoá nhập khẩu.
Trường hợp phát sinh hàng thừa thiếu,hàng hoá sai quy cách, kém phẩm chất Cơng ty có thể nhờ một trong những Cơng ty giám định như Vinacontrol để giám định hàng hoá nhập khẩu. Vinacontrol sẽ lập biên bản giám định chứng nhận tình trạng của hàng hố và ký nhận, sau đó sẽ Fax cho bên xuất khẩu để hai bên cùng giả quyết.
Tiếp đó chi cục quản cảng gửi cho Cơng ty giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá yêu cầu Công ty nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hoặc thuế tiêu thụ
Mọi chi phí phát sinh trong qúa trình nhập hàng tuỳ vào việc thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng mà kế toán sẽ lập chứng từ phù hợp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu chi để thủ quỹ chi tiền. Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán sẽ viết uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền trực tiếp cho ngân hàng. Khi ngân hàng thanh toán xong sẽ gửi sổ phụ cho Cơng ty dưới dạng sổ hạch tốn chi tiết có kèm theo giấy báo nợ của từng lần thanh tốn. Khi ngân hàng thu thủ tục phí, bưu phí, điện phí thanh tốn ngân hàng cũng gửi giấy báo nợ cho Cơng ty cùng sổ phụ như trên.
Khi hàng hố được vận chuyển về kho của Cơng ty, kế tốn hàng hoá sẽ viết
phiếu nhập kho.
Đặc điểm nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty:Công ty XNK và
XD NLN tiêu thụ hàng nhập khẩu theo phương thức bán buôn vận chuyển thẳng.