2.1 .TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ANH ĐÀO
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Anh Đào
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Anh Đào
Bộ máy quản lý của công ty bao gồm 1 giám đốc điều hành,1 giám đốc công ty, 1 giám đốc bán hàng 1 xưởng sản xuất và 5 phòng nhằm giúp việc cho ban giám đốc. Các phịng có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc và giải quyết thay cho giám đốc một số công việc thuộc chức năng của mình .
- Giám đốc cơng ty: Đại diện pháp nhân của cơng ty,có chức năng hoạch định, kiểm tra, giám sát các chính sách của cơng ty.
- Giám đốc điều hành: chịu trách nhiệm thực hiện các chính sách đã được vạch ra, điều hành tồn bộ cơng việc trong công ty.
- Giám đốc bán hàng: chịu trách nhiệm về việc tiêu thụ sản phẩm.
- Phịng kinh doanh: có chức năng nghiên cứu, xây dựng và phát triển thị trường.Tổ chức, quản lý công tác bán hàng, quản lý các phương tiện vận tải và tham mưu cho giám đốc các vấn đề thuộc phạm vi phòng kinh doanh đảm nhiệm.
- Phịng tài chính kế tốn: Nhiệm vụ phịng tài chính kế tốn là thực hiện cơng tác tài chính kế tốn, lập và thực hiện tốt các kế hoạch tài chính và báo các tài chính theo quy định chịu trách nhiệm trước Giám đốc cơng ty về
tình hình hoạt động tài chính và các số liệu báo cáo lập kế hoạch tài chính kế tốn hàng năm.
- Phịng tổ chức-hành chính: có chức năng tuyển dụng, đào tạo và quản lý cán bộ công nhân viên. Thực hiện các chức năng của văn phịng cơng ty, cung ứng vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh. Đồng thời bảo vệ an ninh trật tự nội bộ công ty, đảm bảo cảnh quan và vệ sinh mơi trường trong tồn cơng ty.
- Xưởng sản xuất: thực hiện chức năng tổ chức, quản lý cơng nhân thực hiện các q trình sản xuất ra các sản phẩm, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm ở mọi khâu sản xuất. Đồng thời tham mưu cho giám đốc các vấn đề thuộc phạm vi tổ chức sản xuất.
- Phịng kỹ thuật: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về cơng tác đổi mới kỹ thuật, đưa các cải tiến kỹ thuật vào sản xuất, nghiên cứu kiểm tra phương án mở rộng sản xuất. Nhiệm vụ cụ thể là: Thực hiện các công tác tiến bộ kỹ thuật, quản lý quy trình kỹ thuật và cơng nghệ sản xuất, nghiên cứu các mặt hàng mới.
- Phòng cơ năng: theo dõi, quản lý toàn bộ hệ thống điện, nước sản xuất và sinh hoạt, hệ thống nhà xưởng các máy móc thiết bị, dụng cụ sản xuất, sinh hoạt của công ty, các hệ thống thiết bị, dụng cụ phòng cháy chữa cháy trong cơng ty. Đồng thời kiểm tra tình trạng hoạt động, có kế hoạch bảo trì, sửa chữa, tham mưu cho giám đốc về quản lý, sử dụng, mua sắm cho tồn bộ hệ thống trên.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty
2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức quản lí tập trung theo tuyến dọc từ trên xuống. Công việc kế tốn được tiến hành tại phịng kế tốn, ở các phân xưởng khơng có bộ máy kế tốn riêng mà chỉ bố trí nhân viên theo dõi, ghi chép nghiệp vụ, thống kê, ghi sổ sách, theo dõi nghiệp vụ phục yêu cầu quản
lí sản xuất tại phân xưởng đó, lập báo cáo nghiệm thu nội bộ và chuyển chứng từ về phịng kế tốn để hạch tốn.
Bộ máy kế tốn gồm 4 người được phân cơng theo khối lượng các phần hành và cơ cấu lao động kế toán của cơng ty. u cầu về chất lượng cũng như tính chất thi hành của cơng việc và tố chất nghiệp vụ của công nhân viên là cơ sở để thực hiện phân cơng lao động kế tốn. Ngồi ra, sự phân cơng này cịn dựa trên ngun tắc có hiệu quả và tiết kiệm, chun mơn hố và hợp tác hóa lao động .
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH Anh Đào
Chức năng cụ thể của từng nhân viên trong phịng kế tốn
-Trưởng phịng kế tốn: phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của cơng ty có liên quan tới cơng tác tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của cơng ty.
- Kế toán tổng hợp (kiêm kế toán thuế và kế tốn ngân hàng): Tính và lập
các báo cáo thuế, giao dịch với ngân hàng, theo dõi số liệu yêu cầu thanh toán, chuẩn bị các giấy tờ và hồ sơ để vay vốn ngân hàng khi Công ty cần vay vốn ngân hàng. Đồng thời lập các báo cáo tổng hợp và quản lý kiểm tra kiểm soát chứng từ.
- Kế toán TP, BTP, giá thành (kiêm kế toán thanh toán): Căn cứ vào số
liệu nhập trên hệ thống phần mềm, các tài liệu liên quan để phân bổ chi phí tính giá thành TP, BTP cơng ty sản xuất ra. Theo dõi quản lý thành phẩm, thực hiện viết hóa đơn GTGT xuất giao hàng, theo dõi và kiểm tra tính hợp lệ của các khoản phải thu phát sinh. Lập chứng từ thanh tốn trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và chứng từ khác theo quy định. Thực hiện nhập liệu vào hệ thống, xử lý theo dõi và báo cáo mọi phát sinh biến động của vốn bằng tiền, quản lý việc tạm ứng và theo dõi tạm ứng theo từng đối tượng.
- Kế toán NVL, TSCĐ – CCDC, tiền lương, thủ quỹ: Nhập liệu vào hệ
thống phần mềm các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới NVL, TSCĐ- CCDC, tiền lương và thu chi tiền mặt. Theo dõi việc sử dụng NVL nhằm kịp thời phát hiện những bất hợp lý, lãng phí trong q trình sử dụng. Theo dõi sự tăng giảm, hiện hữu của TSCĐ, sửa chữa TSCĐ trong phạm vi dược giao. Thực hiện việc thu chi tiền mặt theo chứng từ thu chi do phòng phát hành theo quy định, quản lý tiền mặt, đảm bảo an toàn, kiểm quỹ và lập báo cáo quỹ định kỳ, rút và nộp tiền vào ngân hàng.
2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Anh Đào
Chế độ kế tốn hiện nay cơng ty đang áp dụng là chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Cơng ty TNHH Anh Đào tổ chức kế tốn theo hình thức "Nhật ký chung". Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn Fast Accounting, hầu hết các sổ đều được in ra từ máy vi tính và phần mềm này. Ngồi ra, việc ghi sổ, theo dõi tình hình tiêu thụ và một số nghiệp vụ khác được làm trên Excel.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự kế tốn của Cơng ty TNHH Anh Đào
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Niên độ kế toán: 1/1/N đến 31/12/N Kỳ hạch toán 1/X/N đến 31/X/N
Hàng tháng đơn vị lập các BCTC phục vụ mục đích quản trị nội bộ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán là đồng Việt Nam.
Chứng từ gốc:Hóa đơn GTGT, phiếu thu ... Máy vi tính Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK131,511,531,632… Bảng cân đối số phát sinh
Bảng CĐKT và các báo cáo tài chính
Sổ kế tốn chi tiết theo từng đối tượng Tk 131,511… Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký thu tiền
+ Phương pháp kế toán HTK:
Nguên tắc ghi nhận HTK: giá gốc.
Phương pháp tính trị giá hàng xuất kho: Bình qn gia quyền. Phương pháp hạch toán HTK : phương pháp kê khai thường xun Lập dự phịng giảm giá HTK: Hiện nay, cơng ty chưa thực hiện.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: tuân thủ các điều kiện quy định tại chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: thục hiện khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Cơng ty áp dụng thực hiện kế tốn thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Cơng ty tính thuế TNDN theo tháng và nộp thuế vào cuối năm tài chính.
2.2. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠICÔNG TY TNHH ANH ĐÀO CÔNG TY TNHH ANH ĐÀO
Điểm thuận lợi của Công ty là Công ty đã sử dụng phần mềm vào cơng tác kế tốn. Vì vậy, với mỗi định khoản thay vì ghi chép nhiều lần như làm thủ cơng bằng tay, kế tốn chỉ phải định khoản một lần bằng cách nhập dữ liệu theo các mục tương ứng vào máy. Sau đó, kế tốn sẽ in ra các bản kê, sổ chi tiết, sổ cái cho từng TK tuỳ theo yêu cầu quản lý.
2.2.1. Đặc điểm về thành phẩm và công tác tổ chức tiêu thụ thành phẩmtại Công ty TNHH Anh Đào tại Công ty TNHH Anh Đào
2.2.1.1 Đặc điểm về thành phẩm
Sản phẩm chủ yếu của Công ty là cồn tinh chế và rượu mùi, nước giải khát các loại, nước tinh khiết. Hiện nay sản phẩm của Công ty rất phong phú và đa dạng, chiếm được uy tín trên thị trường. Cơng ty cho ra đời nhiều loại sản phẩm mới với mẫu mã đẹp, chất lượng cao như vang nho, vang Anh Đào… Trong mỗi loại sản phẩm rượu lại được chia thành nhiều nhóm rượu với dung tích khác nhau. Sản phẩm của Cơng ty được tiêu thụ trong và ngồi
nước. Vì vậy, cũng có thể chia sản phẩm của Cơng ty thành rượu nội và rượu xuất khẩu.
Công ty luôn yêu cầu đảm bảo đủ các tiêu chuẩn về công nghệ thực phẩm, tránh sai sót về vệ sinh, kỹ thuật của sản phẩm đồ uống của nhân dân. Đặc điểm này có ảnh hưởng quan trọng đến cơng tác kế tốn thành phẩm.
* Đánh giá thành phẩm:
Thành phẩm ở Cơng ty được tính theo giá thực tế. Giá thành thực tế của thành phẩm nhập kho là giá thành thực tế sản xuất sản phẩm đó, bao gồm tồn bộ các chi phí phát sinh để sản xuất. Còn đối với giá thực tế thành phẩm xuất kho, kế tốn thành phẩm áp dụng phương pháp bình qn gia quyền để đánh giá.
* Quản lý thành phẩm:
Công việc quản lý thành phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị do phịng Tài chính - Kế tốn, phịng kinh doanh và kho phối hợp thực hiện.
- Về mặt số lượng: các loại chai rượu có dung tích khác nhau được quy đổi từ chai ra lít vào cuối tháng.
- Về mặt chất lượng: bộ phận KCS kiểm tra chất lượng của rượu trước khi nhập kho cũng như trước khi xuất bán.
- Công ty sử dụng giá bán linh động cùng với phịng kinh doanh ln theo dõi tình hình sản xuất, tiêu thụ rượu để thúc đẩy hơn nữa số lượng rượu bán ra.
2.2.1.2 Các phương thức tiêu thụ thành phẩm và phương thức thanh toán
Nhằm thúc đẩy hơn nữa doanh số bán ra, cơng ty cịn áp dụng phương thức bán hàng và các thể thức thanh toán khác nhau.
+ Phương thức tiêu thụ thành phẩm
Thành phẩm của công ty sau khi sản xuất xong phải được kiểm tra chất lượng rồi đem nhập kho sau đó mới được tiêu thụ. Do vậy ở cơng ty khơng có phương thức tiêu thụ trực tiếp không qua kho mà hiện nay căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của khách hàng công ty sử dụng các phương thức tiêu thụ bán buôn trực tiếp, bán buôn chuyển hàng.
+ Phương thức thanh tốn bằng tiền mặt, bán chịu, chuyển khoản uỷ nhiệm chi.
Ngồi ra, để giới thiệu về các loại sản phẩm đa dạng phong phú của mình Cơng ty TNHH Anh Đào cịn có các hình thức quảng các khác như: tham gia triển lãm, in tờ Cataloge, in lịch hoặc tổ chức hội nghị khách hàng, quảng bá trên internet,…
2.2.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm
2.2.2.1. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng
Chứng từ và sổ kế toán sử dụng
- Đơn đặt hàng
- Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT - Phiếu thu
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Các chứng từ khác liên quan.
Sổ kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng
- Bảng kê hoá đơn bán hàng, dịch vụ bán ra (kèm tờ khai thuế TTĐB) - Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra (kèm tờ khai thuế GTGT) - Sổ cái TK 1311, 5111, 632, 3331, 3332…
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
* TK 131- Phải thu của khách hàng, TK 1311 Phải thu từ hoạt động bán hàng( chi tiết các tiểu khoản theo từng khách hàng và từng loại thành phẩm).
* TK 155- Thành phẩm, TK này được chi tiết thành các TK sau: 1551 : CĐ1- Ngâm ủ hoa quả 1554 : CĐ4- Chai nút nhựa 1552: CĐ2 – Rượu BTP 1555: CĐ5- Nước rượu tàng trữ
1553: CĐ3 – Thành phẩm (chi tiết tiểu khoản theo tưng loại TP chờ xuất bán)
* TK 157 - Hàng gửi bán
* TK 511 - Doanh thu bán hàng. Trong đó : 5111- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết các tiểu khoản theo từng loại thành phẩm)
* TK 521 – Chiết khấu thương mại. Chi tiết 5211 – chiết khấu thương mại của thành phẩm (chi tiết các tiểu khoản theo từng loại thành phẩm)
* TK 531 – Hàng bán bị trả lại. Chi tiết 5311 - Thành phẩm bị trả lại(chi tiết các tiểu khoản theo từng loại thành phẩm)
* TK 532 - Giảm giá hàng bán. Chi tiết 5321 – giảm giá thành phẩm (chi tiết các tiểu khoản theo từng loại thành phẩm)
* TK 632 - Giá vốn hàng bán. Chi tiết 6321- Giá vốn thành phẩm bán ra (chi tiết các tiểu khoản theo từng loại thành phẩm)
Ngồi ra Cơng ty cịn sử dụng các TK có liên quan khác: TK 1111, 1112, 1121, 1122,...
2.2.2.3 Phương pháp kế tốn tiêu thụ thành phẩm
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì khách hàng sẽ điện thoại hoặc fax cho cơng ty, phịng kinh doanh báo lại đã nhận được yêu cầu cho khách hàng. Sau đó, báo cho phịng kế tốn để lập hố đơn bán hàng.
Hàng ngày, căn cứ vào hồ sơ khách hàng bao gồm: giấy đề nghị bán hàng, đơn đặt hàng, giấy nộp tiền của khách hàng (uỷ nhiệm chi) và hợp đồng bán hàng. Kế toán tiền mặt sẽ viết hoá đơn thành 3 liên.
- Liên 1 (liên gốc): Phịng kế tốn của Cơng ty lưu - Liên 2: (liên đỏ): giao cho khách hàng
- Liên 3: (liên xanh): giao cho kế tốn để đính kèm với phiếu ghi chuyển khoản, ghi sổ. Trên mỗi hố đơn bán hàng, tuỳ hình thức thanh tốn mà có dấu hiệu khác nhau: nếu trả bằng tiền mặt thì dấu hiệu "tiền mặt", cịn bán chịu thì có dấu "Bán chịu", nếu trả qua ngân hàng thì có dấu “ chuyển khoản “ Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ số tiền khách hàng trả, kế toán cơng nợ viết phiếu thu. Phiếu thu được kế tốn lập thành 3 liên, ghi đầy đủ nội dung trên phiếu.
Sau khi hồn thiện việc lập hố đơn bán hàng( hố đơn GTGT), nhân viên phòng kinh doanh sẽ mang hoá đơn xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Dưới kho, thủ kho căn cứ vào hoá đơn GTGT để lập phiếu xuất kho ,xuất hàng cho khách và ghi thẻ kho cho lô hàng xuất bán.
Sơ đồ 2.4: Phương pháp kế toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm
Ví dụ
Ngày 10 tháng 05 năm 20011, căn cứ vào hố đơn GTGT số 052314 ( biểu 2.1) Cơng ty TNHH Hải Phượng chấp nhận nợ kế toán ghi nhận doanh thu, chi phí của lơ hàng đã xuất bán.
+ Kế toán ghi nhận doanh thu của hàng bán:
Nợ TK131: 20.735.000
Có TK 5111: 18.850.000
Có TK 3331: 1.885.000
+ Kế tốn khơng ghi nhận doanh thu của số hàng xuất khuyến mại mà chỉ ghi giảm thành phẩm tại kho và cuối kỳ tính giá vốn của số thành phẩm xuất khuyến mại giống như thành phẩm xuất bán.
(Về giá vốn do DN tính trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân nên việc tính giá vốn em sẽ trình bày ở phần sau).
Căn cứ vào định khoản trên, phần mềm kế toán tự động lập các sổ chi tiết doanh thu bán hàng (biểu 2.2, biểu 2.3), sổ Nhật ký bán hàng (biểu 2.4), sổ Nhật ký chung (biểu 2.13), sổ chi tiết và sổ Cái tài khoản 511 (biểu 2.10). Cuối kỳ kế tốn tiến hành khóa sổ thì sẽ có nghiệp vụ làm giảm doanh thu do các khoản giảm trừ doanh thu, sau đó cuối kỳ thực hiện kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.