2.1. Khỏi quỏt chung về cụng ty In Bỏo Hải phũng
2.2.1. Đặc điểm nguyờn vật liệu tại cụng ty
Nguyờn vật liệu là những đối tượng lao động là một trong 3 yếu tố vật chất quan trọng nhất của một quỏ trỡnh sản xuất. Để kịp thời phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động của nguyờn vật liệu là một trong những khõu chủ yếu của việc tổ chức kế toỏn tại một doanh nghiệp sản xuất. Để tổ chức tốt cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu thỡ một yờu cầu khụng thể thiếu được là ta phải hiểu rừ nắm vững đặc điểm của cỏc loại nguyờn vật liệu mà ta đang quản lý.
Sản phẩm chủ yếu của Cụng ty In Bỏo Hải phũng là bỏo Hải phũng, bỏo Hải phũng cuối tuần và bỏo Hải phũng dành cho Ngoại thành và Hải đảo. Ngoài ra, cũn in thờm cỏc sản phẩm phụ khỏc như: tạp chớ, biểu mẫu, tài liệu…mà sản phẩm ở đõy cú đặc thự riờng như cỏc tin bài phải đầy đủ kịp thời để buổi sỏng phải cú sản phẩm bỏo ra. Chớnh vỡ thế cụng việc ở đõy rất phức tạp nú phụ thuộc vào thời gian, mỏy múc in phải tốt, cụng việc dự trữ vật tư cũng phải đảm bảo cho cỏc kỳ sau nối tiếp, nhưng cũng phải đảm bảo tụn trọng lượng định mức dữ trữ, trỏnh tỡnh trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư ảnh hưởng đến tỡnh hỡnh tài chớnh và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp.
2.2.2. Phõn loại nguyờn vật liệu
Vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiepẹ đồng thời là một yếu tố chi phớ quan trọng của quỏ trỡnh sản xuất. Do vậy, việc sử dụng và quản lý nguyờn vật liệu là tất yếu khỏch quan mà Nhà in bỏo thực hiện.
Trong quỏ trỡnh sản xuất để cấu thành lờn sản phẩm là tờ bỏo, ngoài chi phớ khỏc ra chi phớ vật liệu chớnh chiếm tỷ trọng lớn khoảng 70% giỏ thành sản phẩm. Chớnh vỡ vậy quản lý vật liệu chớnh ở đõy rất quan trọng từ khõu nhập kế toỏn mở sổ theo dừi chi tiết đến khi xuất để in bỏo, việc bự hao in hỏng và tận dụng những tờ rỏch xước để in sản phẩm khỏc cũng cần theo dừi để giảm giỏ thành sản phẩm. Thụng thường sản phẩm Nhà in bỏo phụ thuộc Toà soạn bỏo, hàng ngày Toà soạn đặt phiếu theo ngày trung bỡnh mỗi ngày ra 10.000 tờ và bỏo Hải phũng chủ nhật ra 3000 quyển, bỏo Hải phũng dành Ngoại thành và Hải đảo 4.500 tờ tuần 1 số. Cụng ty căn cứ phiếu đặt bỏo để xuất vật tư, ngoài ra cũn cỏc sản phẩm phụ khỏc phụ thuộc vào khỏch hàng. Cuối thỏng kế toỏn căn cứ phiếu đặt bỏo viết hoỏ đơn thanh toỏn tiền hàng. Do vậy việc tổ chức sử dụng, phõn loại vật liệu của Nhà in bỏo theo hỡnh thức quản lý của doanh nghiệp được sắp xếp và tạo thành cỏc danh mục sau:
+ Nguyờn vật liệu chớnh: - Giấy Tõn Mai - Giấy Inđụ
- Giấy Bói Bằng…
+ Nguyờn vật liệu phụ: - Mực đen, mực màu cỏc loại - Cỏc loại hoỏ chất
- Bản nhụm
+ Nhiờn liệu gồm: - Dầu hoả, dầu nhớt, dầu tua pin 22 - Xăng…
+ Phụ tựng thay thế: - Dõy cu doa
- Cao su bọc ống - Buly, bulụng…
+ Phế liệu gồm: - Giấy xước
- Giấy lề cỏc loại - Giầy cũ cỏc loại…
Đú là những vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng và sản xuất tạo ra sản phẩm. Dự toỏn số lượng nguyờn vật liệu cho sản xuất được kế toỏn tập hợp trong một kỳ hạch toỏn (1 quý) là:
- 25 tấn giấy in bỏo - 1,5 tấn mực cỏc loại
Và một số vật liệu khỏc nữa. Từ đú cụng ty căn cứ xỏc định được mức dự trữ vật tư để phự hợp với tiến độ sản xuất của doanh nghiệp.
Ngoài ra cỏc vấn đề trờn kế toỏn phải kiểm tra việc bảo quản và sử dụng cỏc loại vật liệu, ở cỏc bộ phận và đối tượng liờn quan kiểm tra kiểm soỏt chế độ kiểm kờ, vật tư, đỏnh giỏ tài sản vật tư theo định kỳ.
2.2.3. Đỏnh giỏ nguyờn vật liệu
Tại cụng ty In Bỏo Hải phũng, cỏc nghiệp vụ nhập, xuất nguyờn vật liệu diễn ra thường xuyờn, mỗi lần nhập giỏ cả nguyờn vật liệu lại cú sự thay đổi, việc xỏc định đỳng đắn giỏ trị nguyờn vật liệu xuất dựng là hết sức cần thiết, trờn thực tế Cụng ty đó sử dụng giỏ thực tế để đỏnh giỏ nguyờn vật liệu.
- Đối với vật liệu nhập kho ở Cụng ty thỡ hoàn toàn là vật liệu mua ngoài, vỡ vậy giỏ trị thực tế nguyờn vật liệu nhập kho được xỏc định như sau:
Giỏ thực tế
vật liệu =
Giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn +
Thuế nhập
khẩu (nếu cú) +
Chi phớ thu mua thực tế
- Giỏ thực tế nguyờn vật liệu xuất kho: Do đặc điểm nguyờn vật liệu của Cụng ty, nờn cụng ty đó lựa chọn phương phỏp tớnh giỏ vật liệu xuất kho theo giỏ thực tế bỡnh quõn gia quyền cả kỳ dự trữ.
Cuối quý căn cứ vào số liệu tồn đầu kỳ của nguyờn vật liệu, lượng nhập trong kỳ, giỏ trị nhập trong kỳ kế toỏn lập bảng tớnh đơn giỏ bỡnh quõn cho vật liệu xuất kho theo cụng thức:
Giỏ thực tế vật liệu xuất kho =
Số lượng vật liệu
xuất kho
Giỏ đơn vị bỡnh quõn gia quyền
Trong đú:
Giỏ đơn vị bỡnh quõn = gia quyền
Giỏ thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giỏ thực tế vật liệu nhập trong kỳ
Vớ dụ 2.1: Giấy Trường Xuõn (84x120)
- Tồn đầu kỳ: số lượng: 450 tờ, đơn giỏ: 4000đồng/ tờ (tổng tiền 1.800.000 đồng) - Nhập trong thỏng 4:
+ 06/04: nhập 600 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3.200 đồng/ tờ (1920000 đồng) + 10/04: nhập 500 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3.200 đồng/ tờ (1600000 đồng) + 20/04: nhập 2000 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3300 đồng/ tờ (6600000 đồng) - Nhập trong thỏng 5:
+ 02/05: nhập 750 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 4000 đồng/ tờ ( 3000000 đồng) + 09/05: nhập 1500 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 4000 đồng/ tờ (6000000 đồng) + 18/05: nhập 2000 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3500 đồng/tờ (7000000 đồng) - Nhập trong thỏng 6:
+ 07/06: nhập 800 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3500 đồng/ tờ (2800000 đồng) + 15/06: nhập 1500 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 4000 đồng/ tờ (6000000 đồng) + 20/06: nhập 500 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3500 đồng/ tờ (1750000 đồng)