3.1.1 .Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty
3.2. Một số tồn tại chủ yếu tại Cụng ty
3.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty
Bộ phận kế toỏn của Cụng ty cũn ớt người nờn khi khối lượng cụng việc nhiều sẽ dẫn đến tỡnh trạng cụng việc tồn đọng, khụng thể giải quyết kịp thời. Điều này cho thấy chưa cú sự chuyờn mụn hoỏ cao, chưa thớch hợp về trỏch nhiệm trong cỏc nghiệp vụ cú liờn quan. Do vậy, cần phải cú sự phõn cụng, phõn bổ cụng việc hợp lý cho cỏn bộ kế toỏn để trỏnh tỡnh trạng một người kiờm quỏ nhiều cụng việc sẽ dễ xảy ra sai sút và khi xảy ra thường khú phỏt hiện.
3.2.2. Về cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu
Hệ thống kho tàng của Nhà in tương đối chật hẹp, khụng đảm bảo việc bảo quản vật liệu trong khi đú Nhà in cú rất nhiều chủng vật liệu khú bảo quản, cần cú hệ thống kho tàng rộng rói cú quy định riờng.
Khõu quản lý vật tư chưa được chặt chẽ vẫn cũn phụ thuộc vào nơi sản xuất, khi nào sản xuất sử dụng hết vật tư thỡ đề nghị xin xuất, chưa đề ra được mức vật tư dựng trong sản xuất. Do vậy, việc tiờu hao vật tư dựng trong sản xuất chỉ được tập hợp cuối kỳ hạch toỏn và chia bỡnh quõn cho từng sản phẩm.
3.2.3. Về cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu
Cụng ty hạch toỏn theo quý là chiếm phần lớn, dẫn đến lượng sổ sỏch hạch toỏn quỏ nhiều dễ nhầm lẫn, độ chớnh xỏc khụng cao. Cụng tỏc hạch toỏn này khụng chỉ dễ nhầm mà cũn ảnh hưởng đến tỡnh hỡnh tài chớnh và lợi nhuận của cụng ty. Nếu việc hạch toỏn thường xuyờn liờn tục theo thỏng thỡ cụng việc sẽ dàn đều, trỏnh được tỡnh trạng lỳc nhàn rỗi, lỳc thỡ ựn lờn với khối lượng lớn làm cho việc hạch toỏn khụng chớnh xỏc. Mặt khỏc, việc hạch toỏn thường xuyờn và theo thỏng giỳp cụng ty biết được tỡnh hỡnh tài chớnh của mỡnh để cú những bước điều chỉnh phự hợp.
3.2.4. Về sổ sỏch kế toỏn+ Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
Tuy cụng ty ỏp dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ nhưng cụng ty đó khụng dựng tới sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ nờn việc ghi sổ kế toỏn mới chỉ thực hiện được việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo nội dung. Vỡ vậy cụng ty nờn sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để phản ỏnh kịp thời, chớnh xỏc cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đỳng thời gian và quản lý cỏc chứng từ ghi sổ, hạn chế việc ghi chộp trựng lặp.
+ Phiếu vật tư cũn lại cuối kỳ
Khi nguyờn vật liệu chưa sử dụng hết cụng ty chưa sử dụng bỏo cỏo vật tư cũn lại cuối kỳ. Trong kỳ nguyờn vật liệu phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất vẫn cũn tỡnh trạng lượng tiờu hao nguyờn vật liệu thực tế ớt hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vẫn cũn nguyờn vật liệu ở phõn xưởng chưa được sử dụng. Cỏc bộ phận sản
xuất cần lập bỏo cỏo vật tư cũn lại cuối kỳ gửi cho phũng kế toỏn để theo dừi nguyờn vật liệu cuối kỳ, đồng thời làm căn cứ kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện định mức sử dụng nguyờn vật liệu.
3.2.5. Áp dụng cụng nghệ thụng tin
Trong thời đại hiện nay để tồn tại và phỏt triển đem lại hiệu quả kinh tế cao thỡ cụng ty phải hoà nhập với sự phỏt triển của khoa học cụng nghệ và xu hướng phỏt triển của thế giới, do đú việc ỏp dụng cụng nghề phần mềm chuyờn dụng là hoàn toàn cần thiết đối với doanh nghiệp. Mặc dự chi phớ đầu tư khỏ cao nhưng mang lại lợi ớch đỏng kể về mặt kinh tế cho cụng ty. Việc đưa cụng nghệ thụng tin và ỏp dụng phần mềm vào trong cụng tỏc hạch toỏn sẽ giỳp kế toỏn đưa ra được những thụng tin kịp thời đồng thời việc tớnh toỏn chớnh xỏc cao hơn và quản lý dữ liệu an toàn,…
Tại Cụng ty In Bỏo Hải phũng chưa ỏp dụng phần mềm kế toỏn nờn cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn vẫn cũn gặp nhiều khú khăn: cụng việc tớnh toỏn với số lượng lớn gõy ỏp lực, độ chớnh xỏc khụng cao, làm cụng tỏc thủ cụng dẫn đến năng suất cụng việc khụng cao. Vỡ vậy, kế toỏn nờn đề nghị giỏm đốc mua hoặc xõy dựng một phần mềm kế toỏn phự hợp với mụ hỡnh kinh doanh của cụng ty để nõng cao hiệu quả cũng như tài chớnh của cụng ty. Để đem lại hiệu quả kinh tế và lợi nhuận cao nhất thỡ cụng ty nờn tham khảo một số phần mềm kế toỏn: Misa, Adsoft,…
Để nhõn viờn sử dụng thành tạo phần mềm kế toỏn phục vụ tốt cho cụng ty thỡ cụng ty phải cử nhõn viờn đi học cỏc lớp đào tạo vi tớnh chuyờn dụng cú thể vận dụng một cỏch tối ưu, hết cụng dụng của phần mềm kế toỏn để đem lại hiệu quả cao trong cụng việc.
3.3. Một số một số biện phỏp nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu tại Cụng ty In Bỏo Hải phũng
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất thỡ sự tồn tại trong nền kinh tế đầy biến động và sự cạnh trang là yờu cầu sống cũn. Vỡ vậy cỏc doanh nghiệp khụng ngừng nõng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nõng cao hiệu quả cạnh tranh trờn thị trường để tồn tại và phỏt triển. Muốn làm được điều này thỡ doanh nghiệp phải cú một chiến lược phỏt triển cụ thể và chớnh sỏch hoạt động rừ ràng.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh sản xuất như cụng ty, mặt hàng là những sản phẩm phục vụ cho đời sống tinh thần của người dõn nờn việc nõng cao hiệu quả sử dụng nguyờn vật liệu cú ảnh hưởng khụng nhỏ đến sản xuất của doanh nghiệp.
Ở cụng ty In Bỏo Hải phũng trong cụng tỏc quản lý và hạch toỏn tài sản núi chung, hạch toỏn nguyờn vật liệu núi riờng, bờn cạnh những mặt tớch cực mà doanh nghiệp đạt được trong cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu cụng ty cũn tồn tại một số mặt hạn chế cần được khắc phục để đi đến hoàn thiện hơn và nõng cao hiệu quả kinh tế của cụng ty.
Sau thời gian thực tập tại cụng ty In Bỏo Hải phũng tỡm hiểu sõu về phần hành kế toỏn nguyờn vật liệu, em xin đưa ra một số ý kiến về cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu được tốt hơn và phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế của cụng ty nhưng vẫn đảm bảo chế độ kế toỏn hiện hành do phỏp luật nhà nước ban hành:
- Cỏc biện phỏp cần xõy dựng phải dựa trờn cơ sở tụn trọng cơ chế tài chớnh, luụn tụn trọng kế toỏn hiện hành. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở cỏc đơn vị được vận dụng và cải tiến phự hợp với tỡnh hỡnh quản lý tại đơn vị mỡnh khụng bắt buộc phải dập khuụn theo chế độ, nhưng trong khuụn khổ nhất định vẫn phải tụn trọng chế độ mới về quản lý tài chớnh.
- Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn phải phự hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao.
- Hoàn thiện nhưng dựa trờn cơ sở tiết kiệm chi phớ vỡ mục đớch doanh nghiệp là kinh doanh đạt được lợi nhuận.
Như vậy, trờn cơ sở những yờu cần hoàn thiện và tỡnh hỡnh quản lý nguyờn vật liệu tại cụng ty, em xin đề xuất một số biện phỏp gúp phần khắc phục những mặt hạn chế trong cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu:
3.3.1. Biện phỏp 1: Hoàn thiện về cụng tỏc quản lý nguyờn vật liệu.+ Tổ chức lại hệ thống kho tàng: + Tổ chức lại hệ thống kho tàng:
Qua thực tế ở cụng ty em thấy hệ thống kho tàng rất chật hẹp khụng đảm bảo việc dự trữ, bảo quản cỏc chủng loại vật tư riờng biệt đề phũng bất trắc rủi ro. Vỡ vật Cụng ty cần sắp xếp nhà kho đỳng vị trớ, diện tớch để đảm bảo cỏc đặc trưng vật chất của chỳng, xõy dựng mới cơ sở vật chất, nõng cấp nhà kho.
+ Xõy dựng hệ thống kho tàng định mức dự trữ họp lý:
Xõy dựng hệ thống định mức dự trữ hợp lý đảm bảo kịp thời cho sản xuất vừa khụng gõy ứ đọng, đảm bảo tiến độ sản xuất của từng phõn xưởng, cỏc dõy truyền sản xuất khụng phải chờ đợi gõy giỏn đoạn sản xuất.
Tỡnh hỡnh sử dụng và dự trữ nguyờn vật liệu cho sản xuất kinh doanh của Cụng ty: muốn cho cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành đều đặn liờn tục phải thường xuyờn đảm bảo cho cỏc loại nguyờn vật liệu đủ về số lượng, chất lượng, đứng quy cỏch phẩm chất. Đõy là vấn đề bắt buộc khụng thể thiếu được trong quỏ trỡnh sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. Vỡ vậy, việc đảm bảo nguyờn vật liệu sản xuất là một tất yếu khỏch quan:
- Đảm bảo cung ứng dự trữ sử dụng tiết kiệm cỏc nguyờn vật liệu cú tỏc động mạnh mẽ đến cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Đảm bảo cho chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động. - Đảm bảo đến tài chớnh của doanh nghiệp
Ngoài ra, để phục vụ tốt cho yờu cầu quản lý cần phải biết đầy đủ và cụ thể số hiện cú và tỡnh hỡnh biến động của từng loại nguyờn vật liệu sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời để cho việc đối chiếu giữa kho và phũng kế toỏn trở nờn dễ dàng hơn. Vấn đề đặt ra là muốn tỡm kiếm về thụng tin về nguyờn vật liệu nào thỡ nguyờn vật liệu đú phải được phõn chia chi tiết theo tớnh năng lý hoỏ, theo quy cỏch phẩm chất. Do vậy theo em kế toỏn cần lập sổ điểm danh vật tư, sổ này được mở theo từng loại nguyờn vật liệu (nguyờn vật liệu chớnh, nguyờn vật liệu phụ, nhiờn liệu, phụ tựng thay thế…) Sổ danh điểm vật tư là sổ danh mục tập hợp toàn bộ cỏc loại nguyờn vật liệu mà cụng ty đang sử dụng. Trong sổ danh điểm vật tư theo dừi từng loại, từng nhúm, từng quy cỏch sản phẩm chặt chẽ giỳp cho cụng tỏc hạch toỏn và quản lý nguyờn vật liệu được chặt chẽ, thống nhất dễ dàng. Để lập được sổ danh mục vật tư điều quan trọng là phải xõy dựng được bộ mật mó chớnh xỏc, đầy đủ khụng trựng lặp thuận tiện và hợp lý. Cụng ty cú thể xõy dựng bộ mó nguyờn vật liệu dựa vào đặc điểm sau:
- Dựa vào từng loại nguyờn vật liệu
- Dựa vào từng nhúm nguyờn vật liệu trong mỗi loại - Dựa vào từng thứ tự nguyờn vật liệu trong mỗi loại
Trước hết bộ mó nguyờn vật liệu phải được xõy dựng dựa trờn cơ sở số liệu của tài khoản cấp 2 đối với vật liệu đú:
- Vật liệu chớnh - 1521 - Vật liệu phụ - 1522 - Nhiờn liệu - 1523
- Phụ tựng thay thế - 1524
Trong mỗi loại nguyờn vật liệu phõn ra thành từng nhúm và lập mó số cho từng nhúm.
* Nguyờn vật liệu chớnh:
+ Nhúm giấy: 1521 - 01
- Giấy Trường Xuõn (84 x 120): 1521-01-01 - Giấy Trường Xuõn (79x109): 1521-01-02 … + Nhúm bỡa: 1521 – 02 - Bỡa học sinh (79 x 109): 1521-02-01 - Bỡa đỳp lếch nhật (65 x 86): 1521-02- 02 * Nguyờn vật liệu phụ: + Nhúm mực: 1522-01 - Mực đen TQ: 1522-01-01 - Mực đỏ sen LD: 1522-01-02 … + Nhúm bản nhụm: 1522-02 - Bản nhụm 16 trang 770x1030: 1522-02-01 - Bản nhụm 8 trang: 1522-02-02 - Bản nhụm mỏy goss: 1522-02-03 … * Nhúm nhiờn liệu: + Nhúm dầu nhớt: 1523-01 - Dầu nhớt 16 trang: 1523-01-01 - Dầu nhớt mỏy dao: 1523-01-02 … * Nhúm phụ tựng thay thế: + Nhúm bộ lụ fi: 1524-01 - Bộ lụ fi 66: 1524-01-01 - Bộ lụ fi 80: 1524-01-02 + Nhúm vũng bi: 1524-02
- Vũng bi ngoại: 1524-02-01 - Vũng bi C6: 1524-02-02….
Nguyờn vật liệu được sắp xếp theo từng nhúm, từng thứ tuỳ thuộc vào tớnh chất và ở kho nào. Thực tế tại cụng ty chưa xõy dựng sổ danh điểm vật tư nờn ảnh hưởng đến quỏ trỡnh theo dừi sự biến động của vật tư, số lượng cỏc chi tiết rất nhiều nờn việc tỡm kiếm tờn của cỏc vật tư mất thời gian và cú khi cũn trựng tờn. Vỡ vậy để đảm bảo cụng tỏc chặt chẽ, kiểm tra phỏt hiện khi sai sút cụng ty nờn xõy dựng sổ danh điểm vật tư thống nhất. Trong điều kiện hiện nay cụng ty nờn sổ danh điểm vật tư theo mẫu sau:
Biểu số 3.1:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Ký hiệu nhúm
Tờn vật tư Đơn vị
tớnh Đơn giỏ Ghi chỳ
Nhúm Danh điểm
Nguyờn vật liệu chớnh 1521-01 1521-01-01 Giấy Trường Xuõn
(84 x 120) Tờ
1521-01-02 Giấy Trường Xuõn
(79 x 109) Tờ 1521-02 1521-02-01 Bỡa đỳp lếch nhật (65 x 86) Tờ 1521-02-02 Bỡa học sinh (79 x 109) Tờ Nguyờn vật liệu phụ 1522-01 1522-01-01 Mực đen TQ Kg 1522-01-02 Mực đỏ sen LD Kg 1522-02 1522-02-01 Bản nhụm 8 trang Tấm 1522-02-02 Bản nhụm mỏy goss Tấm
3.3.2. Biện phỏp 2: Quy định về kỳ dự trữ nguyờn vật liệu.
Hiện nay cụng ty ỏp dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ, hỡnh thức rất phự hợp với quy mụ và loại hỡnh hoạt động của cụng ty, đội ngũ nhõn viờn kế toỏn nhưng thời gian lập chứng từ ghi sổ là một quỏ trỡnh dài nờn việc tập hợp ảnh hưởng đến tới số liệu chi phớ và tớnh giỏ thành sản phẩm. Cụng ty nờn quy định lập chứng từ ghi sổ là một thỏng vỡ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh khụng nhiều, cụng việc của kế toỏn sẽ dàn đều trong thỏng. Cỏc thụng tin về quỏ trỡnh lập chứng từ ghi sổ sẽ nhanh chúng và thuận tiện, đơn giản hơn, trỏnh được tỡnh trạng cộng quỏ nhiều con số cựng một lỳc.
Như vậy cỏc chứng từ ban đầu về tập hợp chi phớ sau khi kiểm tra sẽ làm cơ sở để ghi vào cỏc sổ chi tiết và lập chứng từ ghi sổ theo định kỳ hàng thỏng. Cỏc chứng từ sẽ là chứng từ đớnh kốm và chuyển tới bộ phận kế toỏn tổng hợp.
Vớ dụ 3.1: Căn cứ vào vớ dụ 2.2, kế toỏn hạch toỏn đơn giỏ xuất kho thỏng 4 như
sau:
- Tồn đầu kỳ: số lượng: 450 tờ, đơn giỏ: 4000đồng/ tờ (tổng tiền 1.800.000 đồng) - Nhập trong thỏng 4:
+ 06/04: nhập 600 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3.200 đồng/ tờ (1920000 đồng) + 10/04: nhập 500 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3.200 đồng/ tờ (1600000 đồng) + 20/04: nhập 2000 tờ giấy Trường Xuõn đơn giỏ: 3300 đồng/ tờ (6600000 đồng)
3.3.3. Biện phỏp 3: Hoàn thiện về sổ sỏch kế toỏn.
Hiện nay ở cụng ty khụng sử dụng sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, việc ghi chộp kế toỏn chỉ thực hiện được việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo nội dung kinh tế trờn sổ cỏi mà chưa phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế theo trỡnh tự thời gian. Cụng ty nờn sử dụng sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi chộp cỏc
= Giỏ bỡnh quõn gia quyền cả kỳ 1800 + 1920 + 1600 + 6600 450 + 600 + 500 + 2000 = 3.357 ( đồng)
chứng từ ghi sổ theo trỡnh từ thời gian nhằm bảo quản và lưu giữ và quản lý cỏc chứng từ ghi sổ hạn chế việc ghi chộp trựng lặp. Số liệu trờn sổ Đăng ký chứng từ là căn cứ để đối chiếu với số liệu trờn bảng cõn đối số phỏt.
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Địa chỉ:
Mẫu số S02b – DN
Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chớnh
Biểu số 3.2:
- Sổ này cú …trang, đỏnh sổ trang từ 01 đến trang… - Ngày mở sổ:….
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng
Ngày… thỏng… năm….
Giỏm đốc
Như vậy theo những kiến nghị trờn thỡ trỡnh tự ghi sổ kế toỏn tổng hợp chi phớ