II- Tình hình thực tế tổ chức kế tốn vật liệu và công ty xây lắp vật tư xây dựng I A) Đặc điểm vật liệu.
3- Thủ tục xuất kho
Nguyên vật liệu ở công ty xây lắp vật tư xây dựng I được xử dụng vào nhiều mục đích khác như để thi cơng cơng trình sửa chữa nhà văn phịng, nhà kho, sửa chữa máy móc thiết bị. Tuy nhiên ở công ty vật liệu được xử dụng chủ yếu là để thi cơng cơng trình. Khi có nhu cầu về vật liệu thi cơng cơng trình, thủ tục xuất kho được tiến hành như sau:
- Vật liệu bộ phận kinh doanh mua:
Khi có nhu cầu về vật liệu đội lập giấy xin vay vốn lưu động kiêm giấy nhận nợ, được giám đốc ký duyệt cho vay bằng vật tư, cán bộ vật tư đã thu mua vật liệu theo sự điều động của giám đốc công ty. Kế toán căn cứ vào hạn mức được viết phiếu xuất kho thành 3 Liên. 1 liên kế toán vật liệu giữ lại giao cho cán bộ vật tư của đội. Đại diện của đội xuống cho công ty nhận vật liệu. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho này tiến hành xuất kho theo đúng yêu cầu trong 2 liên này, 1 liên để vào thẻ kho, sau đó chuyển trả lại cho phịng kế tốn để kế tốn vật liệu theo dõi tình hình nhập, tồn kho vật liệu.
Thơng thường cơng ty căn cứ vào nhu cầu về vật liệu ở đội giữ lên cán bộ vật tư để tiến hành thu mua vật liệu, mua đến đâu xuất kho ngay đến đó nên cịn rất ít vật liệu tồn kho. Tổ chức sản xu` ất Phiếu xuất kho Đơn vị xử dụng
Liên 1: Lưu kho (thủ kho giữ)
Liên 2: căn cứ tính gía
VD: Trong tháng bộ phận kinh doanh mua vật liệu và chuyển thẳng tới chân cơng trình kế tốn viên viết phiếu nhập phiếu xuất (xem phiếu xuất kho biểu 6)
Mẫu phiếu xuất kho do kế toán đội lập như sau:
Đơn vị thi công: công ty xây lắpd và vật tư XD I
Mẫu số: 02/VT
QĐ 114TC/QĐ/CĐKINH Tế
Phiếu xuất kho Số 3
Ngày 8/12/200 Nợ TK 136
Có TK 152
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Duy Hưng Điạ chỉ (Bộ phận): Đội xây dựng
Lý do xuất kho: Thi công trường THCS Nghĩa Dũng Xuất tại kho: Công ty
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất (sản phẩm hàng hoá ) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Bỉm Sơn Tấn 50 50 80.500 4025.000đ 2 Cát Đen M3 107 107 40.000 4280.000đ 3 Gạch 2 lỗ Viên 200.000 200.000 250 50.000.000đ Cộng 94.530.000
Cộng thành tiền (bằng chữ: chín mươi triệu năm trăm ba mươi nghìn đồng
Phụ trách cung tiền Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
- Vật liệu do đội mua
Trong quá trình thi cơng cơng trình hạng mục cơng trình khi phát sinh nhu cầu về vật liệu đội trưởng giao cho cán bộ vật tư đi mua vật tư, vật liệu của đội thường phát sinh nhu cầu đến đâu, đội tư lo vật liệu đến đó, vật liệu mua về khơng xuất thi cơng cơng trình, hạn mức cơng trình ln khơng nhập vào kho nên số lượng vật liệu tốn kho rất ít trên những cơng trình thi cơng ở xa nơi cung cấp vật liệu hoặc những vật liệu giá cao. Sử dụng nhiều và hay biến đọng về giá. Đội mua dự trữ có tồn kho, tuy nhiên kế tốn đội vẫn viết phiếu xuất kho.
Đơn vị thi cơng: công ty xây lắp và VT XD I Địa chỉ: Phương Mai - Đống Đa - Hà Nội
Mẫu số: 02/VT QĐ 114TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 BTC
Phiếu xuất kho Số 6
Ngày 09/02/2001 Nợ TK 162
Có TK 152 Họ tên người nhận hàng: Lê Văn Hảo
Lý do xuất kho: Thi cơng cơng trình khu nhà ban chỉ huy qn sự Xuất tại kho: Công ty
STT
Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất (sản phẩm hàng hoá ) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A C D 1 2 3 4 1 Gương Bộ 16 16 150.000 240.000
2 Vòi rửa Cái 16 16 470.000 752.000
3 Vòi hoa sen Cái 16 16 300.000 640.000 4 Giá để khăn Cái 32 32 20.000 640.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười lăm triệu ba trăm sau mươi ngàn ba trăm đồng
Hà Nội 9/12/2001
tiền hàng trưởng đơn vị C, Kế tốn chi tiết vật liệu
Cơng xây lắp và vật tư xây dựng I sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu.
Kế toán chi tiết vật liệu được dựa trên cơ sở các chứng từ sau:
Phiếu nhập kho (Mẫu 01 VT)- phiếu xuất kho (mẫu 02 VT) nhiệm vụ của kế toán vật liệu như sau:
* Kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo số lượng khi nhập các chúng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tiền kho ghi vào thẻ kho định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế tốn tính. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu như sau.
Chứng từ
Trích yếu Ngày N - X Thành tiền Chữ
Ký Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn kho 1/12/2000 7 12 6/12 Anh Đăng bộ phận KD nhập xi măng 50 8/12 Anh đội XD nhận xi
măng thi cơng cơng trình 50 26 18/12 Anh Băng bộ phận KD nhập XM 35 20 20/12 Chị Hoa đội XD nhận XM thi cơng cơng trình 35 Tồn kho 30/0/2001 7
Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất khẩu qua đó tập hợp phiếu giao nhận chứng từ (viết thành 2 liên) sau đó chuyển cho kế tốn vật liệu kèm theo chứng từ gốc.
* ở phịng kế tốn.
thơng thường kế tốn vật liệu được phiếu nhập khẩu, phiếu xuất khẩu sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật tư theo số lượng đơn giá, thành tiền. Ngồi ra kế tốn chi tiết vật tư cịn phải có nhiệm vụ thường xuyên đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu kiểm tra và đối chiếu với thẻ kho.
Ngoài ra đã có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập khẩu từ kho tồn vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu.
Mẫu sổ chi tiết được mở riêng cho từng loại như sau:
*. Kế tốn tổng hợp vật liệu.
Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp kê khai thường xuyênghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình N- X – T kho các loại vật liệu trên sổ kế toán tổng hợp làm cơ sở chứng từ nhập xuất. việc xác định giá trị vật liệu theo phương pháp đối tượng sử dụng để ghi vào các TK và sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm này trong kỳ kế toán.
*. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
- Tài khoản kế toán sử dụng.
+ TK 152 (nguyên liệu, vật liệu ) dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu.
+ TK 331 (phải trả cho người bán) phản ánh quan hệ thanh tốn giữa cơng ty với người bán nnhập thầu về các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết.
Công ty áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ngoài ra kế tốn cịn sử dụng một số TK như: TK 133, TK 11, TK 112, kinh tế 136.
- Nội dung của kế toán tổng hợp vật liệu.
* vật liệu do bộ phận kinh doanh đi mua ở các cửa hàng kinh doanh vật tư hoặc ở các công ty kinh doanh vật tư ở xung quanh công trinhf hoặc trong nội thành.
Nhưng dù ở đâu trong cơ chế thị trường việc mua bán cũng rất nhanh gọn, thường hàng về cùng hoá đơn, khơng có hiện tượng hàng mua đang đi trên đường hoặc hoá đơn về sau hàng. Căn cứ vào hoá đơn của người bán kế toán ghi:
Nợ TK 152 “Nguyên liệu vật liệu ” Nợ TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”
Có TK 331 “Phải trả cho người bán” (nếu chưa thanh tốn). Có TK 111, 112 (nếu thanh tốn ngay).
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 021462 của cửa hàng kinh doanh vật liệu 126 đường Trường Chinh và phiếu nhập khẩu số 12 về số hàng hoá ghi trong hoá đơn mà phịng kinh doanh mua về kế tốn ghi:
Nợ TK 133: 9453.000đ Nợ TK 152: 9.4530.000đ
Có TK 331: 103.983.000đ
Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 013246 của đại lý sứ thanh trì 71 Hồng Quốc Việt và phiếu nhận nộp kho số 37 ngày 2/2/2001 mua 32 bộ xí bệt và 15
Nợ TK 152: 18599000đ Nợ TK 133: 1859900đ
Có TK 111: 20458900đ
Số liệu này được phản ánh trong bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 111, TK 331, chứng từ ghi sổ 311. Sau đó phản ánh và tổng hợp vào sổ cái TK 152, TK 331, (xem bảng kê chứng từ biểu 13).
Chứng từ ghi sổ “bài 14” Vật liệu do đội xây dựng mua:
- Khi đội lập khế ước vay tiền với công ty theo phiếu hạn mức vật tư được duyệt kế toán lập phiếu chi tiền cho đội kế tốn ghi:
Nợ TK 1362: Có TK 111, 112
Vật liệu do đội xây dựng tự mua tháng đội gửi chứng từ bao gồm hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu chi lên cho phịng kế tốn, phịng kế tốn căn cứ vào chứng từ phát sinh bên có TK 1362 của cơng trình, cứ chứng từ nhập ngày 1/12 đến 31/12/2000 kế toán lập chứng từ ghi vào sổ và ghi.
Nợ TK 152: 56.743.200 Nợ TK 133: 5.674.320
Có TK 1362: 62.417.520
(xem bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 1362 biểu 15 và chứng từ ghi sổ: số 7 (biểu 16). Số liệu từ chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ cái TK 152 (phần ghi nợ TK 152) và sổ cái các TK 331). Xem sổ cái TK 152 (biểu 22).
Bộ phận kinh doanh mua gạch hoa lát nền cho cơng trình nhà khách văn phịng nhân dân huyện Sóc Sơn hà Nội, phiếu chi tiền mặt vận chuyển hàng
hố, chủ xe khơng có hố đơn GTGT giao cho cán bộ kinh doanh, cán bộ kế toán ghi như sau:
Nợ TK 152: 190.500 Có TK 111: 190.500
Ngày 31/12/2000 tiến hành tổng kiểm kê theo quyết định của giám đốc công ty. Trong khi kiểm kê vật liệu, phát hiện thừa 56kg sắt 6 Thái Nguyên (giá 46000đ/kg) x 56 = 257.600 kế tốn ghi:
Nợ TK 152: 257.600 Có TK 642.257.600
Bảng chứng từ phát sinh bên có TK 111, 331 Chứng từ
Nội dung Tổng số tiền Các TK ghi bên nợ
Số N 152 133 1362
2/12 Anh Đăng mua vật
tư chưa trả tiền 103.983.000 94.530.000 9.453.000 2/12 Anh Việt mua vật
tư đã trả tiền ngay 20.458.900 18.599.000 1859900 3/12 Anh Thịnh đội
trưởng XD trường Vinh Ngọc ứng tiền
62417520 62417520
7/12 Anh Sơn mua VT
trả tiền ngay 6952800 6320800 632080 9/12 Chị Lan mua VT
chưa trả tiền 27280000 2480000 2480000 21/12 Anh Đăng mua VT
trả tiền ngay 5390000 4900000 490000
(Biểu 14) chứng từ ghi sổ: (giá 4600đ/kg) x 56 = 257600đ
Kế tốn ghi Nợ TK 152: 257.600đ (biểu 13) Có TK 642: 257.600đ
Bảng kê chứng từ phát sinh sang bên Có TK 111, 311, từ 12/12 – 31/12
(Biểu 14)
chứng từ ghi sổ:
Số 3 ngày 31/12/2001
Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền
Số N Nợ Có Nợ Có Nhập nguyên vật liệu 152 374599800 2/12 Nhập XM Bỉm sơn, cát đen, gạch 2 lỗ 331 94530000 2/12 Nhập vật tư (xí bệ, chậu rửa mặt) 111 185990000 3/12 Nhập tơn lợp, tơn úp nóc, đinh ốc 331 53520000
7/12 Nhập kho đen tuýt 1,2 m + 0,6 m 111 (48) 6320800 9/12 Nhập thép 8 TN 331 24800000 21/12 Nhập kho xà gỗ u 100 111 4900000 Cộng 374599800 374599800 Kèm theo chứng từ gốc là một bảng kê
Người lập Kế toán trưởng
(Biểu 15)
chứng từ ghi sổ
Số 7 ngày 31/12/2001
Chứng từ
Diễn giải Tài khoản Số tiền
Số N Nợ Có Nợ Có
31/12 Hồn ứng cơng trình 152 khu nhà ban chỉ huy 133 quân sự huyện thanh 627
trì 334
Kèm theo 31 chứng từ gốc cùng một bảng kê
Người lập Kế toán trưởng
*. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu.
- Tài khoản kế tốn sử dụng. TK: 152, 621, 431, 136.
Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở cơng ty được tính theo giá thực tế đích danh có nghĩa là khi xuất khẩu vật liệu thực lơ hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất khẩu và đơn giá nhập kho thực tế của lơ hàng để tính ra giá thực tế nhập khẩu.
- Nội dung kế tốn tổng hợp ở cơng ty.
+ Trường hợp công ty xuất ứng cho đội để đợt thi cơng kế tốn ghi: Nợ TK 1362
Có TK 152
+ Khi đội sử dụng số vật tư do cơng ty ứng xuất vào thi cơng cơng trình KT ghi:
Nợ TK 621 Có TK 1362
+ Đối với vật liệu do đội tự mua (trong hình thức khoản chi phí ) khi xuất khẩu vật liệu vào thi cơng kế tốn ghi:
Nợ TK 621 Có TK 152
+ Đồng thời khi cơng ty hồn vật tư đi mua kế toán ghi: Nợ TK 152
+ Căn cứ vào phiếu xuất khẩu số 3 công ty xuất xi măng Bỉm Sơn cát đen, gạch 2 lỗ cho đội xây dựng thi cơng cơng trình trường học Vĩnh Ngọc.
Nợ TK 1362: 94530000 Có TK 152: 94530000
Khi đội xuất vật liệu trên thi cơng cơng trình, kế tốn căn cứ vào phiếu xuất khẩu của đội gửi lên, kế toán ghi:
Nợ TK 621: 94530000 Có TK 1362: 94530000
+ ở cơng trình nhà A2 QKTĐ (cơng trình này được cơng ty khốn chi phí cho đội) căn cứ vào bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 152 và phiếu xuất khẩu vật liệu vào phục vụ thi cơng cơng trình nhà A2 QKTĐ.
Nợ TK 621: 610420640 Có TK 152: 310420640
+ Đồng thời ghi hồn ứng vật tư đội mua: Nợ TK 152: 310420640
Có TK 1362: 310420640
+ Trường hợp công ty xuất khẩu vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp kế toán ghi:
Nợ TK 642 (2) Có TK 152
VD: Căn cứ vào phiếu xuất khẩu số 17 ngày 22/1 xuất gạch lát nền Italia cải tạo nền phịng họp ban giám đốc kế tốn ghi:
Nợ TK 642 (2): 3200000 Có TK 152: 3200000
+ Trường hợp xuất khẩu vật liệu dùng ủng hộ, tặng biếu kế toán ghi: Nợ TK 4312
VD: Ngày 3/12 công ty xuất 4,5 tấn xi măng Bỉm Sơn ủng hộ xây nhà tình nghĩa:
Nợ TK 4312: 3622500 Có TK 152: 3622500
Các số liệu này được phản ánh ở các bảng kê ghi có TK 152 (biểu 17) sau đó lâp chứng từ ghi sổ số 4,6,8 (biểu 18,19,20,21) và sổ cái TK 152 (biểu 22) các chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cái đã đăng ký (xem biểu 22)
+ Ngày 31/12/2001 công ty quyết định tiến hành tổng kiểm kê kho thiếu hụt 3,5m3 cát vàng (đơn giá 45000đ/m3) 4m3cát đen (40.000đ/m3) thiếu 150kg xi măng Bỉm Sơn (đơn giá 804đ/kg) kế toán ghi:
Nợ TK 642: 3175000 (thiếu trong định mức) Nợ TK 111: 120600đ (thủ kho phải bồi thường).
Có TK 152: 4381000đ
Sau đó căn cứ vào các chứng từ gốc (Phiếu xuất khẩu ) sau đó vào bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 152.
(Biểu 17)
Bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 152
Bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 152
Chứng từ
Nội dung Tổng số tiền
Các TK ghi bên nợ
Số N 1362 6422 4312
8/12 Anh Đức đội xây dựng nhận vật tư thi cơng cơng trình