1.4.1 Chứng từ kế toán
Đối với nguyên liệu, vật liệu gồm có:
- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTGT-3LL) hoặc Hóa đơn bán hàng thơng thường (mẫu số 02GTGT-3LL).
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 03-VT) - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)
- Bảng kê mua hàng (mẫu số 06- VT). - Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 PXK- 3LL) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 04- VT)
Đối với công cụ, dụng cụ gồm có:
- Hố đơn bán hàng thơng thường hoặc hố đơn GTGT - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm kê CC, DC tồn kho, …
1.4.2 Sổ kế toán chi tiết
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá - Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Ngồi ra, kế tốn còn sử dụng các bảng: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá; Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ.
1.4.3 Các phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CC, DC. 1.4.3.1 Phương pháp thẻ song song 1.4.3.1 Phương pháp thẻ song song
Tại kho: thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho để ghi vào các thẻ kho theo số lượng. Cuối tháng tính số tồn trên thẻ kho. Định kỳ gửi phiếu nhập, xuất kho cho phịng kế tốn. Thẻ kho được mở cho từng mặt hàng và được đăng ký tại phịng kế tốn, sử dụng để theo dõi, ghi chép số hiện có và tình hình biến động của từng mặt hàng, theo từng kho hàng về số lượng.
Ở phịng kế tốn, hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, xuất do thủ kho gửi đến, kế toán kiểm tra và ghi vào sổ chi tiết vật liệu, công cụ, hàng hoá theo từng mặt hàng về số lượng, trị giá tiền. Cuối tháng, kế toán cộng sổ này đối chiếu với thẻ kho theo số lượng. Sau đó, tổng hợp số liệu ở các sổ chi tiết vật liệu, công cụ, hàng hoá vào bảng tổng hợp chi tiết theo từng mặt hàng, nhóm hàng.
Sơ đồ 1.3: Kế tốn chi tiết NVL, CC, DC theo phương pháp Thẻ song song (xem Phụ lục 03).
Bảng 1.1: Bảng tổng hợp chi tiết (xem Phụ lục 05). 1.4.3.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho giống phương pháp thẻ song song. Tại phịng kế tốn: Kế tốn mở "sổ đối chiếu ln chuyển" để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ NVL, CC, DC theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng thứ NVL, CC, DC; mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng NVL, CC, DC trên Sổ đối chiếu luân chuyển với Thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp NVL, CC, DC.
Sơ đồ 1.4: Kế toán chi tiết NVL, CC, DC theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển (xem Phụ lục 06).
1.4.3.3 Phương pháp sổ số dư
Tại kho: công việc của thủ kho giống các phương pháp trên. Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào số lượng tồn kho của từng thứ NVL, CC, DC trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư rồi chuyển cho kế toán. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi một lần.
Tại phịng kế tốn: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến kế toán ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn của từng kho theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, căn cứ vào đơn giá để ghi vào cột “số tiền” trên sổ số dư. Đối chiếu số liệu ở cột “số tiền” trên sổ số với số liệu ở cột “tồn cuối kỳ” trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn của từng kho. Sau đó, kế tốn tổng hợp, lập bảng tổng hợp chi tiết toàn DN.
Sơ đồ 1.5: Kế toán chi tiết NVL, CC, DC theo phương pháp Sổ số dư (xem Phụ lục 07).