2.2.2.1 Chế độ kế toán áp dụng hiện thời của công ty
Mặc dù công ty đã tiến hành cổ phần hóa nhưng do chưa tham gia vào sàn giao dịch của thị trường chứng khốn nên cơng ty cổ phần Đầu tư và xây dựng cơng trình 134 vẫn giữ chế độ kế toán hiện hành của doanh nghiệp Nhà nước. Ngồi ra, có sự bổ sung những qui định về quản lý tài chính như: phân chia lợi nhuận, xử lý khi kinh doanh thua lỗ, trả cổ tức, sở hữu và sử dụng tài sản… cho phù hợp với loại hình cơng ty cổ phần. Về cơ bản, cơng ty thực hiện đúng theo qui định của Nhà nước về việc hạch toán trong các đơn vị xây lắp và thực hiện các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước và các tổ chức liên quan.
- Kì kế tốn: 1 q 3 tháng kế tốn lập Báo cáo tài chính. Năm tài chính gồm 12 tháng, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. - Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư.
- Xác định giá xuất kho theo phương pháp giá hạch toán.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Tỷ lệ trích do quyết định của Ban giám đốc để phù hợp hơn đối với thực tế sản xuất của công ty.
2.2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế tốn
Tại cơng ty, Kế toán vận dụng chế độ kế toán dùng cho doanh nghiệp xây lắp được ban hành theo Thơng tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ tài chính về hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp; thông tư 161/2007/ TT- BTC ngày 31/12/2007 về hướng dẫn hạch toán tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành; quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ra ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Tổ chức hệ thống tài khoản
Theo đó, hệ thống tài khoản gồm 86 tài khoản tổng hợp trong bảng cân đối kế tốn và 6 tài khoản ngồi bảng. Nhưng theo qui định, kế toán hàng tồn kho trong xây lắp chỉ áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên để phù hợp với những đặc điểm của ngành xây lắp thì có một số điểm khác biệt sau:
+ Tài khoản 141, 154, 621, 622, 623, 627 chi tiết theo từng đội sản xuất và cụ thể theo từng cơng trình, hạng mục cơng trình để thuận tiện cho việc cấp vốn và thanh tốn giảm nợ với các đơn vị sản xuất khi tiến hành thi công.
+ Tài khoản 331 cùng các tiểu khoản cũng chi tiết theo đối tượng công nợ để theo dõi tình hình thanh tốn.
+ Tài khoản 334 khơng chi tiết thành các tiểu khoản như hướng dẫn mà chỉ sử dụng một tài khoản tổng hợp duy nhất để phản ánh các nghiệp vụ tiền lương do chi phí do lao động th ngồi (chỉ phát sinh tại các đội sản xuất trong thời gian ngắn do yêu cầu của tiến trình thi cơng từng cơng trình cụ thể mà khơng phát sinh tại văn phịng cơng ty).
+ Loại bỏ Tài khoản 611, 631, 155, 156, 531, 532 do công ty nhận thầu nên các sản phẩm được tiêu thụ ln và do hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Tổ chức hệ thống chứng từ
Hệ thống bản chứng từ về cơ bản giống các doanh nghiệp Nhà nước khác, bao gồm: chứng từ Lao động tiền lương, chứng từ Hàng tồn kho, chứng từ Bán hàng, chứng từ Tiền tệ và chứng từ Tài sản cố định. Ngoài ra do đặc thù của doanh nghiệp xây lắp, cơng ty cịn sử dụng thêm chứng từ đặc trưng như: Phiếu theo dõi ca xe máy thi công (Mẫu 01- SX).
- Tổ chức hệ thống sổ
Tại cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế tốn sau:
+ Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Sổ Cái;
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ áp dụng tại công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng cơng trình 134.
- Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
Hệ thống Báo cáo tài chính được cơng ty lập hàng quí gồm: + Bảng cân đối kế toán Mẫu B01- DNXL
Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Sỉ, thỴ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu B02- DNXL + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu B03- DNXL + Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu B09- DNXL
Ngoài ra trong hồ sơ quyết tốn năm cịn kèm theo: + Báo cáo các khoản nộp Ngân sách Nhà nước.
+ Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định và nguồn vốn khấu hao. + Báo cáo sản lượng và doanh thu xây lắp thực hiện của năm kèm theo danh mục hợp đồng đã và đang thực hiện trong năm.
+ Bảng giá thành toàn bộ của năm.
2.3 Thực trạng kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ tại cơng ty
2.3.1 Đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hưởng tới kếtốn ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ tốn ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ
2.3.1.1 Đặc điểm về thị trường kinh doanh
Thị trường xây dựng, thi cơng là thị trường chính của cơng ty. Nhu cầu về sản phẩm của thị trường này rất đa dạng, đòi hỏi sản phẩm phải bền vững, chịu được điều kiện của nhiệt độ, thời tiết mà vẫn đẹp, có kiểu dáng khác lạ. Vì vậy ngun vật liệu, công cụ, dụng cụ cũng phải đa dạng, nhiều chủng loại. Điều này địi hỏi cơng tác kế tốn nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ phải cập nhật đầy đủ, phải ghi chép, đánh mã vật tư để tiện theo dõi tình hình mua sắm, dự trữ, sử dụng, bảo quản,… nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tạo điều kiện cho việc kiểm tra, nắm bắt thông tin về nguyên vật liệu, cơng cụ, dụng cụ được nhanh chóng.
2.3.1.2 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp
- Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Từ đó làm cơng tác hạch tốn tài sản, vật tư rất phức tạp do điều kiện thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát, hư hỏng…
việc kiểm tra, nâng cấp, bảo dưỡng, bảo quản vật tư để vật tư luôn ở trong trạng thái sẵn sàng sử dụng.
- Sản phẩm xây lắp từ khi khởi cơng cho đến khi hồn thành bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài. Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý, giám sát vật tư cũng như các yếu tố khác phải chặt chẽ sao cho bảo đảm chất lượng cơng trình như thiết kế, dự toán.
2.3.1.3 Đặc điểm về lao động
Hiện nay, số lượng cán bộ, cơng nhân viên tồn cơng ty là 200 người. Tỉ lệ người có trình độ đại học và trên đại học là 106 người, chiếm 53% trên tổng số cán bộ, cơng nhân viên. Số người có trình độ cao đẳng và trung cấp là 20 người, chiếm 10%, và số lượng công nhân bậc cao là 63 người, chiếm 31,5%. Cịn lại 5,5% là dưói trình độ cao đẳng và trung cấp.
Bảng 2.1: Bảng năng lực cán bộ chuyên môn và công nhân kĩ thuật của công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng cơng trình 134 (xem Phụ lục 08).
Tỉ lệ trên cho thấy chất lượng lao động của công ty tương đối cao. Cán bộ cơng nhân viên có trình độ, có khả năng tiếp thu và sử dụng thiết bị kỹ thuật hiện đại, có thể phối hợp nhịp nhàng trong việc quản lý, sử dụng tiết kiệm có hiệu quả để làm tốt cơng tác kế tốn ngun vật liệu, công cụ, dụng cụ.
2.3.1.4 Đặc điểm về vốn
Tiền vốn là một trong những vấn đề quan trọng để có thể đáp ứng các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất như là lao động (nâng cao trình độ cho tồn thể cơng nhân viên, đặc biệt là nhân viên kế tốn), mua ngun vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, máy móc trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng. Hiện nay, Nhà nước nắm 45% cơ cấu vốn của cơng ty, cịn lại 55% là các thể nhân và pháp nhân. Vì thế, để huy động vốn dễ dàng hơn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, cơng ty phải hồn thành
nhiệm vụ đặt ra sắp tới là phát hành chứng khốn, lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực quốc tế để huy động vốn.
2.3.2 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tạicông ty công ty
2.3.2.1 Đặc điểm NVL, CC, DC
Vì chi phí NVL ở cơng ty chiếm từ 70% - 80% trong chi phí và tổng giá thành cơng trình và địa bàn hoạt động của công ty trải rộng nên công ty rất chú trọng đến việc xây dựng các kho đủ điều kiện để chứa NVL, CC, DC. Có hai kho là: kho NVL và kho CC, DC. Hiện nay, khi các cơng trình chủ yếu được khốn gọn cho các đội sản xuất thì tại nơi đơn vị thi cơng cũng có các kho NVL, CC, DC nhưng chỉ là để chứa NVL, CC, DC trong quá trình sử dụng khi được xuất từ hai kho trên. Khi NVL, CC, DC sử dụng không hết sẽ được nhập lại về hai kho này. Trước tiên đội sẽ lấy mẫu vật liệu cần sử dụng để thí nghiệm chất lượng so với u cầu kỹ thuật của cơng trình bao gồm: xi măng, thép, nhựa đường, cát, đá và đất đắp nền đường, xác định hệ số rải cho các loại vật liệu đắp.
Quá trình nhập xuất vật tư được thể hiện trên các thẻ kho do các thủ kho lập và sau này được quản lý tại phòng Vật tư- máy và phịng Tài chính- kế tốn của cơng ty. Khi có nhu cầu về vật tư, các đội trưởng gửi giấy xin tạm ứng về cơng ty. Phịng vật tư- máy căn cứ vào lượng vật tư mà phòng Kế hoạch dự án đã bóc tách trong dự tốn sẽ đề nghị giám đốc phê duyệt tạm ứng. Đồng thời, dựa trên kế hoạch mua vật tư, phiếu báo giá vật tư và giấy đề nghị tạm ứng, Giám đốc sẽ ký duyệt cho các đội tạm ứng. Sau khi được phê duyệt, kế tốn đội mang chứng từ đến phịng Tài chính- kế tốn làm thủ tục nhận tiền tại thủ quỹ, nếu số tiền khá lớn thì đề nghị kế tốn cơng ty chuyển khoản tới thẳng ngân hàng nơi đơn vị đang thi công để đội tự mua NVL, CC, DC. Đó là đối với cơng
tư- máy và cũng dựa trên kế hoạch và phải được sự thơng qua của Giám đốc, nhân viên phịng Vật tư- máy sẽ đến phịng Tài chính- kế tốn nhận tiền để mua NVL, CC, DC.
Cơng cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ và tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Cũng như NVL, CC, DC được hình thành chủ yếu là do mua ngồi. Do đặc thù của ngành xây lắp nên NVL, CC, DC rất đa dạng. Vì vậy, để tiện theo dõi, quản lý, kiểm tra, chúng được nhóm thành nhóm, loại dựa vào chữ cái đầu tiên.
2.3.2.2 Phân loại NVL, CC, DC
Phân loại NVL:
Căn cứ vào đặc điểm và công dụng của NVL:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: gạch tuynen 6 lỗ, 2 lỗ và ½ lỗ, xi măng, ngói, sắt , thép cán nóng 1.8 x 203, thép ống, thép vng 30, 40 , thép ống 89, sơn, cát xây, cát tô, đá 1x2, đá 2x4, đá 4x6 ...
- Vật liệu phụ: thép ống nhựa, bộc chống thấm, đinh 5, đinh 1x2.. - Nhiên liệu: dầu diezen, nhựa đường, xăng...
- Phụ tùng thay thế: ốc, đinh vít để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị, các loại vỏ, ruột xe để thay thế trong các phương tiện vận tải,…
Tùy theo loại hạng mục cơng trình mà có loại vật liệu đặc thù riêng. Phân loại CC, DC:
Theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi chép kế tốn CC, DC bao gồm:
- Cơng cụ dụng cụ: lán trại tạm thời, dàn giáo, cốt pha, búa, cuốc, xẻng, bay, máy đầm, quần áo bảo hộ,…
- Bao bì luân chuyển: vỏ bao xi măng
- Đồ dùng cho th: gồm cơng cụ, dụng cụ và bao bì ln chuyển được sử dụng để cho thuê.
2.3.3.1 Tính giá thực tế của NVL, CC, DC nhập kho
Tại công ty, NVL, CC, DC nhập kho chủ yếu là do mua ngoài nên giá NVL, CC, DC được tính theo giá mua khơng có thuế GTGT ghi trên hố đơn của người bán.
Giá thực tế Giá gốc + Chi phí + Thuế NVL, CC, DC = (giá mua ghi trên hoá đơn thu mua nhập khẩu nhập kho đã trừ các khoản giảm trừ) thực tế (nếu có) Với NVL, CC, DC do công ty tự sản xuất:
Giá thực tế = Giá thành sản xuất thực tế NVL, CC, DC nhập kho của NVL, CC, DC được sản xuất ra Với NVL, CC, DC nhận đóng góp từ tổ chức, cá nhân tham gia góp vốn: Giá thực tế NVL, CC, DC = Giá thoả thuận do + Chi phí tiếp nhận mà nhập kho các bên xác định cơng ty bỏ ra (nếu có) Với NVL, CC, DC được tặng, thưởng:
Giá thực tế NVL, CC, DC = Giá thị trường + Chi phí liên quan nhập kho tương đương đến việc tiếp nhận Với NVL, CC, DC th ngồi gia cơng, chế biến:
Giá thực tế NVL, CC, DC = Giá thực tế NVL, CC, DC + Chi phí nhập kho xuát thuê chế biến liên quan Ngoài ra, nguồn NVL, CC, DC do cấp trên cấp:
Giá thực tế Giá ghi ở trên hoá đơn + Chi phí liên quan đến NVL, CC, DC = của cấp trên việc tiếp nhận
nhập kho
Trong đó: chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí bao bì; chi phí của bộ phận thu mua độc lập; chi phí thuê kho, thuê bãi; tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi,…).
Dưới đây là số liệu minh họa:
đó thuế GTGT 5% là 4.780.000đ. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã trả bằng tiền mặt là 8.000.000đ. Công ty đã thanh tốn tồn bộ tiền hàng bằng chuyển khoản. Vậy, giá thực tế số vật liệu đó là: 95.600.000 + 8.000.000 = 103.600.000 (đồng). Mẫu số: 01 GTKT- 3LL HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: (giao khách hàng) Ngày 13 tháng 11 năm 2011 Ký hiệu: BX/01- B Số: 064358 Đơn vị bán hàng: Công ty Vật liệu Xây dựng Hà Nội
Địa chỉ: 44 Hàng Bồ- Hà Nội số tài khoản:…………………... Điện thoại:……………………………………..MS:………………………….. Họ tên người mua hàng: Đỗ Hồng Quản
Đơn vị: Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng cơng trình 134
Địa chỉ: số 15- ngõ 575- Ngọc Khánh- HN số tài khoản:…………………… Hình thức thanh tốn: chuyển khoản MS: 0100104683
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1 Đá hộc 30 x 30 m3 150 200.000 30.000.000
2 Đá hộc 30 x 40 m3 200 200.000 40.000.000
3 Xi măng Hoàng Thạch tấn 20 1.280.000 25.600.000
Cộng tiền hàng: 95.600.000
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 4.780.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 100.380.000 Số tiền viết bằng chữ: một trăm triệu ba trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên
2.3.3.2 Tính giá thực tế của NVL, CC, DC xuất kho
Giá thực tế của NVL, CC, DC xuất kho được tính theo phương pháp giá hạch tốn. Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán lập bảng kê tính giá vật tư, hàng hố để làm cơ sở lập bảng tính giá thành thực tế vật tư, hàng hố. Sau đây là số liệu minh hoạ cho việc lập bảng kê tính giá thành vật tư, hàng hố:
Bảng 2.2: Bảng kê tính giá nguyên liệu, vật liệu tại kho Nguyên liệu, vật liệu của công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng cơng trình 134 (q IV/2011). Bảng 2.3: Bảng kê tính giá cơng cụ, dụng cụ tại kho Cơng cụ, dụng cụ của công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng cơng trình 134 (q IV/2011).