1. Phân công công việc và kiểm tra phân công
Làm rõ các công việc của tổ chức, cá nhân
Trình bày và hướng dẫn nhân viên hiểu rõ cơng việc được giao
Sử dụng bảng phân công công việc.
Căn cứ vào bảng phân cơng để đánh giá hồn thành các công việc.
2. Những điểm cần nhớ khi chuẩn bị một bảng phân công công việc
a. Giải thích rõ ràng về mục đích chuẩn bị
- Nhằm kiểm tra tình trạng thực hiện khối lượng cơng việc
- Xem thời gian được sử dụng đã có hiệu quả và đúng cho các nhiệm vụ quan trọng
- Bảng phân công công việc được sử dụng để giao việc hiệu quả.
b. Lập bảng phải có khoảng thời gian -Yêu cầu nhân viên tự viết
-Từng nhân viên phải hiểu rõ cách thức điền vào bảng và các khoản mục nào đưa vào bảng
-Tổng thời gian cho từng hoạt động được biểu thị chính xác nhất.
c. Thu thập
-Thu thập các thơng số liên quan đến công việc -Cần phải thể hiện công việc một cách dễ hiểu
-Bảng phân công công việc của nhân viên cần thể hiện rõ công việc của họ cần thực hiện
-Bảng phân công của Quản lý cần khái quát tất cả cơng việc do Phịng thực hiện
3. Xem xét lại việc phân công công việc
a. Công việc nào chiếm nhiều thời gian nhất b. Việc sử dụng nhân viên có gì khơng đúng c. Kỹ thuật và kỹ năng có được sử dụng hợp lý
d. Có ai đang làm q nhiều cơng việc vơ bổ khơng e. Các cơng việc có bị chia q nhỏ khơng
f. Các cơng việc có được giao một cách cân đối không
4. Đánh giá thực hiện công việc
Mục đích: đo lường kết quả thực hiện so với chỉ
tiêu đề ra.
Trình tự thực hiện: 3 bước
Xác định cơng việc: DN mong đợi NV thực hiện cái gì? Những tiêu chuẩn mẫu?
Đánh giá thực hiện: so sánh với mẫu
Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc
a. Đánh giá bằng bảng điểm:
Liệt kê những điểm chính yếu theo u cầu cơng việc
Sắp xếp thứ tự theo đánh giá từ kém đến xuất sắc
Lấy thang điểm 10 hoặc 100
Nhân viên tự chấm điểm phù hợp
b. Phương pháp so sánh cặp
Quản lý trực tiếp đánh giá
Sắp xếp nhân viên theo trình tự bảng đi kèm với từng loại công việc và tổng điểm ( hàng ngang)
Mỗi yêu cầu công việc, từng nhân viên sẽ được so sánh với một nhân viên khác
Đánh giá so sánh loại nhân viên từ cao cho đến thấp ( theo Tổng điểm)
c. Phương pháp mẫu tường thuật
Nhân viên viết bảng mô tả việc thực hiện cơng việc của mình và tự đánh giá thực hiện
Điểm xuất sắc thường lấy mục tiêu là vượt chuẩn của mẫu
Từ Bảng sơ bộ, quản lý đánh giá chung dựa trên các tiêu chí đã đề ra.
d. Phương pháp phối hợp
Xác định điểm mấu chốt và phức tạp trong công việc
Chia điểm mấu chốt và rắc rối thành nhóm nhỏ
Mỗi nhóm là một biến đại lượng
Mỗi đại lượng chia thành nhiều mức khác nhau, phân lọai từ thấp lên cao ( có phần giải thích ở mỗi mức)
Các điểm cần lưu ý khi đánh giá
a. Những lỗi mắc phải khi đánh giá
Tiêu chuẩn không rõ ràng
Thiên kiến
Xu hướng trung bình
Xu hướng cực đoan
b. Một số biện pháp cơ bản
Làm cho nhân viên hiểu việc đánh giá và cần sự cộng tác từ phía họ.
Việc đánh giá phải thường xuyên, chỉ ra được ưu và khuyết của nhân viên
Người đánh giá phải có hiểu biết và quan tâm đến công việc cần đánh giá
Cần sự phối hợp từ nhân viên để đưa ra mẫu