5.2 Dựa vào các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin kế toán đưa
5.2.1 Đối với nhân tố “Tham gia của nhân viên”
Tham gia của nhân viên trong việc thực hiện HTTTKT là nhân tố tác động mạnh nhất đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong mơ hình. Do đó để nâng cao chất lượng hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh ta cần tập trung vào nâng cao chất lượng tham gia của nhân viên. Do các doanh nghiệp vừa và nhỏ luôn thiếu nguồn lực và nguồn nhân sự chủ chốt tập trung vào gia tăng giá trị nhân viên là điều cần thiết.
Thứ nhất, nâng cao hiểu rõ quy trình sử dụng hệ thống của nhân viên tham gia thơng qua các chương trình đào tạo huấn luyện bằng việc tổ chức các lớp đào tạo quy trình sử dụng hệ thống khi:
- Tuyển dụng nhân viên mới: trước khi nhân viên mới tham gia vào doanh nghiệp,
các nhân viên này cần hiểu rõ quy trình thực hiện để tránh các sai phạm khi khơng hiểu rõ quy trình. Mỗi doanh nghiệp có một quy trình hệ thống khác nhau nên các nhân viên mới cần được đào tạo hướng dẫn cụ thể.
- Thay đổi quy trình hệ thống, khi áp dụng phần mềm và các ứng dụng kế toán mới: hệ thống mới thay đổi sẽ làm xáo trộn các quy trình và ít nhiều có thể thay
đổi quy trình địi hỏi nhân viên cần hiểu rõ để nắm bắt áp dụng quy trình mới. - Nâng cấp quy trình hệ thống: điều này xảy ra khi quy trình hệ thống khơng cịn
phù hợp do sự phát triển của xã hội, mở rộng của doanh nghiệp, thay đổi mục tiêu chiến lược hệ thống cần được nâng cấp để hỗ trợ cung cấp thông tin cho việc đạt mục tiêu doanh nghiệp.
Thứ hai, nâng cao nhận thức về mức độ ảnh hưởng của bản thân tới các bộ phận khác hoặc các cá nhân khác trong doanh nghiệp. Trước khi nhân viên mới tiếp nhận cơng việc hay nhân viên đã gắn bó lâu năm, doanh nghiệp phải tổ chức hội nghị, các cuộc họp để phổ biến tầm quan trọng và tác động của từng nhân viên đến doanh nghiệp và các bộ phận khác, họ phải hoạt động vì lợi ích cá nhân và tập thể. Phân công và phân quyền rõ ràng giữa trách nhiệm và nhiệm vụ cho mỗi vị trí, cơng việc.
Thứ ba, nâng cao nhận thức các tiêu chuẩn chất lượng thông tin cho nhân viên, chất lượng thông tin là tiêu chuẩn đo lường chất lượng hệ thống thơng tin. Để có thơng tin chất lượng và phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, nhân viên tham gia phải hiểu được các tiêu chuẩn chất lượng, từ đó đề ra các biện pháp, quy trình để đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng thơng tin. Người ta chỉ có thể hoạt động hiệu quả khi và chỉ khi hiểu được việc mình làm nhằm mục đích gì.
Thứ tư, nhân viên tham gia phải tuân thủ quy trình thực hiện, quy trình thực hiện hệ thống thơng tin kế tốn đã được doanh nghiệp đúc kết kinh nghiệm hoặc có sự tư vấn triển khai từ các tổ chức bên ngồi. Vì vậy quy trình tốt đã đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức, do đó nhân viên tham gia phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình thực hiện. Nếu có sự kiến nghị cải thiện quy trình nhân viên tham gia cần trao đổi với quản lý để đề ra các quy trình hiệu quả nhất.
Thứ năm, nâng cao mức độ thành thục thao tác hệ thống, nhân viên càng thành thục thao tác hệ thống thì khả năng xảy ra sai sót và nhầm lẫm sẽ giảm, thơng tin sẽ kịp thời, chính xác. Nhân viên tham gia vào hệ thống thơng tin kế tốn phải không ngừng nổ lực, không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức và kỹ thuật để nâng cao chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn.
Thứ sáu, nâng cao khả năng nhận thức và cách khai thác thông tin từ hệ thống, thông tin được tạo ra từ hệ thống, là sản phẩm của q trình tạo thơng tin. Nguồn thơng tin tạo ra từ hệ thống là đa chiều, có những thơng tin rác khơng giúp đạt mục tiêu doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng xấu đến khả năng ra quyết định. Để thơng tin đáp ứng và phục vụ hữu ích trách lỗng thơng tin, thì nhân viên tham gia cần tăng cường khả năng nhận thức và các kỹ thuật khai thác thông tin từ hệ thống. Để đạt được điều này, mỗi nhân viên tham gia cần hiểu rõ mục tiêu doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thơng tin gì?, thời gian cung cấp thơng tin đạt tính kịp thời. Tăng cường khả năng phân tích, tổng hợp, rút trích các thơng tin cần thiết, điều này đòi hỏi nhân viên tham gia không ngừng học hỏi, gia tăng giá trị bản thân.
5.2.2Đối với nhân tố “Kiến thức sử dụng công nghệ HTTTKT của nhà quản lý”
Kiến thức sử dụng công nghệ HTTTKT của nhà quản lý là nhân tố quan trọng thứ hai trong mơ hình chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn, do đó để nâng cao chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn ta cần nâng cao kiến thức sử dụng công nghệ HTTTKT của nhà quản lý. Những nhà quản lý này hiểu hơn về yêu cầu công nghệ kỹ thuật tiên tiến của tổ chức và sau đó sử dụng kiến thức về hệ thống thơng tin kế tốn để quyết định triển khai hệ thống thông tin phù hợp với nhu cầu thông tin của doanh nghiệp. Ngày nay do phát triển của nền công nghệ thông tin hiện đại, lượng thông tin tạo ra từ hệ thống là rất lớn, buộc người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về ngành nghề kinh doanh cũng như các kỹ thuật xử lý, phân tích, tổng hợp, rút trích thơng tin. Do đó nhà quản lý cần không ngừng học hỏi nâng cao giá trị bản thân, không ngừng rèn luyện kỹ năng như: Xử lý văn bản, Trình độ xử lý cơ sở dữ liệu, Khả năng am hiểu trình ứng dụng kế tốn, Kỹ năng tìm kiếm thơng tin trên Internet, Khai thác điểm mạnh khi làm việc qua Email…
5.2.3Đối với nhân tố “Cam kết của nhà quản lý”
Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc phân biệt các nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý cấp trung, nhà quản lý cấp cơ sở khơng có sự phân biệt rạch rịi thơng thường các nhà quản lý cấp cao có thể là giám đốc doanh nghiệp. Trong nhân tố “ Cam kết của nhà quản lý” bao gồm các nhiệm vụ: Xác định nhu cầu hệ thống thông tin, Lựa chọn các phần cứng và phần mềm, Triển khai HTTTKT, Bảo trì và giải quyết các vấn đề liên quan đến HTTTK, Lập kế hoạch triển khai HTTTKT trong tương lai, việc tham gia của nhà quản lý có tác động tích cực đến chất lượng hệ thống thơng tin kế toán.
Thứ nhất, các nhà quản lý phải xác định được nhu cầu của thông tin, các thông tin này phải đáp ứng được mục tiêu, chiến lược của tổ chức. Thông tin là sản phẩm của hệ thống thông tin, thông tin chất lượng là thước đo chất lượng của hệ thống thơng tin. Như vậy để tạo thơng tin có chất lượng thì việc xác định nhu cầu thơng tin là vấn đề quan trọng, nhà quản lý cần tham gia trực tiếp. Để xác định chính xác các nhu cầu thông tin của tổ chức các nhà quản lý phải nâng cao kiến thức trong lĩnh vực kinh doanh, và các lĩnh vực khác
tác động đến doanh nghiệp mình như lĩnh vực kinh doanh của các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh….
Thứ hai, việc lựa chọn phần mềm và phần cứng trong hệ thống thơng tin kế tốn là rất quan trọng vì đây là cơng cụ thu thập, xử lý, kiểm sốt và cung cấp thơng tin. Nhà quản lý cần tham gia tích cực vào việc chọn phần mềm, phần cứng để chọn được phần mềm phần cứng phù hợp với nhu cầu thơng tin vì nhà quản lý là người có kiến thức sâu rộng am hiểu tồn bộ quy trình, mục tiêu của doanh nghiệp.
Thứ ba, nhà quản lý phải thường xuyên lập kế hoạch triển khai hệ thống thơng tin kế tốn trong tương lai khi có những bất cập về thông tin như thông tin không đáp ứng đủ nhu cầu, thơng tin khơng chính xác, kịp thời, và thơng tin không được bảo mật… Hệ thống thơng tin kế tốn chất lượng sẽ cung cấp nguồn thông tin chất lượng cao giúp nhà quản lý có chiến lược nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng quy trình sản xuất kinh doanh. Để đạt được mục tiêu như vậy, hệ thống thông tin kế toán phải được cập nhật liên tục và cần có kế hoạch triển khai trong tương lai. Dựa vào mục tiêu, chiến lược của tổ chức nhà quản lý tham gia vào việc lập kế hoạch triển khai, hướng dẫn nhân viên hiểu được tầm quan trọng. Để có kế hoạch triển khai hệ thống thơng tin kế tốn nhà quản lý phải thường xuyên kiểm tra, giám sát phát hiện những bất cập để đề ra các chiến lược phù hợp.
Thứ tư, nhà quản lý cần cam kết bảo trì và giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống thơng tin kế tốn định kỳ: quý, tháng, năm… đề ra các biện pháp khắc phục lỗi hệ thống. Việc bảo trì hệ thống thơng tin kế toán đảm bảo cho hệ thống được kiểm tra, giám sát định kỳ, phát hiện lỗi một cách kịp thời để đưa ra các biện pháp khắc phục. Việc bảo trì thường xun có thể ngăn ngừa rủi ro và hạn chế tới mức tối đa các trường hợp phải sửa chữa khẩn cấp vốn rất mất thời gian và tốn kém. Nhà quản lý tham gia cần có chiến lược tham gia, giải quyết các vấn đề, hướng dẫn cho nhân viên của doanh nghiệp nắm được quy trình và kiểm tra tất cả những danh mục cần phải theo dõi định kì. Bảo trì hệ thống thiết kế định kỳ theo các kế hoạch: Bảo trì thường xuyên, bảo dưỡng ngăn ngừa rủi ro, bảo trì sửa chữa…
KẾT LUẬN CHƯƠNG 5
Từ việc xác định và đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống thơng tin kế tốn tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên các địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, tác giả đã kết luận được các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn. Từ đó, tác giả tập trung vào các nhân tố tác động được kiểm định qua các bước phân tích đề ra các kiến nghị bao gồm “Tham gia của nhân viên doanh nghiệp”, “Kiến thức sử dụng công nghệ HTTTKT của nhà quản lý”, “Cam kết của nhà quản lý”. Kiến nghị góp phần nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế tốn thơng qua các nhân tố quan trọng góp phần gia tăng lợi nhuận, đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
KẾT LUẬN CHUNG
Thông qua các bước nghiên cứu, kết quả nghiên cứu của tác giả đã trả lời trọng tâm ba câu hỏi để đáp ứng các mục tiêu nghiên cứu:
- Các nhân tố nào ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong các DNVVN trên địa bàn TP.HCM?
- Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong các DNVVN trên địa bàn TP.HCM như thế nào?
- Xếp hạng các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong các DNVVN trên địa bàn TP.HCM như thế nào?
Kết quả nghiên cứu cũng đáp ứng được 2 mục tiêu: xác định các yếu tố ảnh hưởng và đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng của hệ thống thơng tin kế tốn trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Qua đó, tác giả đã đúc kết được các nhân tố ảnh hưởng tích cực và quan trọng đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn là các nhân tố “Tham gia của nhân viên doanh nghiệp”, “Kiến thức sử dụng công nghệ HTTTKT của nhà quản lý”, “Cam kết của nhà quản lý” Tác giả góp phần bổ sung các nghiên cứu trước đây bằng việc chỉ ra thêm các mối quan hệ này trong bối cảnh các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP.HCM.
Từ kết quả của mơ hình hồi quy đa biến, tác giả đã đánh giá khả năng ảnh hưởng và xếp hạng các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn, từ đó đưa ra các kiến nghị tập trung vào các nhân tố ảnh hưởng. Các kiến nghị của tác giả góp phần phát triển mơi trường kinh doanh dựa trên công nghệ thông tin giúp cho các DNVVN trên địa bàn TP.HCM sẽ tăng cường hiểu biết về hệ thống thơng tin kế tốn và chất lượng thơng tin kế tốn từ đó sẽ giúp các doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra các chính sách phù hợp để định hướng để đạt mục tiêu.
Mơ hình nghiên cứu của tác giả là tiền đề giúp các nhà nghiên cứu có thể được mở rộng bằng cách xây dựng thêm các nhân tố mới giải thích cao hơn sự biến động của các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống thơng tin kế tốn.
Hạn chế của luận văn là số lượng các mẫu khảo sát chưa bao quát hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP.HCM và mơ hình nghiên cứu chỉ giải thích được mức độ “khá” 49.30 % sự biến động của chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP.HCM.
TÀI LIỆU THAM KHẢO Danh mục tài liệu Tiếng Việt:
1. Bộ tài chính, 2002. Hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam.
2. Hồng Trọng và Chu Mộng Ngọc, 2008. Phân tích dữ liệu nghiên cứu với SPSS, Nhà xuất bản Hồng Đức.
3. Nguyễn Đình Thọ, 2013. Phương pháp nghiên cứu khoa học trong kinh doanh - thiết kế và thực hiện, Nhà xuất bản lao động - xã hội.
4. Nghị định 56/2009/NĐ-CP về việc “Về trợ giúp phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa” ngày 30/06/2009.
5. Thái Phúc Huy, Nguyễn Thế Hưng, Đồn Nguyễn Trí Dũng và Lương Đức Thuận, 2012. Hệ thống thơng tin kế tốn – Tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông.
6. Vũ Hữu Đức, 2010. Những vấn đề cơ bản về lý thuyết kế toán, Nhà xuất bản Lao Động
Danh mục tài liệu tiếng nước ngoài:
1. Aguayo, R. 1990, Dr Deming: The American Who Taught the Japanese about Quality, Carol Publishing Group, Secaucus, NJ.
3. Anthony, R. S., Reese, J. S. & Herrenstein, J. H. 1994, Accounting Text and Cases, Irwin.
4. Attawell, P. (1992) Technology Diffusion and Organizational Learning: The Case of Business Computing, Organization Science, 3, 1, 1-19.
5. Bailey, J.E. and Pearson, S.W. (1983) Development of a Tool for Measuring and Analyzing Computer User Satisfaction, Management Science, 29, 5, 530-545.
6. Ballou, D. P. & Pazer, H. L. 1982, 'The Impact of Inspector Fallibility one the Inspection Policy Serial Production System', Management Science, vol. 28, no. 4, pp.387- 399.
7. Ballou, D. P. & Pazer, H. L. 1985, 'Modeling Data and Process Quality in Multiinput, Multi-output Information Systems', Management Science, vol. 31, no. 2, pp. 150-162. 8. Ballou, D. P. & Pazer, H. L. 1987, Cost/quality Tradeoffs of Control procedures in
Information Systems, OMEGA: International Journal of Management Science, vol.15, no. 6, pp. 509-521.
9. Ballou, D. P., Wang, R. Y., Pazer, H. L. & Tayi, K. G. 1993, Modeling Data Manufacturing Systems to Determine Data Product Quality, In Total Data Quality
Management Research Program, MIT Sloan School of Management, (No. TDQM-93-09), Cambridge, Mass.
10. Barney, J.B., Wright, P. M., (1998). On becoming a strategic partner: the role of human resources in gaining competitive advantage, Human Resource management, Vol. 37, No. 1, Pp. 31–46.
11. Blackburn, R. & Rosen, B. 1993, 'Total Quality and Human Resource Management lessons learnt from Baldrige Award-Winning Companies', Academy of Management Executive, vol. 7, no. 3, pp. 49-66.
12. Bowen, P. 1993, Managing Data Quality Accounting Information Systems: A Stochastic Clearing System Approach, Unpublished PhD dissertation, University of Tennessee.
13. Brodie, M. L. 1980, 'Data Quality in Information Systems', Information Management, no. 3, pp. 245-258.
14. Chapman, A.D., (2005) Principles of Data Quality. Copenhagen: Biodiversity Information Services.
15. Cooper, D., (2006). the impact of management’s commitment on employee behavior: A Field study. American society of safely engineers.
16. Cushing, B. E. 1974, 'A Mathematical Approach to the Analysis and Design of Internal Control Systems', The Accounting Review, vol. 49, no. 1, pp. 24-41.
17. de Guinea, A.O., Kelley, H. and Hunter, M.G. (2005) Information Systems Effectiveness in Small Business: Extending a Singaporean model in Canada, Journal of