1.3.1. Đàm phán bằng văn bản (thư tín)
Đàm phán qua thư tín là phương thức trao đổi thơng tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư, đây là hình thức đàm phán lâu đời. Qua nội dung thư, các bên thể hiện nguyện vọng, mong muốn và lợi ích mình sẽ đạt được. Thực tế, phương thức đàm phán qua thư tín tạo được nề nếp, trật tự tốt trong quan hệ khách hàng. Vì vậy, hình thức này thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài.
Phương thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều khách hang trong một khoản thời gian ngắn và giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định được đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng vì có sự chuẩn bị trước. Ngày nay, nhiều người dung hình thức thư điện tử thay cho thư viết tay truyền thống. Khi tiến hành đàm phán qua thư tín, cần chú ý những vấn đề sau: thư cần ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản, dễ hiểu, ngôn từ đơn giản tránh gây ra những hiểu lầm cho đối tác. Kiên nhẫn trả lời khách hàng về mọi vấn đề, theo đuổi khách hàng mục tiêu bằng những bức thư liên tiếp nhằm thiết lập mối quan hệ lâu dài.
Bên cạnh những ưu điểm thì việc đàm phán qua thư tín có những hạn chế là khó kiểm sốt được ý đồ của đối tác, mất nhiều thời gian dài trao đổi với nhau nên dễ mất cơ hội kinh doanh hợp tác. Đàm phán bằng thư tín thường áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mơ vừa và nhỏ.
1.3.2. Đàm phán qua bằng điện thoại
Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thơng tin liên lạc thì phương thức đàm phán qua điện thoại trong hoạt động kinh doanh rất phổ biến. Ưu điểm nổi bật của phương thức này là tiết kiệm được nhiều thời gian, nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì khơng có bằng chứng họp pháp cho sự thoả thuận giữa các bên. Do đó, người ta thường sử dụng kết họp đàm phán qua điện thoại với dung Email, telefax.
Phương thức đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc họp đồng kinh doanh lữ hành vơí quy mơ nhỏ
1.3.3. Đàm phán trực tiếp
Đàm phán trực tiếp truyền thống là sự gặp gỡ đối mặt giữa các bên để thỏa thuận các điều khoản trong họp đồng. Trong quá trình đàm phán thì các bên nắm bắt được
tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ, v.v, qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức cụ thể đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hịa lợi ích của các bên. Phưong thức đàm phán trực tiếp địi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại, ăn ở của đối tác. Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa đạt được kết quả tốt. Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống. Do phương thức này phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó chỉ phù họp cho đàm phán ký kết những họp đồng lớn, phức tạp cần có sự thỏa thuận chi tiết.
Công nghệ điện tử viễn thông phát triển đã đưa vào khái niệm truyền thông về gặp gỡ trực tiếp những nội dung và hình thức mới.
Gặp gỡ trực tiếp truyền thống là phải bắt được tận tay, nhìn thấy mặt nhau, đối diện nhau. Ngày nay vẫn nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối diện nhau nhưng không thể “bắt tay trong tay” đó chính là hình thức đàm phán qua cầu truyền hình trực tiếp. Nhiều cuộc đấu thầu quốc tế lớn, đấu giá quốc tế... đã được thực hiện qua cầu truyền hình, điện thoại vơ tuyến. Phương thức này rõ ràng là bước nhảy vọt trong giao dịch, đàm phán nhưng giá thành, chi phí cho cuộc đàm phán quá cao.
Đe đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàm phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử cịn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp. Tuy nhiên phương thức này gắn liền với chi phí cao hơn về mặt thời gian, trí tuệ và tiền bạc.
Bảng 1.1: so sánh các hình thức đàm phán Hình
thức
Đàm phán băng thư tín - Chi phí thấp - Có nhiều thời gian chuẩn bị - Dễ dàng giấu kín được ý định của mình - Có văn bản làm bằng chứng cho những điều khoản đã thỏa thuận
- Kho hiểu biết thông cảm lẫn nhau - Tốc độ truyền đạt thơng tin chậm - Khó đốn biết được ý định của bên kia
- Có văn bản làm bằng chứng cho những điều đã thỏa thuận - Nên sử dụng thứ tiếng mà khách hàng quen dùng
- Cần nghiên cứu kỹ văn bản trước khi trả lời
- Khẩn trương trong việc trả lời
- Nội dung cần ngắm gọn, rõ ràng đầy đủ
- Lưu giữ phong bì thư lại trong hồ sơ
- Lưu ý các thuật ngữ viết tắt
- Nên thông báo về kết quả đàm phán
Đàm phán bằng điện thoại
- Tốc độ truyền đạt thông tin nhanh
- Có thể đốn biết được ý định của bên kia qua giọng nói
- Chi phí cao - Khơng có thời gian để suy nghĩ - Dễ để lộ ý định thơng qua giọng nói - Khơng có văn bản làm bằng chứng - Chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết hoặc đối với khách hàng quen biết
- Chuẩn bị đầy đủ trước khi đàm phán
- Người đàm phán phải nắm vững ngôn ngữ đàm phán
- Sau khi đàm phán phải xác nhận lại ngay bằng văn bản Đàm phán bằng gặp mặt - Dễ dàng hiểu biết, thơng cảm lẫn nhau - - Dễ đốn được ý định của bên kia
- Thủ tục đi lại khó khăn, chi phí tốn kém. - Dễ làm bên kia phật ý - Dễ bị bên kia - Tìm hiểu phong tục tập quán của bên kia
- Coi trọng mối quan hệ cá nhân
- Kiên nhẫn theo đuổi mục đích của mình