3.2.2 .Phương pháp cụ thể
5.3 Các biện pháp quản lý các khoản phải thu
Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng
- Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, công ty tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, khơng để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
- Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, công ty cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh tốn của họ. Hợp đồng luôn phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toan và hình thức phạt khi vi
phạm hợp đồng.
- Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh tốn, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó địi. - Công ty nên áp dụng biện pháp tài chính thúc đẩy tiêu thu sản phẩm và hạn chế vốn bị chiếm dụng như chiết khấu thanh toán và phạt vi phạm quá thời hạn thanh toán.
- Nếu khách hàng thanh tốn chậm thì cơng ty cần xem xét cụ thể để đưa ra các chính sách phù hợp như thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ có quan chức năng can thiệp nếu áp dụng các biện pháp trên không mạng lại kết quả.
- Khi mua hàng hoặc thanh toán trước, thanh toán đủ phải yêu cầu người lập các hợp đồng bảo hiểm tài sản mua nhằm tránh thất thốt, hỏng hóc hàng hóa dựa trên nguyên tắc “giao đủ, trả đủ” hay các chế tài áp dụng trong ký kết hợp đồng.
Cần có những thay đổi trong quản lý các khoản nợ phải thu của khách hàng, về khoản nợ gối đầu của đại lý, Cơng ty có thể xem xét đến việc chỉ cho nợ 1 kỳ vé, nếu làm tốt vấn đề này, đây cũng sẽ là một yếu tố rất tích cực trong việc quay vòng vốn để phát triển kinh doanh.
Công ty nên phân loại và đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng, trên cơ sở đó có biện pháp cụ thể trong công tác thu hồi công nợ. Thiết nghĩ nếu trong năm 2005 Cơng ty làm tốt cơng tác này thì chắc chắn lợi nhuận đạt được của cơng ty sẽ rất cao và tình hình tài chính của cơng ty sẽ rất khả quan. Bởi nếu, thu hồi được cơng nợ thì nhu cầu về vốn của công ty sẽ được giải quyết giảm bớt được các khoản về chi phí lãi vay, chủ động được các vấn đề tài chính trong kinh doanh.
Về các khoản nợ khó địi và dây dưa (nợ cũ) cần phải có biện pháp đơn đốc thu hồi đối với những khoản nợ có thể thu. Những khoản nợ khơng thể địi do khơng cịn người nợ, chết hay bỏ nơi cư trú... Cơng ty cần phải có xác nhận của cơ quan hành chính hoặc tư pháp để đưa khoản nợ này vào chi phí.
Các khoản tạm ứng ngày càng tăng phần lớn là tạm ứng cho CBCNV Công ty, đây là một khoản tiền lớn, tuy nhiên với tình hình kinh doanh của Cơng
ty thì bắt buộc phải hổ trợ cho những CBCNV làm việc tại VPĐD các tỉnh một số tiền ứng trước để họ xoay sở, nhưng cũng cần có biện pháp trừ vào lương hàng tháng để thu hồi nợ.